Gemeinden mit mehr als 5.000 gemeldeten Personen sind künftig dazu verpflichtet, Informationen von allgemeinem Interesse proaktiv zu veröffentlichen. Kleinere Gemeinden sind hingegen nicht zur automatischen Veröffentlichung verpflichtet, müssen aber auf Nachfrage Auskunft erteilen. Anfragen müssen innerhalb von vier Wochen beantwortet werden. In Ausnahmefällen kann die Frist um weitere vier Wochen verlängert werden.

Allerdings gibt es auch klare Grenzen der Auskunftspflicht: Informationen, die dem Datenschutz unterliegen oder wenn andere Geheimhaltungsgründe entgegenstehen, dürfen nicht ohne Weiteres veröffentlicht werden. Die gesetzlichen Rahmenbedingungen erfordern daher ein strukturiertes Vorgehen bei der Verwaltung und Bearbeitung von Informationen innerhalb der Gemeinde.

Um die Gemeinden bei der Erfüllung dieser neuen Pflichten bestmöglich zu unterstützen, bietet Kufgem in Partnerschaft mit IT-Kommunal das IFG-Portal an: Eine webbasierte Lösung zur effizienten Verwaltung von Informationsanfragen und proaktiven Veröffentlichungen.

Diese Partnerschaft bringt zahlreiche Vorteile mit sich: Gemeinden profitieren von der gewohnten Qualität bei Schulungen der Kufgem und bei der laufenden technischen Betreuung des IFG-Portal.

Besonders für die Anfangs genannten großen Gemeinden mit über 5000 Einwohnern, ist das IFG-Portal die ideale Lösung, da es eine direkte Anbindung an data.gv.at anbietet. Dadurch erfolgen die vorgeschriebene Übermittlung der Metadaten, die Hinterlegung der Dokumente in einer Cloud und die Verlinkung mit data.gv.at automatisch.

Aber auch kleinere Gemeinden können durch die Nutzung des Portals ihre Arbeitsprozesse optimieren. Praktische Vorlagen, eine zentrale Ablage für häufige Bürgeranfragen und eine übersichtliche Verwaltung sorgen für eine effiziente Umsetzung der neuen gesetzlichen Anforderungen.

Informationen finden Sie auch auf der Infoseite: https://www.kufgem.at/ifg-portal

Das IFG-Portal wurde speziell für die Anforderungen von Städten und Gemeinden entwickelt. Durch eine einfache Benutzerführung und zahlreiche Automatisierungen reduziert es den administrativen Aufwand deutlich.

Dank Single Sign-on können sich Mitarbeitende der Gemeinde direkt über das Stammportal ihres jeweiligen Bundeslandes (Kommunalnet Stammportal, Portal Tirol) anmelden, was die Handhabung vereinfacht. Ein zentrales Dashboard bietet eine umfassende Übersicht über alle offenen und abgeschlossenen Anfragen, sodass Bearbeitungsprozesse besser koordiniert werden können.

Für Gemeinden stellen der Gemeindebund und die Datenschutzbehörde hilfreiche Informationen und Werkzeuge zur Verfügung:

Der Österreichische Gemeindebund bietet kostenlose Webinare, allgemeine rechtliche Beratung und Literatur zum IFG an:
 Website des IFG

Die Datenschutzbehörde stellt einen regelmäßig aktualisierten Leitfaden mit praxisnahen Beispielen zur Verfügung:
Website der Datenschutzbehörde

Um Gemeinden den Einstieg in das IFG-Portal zu erleichtern, bietet Kufgem eigene Webinare und Schulungsvideos an.
Die Termine für Webinare finden Gemeindemitarbeitende im bekannten Kursportal: Zum Kufgem Kursportal