Datenschutzhinweis für die Nutzung von Microsoft Teams

Wir möchten Sie gemäß Art 13 DSGVO über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Webinaren, virtuellen Besprechungen und sonstigen Terminen (Online-Meetings) der Kufgem GmbH (nachfolgend „Kufgem“) via „Microsoft Teams“ (nachfolgend „Teams“) informieren.

Microsoft Teams ist ein Service der Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, in der USA. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet auf Servern in der EU statt. 

Hinweis: Die Verarbeitung der Daten erfolgt unabhängig von der verwendeten Anwendung (Teams App oder Browers) in der Microsoft Cloud. Daten (z.B. PDF Dateien) werden nur lokal auf dem jeweiligen Gerät abgelegt, wenn der Benutzer dies explizit herunterlädt. Für die Nutzung der von Kufgem zur Verfügung gestellten Teams-Services (z.B. Webinare), ist eine lokale Installation einer Teams-App am PC nicht erforderlich.

Ein angemessenes Datenschutzniveau wird durch den Abschluss entsprechender Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO garantiert.

Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen die Software Teams, um Webinare und Online-Meetings durchzuführen sowie zur Kommunikation.

Personenbezogene Daten

Bei der Nutzung von Teams werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Webinar bekannt geben. Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

• Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)
• Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen•Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
• Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten, wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
• Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Webinar die Chat-Funktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Webinar anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Teams-Applikation abschalten bzw. stumm stellen. Um an einem Webinar teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden Teams, um Webinare durchzuführen. Wenn wir Webinare aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das vorweg transparent mitteilen. Die Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der Teams-App angezeigt. Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Kufgem in Webinare erfolgt rechtmäßig iSd. Art. 6 DSGVO, nämlich:

• auf einer vertraglichen Grundlage gemäß Art. 6 Abs 1 lit b oder
• im berechtigten Interesse gemäß Art. 6 Abs 1 lit f.

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Webinaren stellt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO dar, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden. Berechtigtes Interesse iSd Art 6 Abs 1 lit f DSGVO besteht seitens Kufgem z.B. daran, dass Webinare möglichst effektiv und zweckdienend durchgeführt werden können. Bei einer Datenverarbeitung auf Grundlage des Art. 6 Abs 1 lit f DSGVO erfolgt eine Interessenabwägung zwischen dem berechtigten Interesse der Kufgem und Ihren schutzwürdigen Grundrechten.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Webinaren verarbeitet werden, werden nur insofern an Dritte weitergegeben, indem die Webinare im Kufgem Portal für andere Kunden der Kufgem veröffentlicht werden. Dies dient dazu, um die Inhalte der Webinare allen Kunden bereitzustellen. Webinare sind damit zur Weitergabe bestimmt. Weitere Empfänger: Der Anbieter von Teams erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit Microsoft vorgesehen ist.

Informationen zum Datenschutz

Weitere Datenschutzhinweise der Microsoft Corporation finden Sie unter: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement und https://www.microsoft.com/de-at/trust-center