AUSGABE NR. 35 / SEPTEMBER 2026 KI in der Gemeindepraxis Echter Mehrwert statt Experimente IT-Sicherheit mit System Von der Analyse zur passenden Sicherheitsstrategie Der Weg zur digitalen Gemeinde Wie Neumarkt seine Verwaltung konsequent weiterentwickelt INNOVATION BRAUCHT AUSTAUSCH Das Kufgem Kundentreffen als kommunaler Treffpunkt KI-generiertes Bild
Liebe Leserinnen und Leser, 35 Jahre Kufgem – das erfüllt uns mit großer Freude und vor allem mit Dankbarkeit. Was 1991 als kommunaler IT-Dienstleister begann, hat sich über die Jahre zu einem verlässlichen Digitalisierungspartner für Gemeinden und Unternehmen weiterentwickelt. Diese Erfolgsgeschichte wäre ohne das Vertrauen unserer Kundinnen und Kunden nicht möglich gewesen. Gemeinsam haben wir die Digitalisierung der Verwaltung vorangetrieben, Prozesse vereinfacht und neue Möglichkeiten für Bürgerinnen und Bürger geschaffen. Gleichzeitig konnten wir unser Know-how kontinuierlich erweitern und begleiten heute Organisationen mit modernen Anwendungen, leistungsstarker IT-Infrastruktur und digitalen Services in die Zukunft. Besonders wichtig dabei sind unsere Kundinnen und Kunden: Mit ihren Ideen, Anforderungen und auch kritischen Fragen geben sie uns immer wieder neue Impulse und fordern uns heraus, bestehende Lösungen weiterzudenken. Genau daraus entstehen Innovationen, die in der Praxis echten Mehrwert schaffen. Die vergangenen 35 Jahre zeigen eindrucksvoll, wie stark sich Technologie verändert hat. Und doch bleibt eines konstant: Der Mensch steht im Mittelpunkt. Denn der Wert von Innovation zeigt sich vor allem dort, wo sie den Arbeitsalltag spürbar erleichtert und neue Freiräume schafft. Dieses Verständnis prägt auch die nächste Generation unserer Lösungen. Mit k5|Next gestalten wir die Zukunft der kommunalen Verwaltung aktiv mit. Moderne Technologien, intelligente Vernetzung und digitale Services eröffnen Gemeinden völlig neue Möglichkeiten. Gleichzeitig gewinnt Künstliche Intelligenz zunehmend an Bedeutung. Wir sehen darin enormes Potenzial – vorausgesetzt, sie wird verantwortungsvoll eingesetzt. KI kann unterstützen, beschleunigen und entlasten. Entscheidungen, Verantwortung und zwischenmenschliche Beziehungen bleiben jedoch auch in Zukunft in den Händen der Menschen. Besondere Highlights in diesem Herbst sind unser Kundentreffen am 17. September im Kultur Quartier Kufstein und die Kommunalmesse Anfang Oktober in Salzburg. Menschen zusammenbringen, Erfahrungen austauschen und gemeinsam Lösungen für die Zukunft entwickeln: Dafür steht Kufgem seit 35 Jahren. Eine Geschichte des gemeinsamen Fortschritts, die wir zusammen weiterschreiben. Herzlichen Dank für Ihr Vertrauen, Ihre Treue und die vielen Begegnungen, die uns über all die Jahre begleitet haben. Ich freue mich darauf, auch die nächsten Schritte gemeinsam mit Ihnen zu gestalten. Ihre Britta Erharter 35 JAHRE KUFGEM IMPRESSUM Herausgeber: Kufgem GmbH, Fischergries 2, 6330 Kufstein, 05372 6902, info@kufgem.at, www.kufgem.at Firmenbuchnummer: 56489y, Firmenbuchgericht: LG IBK, Auflage: 2.000 Stück, Erscheinung: 2-mal pro Jahr Kontakt zur Redaktion: Patricia Koller, koller@kufgem.at, 05372 6902 722 Grafik & Layout: Oberhuber & Kuen Kommunikation GmbH, Kufstein Fotos: Gemeinde Henndorf am Wallersee, Stadtgemeinde Neumarkt am Wallersee, Alex Gretter Fotografie, Dominik Zwerger, Die Fotografen, AdobeStock, KI generiert, Kufgem GmbH Titelbild: KI-generiertes Bild, erstellt mit Midjourney Druck: AP Druck GmbH, Kufstein. Das Kufgem Journal wurde mit Unterstützung von künstlicher Intelligenz erstellt. Wenn Angabe über Druckerei nicht im Impressum mit Firmenname! Bei Angabe über Druckerei im Impressum ohne Firmenname! UMWELTZEICHEN TECHNOLOGIE VERÄNDERT SICH. VERTRAUEN BLEIBT.
KOMMUNALE FÜHRUNG & VERWALTUNG 6 Impulse für die digitale Gemeinde Kufgem Kundentreffen 2026 in Kufstein 8 Verfahren mit weniger Aufwand k5|Next_Verfahren ermöglicht durchgängiges und einfaches Arbeiten 10 Entscheidungen mit Überblick k5|Next_Management unterstützt den Führungsalltag 12 Wenn Kontakte mehr können als Adressen Eine gemeinsame Datenbasis für die Verwaltung 18 Sicherheitsupdates ohne Umwege Neue Rahmenvereinbarung für rasches Handeln 20 Vollständig digitale Bauverfahren Online einreichen und einfacher ans Ziel 22 Neue Lernplattform für die Kufgem Akademie Weiterbildung flexibel und zentral organisieren DIGITAL & EFFIZIENT IN DER GEMEINDEPRAXIS ERFOLGSGESCHICHTEN RÄTSEL 24 Haftungen vermeiden, Werte sichern Arbeitsschutz, Brandschutz und Gebäudewartung mit VertiGIS FM managen 26 Wenn die KI ans Telefon geht Rund um die Uhr erreichbar durch KI 28 FinanzOnline Cockpit im Einsatz Mehr Effizienz im Austausch mit dem Finanzamt 30 Kostenrechnung in k5 Finanzmanagement Was kommunale Leistungen wirklich kosten 32 Klare Wege statt Informationsflut Henndorf am Wallersee setzt auf Übersicht 36 Vom Lehrlingsprojekt zur Anwendung Eine Mitfahrbörse aus eigener Entwicklung 14 Inhalt Wie Neumarkt seine Verwaltung konsequent weiterentwickelt Der Weg zur digitalen Gemeinde Echter Mehrwert statt Experimente KI in der Gemeindepraxis 4 34 38 Jubiläum: 35 Jahre Kufgem 16 Von der Analyse zur passenden Sicherheitsstrategie IT-Sicherheit mit System
KUFGEM KUNDENTREFFEN 2026 IN KUFSTEIN IMPULSE FÜR DIE DIGITALE GEMEINDE Praxisnahe Einblicke, Erfahrungen aus Gemeinden und aktuelle Entwicklungen rund um die digitale Verwaltung stehen beim Kufgem Kundentreffen 2026 im Mittelpunkt. Fachvorträge, Anwendungsberichte und persönlicher Austausch liefern zahlreiche Anregungen für den kommunalen Arbeitsalltag. 6 Am 17. September 2026 lädt Kufgem zum Kundentreffen in das Kultur Quartier Kufstein ein. Bürgermeisterinnen und Bürgermeister, Amtsleitungen sowie Gemeindemitarbeitende erwartet ein abwechslungsreiches Programm mit aktuellen Themen, neuen Lösungen und viel Raum für den persönlichen Austausch. Den Auftakt bildet die Eröffnung durch Geschäftsführer Florian Schletterer und Daniela Kampfl, Bürgermeisterin von Mils und Vizepräsidentin des Österreichischen Gemeindebundes. Im Mittelpunkt stehen anschließend konkrete Praxisbeispiele aus Gemeinden und neue Lösungen, die den Verwaltungsalltag nachhaltig unterstützen. DIGITALISIERUNG AUS DER PRAXIS Vorgestellt wird unter anderem k5|Next_Management, das digitale Cockpit für Führungskräfte. Bürgermeister René Schwaiger aus Westendorf berichtet gemeinsam mit Kufgem über seine Erfahrungen aus der Praxis. Ein weiterer Vortrag widmet sich der IT-Sicherheit und zeigt, wie Gemeinden ihre IT-Landschaft auf aktuelle und künftige Anforderungen vorbereiten können. Auch Künstliche Intelligenz spielt eine wichtige Rolle. Neue KI-Funktionen in k5 DMS sowie die Transkriptionslösung SpeechMind verdeutlichen, wie moderne Technologien Verwaltungsprozesse vereinfachen und Mitarbeitende im Arbeitsalltag entlasten können. Ergänzend dazu wird mit k5|Next_Verfahren die nächste Generation digitaler Verwaltungsverfahren präsentiert. Sie ermöglicht eine ortsunabhängige Bearbeitung von Verfahren. Darüber hinaus werden k5|Next_Mein Amt, GEM2GO sowie das neue Lern- und Schulungsangebot der Kufgem Akademie vorgestellt. AUSTAUSCH UND VERNETZUNG An den Informationsständen stehen die Kufgem Expertinnen und Experten für persönliche Gespräche zur Verfügung. Ein besonderer Programmpunkt ist die Verleihung des Kufgem Awards, mit dem Gemeinden für innovative und praxisorientierte Digitalisierungsprojekte ausgezeichnet werden. Abgerundet wird der Tag durch viele Gelegenheiten zum Netzwerken, kulinarische Highlights und die Kufgem Tombola. Nutzen Sie die Gelegenheit, aktuelle Entwicklungen kennenzulernen, Erfahrungen mit anderen Gemeinden auszutauschen und wertvolle Impulse für die tägliche Arbeit mitzunehmen. Melden Sie sich jetzt kostenlos an! Das vollständige Programm und die Anmeldung finden Sie unter: www.kufgem.at/kundentreffen
Verfahren VERFAHREN AUF KLICK K5|NEXT_VERFAHREN ERMÖGLICHT DURCHGÄNGIGES UND EINFACHES ARBEITEN VERFAHREN MIT WENIGER AUFWAND Verwaltungsverfahren gehören zu den anspruchsvollsten Aufgaben in einer Gemeinde. Unterschiedliche gesetzliche Vorgaben, zahlreiche Beteiligte und umfangreiche Dokumentationen machen eine strukturierte Arbeitsweise unverzichtbar. Mit k5|Next_Verfahren steht nun die nächste Generation des digitalen Verfahrensmanagements bereit. 8 MEHR ALS EIN NEUES VERFAHRENSPROGRAMM Nach Kontakt, Management und Einwohner folgt mit Verfahren der nächste vollständig integrierte Baustein auf der k5|Next-Plattform. Das bedeutet: eine gemeinsame Benutzeroberfläche, eine zentrale Personen- und Adressverwaltung sowie durchgängige Prozesse über alle Anwendungen hinweg. Informationen stehen aktuell und unmittelbar zur Verfügung. Automatische Registerabgleiche, intelligente Vorlagen und integrierte Schnittstellen reduzieren den manuellen Aufwand und erhöhen gleichzeitig die Qualität der Daten. Klare Workflows unterstützen Mitarbeitende bei der Bearbeitung von Bau- und AVG-Verfahren. Automatische Fristenüberwachung, revisionssichere Aktenführung und komfortable Dokumentenerstellung sorgen für mehr Übersicht und Rechtssicherheit im Arbeitsalltag. k5|Next_Verfahren deckt sowohl klassische Bauverfahren als auch zahlreiche allgemeine Verwaltungsverfahren ab. Von Veranstaltungen über straßenpolizeiliche Verfahren bis hin zur Jagdpachtverwaltung. Neue Funktionen wie die Integration von Grundbuch und AGWR, GIS-Unterstützung, automatische Anrainerermittlung oder die direkte Übergabe von Gebühren an das Finanzmanagement erleichtern die tägliche Arbeit zusätzlich. Gleichzeitig ermöglicht die Anbindung an k5|Next_Mein Amt künftig eine durchgängige digitale Kommunikation zwischen Gemeinde und Bürgerinnen und Bürgern. k5|Next_Verfahren ist Teil der k5|Next-Plattform und verbindet Fachanwendungen, Register und digitale Bürgerservices in einer einheitlichen Oberfläche zu einem durchgängigen Verwaltungsprozess. START DER PILOTPHASE IM HERBST Im Herbst 2026 startet die Pilotphase von k5|Next_Verfahren in ausgewählten Gemeinden. Die dabei gewonnenen Erfahrungen fließen direkt in die weitere Produktentwicklung ein. Ab 2027 erfolgt die schrittweise Umstellung der bestehenden k5-Verfahren-Lösungen auf die neue Generation. JETZT DIE NÄCHSTE GENERATION KENNENLERNEN Erfahren Sie, wie k5|Next_Verfahren Ihre Verwaltungsprozesse vereinfacht. Vereinbaren Sie ein persönliches Beratungsgespräch. MIT K5|NEXT_VERFAHREN ALLE PROZESSE AUF EINER PLATTFORM Verfahrensabwicklung im Bauamt Bau Wasseranschluss Kanalanschluss Teilung/Vereinigung Flächenwidmung Bauland-/Freilandbestätigung Allgemeine Verwaltungsverfahren Straßenpolizeiliche Verfahren Veranstaltungen Sonderbestattungen Jagdpachtverwaltung Jagdpacht
K5|NEXT_MANAGEMENT UNTERSTÜTZT DEN FÜHRUNGSALLTAG ENTSCHEIDUNGEN MIT ÜBERBLICK Wer Verantwortung trägt, braucht Überblick. Entscheidungen in Gemeinden müssen oft kurzfristig auf Basis aktueller und verlässlicher Informationen getroffen werden. Doch wichtige Kennzahlen sind häufig auf verschiedene Anwendungen verteilt oder müssen erst mühsam zusammengetragen werden. 10 k5|Next_Management bündelt wichtige Finanzdaten übersichtlich in einem Dashboard und schafft damit eine fundierte Grundlage für Entscheidungen. Das digitale Cockpit stellt kommunalen Führungskräften wichtige Kennzahlen in Echtzeit, übersichtlich und ortsunabhängig zur Verfügung. Das spart Zeit, erhöht die Transparenz und unterstützt Politik und Verwaltung gleichermaßen. FÜR DIE PRAXIS ENTWICKELT Von Beginn an wurde k5|Next_Management gemeinsam mit Pilotgemeinden entwickelt. Eine davon ist die Gemeinde Westendorf. Bürgermeister René Schwaiger begleitet das Projekt seit der Testphase und bringt die Anforderungen aus der kommunalen Praxis direkt in die Weiterentwicklung ein: „Die Einbindung der Bürgermeisterinnen und Bürgermeister bei der Entwicklung von k5|Next_Management ist ein großer Gewinn, denn genau wir sind die zentrale Anwendergruppe. Besonders überzeugt mich der Ansatz, die Vielzahl an Fachprogrammen in einer übersichtlichen Oberfläche zusammenzuführen und so einen schnellen Überblick über die Gemeindefinanzen zu ermöglichen.“ Für Bürgermeister Schwaiger liegt der Nutzen jedoch nicht nur bei den Führungskräften: „k5|Next_Management spart nicht nur uns Führungskräften Zeit, sondern erleichtert auch den Arbeitsalltag unserer Mitarbeitenden. Informationen sind auf einen Blick verfügbar, wodurch Rückfragen und aufwendige Abstimmungen deutlich reduziert werden.“ ERFAHRUNGEN AUS DEM EINSATZ Wie k5|Next_Management erfolgreich von der Pilotphase in den Gemeindealltag integriert wurde, zeigen Bürgermeister René Schwaiger aus Westendorf und Hubert Gabl von Kufgem beim Kufgem Kundentreffen. Im Mittelpunkt stehen aktuelle Finanzdaten, übersichtliche Dashboards und mehr Transparenz für Politik und Verwaltung. WESTENDORF Einwohner*innen: 3.744 Produkt: k5|Next_Kontakt & Management Fazit: Mehr Transparenz und aktuelle Kennzahlen unterstützen Bürgermeister*innen und Führungskräfte bei fundierten Entscheidungen. Das Dashboard von k5|Next_Management unterstützt Führungskräfte mit einem kompakten Überblick über wichtige Gemeinde-Finanzkennzahlen. Bürgermeister René Schwaiger aus Westendorf brachte seine Erfahrungen bereits in der Pilotphase ein und begleitet den Einsatz von k5|Next_Management in der Praxis. TIROL WESTENDORF
EINE DATENBASIS FÜR DIE GESAMTE VERWALTUNG Diese Beispiele zeigen, worum es bei k5|Next_Kontakt geht: nicht um eine weitere Kontaktverwaltung, sondern um die zentrale Drehscheibe für alle Personen- und Organisationsdaten der Gemeinde. Fast jeder Verwaltungsprozess beginnt mit einer Person. Damit alle Fachbereiche mit denselben aktuellen Informationen arbeiten können, braucht es eine gemeinsame Datenbasis. Mit k5|Next_Kontakt werden Bürgerinnen und Bürger, Unternehmen, Vereine sowie Organisationen zentral erfasst. Alle berechtigten Mitarbeitenden greifen auf dieselben Personen- und Kontaktdaten zu. EINE GEMEINSAME DATENBASIS FÜR DIE VERWALTUNG In vielen Gemeinden werden Personen- und Kontaktdaten noch mehrfach gepflegt oder liegen verteilt in verschiedenen Fachanwendungen, Excel-Listen oder persönlichen Kontaktverzeichnissen. Das führt zu Mehrfacheingaben, unnötigem Suchaufwand und unterschiedlichen Datenständen. k5|Next_Kontakt bildet gemeinsam mit k5|Next_Einwohner, k5|Next_Verfahren und weiteren Anwendungen die gemeinsame Personen- und Adressverwal- tung der k5|Next-Plattform. Jede Anwendung nutzt dieselbe Datenbasis. Der automatische Abgleich mit dem Zentralen Melderegister (ZMR) sorgt zusätzlich für aktuelle Stammdaten und unterstützt durchgängige Verwaltungsprozesse. Ob im Bürgerservice, in der Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen oder bei der täglichen Kommunikation: Die folgenden Praxisbeispiele zeigen, wie eine gemeinsame Datenbasis den Gemeindealltag erleichtert. K5|NEXT_KONTAKT AUF EINEN BLICK Die wichtigsten Vorteile: • Zentrale Personen- und Adressverwaltung • Automatischer ZMR-Abgleich • Einmal erfassen, mehrfach nutzen • Intelligente Suche, Filter und Tags • Gruppen verwalten und gemeinsam nutzen • Zustimmungserklärungen zentral verwalten • Gemeinsame Datenbasis für die gesamte k5|Next-Welt WENN KONTAKTE MEHR KÖNNEN ALS ADRESSEN 12 Mit k5|Next_Kontakt arbeiten alle Fachbereiche mit derselben Datenbasis. Das verbessert die Datenqualität, beschleunigt Abläufe und erleichtert den Bürgerservice. EIN BESUCH. ALLES ERLEDIGT. Wohnsitzanmeldung ohne doppelte Datenerfassung Ein Bürger meldet seinen Wohnsitz an und möchte gleichzeitig seine Kontaktdaten sowie seine Bankverbindung für zukünftige Abgaben hinterlegen. Bislang führt dieser Weg oft ins nächste Büro. Während das Meldeamt die Anmeldung erledigt, benötigt die Finanzverwaltung dieselben Informationen erneut. Mit k5|Next_Kontakt werden diese Daten direkt im Bürgerservice erfasst und in der zentralen Personenverwaltung gespeichert. Die Informationen stehen anschließend automatisch auch anderen Fachanwendungen zur Verfügung. Bürgerinnen und Bürger erledigen ihr Anliegen an einem Termin. Doppelte Datenerfassungen entfallen und die Finanzverwaltung kann sofort mit aktuellen Daten weiterarbeiten. WER HAT DIE TELEFONNUMMER? Aktuelle Kontaktdaten sofort finden Eine Mitarbeiterin möchte kurzfristig einen Bürger kontaktieren, doch die Telefonnummer befindet sich weder in der Fachanwendung noch in Outlook und die Suche im Kollegenkreis oder in alten Excel-Listen beginnt. Mit k5|Next_Kontakt genügt eine einzige Suche. Alle bekannten Kontaktdaten werden zentral verwaltet und stehen berechtigten Mitarbeitenden sofort zur Verfügung. Änderungen werden automatisch in allen angebundenen Anwendungen übernommen. Mitarbeitende finden aktuelle Kontaktdaten an einer zentralen Stelle. Die Suche in verschiedenen Programmen oder Listen entfällt und Anfragen können schneller bearbeitet werden. BITTE UM RÜCKRUF Informationen zentral erfassen und transparent weitergeben Ein Bürger möchte die Bürgermeisterin sprechen. Diese ist unterwegs. Der Rückrufwunsch wird auf- genommen. Statt E-Mails zu schreiben oder handschriftliche Notizen weiterzugeben, wird der Kontakt direkt mit einem Tag wie „Rückruf Bürgermeisterin“ versehen. Ergänzende Informationen werden als Notiz beim Kontakt hinterlegt. Die Bürgermeisterin sieht alle offenen Rückrufe gesammelt auf einen Blick. Nach dem Gespräch wird der Eintrag mit einem Klick erledigt. Rückrufwünsche bleiben transparent nachvollziehbar. Informationen gehen nicht verloren und Vertretungen können Aufgaben jederzeit übernehmen.
14 In Präsenzschulungen wird praxisnahes Know-how vermittelt. ECHTER MEHRWERT STATT EXPERIMENTE KI FÜR DIE GEMEINDEPRAXIS Künstliche Intelligenz hält zunehmend Einzug in den Gemeindealltag. Viele Gemeinden beschäftigen sich bereits mit ersten Einsatzmöglichkeiten oder planen konkrete Projekte. Im Mittelpunkt steht dabei die Frage, ob und welchen konkreten Mehrwert KI für die tägliche Verwaltungsarbeit bietet. Besonders wirksam ist KI dort, wo sie Mitarbeitende gezielt unterstützt und sich nahtlos in bestehende Anwendungen integriert. Ohne eine klare Strategie entstehen jedoch schnell Einzelinitiativen, zusätzliche Kosten und Unsicherheiten bei Datenschutz, IT-Sicherheit sowie der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie dem AI Act. Kufgem setzt deshalb auf KI-Lösungen, die sich sicher, transparent und nachhaltig in bestehende Verwaltungsprozesse integrieren lassen. KI UNTERSTÜTZT – DER MENSCH ENTSCHEIDET Künstliche Intelligenz entfaltet ihren größten Nutzen nicht in spektakulären Einzelanwendungen, sondern dort, wo täglich Zeit für Routineaufgaben verloren geht. Sie unterstützt bei der Recherche von Informationen, fasst umfangreiche Dokumente zusammen, erstellt Sitzungsprotokolle oder bereitet Entwürfe für Schreiben und Bescheide vor. KI liefert Informationen, Analysen und Entwürfe. Fachliche Prüfung, Bewertung und Entscheidung bleiben weiterhin bei den zuständigen Mitarbeitenden. Der Mehrwert entsteht nicht durch einzelne KI-Anwendungen, sondern durch deren gezielte Einbindung in bestehende Arbeitsabläufe. MEHRWERT MIT VERANTWORTUNG Erst, wenn sich intelligente Funktionen sicher und nahtlos in bestehende Verwaltungsprozesse integrieren lassen, entsteht ein konkreter Nutzen: Informationen werden schneller verfügbar, Arbeitsabläufe effizienter und Mitarbeitende spürbar entlastet. Mit dem Einsatz von künstlicher Intelligenz wachsen auch die Anforderungen an Daten, Prozesse, Datenschutz und Sicherheit und an die Mitarbeitenden, die KI nutzen. Kufgem verfolgt daher einen klaren, ganzheitlichen Weg. Denn gerade im kommunalen Umfeld wird es künftig entscheidend sein, Lösungen einzusetzen, die leistungsfähig sind und sich transparent integrieren lassen. GEMEINSAM DIE NÄCHSTEN SCHRITTE GESTALTEN Wie KI bereits heute eingesetzt wird und welche Entwicklungen als Nächstes geplant sind, zeigen Markus Schwab und Klaus Exenberger beim Kufgem Kundentreffen 2026. Unter dem Titel „Intelligente KI-Lösungen für den kommunalen Alltag“ geben sie einen Überblick: Der Vortrag stellt bereits verfügbare Anwendungen, aktuelle Entwicklungen und die nächsten Ausbaustufen von KI-Lösungen vor. Im Fokus stehen praxisnahe Ansätze, die Gemeinden im Verwaltungsalltag spürbar entlasten. KI IN DER K5-PRODUKTWELT KI unterstützt bereits heute bei: • Erstellung und Zusammen- fassung von Sitzungsprotokollen • intelligenter Aufbereitung von Informationen und Dokumenten • Erstellung von Textentwürfen und Schreiben • digitaler Bürgerkommunikation Mit Lösungen wie: • SpeechMind – KI-gestützte Erstellung von Sitzungs- protokollen • GEM2GO Copilot – digitale Unterstützung für Bürger*innen • Microsoft Copilot – Beratung und Einführung für Gemeinden Mehr über aktuelle KI-Anwendungen auf unserer Landingpage unter: www.kufgem.at/kuenstliche-intelligenz 14 Ist das die Zukunft der Gemeindearbeit? Eher nicht. Der größte Nutzen von künstlicher Intelligenz entsteht nicht im Zukunftslabor, sondern dort, wo KI Verwaltungsprozesse vereinfacht und Mitarbeitende im Arbeitsalltag gezielt unterstützt.
IT-Sicherheit in Gemeinden umfasst heute weit mehr als nur den Schutz vor Viren. Gefragt sind technische und organisatorische Maßnahmen, die aufeinander abgestimmt sind und schrittweise umgesetzt werden. Das Kufgem IT-Security-Assessment schafft Transparenz, bewertet Risiken und bildet die Grundlage für einen nachhaltigen Sicherheitsprozess. GANZHEITLICH STATT PUNKTUELL Beinahe täglich machen neue Cyber-Bedrohungen und immer mehr gesetzliche Vorgaben deutlich, dass Einzellösungen für die IT-Sicherheit nicht mehr ausreichen. Entscheidend ist ein ganzheitlicher Blick auf die bestehende IT-Landschaft und die organisatorischen Abläufe. Mit dem Kufgem IT-Security-Assessment erhalten Gemeinden eine strukturierte Analyse ihres aktuellen Sicherheitsniveaus. Dabei werden sowohl technische als auch organisatorische Aspekte betrachtet: von der Netzwerkinfrastruktur über Endgeräte bis hin zu Prozessen, Verantwortlichkeiten und Sicherheitsrichtlinien. Das Ergebnis ist ein übersichtlicher Bericht, der den Ist-Stand nachvollziehbar darstellt und sich an Bürgermeisterinnen und Bürgermeister, die Amtsleitung sowie IT-Verantwortliche richtet. PRIORITÄTEN SCHAFFEN ORIENTIERUNG Das IT-Security-Assessment schafft Klarheit über den bestehenden Handlungsbedarf. Die Empfehlungen sind nach Prioritäten gegliedert und unterscheiden zwischen grundlegenden Sicherheitsstandards und weiterführenden Maßnahmen. Das Ziel ist kein einmaliges Projekt, sondern ein strukturierter Weg zu einem Sicherheitsniveau, das den Anforderungen der jeweiligen Gemeinde entspricht. Nach der ersten Analyse begleiten regelmäßige Re-Audits den Prozess. Sie berücksichtigen bereits umgesetzte Maß- nahmen sowie neue technische Entwicklungen und helfen, den Sicherheitsstandard kontinuierlich weiterzuentwickeln. ASSESSMENT ODER SCHWACHSTELLENSCAN? Für Gemeinden, die einen schnellen Überblick über technische Risiken erhalten möchten, bietet Kufgem einen Schwachstellenscan an. Dieser konzentriert sich ausschließlich auf die technische Überprüfung der IT-Infrastruktur und liefert eine kompakte Zusammenfassung der erkannten Schwachstellen samt priorisierten Empfehlungen. Der Schwachstellenscan ist als technischer Baustein ein Bestandteil des Assessments, ersetzt dessen umfassende Betrachtung jedoch nicht. Beispielsweise werden beim Schwachstellenscan organisatorische Themen gar nicht berücksichtigt. Ein Penetrationstest, bei dem IT-Systeme gezielt auf ihre Widerstandsfähigkeit geprüft werden, kann den Sicherheitsprozess zusätzlich ergänzen. Kufgem arbeitet dabei mit spezialisierten externen Partnern zusammen, um größtmögliche Objektivität sicherzustellen. Ein vorgelagertes Assessment schafft die notwendige Grundlage, damit ein Penetrationstest sein volles Potenzial entfalten kann. KOMPETENZ FÜR KOMMUNALE IT-SICHERHEIT Die langjährige Erfahrung im kommunalen Umfeld sowie das gebündelte Fachwissen aus den Bereichen IT, Organisation und Informationssicherheit bei Kufgem ermöglichen eine Beratung, die sich an den tatsächlichen Anforderungen von Gemeinden orientiert. Sie ist strukturiert, nachvollziehbar und auf die individuellen Bedürfnisse jeder Gemeinde abgestimmt. 16 VON DER ANALYSE ZUR PASSENDEN SICHERHEITSSTRATEGIE KUFGEM IT-SECURITY-ASSESSMENT IT-SICHERHEIT MIT SYSTEM IT-Security-Assessment als kontinuierlicher Prozess ASSESSMENT ODER SCHWACHSTELLENSCAN? IT-Security-Assessment • Technische und organisatorische Analyse • Betrachtung der gesamten IT-Sicherheit • Individueller Maßnahmenplan • Bericht für Entscheidungsträger*innen • Grundlage für langfristige Sicherheitsstrategie Schwachstellenscan • Technische Analyse • Fokus auf erkannte Schwachstellen • Priorisierte Handlungsempfehlungen • Kompakte Ergebnisübersicht • Schneller Einstieg zur Risikoübersicht Beratung Zieldefinition Regelmäßige Re-Audits IT Security Assessment Umsetzung Bericht mit Empfehlung Angebote
NEUE RAHMENVEREINBARUNG FÜR RASCHES HANDELN SICHERHEITS-UPDATES OHNE UMWEGE Sicherheitslücken in der Systemsoftware erfordern rasches Handeln. Mit der neuen Rahmenvereinbarung für sicherheitsrelevante Software-Updates können notwendige Maßnahmen ohne zusätzlichen Beauftragungsprozess umgesetzt werden. Gemeinden profitieren von kurzen Reaktionszeiten und planbaren Kosten. SCHNELL REAGIEREN, WENN ES DARAUF ANKOMMT Bislang musste nach der Information über eine Sicherheitslücke zunächst das Problem erläutert und anschließend ein eigener Auftrag eingeholt werden. Dieser Ablauf benötigte Zeit – genau jene Zeit, die bei sicherheitskritischen Vorfällen oft entscheidend ist. Durch die Rahmenvereinbarung entfällt dieser Zwischenschritt. Notwendige Updates können unmittelbar nach Bekanntwerden einer Sicherheitslücke umgesetzt werden. KOSTEN NUR IM ANLASSFALL Die Vereinbarung verursacht keine laufenden Kosten. Erst wenn tatsächlich ein sicherheitsrelevanter Vorfall eintritt und Kufgem tätig wird, entstehen Kosten im vereinbarten Rahmen. Gemeinden erhalten damit die Gewissheit, dass notwendige Sicherheitsmaßnahmen rasch umgesetzt werden können, ohne unvorhersehbare finanzielle Belastungen befürchten zu müssen. DIE NEUE RAHMENVEREINBARUNG VERBINDET DAMIT DREI WESENTLICHE VORTEILE: • schnelle Reaktionszeiten • ein hohes Maß an IT-Sicherheit • klare Kostentransparenz Gerne erstellt unser Vertriebsteam ein individuell auf Ihre Gemeinde abgestimmtes Angebot. Sicherheitsrelevante Software-Updates können im Anlassfall ohne Verzögerung umgesetzt werden. 18 Praxisnahes Lernen steht im Mittelpunkt der Kufgem Akademie. Teilnehmende arbeiten konzentriert an den Schulungsinhalten.
20 VOLLSTÄNDIG DIGITALE BAUVERFAHREN Ein Bauverfahren beginnt lange vor dem Bescheid. Unterlagen werden erstellt, ergänzt und nachgereicht, Rückfragen beantwortet und zahlreiche Dokumente zwischen allen Beteiligten und der Gemeinde ausgetauscht. Gerade diese Zusammenarbeit entscheidet häufig darüber, wie schnell, transparent und effizient ein Verfahren abgewickelt werden kann. Mit der digitalen Baueinreichung entsteht erstmals ein durchgängiger digitaler Prozess. Statt Papierunterlagen, E-Mails oder persönlicher Wege erfolgt die Zusammenarbeit zwischen Bauwerbenden, Planenden und den Gemeinden strukturiert, nachvollziehbar und sicher. „Die eigentliche Innovation ist nicht die Einreichung selbst, sondern die durchgängige Zusammenarbeit. Alle Beteiligten greifen auf denselben Informationsstand zu und können sicher miteinander kommunizieren“, erklärt Kufgem DMS-Expertin Tanja Braunschmid. GEMEINSAMER INFORMATIONSSTAND FÜR ALLE Die Gemeinde stellt das digitale Formular online zur Verfügung. Bauwerbende füllen dieses aus und übermitteln alle erforderlichen Unterlagen direkt an die Gemeinde. Die Daten werden in k5|Next_Verfahren übernommen. Rückfragen, Nachreichungen und Dokumente lassen sich so während des gesamten Verfahrensverlaufs sicher und medienbruchfrei austauschen – bis hin zur digitalen Zustellung des Bescheids. So entsteht ein durchgängiger digitaler Prozess, von der Antragstellung bis zum Abschluss des Verfahrens. Bürgerinnen und Bürger behalten jederzeit den Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand und können erforderliche Unterlagen einfach online nachreichen. Gemeinden profitieren gleichzeitig von vollständigen Unterlagen, strukturierten Abläufen und einer rechtssicheren Dokumentation aller Verfahrensschritte. DIGITALER BÜRGERSERVICE MIT SYSTEM Die digitale Baueinreichung ist vollständig in Mein Amt und k5|Next_Verfahren integriert. Dadurch bleiben alle Verfahrensschritte, Dokumente und Nachrichten zentral an einem Ort verfügbar. Auch Planende und weitere Beteiligte können Unterlagen sicher bereitstellen und direkt in den Verfahrensablauf einbringen. „Die digitale Baueinreichung erweitert den Bürgerservice um einen komfortablen digitalen Weg. Wer sein Bauansuchen weiterhin in Papierform einreichen möchte, kann das selbstverständlich auch künftig tun. Bürgerinnen und Bürger entscheiden selbst, welchen Weg sie nutzen möchten“, erklärt Tanja Braunschmid. DIE VORTEILE AUF EINEN BLICK Für Bürger*innen • Bauansuchen bequem online einreichen • Sicherer Datenaustausch über Mein Amt • Aktueller Verfahrensstand jederzeit einsehbar • Unterlagen einfach digital nachreichen • Weniger Wege und schnellere Kommunikation Für Gemeinden • Strukturierte und vollständige Bauverfahren • Weniger Medienbrüche und manuelle Arbeitsschritte • Durchgängige digitale Kommunikation • Rechtssichere Dokumentation aller Verfahrensschritte • Nahtlose Integration in k5|Next_Verfahren und Mein Amt ONLINE EINREICHEN UND EINFACH ANS ZIEL „VON DER ANTRAGSTELLUNG BIS ZUM BESCHEID: EIN DURCHGÄNGIGES DIGITALES BAUVERFAHREN UNTERSTÜTZT DIE GEMEINDEN UND SORGT FÜR KLARHEIT UND EFFIZIENZ IM VERFAHRENSALLTAG.” Tanja Braunschmid, Kufgem DMS-Expertin
WEITERBILDUNG FLEXIBEL UND ZENTRAL ORGANISIEREN NEUE LERNPLATTFORM FÜR DIE KUFGEM AKADEMIE ALLE LERNANGEBOTE AN EINEM ORT Die Kufgem Akademie reagiert mit der Lernplattform auf veränderte Anforderungen im kommunalen Arbeitsalltag: Weiterbildung soll zeitlich flexibel, ortsunabhängig und einfach zugänglich sein. Deswegen stehen künftig Präsenzschulungen, Webinare, Videos und Zertifikate zentral an einem Ort zur Verfügung. Mit der neuen Lernplattform entsteht zugleich die technische Grundlage, das Angebot an digitalen Lernformaten schrittweise auszubauen. So können Gemeinden ihre Mitarbeitenden noch flexibler bei der fachlichen Weiterbildung unterstützen. Mit der neuen Lernplattform bündelt die Kufgem Akademie ihr gesamtes Weiterbildungsangebot an einem Ort. Gemeinden erhalten ab Herbst 2026 einen zentralen Zugang zu Präsenzschulungen, Webinaren und digitalen Lerninhalten. Gleichzeitig schafft die Plattform mehr Transparenz über absolvierte Kurse und erleichtert die Organisation der Weiterbildung. EINFACH BUCHEN, JEDERZEIT NACHVERFOLGEN Jede Kundin und jeder Kunde mit AIO-Zugang erhält automatisch eine E-Mail mit dem Zugriff auf die Lernplattform, sobald diese verfügbar ist. Die Nutzung der Plattform ist kostenlos, je nach Kurs oder Lerninhalt stehen sowohl kostenfreie als auch kostenpflichtige Angebote zur Verfügung. Über die übersichtliche Benutzeroberfläche lassen sich Präsenzschulungen und Webinare buchen sowie digitale Inhalte direkt abrufen. Absolvierte Kurse, Teilnahmebestätigungen und Schulungsunterlagen sind zentral gespeichert und jederzeit verfügbar. Auch Lehrgänge werden strukturiert dargestellt. Teilnehmende erkennen auf einen Blick, welche Module bereits abgeschlossen wurden und welche noch ausstehen. Das erleichtert die Orientierung und schafft Transparenz über den eigenen Lernfortschritt. MEHR ÜBERBLICK FÜR FÜHRUNGSKRÄFTE Amtsleitungen und Führungskräfte profitieren ebenfalls von der neuen Plattform. Sie erhalten einen Überblick über absolvierte Weiterbildungen ihrer Mitarbeitenden und können Schulungen gezielt organisieren. Darüber hinaus lassen sich mehrere Personen gesammelt zu Veranstaltungen anmelden, wodurch sich der organisatorische Aufwand reduziert. WEITERBILDUNG MIT PERSPEKTIVE Mit der neuen Lernplattform schafft die Kufgem Akademie eine zentrale Umgebung für die Aus- und Weiterbildung in Gemeinden. Sie verbindet Präsenzangebote mit digitalen Lernformaten und unterstützt eine flexible, übersichtliche Organisation des gesamten Weiterbildungsprozesses. Gleichzeitig bildet sie die Basis für den weiteren Ausbau moderner eLearning-Angebote. 22 Das Dashboard für Führungskräfte ermöglicht einen klaren Überblick. Die neue Lernplattform bündelt alle Weiterbildungsangebote an einem Ort. „WEITERBILDUNG MUSS SICH AN DEN ARBEITSALLTAG IN DEN GEMEINDEN ANPASSEN. MIT DER NEUEN LERNPLATTFORM KÖNNEN LERNINHALTE FLEXIBEL GENUTZT WERDEN, WÄHREND GLEICHZEITIG ALLE SCHULUNGEN UND LEHRGÄNGE ZENTRAL ORGANISIERT UND DOKUMENTIERT WERDEN.“ Valentina Haider, Kufgem Akademie
ARBEITSSCHUTZ, BRANDSCHUTZ UND GEBÄUDEWARTUNG MIT VERTIGIS FM MANAGEN Ob Feuerwehrhaus, Gemeindeamt oder Bauhof – Betreiberinnen und Betreiber von Gebäuden oder technischen Anlagen sind verpflichtet, deren Sicherheit regelmäßig nachzuweisen. Versäumte Prüfungen, offene Mängel oder fehlende Nachweise können schnell zum Haftungsrisiko werden. Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, Gefahren für Sicherheit und Gesundheit zu beurteilen und geeignete Maßnahmen festzulegen. In der Praxis fehlt jedoch oft der Überblick: Informationen liegen in Excel-Listen, Papierordnern oder verschiedenen Systemen, Zuständigkeiten sind nicht eindeutig geregelt und Nachweise schwer auffindbar. Eine strukturierte Sicherheitsorganisation hilft dabei, diese Informationen zusammenzuführen. Sicherheitsfachkräfte unterstützen Führungskräfte dabei, Risiken frühzeitig zu erkennen, Maßnahmen zu koordinieren und Nachweise nachvollziehbar zu dokumentieren. BRANDSCHUTZ: KLEINE KONTROLLEN, GROSSE WIRKUNG Brandschutz ist ein wesentlicher Bestandteil einer funktionierenden Sicherheitsorganisation. Freie Fluchtwege, funktionierende Sicherheitsbeleuchtung, geprüfte Feuerlöscher, Brandmeldeanlagen und Brandschutztüren sind zentrale Bausteine. Gerade bei diesen wiederkehrenden Kontrollen bieten digitale Lösungen einen echten Mehrwert: Checklisten, mobile Begehungen, Fotodokumentation, automatische Erinnerungen und digitale Maßnahmenlisten sorgen dafür, dass nichts übersehen wird. DIGITALISIERUNG MACHT SICHERHEIT SICHTBAR Der größte Nutzen entsteht, wenn Arbeitsschutz, Brandschutz, Wartung und Objektsicherheit gemeinsam verwaltet werden. Mit VertiGIS FM lassen sich sicherheitsrelevante Prozesse wie Gefährdungsbeurteilungen, Wartungen, Mängelmanagement und Dokumentation digital abbilden. Automatische Erinnerungen unterstützen bei der Einhaltung von Fristen, mobile Begehungen erleichtern die Datenerfassung vor Ort und zentrale Nachweise schaffen Transparenz für Audits, Behörden oder Versicherungen. FAKT IST: SICHERHEIT BRAUCHT SYSTEM Für Kommunen und KMUs ist Arbeitsschutz weit mehr als eine gesetzliche Pflicht. Eine gut organisierte Sicherheitsstruktur schützt alle Personen im Gebäude. Gleichzeitig reduziert sie Haftungsrisiken, verbessert die Gebäudebewirtschaftung und schafft Transparenz. Ob Sicherheitsfachkraft, Brandschutzbeauftragte, Hausbetreuung oder Bauamt: Wer Verantwortlichkeiten klar regelt, Fristen im Blick behält und Nachweise zentral dokumentiert, schafft die Grundlage für einen sicheren und effizienten Betrieb. Kufgem unterstützt Gemeinden und Unternehmen dabei, diese Prozesse digital abzubilden – praxisnah, nachvollziehbar und mit Blick auf einen sicheren und effizienten Betrieb. DIE WICHTIGSTEN VORTEILE VON VERTIGIS FM AUF EINEN BLICK: • zentrale Ablage aller Nachweise • automatische Erinnerungen bei Prüf- und Wartungsfristen • mobile Begehungen per Smartphone oder Tablet • Fotodokumentation von Mängeln • klare Zuweisung von Verantwortlichkeiten • transparente Maßnahmenverfolgung • bessere Vorbereitung auf Audits, Behördenkontakte oder Versicherungsfragen HAFTUNGEN VERMEIDEN, WERTE SICHERN KI-generiertes Bild 24
LIVE BEIM KUFGEM KUNDENTREFFEN ERLEBEN Wie ein KI-Telefonassistent in der Praxis funktioniert und welche Möglichkeiten sich daraus für Gemeinden ergeben, zeigen die VoIP-Experten beim Kufgem Kundentreffen 2026 direkt am Telefonie-Stand. Anhand erster umgesetzter Lösungen erleben Interessierte live, wie Künstliche Intelligenz die telefonische Erreichbarkeit verbessert und Mitarbeitende im Arbeitsalltag gezielt unterstützt. Bei der Anrufbeantwortung trifft Künstliche Intelligenz keine Entscheidungen, sondern unterstützt bei wiederkehrenden Standardaufgaben. Sie beantwortet häufig gestellte Fragen, gibt Auskunft zu Öffnungszeiten oder Zuständigkeiten, nimmt Anliegen entgegen und leitet diese strukturiert an die zuständigen Mitarbeitenden weiter. „Unser Ziel ist es nicht, den Menschen am Telefon zu ersetzen. Die KI übernimmt Routineaufgaben, nicht den persönlichen Kontakt“, so VoIP-Experte Gerhard Muigg. Transparenz steht dabei an erster Stelle. Zu Beginn jedes Gesprächs werden Anrufende darauf hingewiesen, dass sie mit einer KI sprechen. Wer lieber mit einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter sprechen möchte, kann jederzeit weitergeleitet werden. Die Entscheidung obliegt den Anrufenden. Der KI-Telefonassistent kann sowohl eine eigene Rufnummer übernehmen als auch Anrufe innerhalb der bestehenden Telefonanlage unterstützen. VON DER WISSENSBASIS BIS ZUR INTEGRATION Die Grundlage bildet eine individuell aufgebaute Wissensdatenbank. „Die KI beantwortet Fragen nicht mit beliebigen Informationen aus dem Internet. Sie greift ausschließlich auf jene Informationen zu, die von der Gemeinde oder dem Unternehmen bereitgestellt und freigegeben wurden“, informiert Muigg. Nach jedem Gespräch werden die wichtigsten Informationen automatisch dokumentiert und an die zuständigen Stellen weitergeleitet. Kufgem versteht den KI-Telefonassistenten nicht als Standardprodukt, sondern als individuell begleitete Lösung. Gerhard Muigg: „Jede Organisation arbeitet anders. Deshalb liefern wir keine Standardlösung, sondern entwickeln gemeinsam mit unseren Kundinnen und Kunden einen datenschutzkonformen KI-Telefonassistenten, der zu ihren Prozessen und ihrer Telefonie passt.“ Zum Einsatz kommen dabei moderne KI-Sprachtechnologien, beispielsweise von ElevenLabs, die eine natürliche Gesprächsführung und hohe Sprachqualität ermöglichen. 26 RUND UM DIE UHR ERREICHBAR DURCH KI WENN DIE KI ANS TELEFON GEHT Nicht jeder Anruf kann sofort entgegengenommen werden – weder während der Parteienverkehrszeiten noch außerhalb der Öffnungszeiten. Gleichzeitig erwarten Bürgerinnen und Bürger schnelle Auskünfte und eine gute Erreichbarkeit. Genau hier kann ein KI-Telefonassistent Gemeinden gezielt unterstützen. MÖGLICHE EINSATZBEREICHE • Beantwortung häufig gestellter Fragen • Auskünfte zu Öffnungszeiten und Zuständigkeiten • Zugriff auf gemeindespezifische Wissensdatenbanken (GEM2GO Copilot) • Aufnahme und strukturierte Weiterleitung von Anliegen • Automatische Ticketerstellung und Benachrichtigung per E-Mail • Unterstützung außerhalb der Öffnungszeiten DIE VORTEILE AUF EINEN BLICK • Höhere Erreichbarkeit • Entlastung bei Standardanfragen • Transparente Nutzung mit Zustimmung der Anrufenden • Individuelle Wissensdatenbank statt allgemeiner KI-Antworten • Persönliche Weiterleitung jederzeit möglich • Integration in bestehende VoIP-Telefonanlagen • Konzeption, Integration und Betreuung aus einer Hand durch Kufgem Gerhard Muigg und das VoIP-Team von Kufgem unterstützen Gemeinden bei der Konzeption und Integration von KI-Telefonassistenten.
DIREKT MIT FINANZONLINE VERBUNDEN Mit dem FinanzOnline Cockpit wird k5 Finanzmanagement um eine zentrale Bearbeitungsoberfläche für den Austausch mit dem Finanzamt erweitert. Ziel ist es, wiederkehrende Abläufe zu vereinfachen und Medienbrüche zu vermeiden. Die Daten werden dabei direkt zwischen FinanzOnline und k5 Finanzmanagement ausgetauscht. Das Speichern, Einspielen oder händische Übertragen von Daten entfällt vollständig. WESENTLICHE FINANZAMT-PROZESSE AN EINEM ORT Bereits heute können Jahreserklärungen der Kommunalsteuer importiert und Grundsteuerdatenträger des Finanzamts verarbeitet werden. Das FinanzOnline Cockpit baut diese Möglichkeiten weiter aus und bündelt künftig sämtliche relevanten Vorgänge in einer zentralen Anwendung. Dazu gehören die Bearbeitung von Grundsteuerdatenträgern, Jahreserklärungen zur Kommunalsteuer sowie Prüfungsergebnisse zur Kommunalsteuer und Umsatzsteuer. Für die Mitarbeitenden entsteht damit ein zentraler Ort für den elektronischen Austausch mit dem Finanzamt. WENIGER AUFWAND, VOLLE KONTROLLE Das FinanzOnline Cockpit übernimmt zahlreiche vorbereitende Arbeitsschritte und prüft Daten bereits vor der Bearbeitung. Dadurch sinken der Korrekturaufwand und die Fehleranfälligkeit, viele Abläufe lassen sich zudem mit deutlich weniger Klicks erledigen. Gleichzeitig bleibt die fachliche Kontrolle jederzeit bei den zuständigen Mitarbeitenden. Sie prüfen die vorgeschlagenen Bearbeitungsschritte und entscheiden über die endgültige Verarbeitung. So verbindet das FinanzOnline Cockpit die Vorteile der Automatisierung mit der Sicherheit, die im kommunalen Verwaltungsalltag erforderlich ist. Weniger Papier und effizientere Abläufe sind dabei ein zusätzlicher Gewinn. SCHRITTWEISE EINFÜHRUNG AB HERBST Das FinanzOnline Cockpit ist für Gemeinden jeder Größe konzipiert und verfügt über ein Berechtigungssystem, mit dem Aufgaben gezielt den zuständigen Personen zugewiesen werden können. Derzeit wird die Lösung gemeinsam mit bis zu fünf Gemeinden in einer Testphase erprobt. Der produktive Einsatz ist für den Herbst geplant. Anschließend erfolgt die schrittweise Einführung, über die alle Kundinnen und Kunden rechtzeitig informiert werden. MEHR EFFIZIENZ IM AUSTAUSCH MIT DEM FINANZAMT FINANZONLINE COCKPIT IM EINSATZ Mit dem neuen FinanzOnline Cockpit baut k5 Finanzmanagement den Datenaustausch mit FinanzOnline weiter aus. Viele Arbeitsschritte werden vorbereitet oder automatisiert, während die abschließende Kontrolle weiterhin bei den Anwenderinnen und Anwendern bleibt. Nach der Einführung des camt.053-Kontoauszugs in der ersten Jahreshälfte 2026 folgt damit der nächste Schritt zur papierlosen, automatisierten Gemeinde. 28
DIE VORTEILE AUF EINEN BLICK • Transparente Darstellung, in welchen Bereichen Kosten anfallen • Eine fundierte Basis für strategische Entscheidungen • Verlässliche Grundlagen für Gebührenkalkulationen, z. B. Wasser, Kanal • Identifikation von Einsparungspotenzialen • Eine nachvollziehbare Basis für Diskussionen und Beschlüsse Diese Vorteile machen die Kostenrechnung zu einem Ins- trument, das nicht nur Zahlen liefert, sondern auch Orientierung schafft. Sie hilft dabei, Prioritäten klar zu setzen und wirtschaftliche Entwicklungen in einer strukturierten Form aufzubereiten. FLEXIBEL AUSWERTEN, GEZIELT ZUORDNEN Ein zentrales Werkzeug der Kostenrechnung sind die Betriebsabrechnungsbögen (BAB). Sie ermöglichen eine flexible Zuordnung von Kosten und Erlösen und geben einen detaillierten Überblick über die einzelnen Kostenstellen. Auch komplexere Zusammenhänge lassen sich abbilden: Über Umlageverfahren werden Kosten von Hilfskostenstellen per Knopfdruck auf die Hauptkostenstellen verteilt. Das Modul Kostenrechnung in k5 Finanzmanagement schafft Klarheit darüber, wie sich Kosten innerhalb der Gemeinde verteilen. Es liefert damit eine belastbare Grundlage für schlüssige Entscheidungen. Gerade dort, wo viele Verantwortliche an einem Strang ziehen, wird eines schnell deutlich: Ohne eine gemeinsame nachvollziehbare Zahlenbasis wird die Abstimmung schwierig. Die Kostenrechnung sorgt dafür, dass alle vom selben Bild ausgehen. WARUM KOSTENRECHNUNG MEHR IST ALS „NICE-TO-HAVE“ Die Kostenrechnung macht sichtbar, was im Hintergrund oft verborgen bleibt. Sie unterstützt dabei, Kostenstellen sauber zu betrachten, Leistungen wirtschaftlich zu bewerten und die finanzielle Steuerung einer Gemeinde auf eine verlässliche Basis zu stellen. Im Unterschied zur Finanzbuchhaltung handelt es sich dabei um ein internes Reporting. Das bedeutet: Die Auswertung ist flexibel gestaltbar und auf jene Informationen ausgerichtet, die Führungskräfte und politische Organe tatsächlich für ihre Arbeit benötigen. 30 WAS KOMMUNALE LEISTUNGEN WIRKLICH KOSTEN KOSTENRECHNUNG IN K5 FINANZMANAGEMENT Eine Gemeinde entscheidet täglich über Leistungen, Investitionen, Gebühren und Prioritäten. Transparente Kostenstrukturen zeigen klar, wie finanzielle Mittel eingesetzt werden: Was kostet eine Leistung tatsächlich? Welche Bereiche tragen sich, welche nicht? Und wo entstehen Kosten, die so im Budget gar nicht sichtbar sind? Hier geht's zum Erklärvideo zur Kostenrechnung in k5 Finanzmanagement – QR-Code scannen und reinschauen. So entsteht ein klares Bild der tatsächlichen Kostenentwicklung innerhalb der Gemeinde. Besonders für Organisationen mit mehreren Bereichen ist das ein wichtiger Baustein für ein nachvollziehbares und verlässliches Reporting. UNTERSTÜTZUNG FÜR BUDGETIERUNG UND GEBÜHRENKALKULATION Die Kostenrechnung ist nicht nur ein Instrument zur Analyse der Vergangenheit, sondern auch ein praktisches Werkzeug für die Budgetierung. Sie kann als Grundlage für Gebührenkalkulationen dienen und dabei helfen, kostendeckende Preise in den einzelnen Haushalten zu ermitteln. Damit wird sie zu einem wichtigen Instrument für die finanzielle Planung und Steuerung in Gemeinden. Wer Kosten und Leistungen sauber gegenüberstellen kann, schafft eine fundierte Grundlage für wirtschaftlich tragfähige Entscheidungen. IM HINTERGRUND AUTOMATISCH MITGEFÜHRT Ein weiterer Vorteil: Die Kostenrechnung kann im Hintergrund zur Finanzbuchhaltung laufend automatisch mitgeführt werden. Nach der Einrichtung sind keine zusätzlichen Buchungen erforderlich. Das reduziert den laufenden Aufwand und erleichtert den Alltag spürbar. DIE WICHTIGSTEN EINSATZBEREICHE AUF EINEN BLICK Den größten Nutzen für Gemeinden und Verbände entfaltet die Kostenrechnung in folgenden Bereichen: • Interne Berichterstattung und laufende Kostenverfolgung • Gebührenkalkulation • Aufbereitung BAB für KPC-Förderungen Jede Gemeinde hat individuelle Anforderungen. Daher lässt sich das Modul entsprechend flexibel gestalten. Die Kufgem Expertinnen und Experten unterstützen gerne persönlich bei der Einrichtung und sorgen dafür, dass die Kostenrechnung optimal auf die Anforderungen der Gemeinde abgestimmt ist. Ein beispielhafter Betriebsabrechnungsbogen aus k5 Finanzmanagement
WENIGER IST MEHR Die Neugestaltung der Gemeindewebsite stand in Henndorf am Wallersee bereits seit längerer Zeit zur Debatte. Der bisherige Internetauftritt war über viele Jahre gewachsen und enthielt viele Informationen. Umfangreiche Textblöcke und eine komplizierte Struktur erschwerten es, die gesuchten Inhalte rasch zu finden. Gleichzeitig entsprach das Design nicht mehr den heutigen Anforderungen. Mit dem Redesign verfolgte die Gemeinde ein klares Ziel: Informationen sollten klar strukturiert, modern aufbereitet und leicht auffindbar sein. Die neue Website konzentriert sich bewusst auf das Wesentliche. Die wichtigsten Eckdaten sind kompakt dargestellt, gleichzeitig werden die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter direkt bei den jeweiligen Themen angeführt. So wissen Bürgerinnen und Bürger sofort, an wen sie sich bei Fragen wenden können. INDIVIDUELL ENTWICKELT Bereits zu Beginn hatte die Gemeinde konkrete Vorstellungen zum Design. Gemeinsam mit dem GEM2GO-Team wurden Farben, Bildsprache, Seitenaufbau und die Platzierung der Inhalte Schritt für Schritt weiterentwickelt. Besonders wichtig war die Integration von bereits genutzten Kufgem- Anwendungen. Im Zuge des Relaunchs wurden beispielsweise die Module GEM2GO Copilot und die Schnittstelle zu Session Sitzungsmanagement aktiviert. Sitzungstermine und die zugehörigen Kundmachungen werden so automatisch auf der Website und der digitalen Amtstafel veröffentlicht. Ein besonderes Augenmerk lag auf einer klaren Navigation. Sie führt Besucherinnen und Besucher unabhängig vom Einstieg schnell zum gewünschten Inhalt. Alle Abteilungen formulierten ihre Texte selbst: bewusst kurz, verständlich und auf die wichtigsten Informationen reduziert. INFORMATIONEN AUF EINEN BLICK Neu auf der Website integriert wurden die Termine der kommenden Gemeinderatssitzungen auf der Startseite sowie eine Mediathek mit kurzen Videobotschaften des Bürgermeisters zu aktuellen Projekten und Entwicklungen in der Gemeinde. Bürgerservice-Mitarbeiterin Sarah Seidl erzählt: „Wir veröffentlichen regelmäßig Newsbeiträge, damit wir unsere Bevölkerung erreichen. Diese pushen wir auch über die GEM2GO APP.“ Die Rückmeldungen der Bürgerinnen und Bürger sind durchwegs positiv. Die neue Struktur erleichtert die Orientierung und viele Fragen lassen sich bereits durch einen Blick auf die Website beantworten. Gleichzeitig profitieren die Mitarbeitenden der Gemeinde: Informationen sind schnell auffindbar und erleichtern die Beantwortung von Anfragen. GEMEINSAM ZUM ERGEBNIS Für die Gemeinde hat sich der gemeinsame Entwicklungsprozess gelohnt. „Besonders die enge Zusammenarbeit mit dem GEM2GO-Team war perfekt. Unsere Wünsche wurden alle in die Tat umgesetzt“, meint Laura Wolf, Assistentin des Bürgermeisters und Amtsleiters. „Wir haben uns vor der Umsetzung überlegt, was wir auf der neuen Website brauchen und was nicht mehr. Das können wir anderen Gemeinden für ein Redesign nur empfehlen, weil so eine Website entsteht, die genau auf die Bedürfnisse der Gemeinde sowie der Bürgerinnen und Bürger abgestimmt ist.“ Die Videobotschaften des Bürgermeisters sind eine Besonderheit der Website von Henndorf am Wallersee. Bürgerservice-Mitarbeiterin Sarah Seidl veröffentlicht regelmäßig Newsbeiträge, damit die Henndorfer Bevölkerung optimal informiert ist. Laura Wolf, Assistentin des Bürgermeisters und Amtsleiters, war federführend an der Einführung der neuen GEM2GO-Website beteiligt. 32 HENNDORF AM WALLERSEE SETZT AUF ÜBERSICHT KLARE WEGE STATT INFORMATIONSFLUT Die Website einer Gemeinde ist oft die erste Anlaufstelle für Bürgerinnen und Bürger. In Henndorf am Wallersee entsprach der bestehen- de Internetauftritt nicht mehr den Anforderungen an eine moderne Informationsplattform. Gemeinsam mit dem GEM2GO-Team von Kufgem wurde eine neue Website entwickelt, die Inhalte klar strukturiert und Orientierung bietet. ERFOLGSGESCHICHTEN IMMER TOP INFORMIERT – DIREKT ÜBER WHATSAPP! Über den WhatsApp-Kanal von GEM2GO landen alle wichtigen Infos der Plattform sofort auf dem Handy: aktuelle Updates, Inhalte aus den Social-MediaKanälen und Blog-Beiträge von GEM2GO. Jetzt informieren und GEM2GO-Kanal abonnieren! HENNDORF AM WALLERSEE Einwohner*innen: 5.199 Produkt: GEM2GO WEB Fazit: Neu gestaltete GEM2GO-Website liefert gute Orientierung für Bevölkerung. SALZBURG HENNDORF AM WALLERSEE
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