Der elektronische Kontoauszug liefert strukturierte Zahlungsinformationen direkt von der Bank. Diese Daten werden nach dem Import automatisiert für k5 Finanzmanagement aufbereitet. Die Software erkennt dabei verschiedene Arten von Zahlungsbewegungen, etwa Sammelüberweisungen, Lastschriften oder Einzahlungen, und stellt diese übersichtlich dar. Zu vielen Umsätzen können bereits automatische Buchungsvorschläge erzeugt werden.

Damit werden zahlreiche Routinearbeiten reduziert:

• Zahlungsinformationen werden automatisch übernommen
• Umsätze werden strukturiert dargestellt
• passende Buchungsvorschläge werden vorbereitet
• offene Posten können schneller zugeordnet werden

Trotz der umfangreichen Automatisierung bleibt ein zentraler Grundsatz erhalten: Gebucht wird nur, was die Buchhaltung tatsächlich freigibt. Alle importierten Umsätze werden zunächst transparent dargestellt und können einzeln geprüft werden. Erst danach erfolgt die Verbuchung.

Die Bearbeitung erfolgt dabei direkt im Kontoauszug:

• automatisch zuordenbare Umsätze können sofort verbucht werden
• unklare Positionen werden deutlich gekennzeichnet
• einzelne Umsätze können manuell nachbearbeitet werden
• mehrere Positionen lassen sich gesammelt bearbeiten

Diese Vorgehensweise verbindet Automatisierung mit fachlicher Kontrolle. Routineaufgaben werden reduziert, während die Buchhaltung weiterhin die volle Übersicht über alle Buchungen behält.

Alle Umsätze werden mit den im Kontoauszug enthaltenen Details angezeigt, darunter beispielsweise: Buchungstext und Zahlungsart, Valuta und Betrag, Zahlungsreferenzen und Zusatzinformationen aus der Bankmeldung. Damit stehen der Buchhaltung sämtliche Zahlungsinformationen direkt in k5 Finanzmanagement zur Verfügung. Rückfragen oder aufwendige Nachrecherchen werden deutlich reduziert.

Besonders wichtig für die digitale Ablage des Kontoauszugs ist das Zusammenspiel zwischen k5 Finanzmanagement und k5 DMS. Bereits beim Import werden der Kontoauszug selbst sowie die benötigten Detailinformationen zu den einzelnen Umsätzen als Belege automatisch in k5 DMS abgelegt.

Für die Buchhaltung bedeutet das: 

• keine physische Belegablage mehr
• eine direkte Verknüpfung zwischen der Buchung und dem Beleg
• ein schnelles Auffinden aller Kontoauszüge und Detailbelege
• jederzeit einsehbare und nachvollziehbare Informationen

Im Zuge der Verbuchung werden bereits bestehende Belegmappen in k5 DMS automatisch mit dem Kontoauszug verknüpft. Wird beispielsweise ein Umsatz einem bestimmten Datenträger zugeordnet, wird der bereits im k5 DMS bestehende Datenträger direkt mit dem Kontoauszug verbunden. Zusammengehörige Belege sind somit direkt erkenn- und aufrufbar. 

Außerdem besteht die Möglichkeit über den Rechnungsworkflow einzelne Umsätze zur Freigabe und Anordnung zu übermitteln, falls dies im Zuge der Verbuchung des Kontoauszugs notwendig wird. 

Die Nutzung des Moduls Kontoauszug camt.053 in Kombination mit k5 DMS schafft einen durchgängigen digitalen Prozess mit klar strukturierten Abläufen und nachvollziehbaren Schritten:

1. Import des Kontoauszugs
2. automatische Aufbereitung der Umsätze
3. Prüfung und Zuordnung durch die Buchhaltung
4. Verbuchung
5. Dokumentation, Ablage und Verknüpfung in k5 DMS