AUSGABE NR. 28 / APRIL 2023 Digitale Verwaltung mit Next-Effekt Eine Erfolgsgeschichte wird fortgesetzt Informiertes Montafon Gemeindeübergreifende Kommunikation via GEM2GO REGION Mehr als nur Strom sparen Neue Herausforderungen für Gemeinden DIE NÄCHSTE GENERATION Digitale Gemeindearbeit neu definiert
AM ENDE … Mein Vorwort startet mit einem ENDE am Anfang? Dabei wartet eine aufregende Ausgabe des Kufgem Journals auf Sie, gefüllt mit spannenden Themen. Dazwischen befindet sich allerdings etwas, das man nicht auf Anhieb erkennt. Nur, wenn man zwischen den Zeilen liest, bemerkt man, was für uns am ENDE zählt … TOP-THEMA DIGITALISIERUNG Seit Jahren sorgt das Schlagwort „Digitalisierung“ immer wieder für Gesprächsstoff. Dabei übersieht man, dass damit kein „Produkt“ im klassischen Sinne gemeint ist, keine neuen Prozesse, sondern eine klare Einstellung und Positionierung. Schon immer gab und wird es neue Tools und Lösungen geben, die die Art der Arbeit in Unternehmen und in Gemeinden verändern. Als Praxisbeispiele denke ich etwa an das Warenwirtschaftssystem VenDoc, das sogar den Festspielen in Erl und dem Kulturbetrieb die Arbeit erleichtert. Oder GEM2GO: Wer dachte vor einigen Jahren schon daran, dass kommunale Bürgerkommunikation so einfach und effizient erledigt werden kann? EDITORIAL Ganz aktuell steht auch im Kommunalmanagement die Zukunft vor der Tür. Mit k5|Next zieht eine neu organisierte Datenstruktur in neue und weiterentwickelte k5 Anwendungen ein. Erste Infos zur k5|Next Lösung finden Sie in dieser Ausgabe. SINNVOLLES ENERGIEMANAGEMENT Das Thema Energie lässt aktuell niemanden kalt. Unternehmen und Gemeinden sind nicht nur aufgrund des enormen Kostenanstiegs gefordert. Gleichzeitig soll gespart, nachhaltig agiert und proaktiv informiert werden. Hier unterstützt der sinnvolle Einsatz digitaler Anwendungen im Bereich des Energiemanagements. Wir präsentieren Ihnen ein Vorzeigeprojekt, das die Marktgemeinde St. Johann in Tirol umgesetzt hat. Und zwar mit der eigens für Energiemanagement zertifizierten Software-Lösung ProOffice Energie. PARTNER AUF AUGENHÖHE Bei all den hilfreichen Software-Lösungen, bei all der notwendigen IT-Technik und IT-Sicherheit, bei all den komplizierten Finanzvorgaben, bei all den Kursen und Weiterbildungen, bei all diesen und noch zahlreichen anderen Punkten steht Ihnen Kufgem als Partner auf Augenhöhe mit geballter Fachkompetenz zur Seite. DENN AM ENDE... ZÄHLEN FÜR UNS DIE MENSCHEN! Damit wünsche ich Ihnen noch viel Spaß beim Lesen unseres Kufgem Journals. Britta Erharter Prokuristin, Teamleitung IT-Beratung und Vertrieb & Verwaltung 2
NEU IN UNSEREM Michael Dallago GEM2GO Niklas Gruber Lehrling Informationstechnologie Madlen Ladstätter GEM2GO Patrick Schlögl Meldewesen & Wahlen Daniel Hotter Lehrlingsakademie Nathalie Dschulnigg k5 Verfahren Tobias Grünwald Kundenservice Technik Stefanie Weber-Gutleben k5 Lohn Theresia Huter k5 Lohn Linda Koch E-Gov – Elektronische Verwaltung IN STILLER TRAUER NEHMEN WIR ABSCHIED VON UNSEREM KOLLEGEN UND FREUND MARKUS ÖFNER der am 22. Februar im Alter von 45 Jahren verstorben ist. Markus war 24 Jahre in unserem Unternehmen tätig. Wir haben ihn als engagierten, zuverlässigen und stets hilfsbereiten Kollegen schätzen gelernt und werden ihm immer ein ehrendes Andenken bewahren. Unser tiefes Mitgefühl gilt seiner Familie und allen Angehörigen.
