Ein zentrales Instrument für die Digitalisierung und Vereinfachung des Arbeitsalltags in einer Gemeinde ist die Kufgem-Initiative „Digitalisierung mit k5“.

Dabei handelt es sich um einen strukturierten Check zur Bewertung des Grades der Digitalisierung in einer Gemeinde - über alle Fachbereiche hinweg. In einem ersten Schritt analysiert die Gemeinde mithilfe einer klaren Checkliste selbstständig, wo digitale Lösungen bereits gut genutzt werden und wo noch Optimierungsbedarf besteht. Diese Erkenntnisse werden anschließend an die zuständigen Fachabteilungen weitergeleitet, um gezielte Maßnahmen für Verbesserungen zu besprechen oder gleich einzuleiten.

Der Fokus dieses Checks liegt in erster Linie darauf, bestehende Programme effizienter zu nutzen um so Zeit, Ressourcen und Kosten zu sparen. Die begleitende Beratung durch Kufgem ist im Rahmen der Initative von „Digitalisierung mit k5“ kostenlos.

Werden zusätzliche Module oder umfangreiche Umsetzungsmaßnahmen benötigt, erfolgt eine transparente Vorabinformation über den zu erwartenden Aufwand.

Ein weiterer Baustein im Digitalisierungsprozess ist die sinnvolle Weiterbildung der Mitarbeitenden und Anwender*innen. Etwa die Schulungen zu Künstlicher Intelligenz. Hier ist das Ziel Mitarbeitende - wie im EU AI-Act festgelegt - fit im Umgang mit neuen KI-Tools zu machen und dadurch effizientes Arbeiten zu fördern. So bleiben Gemeinden am Puls der Zeit und können die Möglichkeiten der künstlichen Intelligenz für ihre Anwendungsgebiete ideal einsetzen.

Ein unerwarteter Personalausfall ist für jede Gemeinde eine besondere Herausforderung. Hier können die Expertinnen und Experten von Kufgem, je nach Fachgebiet, einen kurzzeitigen Ausfall in der Gemeinde kompensieren und bestimmte Aufgaben, z. B. in der Finanzverwaltung, vor Ort übernehmen. Diese aktive Mithilfe im Tagesgeschäft kann zusätzlich genutzt werden, um zu beurteilen, ob die Optimierung von Prozessen oder Schnittstellen innerhalb der Gemeinde eine Effizienzsteigerung ermöglicht.

Die Optimierung der Gemeindeorganisation ist weit mehr als die Einführung einer Softwarelösung. Kufgem verfolgt mit Ihrer kompetenten und fachlichen Beratung einen ganzheitlichen Ansatz und begleitet Gemeinden umfassend auf diesem Weg. Kufgem stellte nie nur digitale Lösungen bereit, sondern unterstützte dabei Arbeitsabläufe zu verstehen, zu beurteilen und zu optimieren. Und gleichzeitig dabei die Bedürfnisse der Gemeindeführung, der Organisation, den Mitarbeitenden als auch der Bevölkerung zu berücksichtigen.