AUSGABE NR. 34 / APRIL 2026 Für die Verwaltung von morgen Wie die k5|Next-Plattform Effizienz und Verantwortung verbindet Förderungen für Gemeinden Interview mit Cemit über die Zukunft der Gemeindeförderungen Wachstum mit klarer Struktur Kufgem erweitert und stärkt die Expertise für Unternehmenslösungen GEMEINSAM WEITERDENKEN Mit Weitblick. Mit Verantwortung. Mit Sicherheit.
IMPRESSUM Herausgeber: Kufgem GmbH, Fischergries 2, 6330 Kufstein, 05372 6902, info@kufgem.at, www.kufgem.at Firmenbuchnummer: 56489y, Firmenbuchgericht: LG IBK, Auflage: 2.000 Stück; Erscheinung: 2-mal pro Jahr Kontakt zur Redaktion: Patricia Koller, koller@kufgem.at, 05372 6902-722 Grafik & Layout: Oberhuber & Kuen Kommunikation GmbH, Kufstein Fotos: Alex Gretter Fotografie, Kufgem GmbH, RIS GmbH, ARTFABRIK GmbH, Foto Hofer, AdobeStock, KI-generiert Titelbild: KI-generiertes Bild, erstellt mit Midjourney Druck: Aschenbrenner, Kufstein. Das Kufgem Journal wurde mit Unterstützung von künstlicher Intelligenz erstellt. Die Autor*innen haben die Beiträge eigenständig recherchiert und verfasst. Wenn Angabe über Druckerei nicht im Impressum mit Firmenname! Bei Angabe über Druckerei im Impressum ohne Firmenname! UMWELTZEICHEN
Liebe Leserinnen und Leser, viele kennen „Alles aus einer Hand“ noch als ehemaligen Slogan von Kufgem. Heute ist daraus mehr geworden als ein Spruch: Es ist eine Haltung, mit der wir Gemeinden bei der Digitalisierung, den vielen IT-Herausforderungen und neuen Technologien begleiten. Von der Umsetzung eines Projekts bis zum täglichen Support. Im direkten Austausch mit den Mitarbeitenden in Gemeinden zeigt sich, worauf es ankommt: verständliche Lösungen, persönliche Betreuung und aktives Zuhören. Ich führe laufend Gespräche mit Führungskräften und Mitarbeitenden. Uns ist es wichtig, ein offenes Ohr für Feedback zu haben. Besonders beeindruckt mich das Engagement, mit dem Sie Ihre Verwaltungen weiterentwickeln. Diese Nähe zur Praxis ist die Grundlage dafür, dass Führungs- und Fachkräfte in den Gemeinden unseren Lösungen vertrauen. MITGESTALTUNG AUS DER PRAXIS In dieser Ausgabe liegt der Fokus auf k5 und k5|Next. Es handelt sich dabei um einen österreichweiten Standard, den wir gemeinsam mit vier Partnern entwickelt haben. Er wird bereits von über 1.700 Gemeinden genutzt. Dabei ist eines zentral: Wir entwickeln aus der Praxis für die Praxis. Die Gemeinden bringen Anforderungen ein und testen diese. So bleibt k5|Next einheitlich im System, aber passgenau in der Anwendung. MIT KLARER PERSPEKTIVE Schritt für Schritt ist es gelungen, kommunale Anwendungen in eine gemeinsame Zukunft zu führen: k5|Next bündelt zentrale Verwaltungsbereiche auf einer gemeinsamen digitalen Plattform. Dazu gehören Kontaktmanagement, Wahlen, ein Management-Dashboard, die Bürgerservicelösung Mein Amt und bald auch Einwohner und Verfahren. k5|Next ist modular, schlank und sicher. DER NUTZEN IST ENTSCHEIDEND Ich bin überzeugt, dass gute digitale Lösungen ihren Wert zeigen, wenn sie die tägliche Arbeit erleichtern. Mit einem klaren Mehrwert für Gemeinden sowie Bürgerinnen und Bürger. Dafür setzen wir auf stabile Technologie, persönliche Betreuung und ein Serviceverständnis, das weit über den Bildschirm hinausgeht. Diesen Dialog führen wir konsequent weiter. Die nächsten Termine in den Regionen stehen bereits fest. Ich freue mich wieder auf neue Impulse aus der kommunalen Praxis. Denn Fortschritt ist kein Selbstzweck, sondern soll die Menschen unterstützen und den Arbeitsalltag in der Verwaltung erleichtern. Und k5|Next leistet einen Beitrag dazu, dass die Gemeinden bestens für die Zukunft gerüstet sind. Ihr Markus Schwab NAH UND PARTNERSCHAFTLICH UND „ALLES AUS EINER HAND“
32 Wie die k5|Next-Plattform Effizienz und Verantwortung verbindet Für die Verwaltung von morgen 6 Inhalt Katharina Waldauf und Bernhard Hofer von Cemit berichten über die Zukunft der Gemeindeförderungen Förderungen mit Weitblick Kufgem erweitert und stärkt die Expertise für Unternehmenslösungen Wachstum mit klarer Struktur 4 14
KOMMUNALE FÜHRUNG & VERWALTUNG 6 Für die Verwaltung von morgen Wie die k5|Next-Plattform Effizienz und Verantwortung verbindet 8 Finanzdaten im Blick k5|Next_Management stellt als Cockpit für Führungskräfte zentrale Finanzkennzahlen übersichtlich dar 10 Online-Bürgerservice, der im Amt ankommt k5|Next_Mein Amt verbindet Bürger*innen und Verwaltung nahtlos 12 Die Zukunft des Meldewesens k5|Next_Einwohner hebt die Verwaltung der Einwohnerdaten auf ein neues Niveau 14 Förderungen mit Weitblick Katharina Waldauf und Bernhard Hofer von Cemit berichten über die Zukunft der Gemeindeförderungen 16 Gelungener Start der Kufgem Akademie Praxisnahe Inhalte und ein intensiver Austausch prägten den Start der neuen Ausbildungsreihe für Gemeinden 18 Gemeinden im Visier von Hackern Warum der Mensch der entscheidende Faktor ist DIGITAL & EFFIZIENT IN DER GEMEINDEPRAXIS 20 Kommunikation, wenn es darauf ankommt ResQ-Connect sichert die kommunale Handlungsfähigkeit im Krisenfall 22 Digitale Kommunikation für Gemeinden GEM2GO verbindet Gemeinden und Bevölkerung 24 HOKITA entwickelt sich weiter Neue Funktionen für den Kindergartenalltag 26 Mehr Entlastung im Sitzungsalltag Oberalm setzt mit SpeechMind auf effiziente und nachhaltige Protokollierung 28 Mehr Effizienz bei voller Kontrolle Der elektronische Kontoauszug camt.053 in k5 Finanzmanagement 32 Wachstum mit klarer Struktur Kufgem erweitert und stärkt die Expertise für Unternehmenslösungen 34 Kufgame 2026 – bald geht’s wieder los! Das Tippspiel von Kufgem wird 20 Jahre alt
Gemeindeverwaltungen sehen sich mit Kooperationen, steigenden Anforderungen und wachsendem Kostendruck konfrontiert. Eine moderne Plattform schafft Struktur, verbindet Prozesse und stärkt Führungskräfte in ihrer Verantwortung. Warum k5|Next zur strategischen Entscheidung wird. BAS I S 2024 ...... 2023 k5 Finanz k5 Verfahren Dokumentenmanagement Duale Zustellung 2026 2026 2025 2024 6 WIE DIE k5|NEXT-PLATTFORM EFFIZIENZ UND VERANTWORTUNG VERBINDET FÜR DIE VERWALTUNG VON MORGEN Die k5|Next-Plattform: Die Basis und integrative Anwendungen sorgen für eine effiziente Verwaltung.