06 Kompetenz am Puls der Zeit Damit Kufgem Kund*innen immer die beste Betreuung erhalten, erweitert die Technikabteilung laufend ihr Wissen. 06 Jetzt vormerken Am 12. September 2023 findet das diesjährige Kundentreffen im Kultur Quartier Kufstein statt. 07 Kommunalmesse 2023 Von 21. bis 22. Juni 2023 präsentiert sich Kufgem bei Österreichs größter Fachmesse für Kommunen. 07 IT- und Datensicherheit Zwei IT-Security-Spezialisten von Sophos besuchten die Lehrlingsakademie und stellten das Unternehmen sowie Sicherheitslösungen vor. 08 Lehrlinge sind zukunftsfit Zwei Lehrlinge der Lehrlingsakademie absolvierten eine Ausbildung zum Energie-Scout. KUFGEM NEWS KOMMUNAL & DIGITAL 10 SessionNet Mandatar-Infoportal Session bietet eine neue Funktion, bei der Berechtigungen an Mandatare individuell vergeben werden können. 11 GIS-Betreuungspakete Das clevere GIS-Betreuungspaket optimiert die Datenstruktur für GeoOffice Analyst- und Express-Projekte und schafft so Platz für neue Projekte. 12 Welche Förderungen stehen meiner Gemeinde zu? Das Kommunalforum informierte über Förderprogramme, -strategien und -konzepte. 14 Den lokalen Handel stärken GEM2GO bietet ein Bonussystem für den lokalen Handel, von dem Unternehmen und Kund*innen profitieren. 16 Good to Know über GEM2GO Die mobile Bürgerservice App GEM2GO sorgt für Informationsfluss zwischen Gemeinden und Bürger*innen. 18 „Meine Seite“ wird jetzt noch besser „Meine Seite“ bietet eine Plattform für kommunale Aktivitäten, indem sie alle Engagierten eines Ortes vereint. 20 Informiertes Montafon In Montafon haben sich zehn Gemeinden zusammen- geschlossen und nutzen gemeinsam die Regionsseite GEM2GO. 22 Verflixte Abrechnung Die Kindergartensoftware HOKITA reduziert den Verwaltungs- und Papieraufwand auf ein Minimum. 24 Kommunalforum Das Kommunalforum findet 2023 seine Fortsetzung und informiert in Online-Veranstaltungen über aktuelle Themen in der kommunalen Verwaltung. Inhalt
KOMMUNAL & DIGITAL Impressum: Herausgeber: Kufgem GmbH, Fischergries 2, 6330 Kufstein, 05372 6902, info@kufgem.at, www.kufgem.at, Firmenbuchnummer: 56489y, Firmenbuchgericht: LG Ibk. Auflage: 2.000 Stück; Erscheinung: 2-mal pro Jahr Kontakt zur Redaktion: Theresa Leitner, leitner.t@kufgem.at, 05372 6902-724 Grafik & Layout: ofp kommunikation, Kufstein Fotos: Stadtwerke Kufstein, Alex Gretter Fotografie, AdobeStock, Andreas Friedle Druck: Aschenbrenner, Kufstein. Wenn Angabe über Druckerei nicht im Impressum mit Firmenname! Bei Angabe über Druckerei im Impressum ohne Firmenname! UMWELTZEICHEN 38 Zentrale Register in Fachapplikationen nutzen Die Registerbindung in Fachanwendungen wie beispielsweise k5 Finanzmanagement und k5 Verfahren bringt viele Vorteile mit sich. 39 Die IT-Infrastruktur immer im Blick Um die Wartung, Überwachung und den Support der IT- Infrastruktur noch sicherer zu machen, setzt Kufgem auf die Fernwartungs- und Verwaltungssoftware NinjaOne. 40 Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) Die Multi-Faktor-Authentifizierung erschwert Cyber- kriminellen, an vertrauliche Daten zu gelangen. 42 Bewährtes von VenDoc Die Module "Bankomatanbindung" sowie "Anlagen, Miet- und Wartungsverträge" unterstützen VenDoc Kund*innen bei der Verwaltungsarbeit. DIGITAL BUSINESS 26 Erfolgreiches Facilitymanagement mit ProOffice Innerhalb von fünf Jahren hat die Gemeinde Kufstein ihre Gebäudeverwaltung digitalisiert und profitiert von der effizienten Verwaltung des Bestands. 28 Die Digitale Katastralmappe in WebOffice Die Digitale Katastralmappe liefert Basisinformationen rund um Grundstücke als kostenfreies Service. 30 Energiemanagement: mehr als nur Strom sparen Softwareprodukte wie ProOffice Energie erfüllen alle Anforderungen eines modernen Energiemanagement- systems. 32 Eine Erfolgsgeschichte wird fortgesetzt Mit k5|Next hält die neue Softwaregeneration Einzug in die Gemeindeverwaltung. 34 Papierlose Bettenmeldung Durch Webclient-Inventar in k5 Gästemeldewesen erledigen Tourismusverbände und Gemeinden die jährliche Bettenmeldung noch einfacher. 36 Den Überblick behalten Die Managementübersicht in k5 Finanz wertet Kennzahlen auf Knopfdruck aus. RUND UM k5
