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Seit April 2025 erprobt die Gemeinde Silz eine neue Funktion, die Kontoauszüge automatisch vorbereitet und bucht – mit voller Kontrollmöglichkeit. Finanzleiterin Marina Dablander berichtet, wie sich ihre Arbeit dadurch verändert hat.
Effizienz und Kontrolle vereint
Die Anforderungen an das kommunale Finanzmanagement entwickeln sich stetig weiter, und Kufgem entwickelt mit. Mit neuen Funktionen in k5 Finanzmanagement werden höchste Effizienz mit maximaler Kontrolle und Transparenz verbunden.
Automatisierte Prozesse, zentrale Steuerung und innovative Schnittstellen entlasten die kommunale Finanzverwaltung nachhaltig, während die bewährte Kontrolle durch die Buchhaltung gewährleistet bleibt.
Kontoauszüge automatisiert vorbereiten und buchen
Eine dieser Neuentwicklungen ist die automatisierte Verbuchung von Kontoauszügen. Ein speziell dafür vorgesehener Bereich in der Software übernimmt die zentrale Aufbereitung der Kontoauszüge und löst somit die vorherige Vorgehensweise der Verbuchung des Retourdatenträgers (CAMT.054) ab.
Offene Buchungen lassen sich gezielt Mitarbeitenden zuweisen und mit den entsprechenden Berechtigungen verbuchen. Vor dem Buchen bleibt stets Zeit für eine Prüfung und Anpassung. Die Integration ins Dokumentenmanagementsystem k5 DMS sorgt zudem für mehr Nachvollziehbarkeit und erleichtert Prüfungen und Sitzungen.
Silz als Pilotgemeinde
Die Gemeinde Silz war seit April 2025 Pilotgemeinde für diese Funktion. Marina Dablander, Finanzleiterin, erinnert sich:
„Der Start mit mehreren Kontoauszügen war genau richtig zum Testen: manchmal etwas holprig, aber so haben wir gleich alle Eventualitäten ausprobiert."
Bereits nach kurzer Zeit zeigte sich ein deutlicher Mehrwert:
"Wir sind jetzt viel flexibler. Die Fehlerquote ist extrem gesunken und die Zeitersparnis ist enorm.“
Im Bild: Marina Dablander (Mitte) vom Gemeindeamt Silz erhielt Besuch von den Kufgem-Experten Daniel Kopp (links) und Lukas Schromm (rechts).
Spürbare Entlastung im Arbeitsalltag
Besonders beeindruckt hat Dablander die Effizienzsteigerung nach einer Urlaubsphase:
„Früher war der Rückstand nach einer Woche kaum zu bewältigen – jetzt bin ich fast doppelt so schnell.“
Ihr persönliches Highlight:
„Alles kann vorbereitet und dann in einem Durchgang gebucht werden. Die automatische Zuordnung nimmt viel Arbeit ab. Ich möchte auf das System nicht mehr verzichten, es ist ein Traum.“
Zusammenarbeit und Ausblick
Auch die Zusammenarbeit mit Kufgem bewertet sie sehr positiv:
„Wir haben uns perfekt betreut gefühlt. Rückmeldungen kamen sofort, und die Bedienung ist so intuitiv, dass wir gar nicht viel Hilfe gebraucht haben.“
Für sie ist es wichtig, dass trotz Automatisierung die Kontrollmöglichkeit erhalten bleibt:
„Ich möchte nicht, dass alles komplett automatisch gebucht wird. Den Überblick zu behalten, ist mir sehr wichtig.“
Auch Daniel Kopp, Produktmanager k5 Finanzmanagement von Kufgem, zieht ein positives Fazit:
„Mit der Gemeinde Silz als Pilotpartner hatten wir einen idealen Wegbegleiter, der technischen Neuerungen offen gegenübersteht und zugleich auf bewährte Funktionalitäten nicht verzichten möchte. Unser Ziel bei der Entwicklung des Moduls zur Kontoauszugsverbuchung war ein hoher Automatisierungsgrad bei gleichzeitiger Möglichkeit für die Verantwortlichen in der Finanzverwaltung, jede Buchung selbst freizugeben.“
Dank der Pilotphase und dem fachlich fundierten Feedback aus Silz ist Kufgem der Spagat zwischen effizienter Automatisierung und bewusster Kontrolle gelungen. Daniel Kopp schildert, wie es nun weitergeht:
„Wir arbeiten an einer direkten Bankenanbindung, einem Cockpit für FinanzOnline und setzen neue gesetzliche Anforderungen im Sinne einer Verwaltungsvereinfachung im Austausch mit dem Gesetzgeber und gemeinsam mit den Gemeinden um.“
Die Gemeinde Silz
Einwohner*innen: 2.625
Produkt: k5 Finanzmanagement – automatisierte Verbuchung von Kontoauszügen
Fazit: Mehr Zeit und weniger Fehler bei gleichbleibender Kontrolle und Transparenz
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