VIELE KONTAKTE, WENIG STRUKTUR Täglich erreichen Gemeinden zahlreiche Anfragen – per Telefon, E-Mail oder persönlich. Oft fehlen dabei strukturierte Angaben, Zuständigkeiten müssen geklärt und Unterlagen nachgefordert werden. Das bindet Ressourcen und verzögert die Bearbeitung. MIT BÜRGER*INNEN IM AUSTAUSCH k5|Next_Mein Amt ist als Bürgerservice-Tool direkt mit den k5 Fachanwendungen (k5|- Next_Kontaktmanagment, k5 DMS, k5 Finanzmanagement) verbunden. Bürgerinnen und Bürger können in Mein Amt persönliche Daten pflegen, laufende Verfahren einsehen und Anfragen digital abwickeln. Darüber hinaus stehen dort Zahlungsübersichten, Terminbuchungen oder digitale Gemeindesendungen jederzeit zur Verfügung. INTEGRATION MIT SYSTEM Die Integration in k5 DMS der Gemeinde sorgt dafür, dass diese Anfragen und Informationen nicht im allgemeinen Posteingang verbleiben. Sie werden strukturiert in k5 DMS übernommen, automatisch zugewiesen und direkt im entsprechenden Akt dokumentiert. „Mein Amt ist Teil des Verwaltungsprozesses. Jede Anfrage kommt dort an, wo sie fachlich bearbeitet wird“, so Michael Obermair, Produktverantwortlicher bei Kufgem. Das sorgt für klare Zuständigkeiten, eine vollständige Dokumentation und somit für nachvollziehbare und rechtssichere Abläufe. Die Verwaltung arbeitet dabei im bewährten System ohne Medienbruch. IMMER AKTUELL DURCH REGISTERABGLEICH Die Änderungen von Adressen oder Bankverbindungen werden übernommen, mit den Registern abgeglichen und fließen direkt in k5|Next_Kontaktmanagement ein. Dadurch wird eine doppelte Datenerfassung vermieden und die Datenqualität ohne Mehraufwand erhöht. DIGITALER BÜRGERSERVICE „MEIN AMT“ Der Austausch von Dokumenten zwischen der Gemeinde und den Bürgerinnen und Bürgern erfolgt direkt über Mein Amt. Dabei kann die Gemeinde sämtliche Funktionen individuell aktivieren oder einschränken. So lässt sich der Nutzungsumfang flexibel steuern und anpassen. Ergänzend kann die Kommunikation um eine Chat-Funktion erweitert werden. MEHRWERT FÜR VERWALTUNG UND BÜRGER*INNEN Bürgerinnen und Bürger können ihre Anliegen flexibel und unabhängig von Öffnungszeiten erledigen. Informationen sind jederzeit verfügbar und der Austausch von Daten und Dokumenten mit der Gemeinde wird einfacher und transparenter. Für die Verwaltung bedeutet das: strukturierte Anfragen, konsistente Daten und effizientere Abläufe. Die Gemeinde kann je Akt individuell konfigurieren, welche Informationen den Bürgerinnen und Bürgern in Mein Amt zur Verfügung gestellt werden. SCHNELL, SICHER UND SOFORT NUTZBAR Die Gemeinden Neumarkt am Wallersee, Kramsach und die Marktgemeinde St. Johann in Tirol sind drei Gemeinden, die Mein Amt bereits aktiv nutzen. Mein Amt hat nicht umsonst den renommierten eAward 2025 gewonnen, mit dem herausragende Digitalisierungsprojekte im DACH-Raum ausgezeichnet werden. Gerne zeigen wir Ihnen, was k5|Next_Mein Amt und die Integration in k5 DMS in Ihrer Gemeinde bewirken können. Die Mein Amt Vorgänge in k5 DMS: Die Mitarbeitenden können Features wie das Teilen von Dokumenten, die Chat-Funktion oder die Dokumentanforderungen für jeden Akt aktivieren oder deaktivieren.
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