ZERTIFIZIERUNGEN ALS GRUNDLAGE FÜR ERFOLGREICHES ARBEITEN Nicht nur Kufgem selbst stellt hohe Anforderungen an die Fähigkeiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, auch einige Partnerunternehmen setzen Zertifizierungen für die Zusammenarbeit voraus. „Unsere Partner wollen damit sicherstellen, dass unsere Technikerinnen und Techniker entsprechende Kompetenz haben, wenn wir deren Lösungen bei Kundinnen und Kunden installieren und administrieren“, erklärt Christian Steindl, Qualitäts- und Produktmanager Technik bei Kufgem und weiter: „Zertifizierungen betreffen so gut wie alle Technikbereiche und deren Produkte wie zum Beispiel unsere Lösungen für Backup, Security, Server, Cloud und Telefonie, um nur ein KOMPETENZ AM PULS DER ZEIT paar Gebiete zu nennen.“ Die Ausbildungen sind teilweise sehr aufwendig und beinhalten mehrtägige Trainings, die finalen Prüfungen finden online oder in eigenen Prüfungscentern statt. Um die zehn Zertifizierungen werden so jährlich absolviert. KUND*INNEN PROFITIEREN VOM PARTNERSTATUS Nicht nur die Kompetenz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird durch Zertifizierungen gestärkt, sie verschaffen auch diverse Partnervorteile. „Der Partnerstatus bietet je nach Hersteller unterschiedliche Vorteile wie einen besseren technischen Support oder sehr gute Einkaufskonditionen. Davon profitieren im Endeffekt wieder unsere Kundinnen und Kunden“, erklärt Steindl abschließend. 6 TOP MITARBEITER*INNEN DURCH LAUFENDE WEITERBILDUNG Die Anforderungen an IT-Lösungen wachsen ständig. Damit Kufgem Kundinnen und Kunden immer die beste Betreuung erhalten, erweitert die Technikabteilung laufend ihr Wissen. VORMERKEN! JETZT KUNDENTREFFEN GEMEINSAM. DIGITAL. ERFOLGREICH. 12. September 2023 Kultur Quartier Kufstein
In den Hallen der Messe Innsbruck informiert man über innovative und praktische Lösungen für die Bedürfnisse des kommunalen Sektors. Mit der österreichweit führenden Softwarelösung k5 Kommunalmanagement sind auch die fünf Entwicklungspartner GEMDAT NÖ, GEMDAT OÖ, Kufgem, PSC und der Vorarlberger Gemeindeverband mit dabei. Gemeinsam stellen sie Besucherinnen und Besuchern die Zukunft der digitalen Gemeindeverwaltung vor und zeigen, wie einfach sich Aufgaben mit k5 Kommunalmanagement erledigen lassen. KOMMUNALMESSE 2023 ÖSTERREICHS GRÖSSTE FACHMESSE FÜR KOMMUNEN FINDET HEUER IN INNSBRUCK STATT IT- UND DATENSICHERHEIT SOPHOS ZU BESUCH IN DER LEHRLINGSAKADEMIE Die Kommunalmesse geht heuer von 21. bis 22. Juni 2023 in der Tiroler Landeshauptstadt über die Bühne. Unter den über 200 ausstellenden Unternehmen und Anbietern befinden sich auch die Entwicklungspartner von k5 Kommunalmanagement. HALLE A, MESSESTAND A741 Informieren Sie sich über k5|Next – das clevere Gemeindemanagement und lassen Sie sich vom Next-Effekt überraschen. Die Expertinnen und Experten der k5-Entwicklungspartner finden Sie in Halle A, Messestand A741. Cyber-Attacken und Hacker-Angriffe nehmen immer stärker zu. Gerade deshalb ist IT- und Datensicherheit ein zentrales Thema. Sophos ist langjähriger Kufgem Partner in Sachen IT-Security. Um auch den Lehrlingen einen Überblick über dieses wichtige Thema zu verschaffen, waren Maik Lührs und Samy Mojgani von Sophos zu Besuch in der Lehrlingsakademie. Die beiden stellten den Jugendlichen das Unternehmen vor, sprachen über aktuelle Bedrohungen und erklärten, wie Sophos damit umgeht. Zudem präsentierten Maik und Samy Sicherheitslösungen und gingen auf deren Besonderheiten ein. Die Lehrlinge waren begeistert und haben viele interessierte Fragen gestellt. Vielen Dank für den Besuch! Die Lehrlinge Fiona, David, Niklas und Benedikt freuten sich über den Besuch von Maik und Samy. WEITERE INFORMATIONEN UND DETAILS ZUM PROGRAMM FINDEN SIE UNTER: www.diekommunalmesse.at