WEITERENTWICKLUNG STATT NEUSTART Nach mehreren Jahren Entwicklungsarbeit startete 2023 eine neue Plattformgeneration. Fünf österreichische IT-Unternehmen mit kommunalem Fokus verfolgten dabei ein klares Ziel: Gemeinden mit digitalen Lösungen strukturell zukunftsfähig und effizienter zu machen. Das bisherige System hat sich bewährt. Die Prozesse funktionierten und die Fachlogiken waren etabliert. Gleichzeitig verändern sich die Rahmenbedingungen spürbar: • Gemeinden kooperieren enger • Strukturen werden teilweise zusammengeführt • Effizienz- und Kostendruck nehmen zu • Automatisierung und KI rücken in den Fokus Gemeindekooperationen und steigende Effizienzerwartungen werden die Gemeinden auch weiterhin begleiten. Eine unterstützende Softwarelösung muss diese Realität abbilden können. „Unser Ziel war eine Plattform, die Gemeinden strukturell stärkt, heute und in den kommenden Jahren. Genau hier setzt k5|Next an“, so Markus Schwab, Prokurist von Kufgem. FUNDAMENT FÜR DIE FACHLICHE VERWALTUNGSPRAXIS Im Fokus steht die Nutzung gemeinsamer Datenstrukturen. So entstehen durchgängige Prozesse über Fachbereiche hinweg. Dank der konsistenten Datenhaltung passt sich die Plattform flexibel an. Der Nutzen ist im Alltag deutlich messbar: • weniger Medienbrüche • klarere Zuständigkeiten • bessere Auswertbarkeit für Steuerung und Budgetplanung • planbare Weiterentwicklung statt Einzelinvestitionen Darüber hinaus erfüllt die Plattform konsequent die Anforderungen an Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und rechtliche Sicherheit. Klare Rollen- und Berechtigungskonzepte, eine durchdachte Datenführung und dokumentierte Prozesse schaffen Transparenz und reduzieren Risiken – sowohl im laufenden Betrieb als auch im Hinblick auf Prüf- und Nachweispflichten. SOFTWARE-ARCHITEKTUR ALS STRATEGISCHER VORTEIL k5|Next folgt dem klaren Prinzip einer Benutzeroberfläche für alle Anwendungen. Im Zentrum steht eine gemeinsame Plattformbasis. Darauf bauen spezialisierte Lösungswelten auf. Als Fundament arbeiten unter der Oberfläche zentrale Dienste wie: • k5|Next_Identity (Benutzer- und Rollenverwaltung) • k5|Next_Admin (Mandanten- und Systemsteuerung) • k5|Next_Sync (Daten- und Integrationslogik) Klare Berechtigungsstrukturen, stabile Schnittstellen sowie sichere und nachvollziehbare Prozesse werden geschaffen. Für Führungskräfte und Fachabteilungen bedeutet dies einen verlässlichen Betrieb, klare Verantwortlichkeiten und reduzierte Haftungs- und Systemrisiken. Auf dieser Grundlage werden die Fachwelten für die Gemeinde bereitgestellt: • k5|Next_Kontakt und k5|Next_Management • k5|Next_Mein Amt • k5|Next_Einwohner und k5|Next_Wahl • k5|Next_Verfahren Diese Module greifen auf dieselbe Datenbasis zu und folgen gemeinsamen Prozesslogiken. Das Prinzip lautet: kein Nebeneinander von Systemen, sondern ein abgestimmtes Zusammenspiel. Führungskräfte profitieren von durchgängigen Informationen bei gleichzeitiger Flexibilität. Zudem erhalten sie transparente Steuerungsdaten, Flexibilität und eine kalkulierbare Kostenentwicklung. Gerade bei organisatorischen Veränderungen wird dieser Vorteil spürbar. MIT DEM „NEXT-EFFEKT“ IN DIE ZUKUNFT Gemeinden sehen sich stets Veränderungen und steigenden Herausforderungen gegenüber. Organisatorisch, finanziell, personell. Stellen Sie sich deshalb jetzt die Frage: Ist die Systemlandschaft Ihrer Gemeinde darauf vorbereitet? Eine zukunftsfähige Verwaltung beginnt mit einer tragfähigen Struktur. Gerne zeigen wir Ihnen, wie k5|Next diese Grundlage in Ihrer Gemeinde schaffen kann. Technisch modern, rechtlich abgesichert und wirtschaftlich planbar.
Bürgermeisterinnen und Amtsleiter tragen jeden Tag Verantwortung für das Budget, für Projekte und die strategische Entwicklung. Dafür ist ein klarer Blick auf die Finanzlage wichtig, ohne sich tief in Fachanwendungen einarbeiten zu müssen. komplexe Finanzdaten so auf, dass Entwicklungen rasch erkennbar sind. Wesentliche Finanzzahlen stehen jederzeit auf dem Smartphone, Tablet oder Laptop bereit. So lassen sich Trends frühzeitig erkennen, Budgetabweichungen einschätzen und gezielte Maßnahmen ergreifen. BESSERE ENTSCHEIDUNGEN MIT DEM DIGITALEN COCKPIT FÜR KOMMUNALE FÜHRUNGSKRÄFTE Mit k5|Next_Management steht kommunalen Führungskräften ein digitales Cockpit zur Verfügung, das zentrale Finanzkennzahlen auf einen Blick in Echtzeit, mobil und verständlich darstellt. ÜBERBLICK OHNE FACHANWENDUNG Nicht alle Führungskräfte arbeiten täglich mit k5 Finanzmanagement. Dennoch müssen sie fundierte finanzielle Entscheidungen treffen. k5|Next_Management bereitet FINANZDATEN IM BLICK 8
FINANZHAUSHALT AUF KNOPFDRUCK IM BLICK Ob im Büro, in einer Ausschusssitzung oder unterwegs: Die wichtigsten Informationen sind nur einen Klick entfernt. • Entwicklung des Gesamtbudgets • Veränderungen einzelner Budgetbereiche • Freie Mittel oder drohende Überschreitungen • Auswertungen nach Kostenstellen und Projekten Die Darstellung bleibt klar und auf das Wesentliche reduziert. Führungskräfte sehen auf einen Blick, was entscheidungsrelevant ist. ANALYSE MIT WEITBLICK Strategische Steuerung braucht Vergleichswerte und Prognosen. k5|Next_Management visualisiert unter anderem: • Entwicklung der Ertragsanteile über mehrere Jahre • Veränderungen bei Personal- oder Sachaufwänden • Hochrechnungen für kommende Monate So entsteht ein belastbares Bild der finanziellen Entwicklung, das als Grundlage für sachliche Diskussionen und nachvollziehbare Beschlüsse dient. INTUITIVE DASHBOARDS INDIVIDUELL ANPASSBAR Das digitale Cockpit lässt sich flexibel konfigurieren. Inhalte aus k5 Finanzmanagement können je nach Rolle oder Schwerpunkt individuell zusammengestellt werden. Alle relevanten Daten sind an einem Ort gebündelt verfügbar und bilden den zentralen Einstiegspunkt für die finanzielle Steuerung. STIMMEN AUS DER PRAXIS „Aus eigener Erfahrung weiß ich, wie wichtig es ist, dass Führungskräfte relevante Informationen rasch und einfach zur Hand haben. Mit k5|Next_Management stehen diese Daten jederzeit und überall zur Verfügung“, erläutert Hubert Gabl, Projektverantwortlicher k5|Next, Kufgem. Auch der Bürgermeister von Vomp und Gemeindeverbandspräsident Karl-Josef Schubert bestätigt den Mehrwert: „Besonders in Zeiten knapper Budgets brauchen Führungskräfte jederzeit Zugriff auf aktuelle Zahlen, um finanz- und wirtschaftspolitische Entscheidungen verantwortungsvoll treffen zu können.“ DASHBOARD MIT MEHRWERT Das individuelle Dashboard von k5|Next_Management kann auch externe Infoseiten wie www.offenerhaushalt.at, www.resy-dashboard.at oder den RSS-Feed vom Land Tirol www.tirol.gv.at/rss anzeigen. FUNDIERT ENTSCHEIDEN. KLAR STEUERN. k5|Next_Management unterstützt kommunale Führungsteams dabei, faktenbasierte Entscheidungen zu treffen, statt nach Bauchgefühl zu handeln. Es schafft Transparenz, erhöht die Handlungssicherheit und stärkt die strategische Steuerung der Gemeindefinanzen. Gerne zeigen wir Ihnen, wie k5|Next_Management Ihre Finanzsteuerung im Alltag unterstützen kann. Hubert Gabl ist von den aktuellen und flexiblen Dashboards mit Finanzzahlen überzeugt.
