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Ob Spielplätze, Verkehrszeichen oder Gebäudetechnik – die Anforderungen an die kommunale Infrastruktur nehmen zu. Ein digitales Wartungsbuch hilft dabei, diese Aufgaben strukturiert, sicher und nachvollziehbar zu erfüllen. Warum dieses Werkzeug heute unverzichtbar ist, zeigt ein Blick hinter die Kulissen, von Daniel Kerschdorfer – Experte für VertiGIS FM bei Kufgem.
Ein Morgen im Bauhof – Aha-Moment inklusive
Morgens, kurz nach sieben. Termin am Bauhof einer Gemeinde. Der Kaffee dampft noch, während mir ein Mitarbeiter – nennen wir ihn Martin – von seiner Woche erzählt: Spielplätze kontrollieren, Mängel an Verkehrszeichen melden, ein paar Gebäude inspizieren.
Er zeigt mir sein Notizbuch. Zerknittert, mit Eselsohren, dazwischen lose Blätter.
Ich frage ihn: „Und was passiert, wenn du einmal nicht da bist?“
Er lacht: „Dann wird mein Kollege erstmal suchen – und hoffentlich auch was finden.“
In diesem Moment war klar, warum ich hier bin: Dieser Bauhof braucht bessere Strukturen. Digitale Strukturen.
Was ein digitales Wartungsbuch wirklich ist
Ein digitales Wartungsbuch wie VertiGIS FM ist keine Software im klassischen Sinn. Es ist ein Werkzeug für den täglichen Arbeitsalltag – für Menschen, die draußen auf Spielplätzen stehen, in Trafostationen arbeiten, auf Leitern Verkehrsschilder prüfen oder Friedhofswege kontrollieren.
Es ist die zentrale Stelle, an der alles zusammenkommt:
- Fotos, Notizen, Prüfberichte
- Mängel, Maßnahmen und Aufgaben
- wiederkehrende Kontrollen
- Workflows und Verantwortlichkeiten
- Kartenansichten und Lagepläne
Und zwar überall verfügbar – mobil am Smartphone, übersichtlich am Tablet und vollständig am PC.
Ich habe in vielen Gemeinden erlebt, wie sehr dieser digitale Schritt entlastet. Entscheidungen werden ruhiger, klarer und sicherer getroffen – weil nicht mehr Zettel, sondern Daten die Basis sind.
Wo das digitale Wartungsbuch eingesetzt wird
Die Themenvielfalt in Gemeinden ist riesig. Ein Auszug:
- Spielplätze & Außenanlagen
- Brücken, Verkehrszeichen, Straßen, Wege
- Friedhöfe & Grabverwaltung
- Gebäudetechnik & Objektsicherheit
- Brandschutz, Elektrotechnik & Haustechnik
- Fuhrpark & Geräteverwaltung
- Wasser, Hygiene & Abwasser
- Unterweisungen, PSA & Qualifikationen
- Projektmanagement & Behördenauflagen
Was früher viele Listen, Excel-Dateien und Notizbücher waren, wird jetzt zu einem durchgängigen digitalen System.
Alltagsbeispiel 1: Spielplatzkontrolle
Spielplatzkontrolle - Sicherheit zum Anfassen
Eine Gemeinde, die ich betreue, kontrolliert wöchentlich über 10 Spielplätze.
Früher bedeutete das: 10 Papierlisten, heute: ein Smartphone.
Die FM Maintenance App im Einsatz: Eine Mitarbeiterin arbeitet die visuelle Checkliste direkt am Spielgerät ab und dokumentiert einen Mangel mit Foto.
Die Rückmeldung aus der Gemeinde: „Ich habe jetzt alles im Blick – das gab’s bei uns noch nie.“
Ihre Vorteile: Mehr Sicherheit, weniger Papier, klare Abläufe.
Alltagsbeispiel 2: Verkehrszeichenkataster
Kleine Details, große Wirkung
Bei einer Kontrolle standen die Mitarbeitenden der Gemeinde vor einer kaum zu sehenden Stopp-Tafel, weil sie von einer Hecke überwuchert wurde. Früher wurde so etwas „irgendwann“ gemeldet – manchmal viel zu spät. Heute sieht das anders aus:
Die Rückmeldung aus der Gemeinde: „Wow, so sehe ich die gesamte Beschilderung auf einer digitalen Karte.“
Ihre Vorteile: Mehr Rechts- und Ausführungssicherheit, weniger Suchen.
Alltagsbeispiel 3: Gräberverwaltung
Mit Klarheit und Würde
Die Friedhofsverwaltung ist besonders sensibel. Dabei geht es nicht nur um Technik, sondern auch um Wertschätzung.
Über das digitale Grabdatenblatt ist sofort sichtbar:
- Wann wurde die Standsicherheit geprüft?
- Gibt es Schäden an der Einfassung?
- Welche Dokumente sind hinterlegt?
- Wo genau liegt das Grab (Lageplan)?
Die Rückmeldung aus der Gemeinde: „Genial! Alle Daten auf einen Blick - vollständig und nachvollziehbar! “
Ihr Vorteil: Transparenz für Angehörige, Sicherheit für die Gemeinde.
Aus Überzeugung digital und zukunftsorientiert
VertiGIS FM ist für mich eines der Werkzeuge, die wirklich nahe an den Menschen arbeiten. Es hilft:
- Zeit zu sparen
- Abläufe zu standardisieren
- Fehler zu vermeiden
- Sicherheit zu erhöhen
- und Verantwortung sichtbar zu machen
Am Ende geht es nicht um Technik. Es geht um effiziente Arbeit – und um Menschen, die diese Arbeit täglich leisten. Und was kommt noch? Auf Wunsch können Gemeinden VertiGIS FM jederzeit erweitern:
- Anbindung von k5 DMS
- digitale Friedhofspläne & CAD-Übernahmen
- individuelle Workflows & erweiterte Schulungen
Der erste Schritt bleibt jedoch immer derselbe: Den Überblick gewinnen – und behalten.
Wartungsbuch für Ihrer Gemeinde
Ein praktisches Beispiel ist die Stadtgemeinde Wörgl, dessen Bauhof und Team auch als Titelbild verwendet wurde. Gemeinsam mit dem Amtsleiter und Bauhofleiter konnten mein Kufgem-Kollege Stefan Steinlechner viele Verbesserungen für den Bauhof, die Stadtgemeinde und besonders die Mitarbeitenden umsetzen. Mit einer strukturierten Planung und großartigen Zusammenarbeit aller Beteiligten.
Möchten Sie wissen, wie das in Ihrer Gemeinde aussehen könnte?
Wir zeigen Ihnen gerne, wie ein digitales Wartungsbuch Ihren Arbeitsalltag erleichtert – egal ob beim Spielplatz, Verkehrszeichen, Friedhof oder Fuhrpark.
Schreiben Sie uns ein AIO-Ticket und lassen Sie sich von uns beraten.
Ich freue mich auf Ihre Anfrage. Ihr Daniel Kerschdorfer.
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