LEHRLINGE SIND ZUKUNFTSF T ALS ENERGIE-SCOUTS GEBEN SIE ENERGIEFRESSERN IM UNTERNEHMEN KEINE CHANCE Zwei Lehrlinge der Lehrlingsakademie der Stadtwerke Kufstein und Kufgem absolvierten in den letzten Monaten eine Ausbildung zum Energie-Scout. Im Lehrgang der Energie Tirol in Zusammenarbeit mit der AK Tirol lernen junge Menschen, sich theoretisch und praktisch mit den Themen Ressourcen, Energieverbrauch, Energieeffizienz, Lifestyle, Mobilität und dem Klimawandel auseinanderzusetzen. Im Zuge der Ausbildung wurde auch ein Projekt im Unternehmen eigenständig abgewickelt. Fiona Hell ist derzeit in Ausbildung zur IT-Technikerin bei Kufgem. Wir haben sie zu ihrer Motivation, ein Energie-Scout zu werden, befragt: 8
Fiona, du bist gerade in Ausbildung zum Energie-Scout – was können wir uns darunter vorstellen? Ein Energiescout ist eine Person, die sich in der direkten Umgebung dafür einsetzt, dass sowohl Energie als auch Ressourcen gespart werden. Sei es nun durch Sensibilisierung oder durch aktives Handeln wie das Durchdenken und Umsetzen von Maßnahmen. Zu vergessen ist dabei aber auch nicht, die Sinnhaftigkeit der Maßnahmen genau unter die Lupe zu nehmen. Wann rentiert es sich, ein Gerät auszuschalten und wann ist es doch sinnvoller, es eingeschaltet zu lassen, weil man es häufig verwendet? Wir wurden zu Diskussionen angeregt, haben Modelle durchgedacht und sind mit Fakten versorgt worden. Wir wurden spielerisch dazu gebracht, uns mit einer sehr ernsten Angelegenheit auseinanderzusetzen und unser Denken nachhaltig zu beeinflussen. Wieso machst du diese zusätzliche Ausbildung, was ist deine Motivation? Das Land Tirol hat sich unabhängig von den EU-Beschlüssen dazu entschieden, bis 2050 energieautonom zu werden. Das Projekt selbst heißt – leicht zu merken – Tirol 2050. Ganz ehrlich, bevor meine Ausbilderin Lisa mir von dieser Ausbildung erzählt hat, wusste ich noch nicht einmal von Tirol 2050. Meine Motivation, an dieser Ausbildung teilzunehmen, war dann aber ganz einfach: Es bedeutet für mich eine Möglichkeit, mich in einer ganz anderen Richtung sinnvoll einzubringen. Was hat dir die Ausbildung gebracht, persönlich und beruflich? Ich bin mit mehr Kolleginnen und Kollegen in Kontakt gekommen als bisher. Beim Kaffeetrinken oder Arbeiten an meinem Projekt für die Abschlusspräsentation haben mir Kolleginnen und Kollegen ganz unverhofft Tipps gegeben. Auch wenn einige dem sehr kritisch gegenüberstanden, so haben mir andere unter die Arme gegriffen. Auch die Meinungen derer zu hören, die gewisse Maßnahmen nicht gutheißen, war lehrreich für mich und hat mich darin bestärkt, dieses Thema in meiner Umgebung immer wieder anzusprechen. Wie kannst du das neue Wissen in Zukunft nutzen, hast du schon Vorstellungen dazu? Nach derzeitigem Stand denke ich, es lässt sich überall ein wenig umsetzen. Ich selbst bin der Ansicht, es hilft allein, dass man darauf aufmerksam gemacht wird. Dieses Thema wird wohl auch weiterhin brisant und wichtig bleiben und das ist auch gut so. Doch nicht nur das theoretische Wissen ist für mich wichtig, sondern auch die Erfahrungen aus den Rollenspielen während der Ausbildung. Allein denkt man sich immer sehr schnell: „Wenn ich nur das Sagen hätte, wäre alles gleich ganz anders.“ Aber sind wir einmal ehrlich: Sobald man nicht mehr allein ist, entsteht eine Diskussion, die Spannungen erzeugt. Je mehr unterschiedliche Parteien an einer Diskussion teilnehmen, umso schwieriger wird es, etwas tatsächlich umzusetzen. In dieser Hinsicht habe ich noch lange nicht ausgelernt. Ich werde mich auch zukünftig aktiv an den Diskussionen und Maßnahmen zum Energiesparen im Unternehmen einbringen. Vielen Dank für das Gespräch, Fiona! Wir wünschen dir weiterhin so viel Motivation und danken dir für das Engagement bei diesem wichtigen Thema. Fiona Hell und Elias Exenberger absolvierten erfolgreich die Ausbildung zum Energie-Scout.
RECHTEPRÜFUNG BEI SITZUNGSTEILNAHME Die Administratorinnen und Administratoren können jederzeit abfragen, bei welchen Sitzungen ein Recht auf Einsichtnahme sämtlicher Unterlagen besteht. Wie im konkreten Beispiel ersichtlich: Der Ersatz-Gemeinderat Max Mustermann hat lediglich das Anzeigerecht auf die Gemeinderatssitzung vom 21. Dezember 2022 und auf die Sitzung des Personalausschusses vom 17. Jänner 2023. Für alle anderen Sitzungen fehlen ihm die Rechte zur Einsichtnahme. Das Sitzungsmanagement Session bietet ab der aktuellen Version 5.4 eine neue Funktion: Künftig können Berechtigungen je nach Sitzungsbelegung eingeschränkt werden. Die Lösung wurde speziell für die Zielgruppe der Ersatzmitglieder entwickelt. Diese Personen sehen im Mandatar-Infoportal dann nur mehr jene Sitzungen, bei denen sie in Session zugelassen wurden. 10 BERECHTIGUNGEN JE NACH SITZUNGSBELEGUNG EINSCHRÄNKEN WIE EINFACH DER EINSATZ IST, ZEIGT DIE VIDEOANLEITUNG. INTERESSIERT? Melden Sie sich telefonisch unter 05372 6902 oder per E-Mail an info@kufgem.at bei Ihrem Session- Kundenbetreuer. Er wird Ihnen die neue Funktion gerne aktivieren. SESSIONNET MANDATAR-INFOPORTAL
IN DREI SCHRITTEN OPTIMIEREN Dabei gestaltet sich das Aufräumen einfach: Vor Ort werden zunächst bestehende GeoOffice Analyst- und Express-Projekte geprüft. Dabei werden die Übersicht, die Projektstruktur, die Werkzeuge und Kartenansichten verbessert. Vorhandene Daten werden korrigiert und aktualisiert sowie die Druckvorlagen und Layouts angepasst. Im zweiten Schritt werden bestehende Integrationen zu k5 Kommunalmanagement überprüft, fehlerhafte Verbindungen bereinigt und Kundinnen und Kunden in die Bedienung neuer Schnittstellen eingeführt. Abschließend strukturiert eine Optimierung des Speicherplatzes bestehende Daten und Ordner. Alte Datenversionen werden separiert und leere Datensätze aussortiert. GEOOFFICE-PROJEKTE AUF VORDERMANN BRINGEN Bei einer Vielzahl an raumbezogenen Fachverfahren fallen umfangreiche Datensammlungen in den Gemeinden an. Mit der Zeit blähen diese Daten verwendete GIS-Lösungen oft unnötig auf, belegen viel zu viel Speicherplatz und sorgen für große Unordnung. Das clevere GIS-Betreuungspaket optimiert die Datenstruktur für GeoOffice Analyst- und Express-Projekte, bereinigt Datenmüll und schafft so Platz für neue Projekte. JETZT GISBETREUUNGSPAKET BUCHEN Im Paket werden nur anfallende Dienst- leistungsstunden fällig. Ihr „Frühjahrsputz“-BONUS bis Ende April: Es werden Ihnen keine Fahrtkosten berechnet. Buchen Sie direkt über mein.kufgem.at oder kontaktieren Sie unsere GIS-Expertin Melina Hager unter hager@kufgem.at. GIS-Expertin Melina Hager Bleiben Sie stets auf dem aktuellen Stand und erleichtern Sie sich die Arbeit mit besser visualisierten, raumbezogenen Projekten. GISBETREUUNGSPAKETE KOMMUNAL & DIGITAL
WISSENSWERTES ZU ÖFFENTLICHEN FÖRDERMITTELN Ende Februar wurde beim Kommunalforum über Förderprogramme, -strategien und -konzepte referiert. Mit diesem Wissen können Gemeinden und deren Stakeholder wie z. B. Unternehmen Förderprogramme voll ausschöpfen. WELCHE FÖRDERUNGEN STEHEN MEINER GEMEINDE ZU? 12
Bernhard Hofer und Barbara Frick sind Profis auf ihrem Fachgebiet: Sie führen mit der Cemit GmbH unter anderem Förder-Screenings für verschiedenste Organisationen durch, sondieren dafür passende Fördermöglichkeiten und beraten zu Vor- und Nachteilen in der Handhabung dieser Förderprogramme. Die Cemit Beraterinnen und Berater agieren überregional, sodass auch nationale wie internationale Förderprogramme betreut werden können. Beim Kommunalforum referierten die beiden über gemeindespezifische Förderungen. DAS WAREN DIE THEMEN DES VORTRAGES: • Öffentliche Fördermittel – Struktur dieser Programme, Zielgruppen, Fördergeber • Spezifische Förderungen für Gemeinden – von Investition bis hin zur Nachhaltigkeit • Handling von Förderungen – Erfahrungen und Best Practice WEBINAR ONLINE NACHSEHEN! SIE HABEN DAS KOMMUNALFORUM VERPASST? IN DER KUFGEM MEDIATHEK EINFACH UND KOSTENLOS NACHSCHAUEN. DIE EXPERTIN Dr. Barbara Frick ist seit 2007 Projektmanagerin und Beraterin für Förder- und Nachhaltigkeitsthemen, insbesondere in den Bereichen Energiewende, Kreislaufwirtschaft, Biodiversität. DER EXPERTE Bernhard Hofer MSc. ist Geschäftsführer der Cemit GmbH und betreut Kundinnen und Kunden im Bereich Investitions- förderungen, Digitalisierungsvorhaben und Handling von Veränderungen in Organisationen. KOMMUNAL & DIGITAL
DEN L KALEN HANDEL STÄRKEN FLEXIBLES BONUSSYSTEM IN DER GEM2GO APP Ein Bonussystem für den lokalen Handel in einer Gemeinde bringt allen etwas: Unternehmen können Kundinnen und Kunden durch Vorteile beim Einkaufen an sich binden, die Kaufkraft bleibt in der Region und Konsumierende haben immer den Überblick über aktuelle Angebote. 14
Seit dem letzten Jahr gibt es in der GEM2GO APP eine neue Funktion: die GEM2GO Bonuswelt. Es handelt sich dabei um ein Bonussystem, das als eigener Bereich voll in die App integriert ist. So haben Bürgerinnen und Bürger nicht nur die Gemeindeinformationen und -services, sondern auch attraktive Vorteile beim Einkaufen im lokalen Handel in einer App vereint. SO FUNKTIONIERT’S: Durch einfaches Scannen eines QR-Codes auf Rechnungen oder Kassenbelegen sammeln Konsumentinnen und Konsumenten Treuepunkte, sogenannte Hero Coins. Diese können über die GEM2GO APP bei allen beteiligten Unternehmen in Form von Coupons eingelöst werden. Welche Vergünstigungen diese anbieten und wie viele Hero Coins zum Einlösen jeweils nötig sind, bestimmen die Unternehmen selbst. Auch Informationen wie Öffnungszeiten oder die Kontaktdaten der beteiligten Handelsbetriebe sind in der GEM2GO APP abrufbar. DIE VORTEILE DER GEM2GO BONUSWELT: FÜR GEMEINDEN • Gemeinde Info und Service App mit Bonussystem kombiniert • Kaufkraft bleibt in der Region • keine doppelten Eingaben FÜR UNTERNEHMEN • Coupons, News und Veranstaltungen können einfach erstellt werden • neue Kund*innen gewinnen und binden • Regionale Kaufkraft stärken • Sichtbarkeit in der App und auf der Website FÜR NUTZER*INNEN • die besten Angebote aus der Region auf einen Blick • alle Anbieter*innen der Gemeinde in einer App • einfach und barrierefrei • übersichtliche Favoritenliste • keine Deals aufgrund von personalisierbaren Push-Nachrichten verpassen ERFOLGREICHER START IN ZWETTL In der Stadtgemeinde Zwettl in Niederösterreich wurde die GEM2GO Bonuswelt im Herbst 2022 eingeführt. Zu Beginn nutzten 20 Unternehmen die Möglichkeit, sich in der App zu präsentieren. Mittlerweile ist das Projekt ein Selbstläufer geworden und immer mehr Firmen möchten an der Bonuswelt teilnehmen und von den Vorteilen profitieren. Möchten auch Sie lokale Betriebe unterstützen und gleichzeitig Bürgerinnen und Bürgern attraktive Vorteile verschaffen? Dann melden Sie sich gerne beim GEM2GO-Team für eine unverbindliche Beratung. MEHR INFORMATIONEN ZUR GEM2GO BONUSWELT FINDEN SIE HIER: KOMMUNAL & DIGITAL
GOOD TO KNOW ÜBER GEM2GO 16
GEM2GO KIOSK IM AUSSENEINSATZ Seit November 2022 hat ein GEM2GO KIOSK in Bruck an der Großglocknerstraße eine besondere Mission: Bei jeder Witterung informiert er Gemeindebürgerinnen und -bürger. In Zusammenarbeit mit Bayer-Schilder wurde dort eine Outdoor-Lösung für einen GEM2GO KIOSK realisiert. Bürgermeisterin Barbara Huber zeigt sich von der digitalen Amtstafel begeistert und freut sich über diesen wertvollen Kommunikationskanal. MEHR WISSEN DURCH E-LEARNING Auf der Plattform GEM2GO E-Learning sind viele nützliche Inhalte für Redakteurinnen und Redak- teure gesammelt: Webinare zeigen Neuerungen und Anleitungen zu GEM2GO, Best Practice- Beispiele von Gemeinden veranschaulichen, wie man Funktionen bestmöglich nutzt, außerdem stehen verschiedene Vorlagen für Inserate, Flyer und Boxeninhalte zum Download zur Verfügung. GEM2GO E-Learning ist über das Dashboard des Redaktionssystems erreichbar. Jede Person, die Zugriff auf das Redaktionssystem hat, kann auch die Inhalte der E-Learning-Plattform konsumieren und so ihr Wissen erweitern. 100 % DER FLACHGAUER GEMEINDEN NUTZEN GEM2GO Schon gewusst? Alle 37 Gemeinden im Salzburger Flachgau nutzen die Services von GEM2GO. Die GEM2GO APP ist überall im Einsatz und lediglich eine Gemeinde hat sich noch nicht für GEM2GO WEB entschieden. Eine beeindruckende Quote! Die E-Learning-Plattform von GEM2GO bietet zahlreiche Tipps und Tricks für die Verwaltung der GEM2GO Applikationen. Barbara Huber zeigt sich von der digitalen Amtstafel begeistert. KOMMUNAL & DIGITAL
DIE GANZE GEMEINDE UNTER EINEM DACH "MEINE SEITE" WIRD JETZT NOCH BESSER 18
Schon seit einigen Jahren steht das GEM2GO-Universum allen engagierten Bürgerinnen und Bürgern einer Gemeinde offen. „Meine Seite“ gehört zu den ganz besonderen Features. Nun wurde das Angebot ausgebaut und verbessert. Zur Dorfgemeinschaft gehören alle dazu: Der Blumenhändler, die Bäckerin, die Freiwillige Feuerwehr oder der Fußballverein. Sie alle bieten Wissenswertes für Bürgerinnen und Bürger. Wer sich aber online über das kommunale Leben informiert, muss oft mühsam nach den Websites der einzelnen Unternehmen und Vereine suchen – wenn es solche überhaupt gibt. EINFACH BESSER Nicht so bei GEM2GO: „Meine Seite“ ist ein Service, an dem sich alle Engagierten eines Ortes beteiligen können. Bereits vor einigen Jahren eingeführt, wurde das Feature nach den ersten Erfahrungen nun weiterentwickelt. Im ersten Halbjahr 2023 geht die neue Version von „Meine Seite“ online. Sie bietet noch mehr Gestaltungsmöglichkeiten und ist zugleich noch bedienungsfreundlicher. Das Feature ist ohne Vorwissen für alle nutzbar. NEUE LOGIN-SEITE Nicht-Gemeindebedienstete können auf „Meine Seite“ die Website der Gemeinde mit Texten, Fotos und weiteren Informationen anreichern. Zum Pflegen der Inhalte wird in Zukunft die Internetadresse mein.gem2go.at angesteuert und dort die jeweilige Gemeinde gewählt. Vereine und Unternehmen können so auch in mehreren Orten präsent sein – sofern diese das Angebot von GEM2GO nutzen. AUS SICHT DER GEMEINDE HAT „MEINE SEITE“ VIELE VORTEILE: • Redakteurinnen und Redakteure haben die volle Kontrolle über die Inhalte. Sie können entscheiden, wer welche Rechte bekommt und wer was veröffentlichen darf. • In Kombination mit der GEM2GO Bonuswelt erstellen örtliche Wirtschaftstreibende Aktionen, veröffentlichen Angebote oder stellen Coupons aus. • Alle Veranstaltungsinfos sind kompakt zusammengefasst und auf der Gemeindewebsite angekündigt. • Durch die vielen Mitwirkenden bleibt die Gemeindewebsite immer aktuell und spannend. Die einzelnen Beteiligten haben das Ortsleben am besten im Blick und die Inhalte sind besonders authentisch. • Über „Meine Seite“ können sich Bürgerinnen und Bürger auch an Müllabholungen oder andere News aus der Gemeinde erinnern lassen oder einen Newsletter abonnieren. „MEINE SEITE“ BIETET VIELE MÖGLICHKEITEN, UM DAS ZUSAMMENLEBEN IM ORT ZU FÖRDERN. BEI FRAGEN ZU DIESEM FEATURE MELDEN SIE SICH GERNE BEI DEN EXPERTINNEN UND EXPERTEN DES GEM2GO-TEAMS. KOMMUNAL & DIGITAL
INF RMIERTES MONTAFON GEMEINDEÜBERGREIFENDE KOMMUNIKATION VIA GEM2GO REGION 20
Warum fährt der Nachtexpress nicht mehr in mein Dorf? Wo treffen sich Jugendliche meiner Region? Wie kann ich mich mit Gleichgesinnten austauschen? Alles Fragen, die auf einer Gemeindewebsite beantwortet werden können. Doch wie werden die Infos verteilt, wenn sie mehrere Gemeinden betreffen? GEMEINSAME INHALTE NUTZEN Das funktioniert im Stand Montafon in Vorarlberg ganz einfach: Dort arbeiten zehn Gemeinden seit Jahrhunderten eng zusammen. Alle beteiligten Gemeinden nutzen die GEM2GO APP und acht von zehn auch GEM2GO WEB für ihre Kommunikation. Seit Mitte 2022 erhalten sie nun wichtige gemeindeübergreifende Information vom umfangreichen GEM2GO REGION Internetauftritt des Standes Montafon. So