k5|Next_Mein Amt verbindet Bürger*innen und Verwaltung nahtlos ONLINEBÜRGERSERVICE, DER IM AMT ANKOMMT Mit k5|Next_Mein Amt können Bürgerinnen und Bürger ihre Anliegen online über meinamt.at, die GEM2GO APP oder die Bundesanwendung ID-Austria (Anwahl „Digitale Amtsservices“) erledigen. Für die Gemeinde entsteht dabei mehr als nur ein digitaler Service. Die Anfragen landen direkt in k5 DMS bei den zuständigen Mitarbeitenden. 10 Bürger*innen erhalten Ihre relevanten Infos in k5|Next_Mein Amt.
VIELE KONTAKTE, WENIG STRUKTUR Täglich erreichen Gemeinden zahlreiche Anfragen – per Telefon, E-Mail oder persönlich. Oft fehlen dabei strukturierte Angaben, Zuständigkeiten müssen geklärt und Unterlagen nachgefordert werden. Das bindet Ressourcen und verzögert die Bearbeitung. MIT BÜRGER*INNEN IM AUSTAUSCH k5|Next_Mein Amt ist als Bürgerservice-Tool direkt mit den k5 Fachanwendungen (k5|- Next_Kontaktmanagment, k5 DMS, k5 Finanzmanagement) verbunden. Bürgerinnen und Bürger können in Mein Amt persönliche Daten pflegen, laufende Verfahren einsehen und Anfragen digital abwickeln. Darüber hinaus stehen dort Zahlungsübersichten, Terminbuchungen oder digitale Gemeindesendungen jederzeit zur Verfügung. INTEGRATION MIT SYSTEM Die Integration in k5 DMS der Gemeinde sorgt dafür, dass diese Anfragen und Informationen nicht im allgemeinen Posteingang verbleiben. Sie werden strukturiert in k5 DMS übernommen, automatisch zugewiesen und direkt im entsprechenden Akt dokumentiert. „Mein Amt ist Teil des Verwaltungsprozesses. Jede Anfrage kommt dort an, wo sie fachlich bearbeitet wird“, so Michael Obermair, Produktverantwortlicher bei Kufgem. Das sorgt für klare Zuständigkeiten, eine vollständige Dokumentation und somit für nachvollziehbare und rechtssichere Abläufe. Die Verwaltung arbeitet dabei im bewährten System ohne Medienbruch. IMMER AKTUELL DURCH REGISTERABGLEICH Die Änderungen von Adressen oder Bankverbindungen werden übernommen, mit den Registern abgeglichen und fließen direkt in k5|Next_Kontaktmanagement ein. Dadurch wird eine doppelte Datenerfassung vermieden und die Datenqualität ohne Mehraufwand erhöht. DIGITALER BÜRGERSERVICE „MEIN AMT“ Der Austausch von Dokumenten zwischen der Gemeinde und den Bürgerinnen und Bürgern erfolgt direkt über Mein Amt. Dabei kann die Gemeinde sämtliche Funktionen individuell aktivieren oder einschränken. So lässt sich der Nutzungsumfang flexibel steuern und anpassen. Ergänzend kann die Kommunikation um eine Chat-Funktion erweitert werden. MEHRWERT FÜR VERWALTUNG UND BÜRGER*INNEN Bürgerinnen und Bürger können ihre Anliegen flexibel und unabhängig von Öffnungszeiten erledigen. Informationen sind jederzeit verfügbar und der Austausch von Daten und Dokumenten mit der Gemeinde wird einfacher und transparenter. Für die Verwaltung bedeutet das: strukturierte Anfragen, konsistente Daten und effizientere Abläufe. Die Gemeinde kann je Akt individuell konfigurieren, welche Informationen den Bürgerinnen und Bürgern in Mein Amt zur Verfügung gestellt werden. SCHNELL, SICHER UND SOFORT NUTZBAR Die Gemeinden Neumarkt am Wallersee, Kramsach und die Marktgemeinde St. Johann in Tirol sind drei Gemeinden, die Mein Amt bereits aktiv nutzen. Mein Amt hat nicht umsonst den renommierten eAward 2025 gewonnen, mit dem herausragende Digitalisierungsprojekte im DACH-Raum ausgezeichnet werden. Gerne zeigen wir Ihnen, was k5|Next_Mein Amt und die Integration in k5 DMS in Ihrer Gemeinde bewirken können. Die Mein Amt Vorgänge in k5 DMS: Die Mitarbeitenden können Features wie das Teilen von Dokumenten, die Chat-Funktion oder die Dokumentanforderungen für jeden Akt aktivieren oder deaktivieren.
Verlässliche Einwohnerdaten sind die Basis jeder Gemeinde. Daher zählt das Meldewesen zu den sensibelsten und zugleich arbeitsintensivsten Bereichen des Gemeindeamts. Die Daten müssen korrekt, aktuell und jederzeit verfügbar sein. DIE ZUKUNFT FÜR DAS MELDEWESEN 12
HIGHLIGHTS VON k5|NEXT_EINWOHNER • Präzise Rollen- und Rechtevergabe • Höchste Verfügbarkeit • Integration von Sicheres Meldeamt DURCHGÄNGIGE VERWALTUNGSPROZESSE • Direkte Anbindung ans ZMR • Einheitliche und intuitive Benutzeroberfläche • Workflowbasierte Fallbearbeitung für mehr Effizienz • Protokollierung aller Bewegungen und Datenänderungen • Übersichtliches und individuelles Dashboard • Umfassende Such- und Filterfunktionen Mit k5|Next_Einwohner wird die Verwaltung von Meldedaten auf ein neues digitales Niveau gehoben. Die Lösung wird vollständig und nahtlos in die bestehende k5|Next-Plattform integriert. 2026 werden die k5|Next- Gemeinden migriert. „Wir begleiten jede Gemeinde sicher und strukturiert durch die Umstellung, fachlich und organisatorisch“, so Florian Schwitzer, Abteilungsleiter Melde- wesen & Wahlen bei Kufgem. VORTEILE FÜR DIE TÄGLICHE VERWALTUNGSARBEIT k5|Next_Einwohner unterstützt Fachkräfte im Meldeamt und Bürgerservice im Arbeitsalltag: • Zentrale Verwaltung aller Einwohnermeldedaten mit direkter ZMR-Anbindung • Moderne, einheitliche Oberfläche innerhalb von k5|Next • Automatisierte Prozesse für An-, Ab- und Ummeldungen • Individuelle Auswertungen und Statistiken direkt aus der Datenbasis • Übersichtliches Dashboard für den schnellen Überblick Das Meldewesen wird effizienter. Es gibt weniger Medienbrüche, eine einheitliche Datenbasis, klare Prozesse und einen raschen Zugriff auf relevante Informationen. Diese Vorteile betont auch Florian Schwitzer: „Entscheidend ist, dass Mitarbeitende schneller ans Ziel kommen und gleichzeitig die Datenqualität steigt.“ INTEGRATION, MEHRWERT UND KOMFORT Die Lösung ist nahtlos in k5|Next integriert, sodass dieselbe sichere Umgebung genutzt werden kann, ohne dass ein Wechsel zu anderen Systemen erforderlich ist. Das Ergebnis sind transparente Prozesse, nachvollziehbare Entscheidungen und eine hohe Rechtssicherheit im Arbeitsalltag. Das perfekte Zusammenspiel von k5|Next_Einwohner mit k5|Next_Wahl und Meine Wahlkarte für die Vorbereitung und Abwicklung von Wahlen zeigt die Stärken der Integration. So wird beispielsweise auch die Schöffenermittlung per Knopfdruck erledigt.
