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02. März 2021

Eingangsrechnungen automatisch verarbeiten


Immer noch machen Rechnungen in Form von Papierbelegen die Runde. Der digitale Rechnungsworkflow in k5 DMS und k5 Finanzmanagement ermöglicht ein komfortableres Arbeiten.

Rechnungserkennung und -verarbeitung

Die automatische Rechnungserkennung in k5 DMS liest Informationen aus digitalen Eingangsrechnungen aus und übermittelt diese direkt an k5 Finanzmanagement. Buchungsrelevante Daten wie Absender oder Rechnungsnummer können jederzeit händisch angepasst werden. Manuelle Arbeitsschritte und Eingabefehler werden so reduziert und zum ersten Mal haben Finanzverantwortliche von Beginn an Einsicht in den Rechnungsworkflow.

Digitale Rechnungsprüfung

Nach der rechnerischen und sachlichen Prüfung folgt die Freigabe der/des Anordnungsbefugten. Erinnerungsfunktionen stellen sicher, dass der digitale Prüf- und Freigabeprozess möglichst zeitnah erfolgt. Papierbasierte Checklisten zur Rechnungsprüfung sowie lange Liegezeiten oder Unklarheiten gehören damit der Vergangenheit an. Nach Abschluss des Abzeichnungslaufs wird die freigegebene Rechnung im k5 Finanzmanagement gebucht und die Buchhaltung kümmert sich um die Zahlung der Rechnung.

Die Rechnung mit allen Anhängen, Kommentaren und digitalen Unterschriften ist im k5 DMS abgelegt und aufrufbar.

Highlights der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung

  • Automatische Datenerkennung und -übergabe von k5 DMS nach k5 Finanzmanagement
  • Zeitersparnis und weniger Fehleranfälligkeiten
  • Automatische Archivierung der Rechnungsdokumente und wichtiger ergänzender Informationen
  • Kein langes Suchen nach Rechnungen in Aktenordnern oder E-Mail-Postfächern
  • Status der Abzeichnung durch Buchhaltung jederzeit einsehbar
  • Verkürzte Transport- und Liegezeiten von Rechnungen
  • Standardisierte, vereinbarte Erinnerungsfunktionen für die handelnden Personen
  • Automatische Buchungsaufforderung an die Buchhaltung
  • Jederzeit in k5 Finanzmanagement und k5 DMS aufrufbar

Die automatische Rechnungsverarbeitung soll auch in Ihrer Gemeinde oder Ihrem Unternehmen eingesetzt werden? Dann melden Sie sich gerne per Mail unter infoSpamschutz@Spamschutzkufgem.at oder telefonisch unter 05372 6902 bei uns. Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung.