EINE DATENBASIS FÜR DIE GESAMTE VERWALTUNG Diese Beispiele zeigen, worum es bei k5|Next_Kontakt geht: nicht um eine weitere Kontaktverwaltung, sondern um die zentrale Drehscheibe für alle Personen- und Organisationsdaten der Gemeinde. Fast jeder Verwaltungsprozess beginnt mit einer Person. Damit alle Fachbereiche mit denselben aktuellen Informationen arbeiten können, braucht es eine gemeinsame Datenbasis. Mit k5|Next_Kontakt werden Bürgerinnen und Bürger, Unternehmen, Vereine sowie Organisationen zentral erfasst. Alle berechtigten Mitarbeitenden greifen auf dieselben Personen- und Kontaktdaten zu. EINE GEMEINSAME DATENBASIS FÜR DIE VERWALTUNG In vielen Gemeinden werden Personen- und Kontaktdaten noch mehrfach gepflegt oder liegen verteilt in verschiedenen Fachanwendungen, Excel-Listen oder persönlichen Kontaktverzeichnissen. Das führt zu Mehrfacheingaben, unnötigem Suchaufwand und unterschiedlichen Datenständen. k5|Next_Kontakt bildet gemeinsam mit k5|Next_Einwohner, k5|Next_Verfahren und weiteren Anwendungen die gemeinsame Personen- und Adressverwal- tung der k5|Next-Plattform. Jede Anwendung nutzt dieselbe Datenbasis. Der automatische Abgleich mit dem Zentralen Melderegister (ZMR) sorgt zusätzlich für aktuelle Stammdaten und unterstützt durchgängige Verwaltungsprozesse. Ob im Bürgerservice, in der Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen oder bei der täglichen Kommunikation: Die folgenden Praxisbeispiele zeigen, wie eine gemeinsame Datenbasis den Gemeindealltag erleichtert. K5|NEXT_KONTAKT AUF EINEN BLICK Die wichtigsten Vorteile: • Zentrale Personen- und Adressverwaltung • Automatischer ZMR-Abgleich • Einmal erfassen, mehrfach nutzen • Intelligente Suche, Filter und Tags • Gruppen verwalten und gemeinsam nutzen • Zustimmungserklärungen zentral verwalten • Gemeinsame Datenbasis für die gesamte k5|Next-Welt WENN KONTAKTE MEHR KÖNNEN ALS ADRESSEN 12 Mit k5|Next_Kontakt arbeiten alle Fachbereiche mit derselben Datenbasis. Das verbessert die Datenqualität, beschleunigt Abläufe und erleichtert den Bürgerservice. EIN BESUCH. ALLES ERLEDIGT. Wohnsitzanmeldung ohne doppelte Datenerfassung Ein Bürger meldet seinen Wohnsitz an und möchte gleichzeitig seine Kontaktdaten sowie seine Bankverbindung für zukünftige Abgaben hinterlegen. Bislang führt dieser Weg oft ins nächste Büro. Während das Meldeamt die Anmeldung erledigt, benötigt die Finanzverwaltung dieselben Informationen erneut. Mit k5|Next_Kontakt werden diese Daten direkt im Bürgerservice erfasst und in der zentralen Personenverwaltung gespeichert. Die Informationen stehen anschließend automatisch auch anderen Fachanwendungen zur Verfügung. Bürgerinnen und Bürger erledigen ihr Anliegen an einem Termin. Doppelte Datenerfassungen entfallen und die Finanzverwaltung kann sofort mit aktuellen Daten weiterarbeiten. WER HAT DIE TELEFONNUMMER? Aktuelle Kontaktdaten sofort finden Eine Mitarbeiterin möchte kurzfristig einen Bürger kontaktieren, doch die Telefonnummer befindet sich weder in der Fachanwendung noch in Outlook und die Suche im Kollegenkreis oder in alten Excel-Listen beginnt. Mit k5|Next_Kontakt genügt eine einzige Suche. Alle bekannten Kontaktdaten werden zentral verwaltet und stehen berechtigten Mitarbeitenden sofort zur Verfügung. Änderungen werden automatisch in allen angebundenen Anwendungen übernommen. Mitarbeitende finden aktuelle Kontaktdaten an einer zentralen Stelle. Die Suche in verschiedenen Programmen oder Listen entfällt und Anfragen können schneller bearbeitet werden. BITTE UM RÜCKRUF Informationen zentral erfassen und transparent weitergeben Ein Bürger möchte die Bürgermeisterin sprechen. Diese ist unterwegs. Der Rückrufwunsch wird auf- genommen. Statt E-Mails zu schreiben oder handschriftliche Notizen weiterzugeben, wird der Kontakt direkt mit einem Tag wie „Rückruf Bürgermeisterin“ versehen. Ergänzende Informationen werden als Notiz beim Kontakt hinterlegt. Die Bürgermeisterin sieht alle offenen Rückrufe gesammelt auf einen Blick. Nach dem Gespräch wird der Eintrag mit einem Klick erledigt. Rückrufwünsche bleiben transparent nachvollziehbar. Informationen gehen nicht verloren und Vertretungen können Aufgaben jederzeit übernehmen.
RkJQdWJsaXNoZXIy Mjk2MzkxOA==