GEZIELT INVESTIEREN STATT VERTEILEN Knappe Budgets, steigende Anforderungen und neue technologische Möglichkeiten verändern die Förderlandschaft für Gemeinden spürbar. Im Gespräch erläutern Katharina Waldauf und Bernhard Hofer von Cemit, warum Förderungen kein Auslaufmodell sind, worauf es bei Anträgen heute ankommt und welche Rolle KI spielt. FÖRDERUNGEN MIT WEITBLICK Katharina Waldauf ist bei Cemit als Projektmanagerin und Beraterin für öffentliche Auftraggeber tätig. Sie begleitet KPC-Projekte und Innovationsvorhaben ganzheitlich von der Konzeption und Förderabwicklung bis zur erfolgreichen Umsetzung. Bernhard Hofer ist Geschäftsführer der Cemit GmbH und betreut Organisationen im Handling von Digitalisierungsmaßnahmen, Innovationsvorhaben und dem entsprechenden Fördermanagement. 14
Kufgem: Förderungen standen zuletzt stark in der Kritik. Angespannte Staatshaushalte und Erfahrungen aus der Pandemie haben Zweifel geweckt. Sind Förderungen für Gemeinden noch zeitgemäß? Bernhard Hofer: Die Diskussion war deutlich spürbar. 2025 wurden Förderungen teilweise schlechtgeredet, weil die Budgets knapper wurden. Gleichzeitig zeigt sich: Wirtschaftliche Impulse sind nötig, weshalb gezielte Investitionen wichtiger denn je sind. Förderungen sind kein Selbstzweck, aber sie können Entwicklungen ermöglichen, die sonst aufgeschoben würden. Katharina Waldauf: Entscheidend ist die Qualität. Während der Corona-Zeit gab es Programme nach dem Gießkannenprinzip. Das hat kurzfristig geholfen, aber nicht immer nachhaltige Effekte gebracht. Heute wird genauer hingeschaut. Gefördert werden vor allem innovative Projekte, die einen klaren Mehrwert gegenüber dem bestehenden Zustand schaffen. Kufgem: Was bedeutet das konkret für Gemeinden? Hofer: Projekte müssen gut begründet werden. Wer etwa Bauakten digitalisiert oder Messsysteme für Wasserzähler und Füllstände einführt, muss darlegen, was sich dadurch verbessert. Spart es Zeit? Werden Daten genauer? Ist das System skalierbar? Solche Fragen stehen im Mittelpunkt. Redundanzen sollen vermieden werden. Manchmal ist eine gemeinsam mit Nachbargemeinden genutzte Lösung sinnvoller als eine eigene. Waldauf: Gleichzeitig werden Gemeinden so inspiriert, bei ihren Vorhaben innovativ und kreativ zu sein und dabei über den Tellerrand hinauszublicken. Kufgem: Welche Themen sind aktuell besonders relevant? Waldauf: Innovative öffentliche Beschaffung, ökologische Maßnahmen über Programme wie jene der KPC oder digitale Infrastruktur sind stark gefragt. Auch Projekte in Gemeindegebäuden, etwa für Blaulichtorganisationen, können förderfähig sein. Der Trend geht klar in Richtung digital, technisch und ökologisch nachhaltiger Vorhaben, die die Effizienz steigern, Kosten langfristig senken und die Lebensqualität der Gemeindebürgerinnen und Bürger langfristig stärken. Kufgem: Viele Gemeinden empfinden die Förderlandschaft als komplex. Wie kann hier Unterstützung aussehen? Hofer: Mit einem strukturierten Zugang. Beim Förder-Screening der Cemit wird zunächst die Ausgangssituation analysiert. Wo steht die Gemeinde? Welche Ziele verfolgt sie? Welche Projekte sind geplant? Auf dieser Basis entsteht ein Überblick über passende Programme inklusive einer Begründung, warum etwas möglich ist oder nicht. Das schafft eine fundierte Entscheidungsgrundlage. Waldauf: Zusätzlich begleiten wir im Projektmanagement. Fristen, formale Anforderungen und Abstimmungen kosten viel Zeit. Diese Schritte übernehmen wir, damit in der Gemeinde Ressourcen frei bleiben. Wenn ein neuer Förderaufruf startet, weisen wir die Gemeinde aktiv darauf hin. Oft hilft hier auch der externe Blick. In Gesprächen mit den verschiedenen Abteilungen werden Ideen angesprochen, die intern nicht immer geäußert werden. Kufgem: Welche Rolle spielt künstliche Intelligenz bei Förderanträgen? Hofer: KI kann bei der Recherche unterstützen. Wir nutzen aktuell ein internes Tool, das analysiert, welche Calls zu den beschriebenen Projekten passen könnten und das die Erfolgsaussichten einschätzt. Es strukturiert Inhalte und liefert Bausteine. Die fachliche Prüfung ersetzt es jedoch nicht. Außerdem kann KI dabei helfen, die Förderanträge zu formulieren. Aber Achtung: Ein gut formulierter Text nützt wenig, wenn die technischen oder organisatorischen Details nicht tragfähig sind. Waldauf: Deshalb bleibt der persönliche Austausch zentral. KI liefert Daten, Menschen bewerten und schärfen die Inhalte. Wir möchten dieses Tool in Zukunft bereitstellen, damit Fördernehmer die Erstrecherche selbstständig durchführen können. Das Förder-Screening bildet jedoch weiterhin die Grundlage für strategische Entscheidungen. Kufgem: Ihr Ausblick auf zukünftige Fördermöglichkeiten für Gemeinden? Hofer: Förderungen werden anspruchsvoller, aber nicht weniger relevant. Wer Projekte mit einer klaren Strategie verbindet und den konkreten Nutzen belegt, erhöht die Chancen deutlich. So entstehen Lösungen, die nicht nur finanziell unterstützen, sondern Gemeinden auch nachhaltig weiterentwickeln. Danke für das Gespräch!
16 Praxisnahes Lernen steht im Mittelpunkt der Kufgem Akademie. Teilnehmende arbeiten konzentriert an den Schulungsinhalten. Die Teilnehmer*innen verfolgten während der ersten Unterrichtseinheit aufmerksam die ersten Inhalte der Schulung. Mit der Kufgem Akademie startet ein neues Weiterbildungsangebot für Mitarbeitende von Gemeinden. k5 Finanzmanagement Expertin Marion Gebhart und Teilnehmer*innen beim Auftakt der Kufgem Akademie.
