Die zentrale und strukturierte Ablage für die gesamte Gemeinde.

• Zentrale und strukturierte Dokumentenablage
• Elektronische Akten (ELAK)
• Medienbruchfreie Bearbeitung von Dokumenten, Akten, etc.
• Berechtigungs- & Freigabesystem
• Rasches finden durch indizierte Suche
• Manuelle oder einfache, automatische Datenübernahme
• Zentrale Ablage für alle k5 Softwareprogramme
• Anbindung von k5 Finanz, k5 Verfahren, k5 Lohn, GIS, ProOffice und Session

E-Mailkorrespondenz - mit einem Klick abgelegt

E-Mails inklusive ihrer Anhänge sind einfach und komfortabel per Mausklick von Outlook in k5 DMS zu übergeben. Hierfür stehen verschiedene Profile zur Verfügung, etwa für Posteingangsdokumente oder Eingangsrechnungen.

Je nach Profil werden vor der Übertragung bestimmte Beschriftungen eingetragen, die in den elektronischen Akt übernommen werden, was für mehr Übersicht und Information sorgt.

Digitalisierung von Papierdokumenten einfach gemacht

Daten wie eingescannte Dokumente, E-Mails, Office Dokumente, Pläne, Druckinformationen und weitere Informationen sind korrekt zu erfassen. Der Aufwand dafür ist hoch, wie die Kosten für Mehrfachaufwände oder unterschiedliche Programme.

Mit k5 Scan sind sie einen Schritt voraus: Eingegangene Papierdokumente oder Rechnungen werden blitzschnell digitalisiert und einzeln oder gebündelt per Knopfdruck in den elektronischen Akt von k5 DMS übergeben.

Zu den Detailinformationen von k5 Scan

Formulare elektronisch und zentral zur Verfügung stellen

Regelmäßig eingebrachte Anliegen, können digital abgewickelt werden: Standardisierte und individuelle Online-Formulare werden auf einem zentral betriebenen Formularserver zur Verfügung gestellt.

Die Formulare werden per Link auf der Gemeinde-Website eingebunden und die eingetragenen Daten elektronisch an die Gemeinde übermittelt. In k5 DMS stehen diese direkt dem/der zuständigen Sachbearbeiter*in zur Weiterbearbeitung zur Verfügung.

Ein praktischer Service der rund um die Uhr verfügbar ist. 

Weitere Details zu Online-Formularen

Automatisierte Rechnungserkennung 

Die Rechnungserkennung ermöglicht eine automatisierte Erfassung notwendiger Daten für die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Informationen wie die Rechnungsnummer oder das Rechnungsdatum werden per Erkennungssoftware ausgelesen. Alle Daten stehen im k5 DMS bei der erfassten Rechnung, als auch in k5 Finanz (welches mit dem k5 DMS zusammenspielt) zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.

Diese automatisierte Rechnungserkennung ist der Startpunkt für die digitale Rechnungsfreigabe, ein Teil des Dienstleistungspakets k5 E-Government. 
 

Digitale Amtssignatur inklusive

Um digital zu arbeiten und das papierloses Verfahren zu ermöglichen wurde im k5 DMS die Amtssignatur integriert. Diese digitale Unterschrift ist nicht fälschbar und für behördliche Schriftstücke gültig.

Das gewünschte Dokument wird direkt im k5 DMS mit nur einem Knopfdruck amtssigniert und kann anschließend direkt dem Empfänger zugestellt werden.

Das erspart den Ausdruck, die eigenhändige Unterschrift und das folgende Einscannen vieler Dokumente.

Postzustellung digitalisiert

Der Versand von elektronisch gefertigten und amtssignierten Schriftstücken funktioniert mittels Schnittstelle und zertifiziertem Zustell-Dienstleister. Der Start erfolgt direkt im k5 DMS, auch der Status der Zustellung ist hier abrufbar. Das Dokument wird an das elektronische Postfach des Empfängers übermittelt. Ist kein Postfach vorhanden wird es ausgedruckt und postalisch zugestellt.

Der komplette Prozess erfolgt über einen zertifizierten Dienstleister. Digitalisiert oder gedruckt per Postweg, mit automatischem Versand und Zustellnachweis. Das spart Zeit und Kosten.

Zu den Details der Dualen Zustellung 

Session, das Sitzungsmanagement und Sitzungs-Info-Portal

Session ermöglicht die digitale Verwaltung von Sitzungen, inklusive der Vor- und Nachbereitung und der Sitzungsplanung. Über die Schnittstelle in das k5 DMS sind elektronische Akten zu Tagesordnungspunkten importierbar und ergänzen die Informationen für die Entscheidungsträger. Beschlüsse oder Informationen aus den Sitzungen werden wiederum aus Session in das k5 DMS übergeben und dort abgelegt.

Informieren Sie sich, warum Session Sitzungen besser macht.

Für eine medienbruchfreie Weiterverarbeitung sind die weiteren k5 Fachanwendungen an das k5 DMS angebunden. Notwendige Daten werden direkt übermittelt und weiterverarbeitet. Das k5 DMS fungiert dabei als Herzstück des k5 E-Government. 

Durchgängigkeit und Transparenz: Einheitliche und standardisierte Dokumente für kommunale Verfahren (Bescheide, Zustimmungen, Ablehnungen, Ergänzungsaufträge, Bestätigungen, etc.) bieten hohe Rechtssicherheit und Aktualität.

Einheitliche und standardisierte Verfahrensabläufe anhand rechtlicher Notwendigkeiten in den Gemeinden schaffen Einsparungspotential. Verfahrensleitlinien bieten als amtsinterne Grundlagen auch im Vertretungsfall Rechtssicherheit.

Bürgerinnen & Bürgern stehen bessere Informationen zur Verfügung und die Bearbeitung von Anliegen wird beschleunigt. Wirtschaftstreibende können sich auf einheitliche Abläufe verlassen und Anträge werden effizienter abgewickelt. Die Reduzierung von Verwaltungstätigkeiten macht die Gemeinde Dienstleistungsorientierter.