Eine Bürgerin ruft in der Gemeinde an und möchte den Bürgermeister sprechen. Dieser ist gerade nicht erreichbar, also wird ein Rückruf vereinbart. Eine alltägliche Situation – und trotzdem stellt sich die Frage: Wie kommt die Information zuverlässig beim Bürgermeister an und wie bleibt nachvollziehbar, welche Rückrufe noch offen sind?

Rückrufwünsche lassen sich auf unterschiedliche Weise weitergeben. Eine E-Mail an den Bürgermeister ist schnell geschrieben, landet aber zwischen vielen anderen Nachrichten im Posteingang. Handschriftliche Notizen sind unkompliziert, können jedoch übersehen werden oder verloren gehen.

Kommen mehrere Anfragen zusammen, fehlt zudem schnell der Überblick: 

• Wer wartet noch auf einen Rückruf? 
• Welche Informationen wurden bereits weitergegeben? 
• Und wurde das Anliegen schon erledigt?

• Offene Rückrufe sind gesammelt und übersichtlich verfügbar.
• Kontaktdaten und ergänzende Informationen stehen direkt beim Vorgang bereit.
• Zusätzliche E-Mails und handschriftliche Notizen werden reduziert.
• Erledigte Rückrufe lassen sich einfach nachvollziehen.

Rückrufwünsche sind kleine Aufgaben, die im Gemeindealltag schnell untergehen können. Werden sie direkt beim Kontakt erfasst und zentral bereitgestellt, behalten Bürgermeister und Mitarbeitende den Überblick und Informationen bleiben nachvollziehbar.

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