GELUNGENER START DER KUFGEM AKADEMIE Mit dem ersten Modul des Lehrgangs k5 Finanzmanagement startete die Kufgem Akademie in Kufstein in die neue Ausbildungsreihe für Gemeinden. Praxisnahe Inhalte und intensiver Austausch prägten den Auftakt. Weitere Lehrgänge zu k5 Finanzmanagement und k5 Lohn starten im April in Tirol und Salzburg. ERFOLGREICHER AUFTAKT Die Kufgem Akademie ist mit einem motivierenden Auftakt in Kufstein gestartet. Das erste Modul des Lehrgangs „k5 Finanzmanagement” markierte den Beginn der neuen Ausbildungsreihe für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus Gemeinden. Bereits am ersten Kurstag zeigte sich der starke Praxisbezug des Lehrgangs: Die Teilnehmenden arbeiteten mit Beispielen aus dem Gemeindealltag und diskutierten konkrete Fragestellungen aus ihren Organisationen. Gleichzeitig bot der Lehrgang Raum für den Austausch zwischen den Gemeinden. Dadurch entstanden neue Perspektiven und wertvolle Impulse für die tägliche Verwaltungsarbeit. WEITERBILDUNG MIT MEHRWERT Die Kufgem Akademie setzt auf Qualität und nachhaltigen Lernerfolg. Erfahrene Trainerinnen und Trainer vermitteln die Inhalte praxisnah und orientieren sich dabei an den Anforderungen der kommunalen Verwaltung. Klare Ausbildungsstandards und regelmäßiges Feedback unterstützen dabei, Wissen gezielt aufzubauen und es sicher im Arbeitsalltag anzuwenden. Das Ziel der Akademie geht aber über die reine Vermittlung von Inhalten hinaus, vielmehr sollen die individuellen Kompetenzen gestärkt werden. Als Ergebnis können Abläufe in der Verwaltung gestaltet und die Servicequalität für Bürgerinnen und Bürger weiter verbessert werden. Die Kufgem Akademie schafft damit eine Grundlage für moderne kommunale Weiterbildung und unterstützt Gemeinden dabei, auch künftig leistungsfähig zu bleiben. WEITERE LEHRGÄNGE STARTEN Auf den erfolgreichen Auftakt in Kufstein folgen in den nächsten Wochen weitere Lehrgänge: Neben dem Lehrgang „k5 Finanzmanagement” wird das Angebot um Lehrgänge im Bereich „k5 Lohn” erweitert. Letzterer startet am 4. Mai 2026 in Oberalm in Salzburg und am 28. April 2026 in Zirl in Tirol. Weitere Lehrgänge beginnen im Herbst 2026. Gut zu wissen: Einzelne Module können auch unabhängig vom gesamten Lehrgang besucht werden. Weitere Informationen zu den Lehrgängen sowie zur Anmeldung finden Sie unter kufgem.at/akademie.
18 In Präsenzschulungen wird praxisnahes Know-how vermittelt. WARUM DER MENSCH DER ENTSCHEIDENDE FAKTOR IST GEMEINDEN IM VISIER VON H CKERN Die Digitalisierung der Gemeinden schreitet rasch voran. Bürgerservices, interne Verwaltungsprozesse und kritische Infrastrukturen sind heute stark IT-gestützt. Gleichzeitig nimmt die Zahl und Professionalität von Cyberangriffen zu. Dabei sind Gemeinden aller Größen betroffen: von kleinen Landgemeinden bis zu großen Städten. In Österreich kommt es regelmäßig zu konkreten Cyberangriffen auf Kommunen, etwa durch Phishing, Ransomware oder gezielte Social-Engineering-Attacken. Die Motivation der Angreifenden ist klar: Kommunen verfügen über sensible Daten, haben jedoch nur eingeschränkte Ressourcen und müssen auch im Ernstfall handlungsfähig bleiben. Das macht sie erpressbar. Technische Schutzmaßnahmen wie Firewalls, Endgeräteschutz und Backup-Systeme sind unverzichtbar, reichen aber allein nicht aus. Erst wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Risiken erkennen, richtig reagieren und sicherheitsbewusst handeln, entsteht ein ganzheitlicher Schutz.
IT-SICHERHEIT ALS DAUERAUFGABE UND FÜHRUNGSVERANTWORTUNG IT-Sicherheit ist kein einmaliges Projekt, sondern eine dauerhafte Aufgabe für jede Gemeinde. Gerade Bürgermeisterinnen und Bürgermeister sowie kommunale Führungskräfte nehmen eine Schlüsselrolle ein: Sie setzen Prioritäten, schaffen Bewusstsein und geben die Richtung vor. Sensibilisierungsmaßnahmen wie Awareness-Trainings leisten dabei einen entscheidenden Beitrag, um Gemeinden unabhängig von ihrer Größe resilient, handlungsfähig und zukunftssicher aufzustellen. AWARENESS-TRAININGS: VOM RISIKOFAKTOR ZUR SICHERHEITSRESSOURCE Unabhängig von der Gemeindegröße gilt: Der Mensch ist häufig das erste Angriffsziel und gleichzeitig der wichtigste Schutzfaktor. Aware- ness-Trainings setzen genau hier an. Ziel ist es, das Sicherheitsbewusstsein aller Beschäftigten, von den Gemeindebediensteten bis zu den Führungskräften, nachhaltig zu stärken: • Erkennen von Phishing- und Betrugsmails • Sicherer Umgang mit Passwörtern und Zugängen • Sensibilisierung für Social Engineering • Richtiges Verhalten im Ernstfall, z. B. interne Meldewege und Schadensbegrenzung UNTERSCHIEDLICHE TRAININGSANSÄTZE FÜR UNTERSCHIEDLICHE GEMEINDEN Da Gemeinden sehr unterschiedlich organisiert sind, braucht es skalierbare und anpassbare Trainingsmodelle, die für jede Gemeindegröße geeignet sind: 1. AUTOMATISIERTE AWARENESS-TRAININGS • Regelmäßige Phishing-Simulationen im realen Arbeitsumfeld • Verpflichtende Online-Trainings mit kurzen, verständlichen Lerneinheiten • Messbare Fortschritte durch Auswertungen und Kennzahlen • Besonders geeignet für einen kontinuierlichen Basisschutz, auch bei knappen Ressourcen 2. INDIVIDUELLE PHISHING-SIMULATIONEN • Maßgeschneiderte Szenarien, angepasst an die jeweilige Gemeinde • Realistische Tests, die typische Angriffsmuster widerspiegeln • Gezielte Ableitung von Verbesserungsmaßnahmen 3. VOR-ORT-SCHULUNGEN UND WORKSHOPS • Persönliche Schulungen für Mitarbeitende und Führungskräfte • Praxisbeispiele aus realen Angriffen auf Kommunen PHISHING: Gefälschte Nachrichten, mit denen Betrügerinnen und Betrüger Zugangsdaten oder vertrauliche Informationen stehlen. RANSOMWARE: Schadsoftware, die Daten verschlüsselt und Lösegeld für die Freigabe fordert. SOCIAL ENGINEERING: Gezielte Manipulation von Menschen, um an sensible Informationen zu gelangen. • Förderung von Dialog, Verständnis und Sicherheitsbewusstsein • Stärkung der gemeinsamen Verantwortung für IT-Sicherheit In der Praxis hat sich gezeigt: Die Kombination aus automatisierten Trainings und persönlichen Schulungen ist besonders wirksam. Gerne beraten wir Sie zu konkreten Möglichkeiten in Ihrer Gemeinde! Videobericht zum AwarenessTraining in der Gemeinde Dorfbeuern. Christian Steindl, IT-Sicherheitsexperte
ResQ-Connect sichert die kommunale Handlungsfähigkeit im Krisenfall Wenn in Katastrophenfällen die bestehende Infrastruktur ausfällt, ist vor allem eines wichtig: verlässliche Kommunikation. Gemeinden müssen erreichbar bleiben, Einsatzkräfte koordiniert arbeiten und Entscheidungen rasch abgestimmt werden. Florian Schiefer hat ResQ-Connect mitentwickelt und ist von der kompakten Kommunikationslösung für den Krisenfall überzeugt. „Krisenpläne helfen nur, wenn die Kommunikation funktioniert. ResQ-Connect stellt sicher, dass Gemeinden erreichbar bleiben, wenn die lokale Infrastruktur ausfällt“, weiß Florian Schiefer von Kufgem. IM ERNSTFALL MUSS ALLES FUNKTIONIEREN Bei Hochwasser, Stromausfällen oder Großschadenslagen erreichen Informationen die richtigen Stellen oft nicht rechtzeitig. Das führt zu Verzögerungen bei Entscheidungen. Die Handlungsfähigkeit von Führungskräften hängt plötzlich von instabiler Infrastruktur ab. ResQ-Connect ist eine komplette, sofort einsatzfähige Telefonanlage in einem transportablen Koffer. Sie funktioniert mit 5G-Technologie und verbindet sich automatisch mit der Zentrale. DIE GEMEINDE BLEIBT KOMMUNIKATIONSFÄHIG: • Telefonieren über das Internet mit eigener Rufnummer • Zwei tragbare DECT-Geräte und ein WLAN- Standtelefon sind inklusive • Drei parallele Sprachkanäle • Zentrales Kontaktverzeichnis für systemrelevante Nummern • Konferenzschaltungen und App für Smartphone und PC • Optional: Audioaufzeichnung lokal geführter Gespräche • Optional: Reporting-Funktion (wer kommuniziert wohin und wie lange) KOMMUNIKATI N, WENN ES DARAUF ANKOMMT 20
