Die Dokumentation von Sitzungen ist eine zeitaufwendige, aber wesentliche Aufgabe der Gemeinden. Neben der genauen Erfassung der Beschlüsse und Diskussionen stehen die Kommunen zunehmend unter Druck: Sie müssen Protokolle nicht nur effizient, sondern auch gesetzeskonform erstellen. Insbesondere das neue Informationsfreiheitsgesetz (IFG), das ab September 2025 in Kraft tritt, stellt erhöhte Anforderungen an die Bereitstellung von Sitzungsunterlagen. Gleichzeitig fehlen in vielen Gemeinden die personellen Kapazitäten, um diesen zusätzlichen Aufwand zu bewältigen.

Hier setzt nun die neue Lösung SpeechMind an: Eine innovative KI-basierte Software ermöglicht eine weitgehende Automatisierung der Protokollierung und sorgt damit für eine deutliche Zeitersparnis in der Verwaltung.

SpeechMind nutzt hierfür eine eigens entwickelte künstliche Intelligenz, um aufgezeichnete Sitzungen in Audio- oder Videoformat automatisch zu transkribieren und daraus strukturierte Protokolle zu erstellen.

Die Software erkennt verschiedene Sprecherinnen und Sprecher, filtert irrelevante Passagen heraus und erstellt ein gut strukturiertes Protokoll. Dank hochpräziser Spracherkennung arbeitet SpeechMind auch bei Dialekten oder schwanken der Aufnahmequalität zuverlässig.

Die Protokolle können mittels Assistenten auf der selbsterklärenden Plattform individuell angepasst und als Wort-, Ergebnis- oder Verlaufsprotokoll DSGVO-konform gespeichert werden. Ein sprachgesteuerter Chatbot unterstützt bei der Analyse und Auswertung.

Das spart Zeit und erleichtert die Arbeit der Mitarbeitenden der Gemeinde erheblich. Zudem kann SpeechMind zukünftig per Schnittstelle in bestehende Sitzungsdienste - wie etwa Session - integriert werden.

Eine der ersten Anwender ist die Gemeinde Seekirchen am Wallersee. Hier wird SpeechMind bereits erfolgreich eingesetzt und spart über 50 Prozent der Zeit, die bisher für eine Niederschrift benötigt wurde. Die automatische Transkription reduziert den Erstellungsaufwand von vier auf zwei Stunden! pro Sitzung. Trotz unterschiedlicher Sprecherinnen und Sprecher sowie Dialekte liefert die KI präzise Ergebnisse.

Für weitere Informationen zu SpeechMind steht unser Experte Christian Kronthaler gerne Rede und Antwort und berät sie gerne. 

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