Die Marktgemeinde Oberalm im Salzburger Tennengau ist politisch breit aufgestellt. Zahlreiche Ausschüsse, Vorstandssitzungen und Gemeinderatssitzungen erfordern eine besonders detaillierte Protokollierung. Umfangreiche Wortmeldungen und Sitzungen, die bis zu dreieinhalb Stunden dauern, führten bisher regelmäßig zu Protokollen mit 20 bis 70 Seiten. Der Aufwand in der Nachbearbeitung war entsprechend hoch, insbesondere durch das wiederholte Anhören der Sitzungen. SCHRITTWEISE EINFÜHRUNG MIT KLARER STRUKTUR Gemeinsam mit Kufgem entschied sich die Gemeinde für eine schrittweise Einführung von SpeechMind. Nach einer ersten Testphase im Frühjahr 2025 wurde die Lösung auf die gesamte Gemeinde ausgerollt. Parallel dazu erfolgten die interne Einführung von KI-Richtlinien und die Anpassung der Geschäftsordnung. So wurden rechtliche, organisatorische und technische Rahmenbedingungen sorgfältig aufeinander abgestimmt. Seit September 2025 wird SpeechMind in sämtlichen Ausschuss-, Vorstands- und Gemeindevertretungssitzungen eingesetzt. Die Anbindung an das bestehende Sitzungsmanagement-System Session ging reibungslos und ohne Medienbrüche über die Bühne, sodass die gewohnten Abläufe erhalten blieben. Seither stehen Protokolle unmittelbar nach Sitzungsende in strukturierter Form zur Verfügung. KI erstellt eine verlässliche Arbeitsgrundlage, die von den Mitarbeitenden geprüft, bei Bedarf ergänzt und abschließend freigegeben wird. Die inhaltliche Verantwortung bleibt somit klar beim Menschen, während sich der zeitliche Aufwand für die Nachbearbeitung deutlich reduziert. Gleichzeitig erleichtert die standardisierte Unterstützung die Einschulung neuer Mitarbeitender und macht langjährig aufgebautes Erfahrungswissen nachhaltiger nutzbar. SPÜRBARE ENTLASTUNG IM ARBEITSALLTAG „Für mich bedeutet SpeechMind, dass ich mir manche Sitzungen nicht noch einmal anhören muss. Das entlastet meinen Arbeitsalltag enorm!“ sagt Petra Holl, Amtsleiterin von Oberalm. Neben der Effizienzsteigerung und der raschen Verfügbarkeit strukturierter Protokolle ist es vor allem der deutlich geringere Nachbearbeitungsaufwand, der den Unterschied macht. Das bedeutet auch weniger Druck für die Mitarbeitenden, die für das Protokoll zuständig sind. Gerade bei langen und komplexen Sitzungen schafft die KI-Unterstützung Sicherheit und ermöglicht es, den Fokus wieder stärker auf inhaltliche Aufgaben zu legen. Das Beispiel Oberalm verdeutlicht damit, wie digitale Lösungen nicht nur Prozesse verbessern, sondern auch die Arbeitsqualität nachhaltig stärken können. MARKTGEMEINDE OBERALM Einwohner*innen: 4.392 Produkt: SpeechMind Fazit: Die Nachbereitung von Sitzungen wird durch SpeechMind deutlich effizienter. DIE VORTEILE VON SPEECHMIND AUF EINEN BLICK: • Automatische Erstellung strukturierter Sitzungsprotokolle direkt aus Audioaufnahmen • Sofortige Verfügbarkeit von Verlaufs- und Beschlussprotokollen nach Sitzungsende • Nahtlose Integration in k5 Session Sitzungsmanagement • DSGVO-konforme Verarbeitung und sichere Speicherung in europäischen Rechenzentren • Spürbare Entlastung der Verwaltung durch Reduktion des Nachbearbeitungsaufwands SALZBURG OBERALM
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