Eine 5G Daten-SIM-Karte Ihres bevorzugten Providers ermöglicht eine unabhängige Kommunikation: Fällt die lokale Infrastruktur aus, bleibt das System dennoch erreichbar. Damit sichern Gemeinden ihre Handlungsfähigkeit in kritischen Situationen. REDUNDANZ STATT EINZELPUNKT-RISIKO ResQ-Connect wird in zwei physisch getrennten Rechenzentren betrieben. Fällt ein Standort aus, übernimmt automatisch der zweite. Die Zentren sind für den Krisenfall ausgelegt und verfügen über eine High-Speed-Glasfaser-Verbindung, eine Notstromversorgung sowie ein laufendes Monitoring und Management. Updates und die Wartung erfolgen durch Kufgem, wodurch die Gemeinde- IT entlastet wird und klare Verantwortlichkeiten im Betrieb geschaffen werden. KLARE STRUKTUREN – AUCH FÜR GROSSVERANSTALTUNGEN Die Beteiligten greifen auf ein gemeinsames Kontaktverzeichnis zu und stimmen sich strukturiert ab. ResQConnect ist somit bestens für gebietsübergreifende Hilfe oder Übungen geeignet. So profitieren etwa Stadtpolizei, Feuerwehr, Rettungsdienste, Alpinpolizei, Katastrophenschutz oder kommunale Krisenstäbe. Zusätzlich können Großveranstaltungen, Stadtfeste oder Events auf abgesicherte Kommunikation bauen. PLANBAR IM BETRIEB ResQ-Connect ist eine Lösung mit laufendem Service. Sie umfasst Hardware, Anbindung an das Kufgem-Rechenzentrum, zentrale Betreuung sowie regelmäßige Updates. Damit erhalten Gemeinden eine kalkulierbare und betreute Lösung ohne zusätzlichen Administrationsaufwand. TECHNIK ALS MITTEL, NICHT ALS SELBSTZWECK ResQ-Connect ersetzt keine Einsatzstrategie. Es unterstützt die strukturierte Kommunikation im Hintergrund. Das Fällen von Entscheidungen obliegt den jeweils zuständigen Personen. „Technik darf im Krisenfall nicht im Vordergrund stehen. Sie muss einfach funktionieren. Entscheidungen treffen weiterhin die Verantwortlichen vor Ort“, so Florian Schiefer. SIE MÖCHTEN WISSEN, OB RESQ-CONNECT IN IHR KRISEN- ODER SICHERHEITSKONZEPT PASST? Dann sprechen Sie mit Florian Schiefer, dem Kufgem Experten, der das System mitentwickelt hat. Er stellt Ihnen das System gerne im Detail vor. Jetzt Details anfordern oder einen Gesprächstermin vereinbaren. Mehr unter ResQ-Connect von Kufgem. Zuverlässige Kommunikation entscheidet über Kontrolle oder Chaos. ResQ-Connect sorgt dafür, dass Sie handlungsfähig bleiben – autark, robust und sofort einsatzbereit. Bei Krisen, großflächigen Ausfällen oder Großveranstaltungen. WENN JEDE VERBINDUNG ZÄHLT Die autarke Telefonanlage im Koffer. GEMEINSAM. DIGITAL. ERFOLGREICH. www.kufgem.at
22 GEM2GO VERBINDET GEMEINDEN UND BEVÖLKERUNG DIGITALE KO MMUNIKATION FÜR GEMEINDEN Website, App, digitale Amtstafel und weitere Services: GEM2GO verbindet die verschiedenen Kanäle der Bürgerkommunikation miteinander. Informationen werden zentral gepflegt und automatisch auf mehreren Plattformen ausgespielt. So erreichen Gemeinden ihre Bürgerinnen und Bürger zuverlässig, zielgerichtet und zeitgemäß.
Amtstafeldokumente – verständlich und stellt sie bei Bedarf auch in mehreren Sprachen zur Verfügung. BARRIEREFREI UND SICHER Digitale Angebote müssen für alle Menschen zugänglich sein. Deshalb ist GEM2GO barrierefrei gestaltet. Funktionen wie das Eye-Able-Tool ermöglichen es Nutzerinnen und Nutzern, Schriftgrößen oder Kontraste individuell anzupassen. Ebenso wichtig ist der Schutz sensibler Daten. GEM2GO erfüllt hohe Standards bei Datensicherheit und Datenschutz und ist DSGVO-konform aufgebaut. ERFAHRUNG AUS DREI JAHRZEHNTEN Die Plattform basiert auf der langjährigen Erfahrung der RIS GmbH, die seit 30 Jahren digitale Lösungen für Städte und Gemeinden entwickelt. Mehr als 1.450 Gemeinden in Österreich, Südtirol und Deutschland nutzen sie bereits. Die Marktgemeinde Telfs hat beispielsweise den GEM2GO Copiloten im Einsatz. Die Bürgerinnen und Bürger verwenden dort hauptsächlich den Dokumentenerklärer und den Chatbot. Die Stadt Kitzbühel setzt gemeinsam mit den Nachbargemeinden Aurach und Jochberg die GEM2GO App in Kombination mit der GemCard ein, um den Zutritt zum Recyclinghof zu regeln. GEM2GO sorgt so für echte Problemlösung im Alltag der Menschen. Wenn auch Sie Ihre Bürgerkommunikation auf ein neues Level heben wollen, melden Sie sich gerne beim GEM2GO Team von Kufgem. EINE PLATTFORM FÜR DIE BÜRGERKOMMUNIKATION Die Kommunikation mit den Bürgerinnen und Bürgern ist eine der zentralen Aufgaben jeder Gemeinde. Dabei spielen digitale Kanäle eine immer wichtigere Rolle. GEM2GO ist eine speziell für diese Anforderungen entwickelte Plattform. Website, App, digitale Amtstafel, Newsportal und künstliche Intelligenz greifen ineinander und ermöglichen eine übersichtliche und strukturierte Kommunikation mit der Bevölkerung. WEBSITE, APP UND DIGITALE AMTSTAFEL Die Gemeindewebsite bildet häufig den zentralen Einstiegspunkt für Informationen. Mit der GEM2GO Website lassen sich Inhalte wie Amtswege, Formulare, Veranstaltungen oder Neuigkeiten klar strukturieren und einfach verwalten. Ergänzt wird sie durch die GEM2GO App. Viele Bürgerinnen und Bürger informieren sich heute nur noch über ihr Smartphone. Nachrichten, Veranstaltungen oder kurzfristige Hinweise erreichen sie direkt über die App, auf Wunsch auch per Push-Nachricht. Mit dem GEM2GO Kiosk werden die Informationen zusätzlich in den öffentlichen Raum gebracht. Die digitale Stele zeigt beispielsweise Amtstafelaushänge, Veranstaltungen oder Neuigkeiten aus der Gemeinde und ist rund um die Uhr zugänglich. EIN SYSTEM FÜR MEHRERE KANÄLE Ein wesentlicher Vorteil der Plattform liegt im sogenannten Multichannel-Prinzip: Inhalte werden einmal erfasst und automatisch auf mehreren Kanälen dargestellt. Dadurch reduziert sich der Pflegeaufwand für die Gemeinde, während die Informationen auf der Website, in der App oder auf weiteren Plattformen gleichzeitig aktuell bleiben. Auch Vereine und Betriebe können eingebunden werden. Das GEM2GO Newsportal bietet eine zentrale Bühne für Aktivitäten und Veranstaltungen aus dem Gemeindeleben. Informationen aus verschiedenen Kanälen, unter anderem aus den sozialen Medien, können gebündelt angezeigt werden. UNTERSTÜTZUNG DURCH DEN GEM2GO COPILOT Der GEM2GO Copilot bringt künstliche Intelligenz direkt in die Gemeindekommunikation und vereint drei hilfreiche Funktionen: Er unterstützt Redakteurinnen und Redakteure bei der Erstellung und Aufbereitung von Inhalten wie Nachrichten, Veranstaltungen oder Informationsbeiträgen. Zusätzlich beantwortet ein integrierter Chatbot schnell Fragen zu den Inhalten der Gemeindewebsite. Der Dokumentenerklärer macht außerdem komplexe Inhalte – etwa IM APRIL UND MAI FINDEN IN TIROL UND SALZBURG DIE GEM2GO BOXENSTOPPS STATT. GEM2GO-Redaktionsteams erhalten dort ein kompaktes Wissens-Update. Egal, ob es um neue Funktionen oder die optimale Nutzung bestehender Möglichkeiten geht – die tägliche Arbeit wird dadurch noch effizienter. Im Praxisteil können die Redaktionsteams das Gelernte und die gestellten Aufgaben unter Begleitung des GEM2GO Teams gleich in GEM2GO WEB & APP umsetzen. Anmeldungen zu den Terminen sind unter kufgem.at/boxenstopp möglich.
NEUE FUNKTIONEN FÜR DEN KINDERGARTENALLTAG Die Kinderbetreuungssoftware HOKITA wird laufend weiterentwickelt. Die neuen Funktionen erleichtern die Zusammenarbeit mit Eltern, reduzieren den organisatorischen Aufwand und unterstützen pädagogische Teams bei der Dokumentation der Kinderbetreuung. 24 HOKITA ENTWICKELT SICH WEITER
In Kinderbetreuungseinrichtungen fallen täglich viele organisatorische und pädagogische Aufgaben an. Digitale Werkzeuge helfen dabei, Abläufe übersichtlich zu gestalten und Informationen strukturiert zu erfassen. Mit neuen Funktionen wird HOKITA noch besser an die Anforderungen der Einrichtungen und Eltern angepasst. MEHRSPRACHIGE KOMMUNIKATION MIT ELTERN Ein wichtiger Schritt betrifft die Eltern App, die nun eine mehrsprachige Kommunikation ermöglicht. Diese ist seit Ende März 2026 in 26 Sprachen verfügbar. Neben allen europäischen Sprachen stehen auch Ukrainisch und Chinesisch zur Auswahl, um Familien mit unterschiedlichen sprachlichen Hintergründen besser einzubinden. Informationen aus dem Kindergartenalltag, Nachrichten oder organisatorische Hinweise sind für einen noch breiteren Kreis verständlich zugänglich. ANWESENHEIT EINFACH SELBST ERFASSEN Neu ist auch ein Self-Check-in. Die Eltern können ihre Kinder beim Bringen und Abholen über die Eltern App per QR-Code ein- und ausloggen. In Kürze wird diese Funktion zusätzlich über NFC-Platten nutzbar sein, was den Vorgang noch intuitiver und schneller macht. So wird die Anwesenheit digital erfasst und das pädagogische Personal organisatorisch entlastet. SCHNITTSTELLE ZUR ANMELDEPLATTFORM FRIDA Auch die Anmeldung für Betreuungsplätze wird noch stärker digital unterstützt. In Tirol erfolgt die Bedarfsmeldung für Kinderkrippen-, Kindergarten- oder Hortplätze über die Plattform FRIDA des Landes Tirol. Eltern können ihren Betreuungsbedarf dort rund um die Uhr online anmelden. Dazu wird lediglich die ID Austria benötigt, um sich eindeutig zu identifizieren. Die Daten aus FRIDA lassen sich anschließend direkt in HOKITA importieren. Dadurch entfällt die manuelle Übertragung von Anmeldedaten und der Übergang vom Anmeldeprozess zum laufenden Betrieb erfolgt nahtlos. Es entsteht ein digitaler Workflow, Fehlerquellen werden reduziert und durch den Import der Daten sparen sich Pädagoginnen und Pädagogen viel Aufwand. So bleibt mehr Zeit für die Kinder. Mit diesen Weiterentwicklungen begleitet HOKITA Kinderbetreuungseinrichtungen bei der Organisation ihres Alltags und schafft digitale Unterstützung für administrative Abläufe. Interessiert? Dann melden Sie sich gerne beim HOKITA-Team, um eine Präsentation zu vereinbaren. Das An- und Abmelden der Kinder mithilfe von NFC-Platten ist in Kürze verfügbar.
Symbolbild OBERALM SETZT MIT SPEECHMIND AUF EFFIZIENTE UND NACHHALTIGE PROTOKOLLIERUNG ENTLASTUNG IM SITZUNGSALLTAG Umfangreiche Sitzungen, komplexe politische Strukturen und detaillierte Wortprotokolle stellen viele Gemeinden vor große Herausforderungen. Die Marktgemeinde Oberalm in Salzburg macht vor, wie sich dieser hohe Dokumentationsaufwand mit Unterstützung von Kufgem und der KI-Lösung SpeechMind effizient und nachhaltig bewältigen lässt. 26
Die Marktgemeinde Oberalm im Salzburger Tennengau ist politisch breit aufgestellt. Zahlreiche Ausschüsse, Vorstandssitzungen und Gemeinderatssitzungen erfordern eine besonders detaillierte Protokollierung. Umfangreiche Wortmeldungen und Sitzungen, die bis zu dreieinhalb Stunden dauern, führten bisher regelmäßig zu Protokollen mit 20 bis 70 Seiten. Der Aufwand in der Nachbearbeitung war entsprechend hoch, insbesondere durch das wiederholte Anhören der Sitzungen. SCHRITTWEISE EINFÜHRUNG MIT KLARER STRUKTUR Gemeinsam mit Kufgem entschied sich die Gemeinde für eine schrittweise Einführung von SpeechMind. Nach einer ersten Testphase im Frühjahr 2025 wurde die Lösung auf die gesamte Gemeinde ausgerollt. Parallel dazu erfolgten die interne Einführung von KI-Richtlinien und die Anpassung der Geschäftsordnung. So wurden rechtliche, organisatorische und technische Rahmenbedingungen sorgfältig aufeinander abgestimmt. Seit September 2025 wird SpeechMind in sämtlichen Ausschuss-, Vorstands- und Gemeindevertretungssitzungen eingesetzt. Die Anbindung an das bestehende Sitzungsmanagement-System Session ging reibungslos und ohne Medienbrüche über die Bühne, sodass die gewohnten Abläufe erhalten blieben. Seither stehen Protokolle unmittelbar nach Sitzungsende in strukturierter Form zur Verfügung. KI erstellt eine verlässliche Arbeitsgrundlage, die von den Mitarbeitenden geprüft, bei Bedarf ergänzt und abschließend freigegeben wird. Die inhaltliche Verantwortung bleibt somit klar beim Menschen, während sich der zeitliche Aufwand für die Nachbearbeitung deutlich reduziert. Gleichzeitig erleichtert die standardisierte Unterstützung die Einschulung neuer Mitarbeitender und macht langjährig aufgebautes Erfahrungswissen nachhaltiger nutzbar. SPÜRBARE ENTLASTUNG IM ARBEITSALLTAG „Für mich bedeutet SpeechMind, dass ich mir manche Sitzungen nicht noch einmal anhören muss. Das entlastet meinen Arbeitsalltag enorm!“ sagt Petra Holl, Amtsleiterin von Oberalm. Neben der Effizienzsteigerung und der raschen Verfügbarkeit strukturierter Protokolle ist es vor allem der deutlich geringere Nachbearbeitungsaufwand, der den Unterschied macht. Das bedeutet auch weniger Druck für die Mitarbeitenden, die für das Protokoll zuständig sind. Gerade bei langen und komplexen Sitzungen schafft die KI-Unterstützung Sicherheit und ermöglicht es, den Fokus wieder stärker auf inhaltliche Aufgaben zu legen. Das Beispiel Oberalm verdeutlicht damit, wie digitale Lösungen nicht nur Prozesse verbessern, sondern auch die Arbeitsqualität nachhaltig stärken können. MARKTGEMEINDE OBERALM Einwohner*innen: 4.392 Produkt: SpeechMind Fazit: Die Nachbereitung von Sitzungen wird durch SpeechMind deutlich effizienter. DIE VORTEILE VON SPEECHMIND AUF EINEN BLICK: • Automatische Erstellung strukturierter Sitzungsprotokolle direkt aus Audioaufnahmen • Sofortige Verfügbarkeit von Verlaufs- und Beschlussprotokollen nach Sitzungsende • Nahtlose Integration in k5 Session Sitzungsmanagement • DSGVO-konforme Verarbeitung und sichere Speicherung in europäischen Rechenzentren • Spürbare Entlastung der Verwaltung durch Reduktion des Nachbearbeitungsaufwands SALZBURG OBERALM
AUTOMATISIERUNG DORT, WO SIE SINNVOLL IST Der elektronische Kontoauszug liefert strukturierte Zahlungsinformationen direkt von der Bank. Diese Daten werden nach dem Import automatisiert für k5 Finanzmanagement aufbereitet. Die Software erkennt dabei verschiedene Arten von Zahlungsbewegungen, etwa Sammelüberweisungen, Lastschriften oder Einzahlungen, und stellt diese übersichtlich dar. Zu vielen Umsätzen können bereits automatische Buchungsvorschläge erzeugt werden. Die Verarbeitung von Kontoauszügen ist eine zentrale Aufgabe der kommunalen Buchhaltung, aber oft mit vielen manuellen Tätigkeiten wie Prüfen, Zuordnen, Verbuchen und Dokumentenablage verbunden. Das neue Modul „Kontoauszug camt.053“ in k5 Finanzmanagement modernisiert diesen Prozess: Bankbewegungen werden automatisiert verarbeitet, während die fachliche Kontrolle weiterhin bei der Buchhaltung bleibt. DER ELEKTRONISCHE KONTOAUSZUG CAMT.053 IN k5 FINANZMANAGEMENT MEHR EFFIZIENZ BEI VOLLER KONTROLLE Damit werden zahlreiche Routinearbeiten reduziert: • Zahlungsinformationen werden automatisch übernommen, • Umsätze werden strukturiert dargestellt, • passende Buchungsvorschläge werden vorbereitet, • offene Posten können schneller zugeordnet werden. 28
DIE BUCHHALTUNG ENTSCHEIDET, NICHT DIE TECHNIK Trotz der umfangreichen Automatisierung bleibt ein zen- traler Grundsatz erhalten: Gebucht wird nur, was die Buchhaltung tatsächlich freigibt. Alle importierten Umsätze werden zunächst transparent dargestellt und können einzeln geprüft werden. Erst danach erfolgt die Verbuchung. Die Bearbeitung erfolgt dabei direkt im Kontoauszug: • Automatisch zuordenbare Umsätze können sofort verbucht werden. • Unklare Positionen werden deutlich gekennzeichnet. • Einzelne Umsätze können manuell nachbearbeitet werden. • Mehrere Positionen lassen sich gesammelt bearbeiten. Diese Vorgehensweise verbindet Automatisierung mit fachlicher Kontrolle. Routineaufgaben werden reduziert, während die Buchhaltung weiterhin die volle Übersicht über alle Buchungen behält. TRANSPARENTE NACHVOLLZIEHBARKEIT ALLER ZAHLUNGSBEWEGUNGEN Alle Umsätze werden mit den im Kontoauszug enthaltenen Details angezeigt, darunter beispielsweise Buchungstext und Zahlungsart, Valuta und Betrag, Zahlungsreferenzen und Zusatzinformationen aus der Bankmeldung. Damit stehen der Buchhaltung sämtliche Zahlungsinformationen direkt in k5 Finanzmanagement zur Verfügung. Rückfragen oder aufwendige Nachrecherchen werden deutlich reduziert. DIGITALE BELEGABLAGE UND PRÜFUNG IN k5 DMS Besonders wichtig für die digitale Ablage des Kontoauszugs ist das Zusammenspiel zwischen k5 Finanzmanagement und k5 DMS. Bereits beim Import werden der Kontoauszug sowie die benötigten Detailinformationen zu den einzelnen Umsätzen als Belege automatisch in k5 DMS abgelegt. Für die Buchhaltung bedeutet das: • keine physische Belegablage mehr • eine direkte Verknüpfung zwischen der Buchung und dem Beleg • ein schnelles Auffinden aller Kontoauszüge und Detailbelege • jederzeit einsehbare und nachvollziehbare Informationen ZUSAMMENGEHÖRIGKEIT UND VERKNÜPFUNG Im Zuge der Verbuchung werden bereits bestehende Belegmappen in k5 DMS automatisch mit dem Kontoauszug verknüpft. Wird beispielsweise ein Umsatz einem bestimmten Datenträger zugeordnet, wird der bereits im k5 DMS bestehende Datenträger direkt mit dem Kontoauszug verbunden. Zusammengehörige Belege sind somit direkt erkenn- und aufrufbar. Außerdem besteht die Möglichkeit, über den Rechnungsworkflow einzelne Umsätze zur Freigabe und Anordnung zu übermitteln, falls dies im Zuge der Verbuchung des Kontoauszugs notwendig wird. Die Nutzung des Moduls Kontoauszug camt.053 in Kombination mit k5 DMS schafft einen durchgängigen digitalen Prozess mit klar strukturierten Abläufen und nachvollziehbaren Schritten: 1. Import des Kontoauszugs 2. automatische Aufbereitung der Umsätze 3. Prüfung und Zuordnung durch die Buchhaltung 4. Verbuchung 5. Dokumentation, Ablage und Verknüpfung in k5 DMS Der elektronische Kontoauszug camt.053 reduziert den manuellen Aufwand und verbessert gleichzeitig die Qualität der Buchhaltung. So bleibt mehr Zeit für das Wesentliche. 2026 NEU IN K5 FINANZMANAGEMENT FinanzOnline Cockpit Das neue FinanzOnline-Cockpit bündelt zentrale Informationen und Dokumente rund um die DataBox direkt in k5 Finanzmanagement – für eine schnelle Bearbeitung steuerrelevanter Themen. k5|Next Identity-Anbindung Die Anbindung an k5|Next Identity ermöglicht eine zentrale, sichere Benutzerverwaltung und ist ein weiterer Schritt zur einheitlichen Anmeldung. EBICS Die EBICS-Integration ermöglicht einen sicheren, standardisierten Zahlungsverkehr mit Banken direkt aus k5 Finanzmanagement.
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