werden gemeinsame Inhalte besser genutzt und verteilt. Das zweiköpfige Redaktionsteam koordiniert die Inhalte, die durch ein „erweitertes Redaktionsteam“ von elf Personen der einzelnen Fachgebiete eingepflegt werden. Die relevanten Informationen werden über das GEM2GO REGIONs-System an die Mitgliedsgemeinden weitergegeben. Newsbeiträge, Publikationen wie Regionszeitungen und Veranstaltungen werden so über die Gemeindegrenzen hinaus veröffentlicht. KOMPLETT AUTOMATISCH Die jeweilige Mitgliedsgemeinde kann die vorgeschlagenen Inhalte einfach via Mausklick in ihre eigene GEM2GO Website und GEM2GO APP übernehmen. Änderungen am Originalbeitrag werden automatisch synchronisiert. Auf Wunsch der einzelnen Gemeinde ist es aber auch möglich, sich vom Hauptbeitrag loszulösen, selbstständige Änderungen umzusetzen und diese zu veröffentlichen. Anpassungen müssen dann jedoch händisch vorgenommen werden. ALLE PROFITIEREN Valentina Bolter war an der Umsetzung des GEM2GO REGION Internetauftritts des Standes Montafon federführend beteiligt und gehört zum zweiköpfigen Redaktionsteam. Sie berichtet stolz: „Beim Relaunch der Standes-Website war uns besonders wichtig, dass wir als Regionalverband auch online mit den Gemeinden noch enger vernetzt werden und beispielsweise News-Beiträge, Veranstaltungen und Stellenausschreibungen mit wenigen Klicks untereinander teilen können. Durch die innovativen Lösungen von GEM2GO und den großen Erfahrungsschatz von Kufgem konnten wir nahezu alle unsere Wünsche im Sinne einer userfreundlichen Informations-Plattform für die gesamte Region umsetzen.“ INTERESSE? Sie möchten in Ihrer Region auch von gemeindeübergreifenden Inhalten profitieren? Dann melden Sie sich bei den Expertinnen und Experten des GEM2GO-Teams. Wenn mehrere Gemeinden zusammenarbeiten, gibt es viele Infos für die Bevölkerung, die möglichst einfach zu verteilen sind. So auch im Stand Montafon in Vorarlberg. Zehn Gemeinden haben sich dort zusammengeschlossen und nutzen gemeinsam die Regionsseite von GEM2GO. Valentina Bolter freut sich über die gelungene Regionsseite von GEM2GO. KOMMUNAL & DIGITAL
VERFLIXTE ABRECHNUNG! KINDERGÄRTEN EINFACH VERWALTEN UND ABRECHNEN 22
Über 80 Gemeinden in Tirol und Salzburg profitieren bereits von den Vorteilen der Kindergartenverwaltungssoftware HOKITA. Sie hilft, Prozesse zu optimieren und den bürokratischen Aufwand zu verringern. FLEXIBLE LEISTUNGEN Die monatlich anfallenden Betreuungsleistungen, Bus- und Bastelbeiträge oder auch die Landesförderung in Salzburg werden ganz einfach in HOKITA erfasst und administriert. Zu den wichtigsten Funktionen zählen unter anderem die Stornierung oder Zubuchung von Mittagessen. Diese können mithilfe der Eltern-App direkt von den Erziehungsberechtigten vorgenommen werden. DAS AUS FÜR DIE ZETTELWIRTSCHAFT Da HOKITA vollständig webbasiert ist, kann mit nur wenigen Klicks die Abrechnungsdatei erstellt und in k5 Finanzmanagement oder andere Buchhaltungsprogramme importiert werden. Der Austausch von unzähligen Listen zwischen Kinderbetreuungseinrichtungen und Gemeinden entfällt somit komplett. UMFANGREICHE DATENVERWALTUNG Auch die strengen Datenschutzvorgaben werden mit HOKITA optimal eingehalten. Alle Daten, die in HOKITA erfasst werden, liegen auf einem DSGVO-konformen Server in einem externen Rechenzentrum in Deutschland. Die Kinderbetreuungseinrichtungen schätzen vor allem aber die umfangreiche Datenverwaltung: Betreuungszeiten, An- und Abwesenheiten oder medizinische und pädagogische Zusatzinformationen werden in HOKITA erfasst und stehen für die tägliche Arbeit im Kindergarten bereit. Für Gemeinden wird es immer schwieriger, den komplexen Anforderungen rund um die Kindergartenverwaltung gerecht zu werden. HOKITA reduziert den Verwaltungsaufwand auf ein Minimum. Die Kindergartensoftware ist umfangreich und trotzdem einfach und intuitiv in der Bedienung. HOKITA UNTERSTÜTZT BEREITS ZAHLREICHE ABRECHNUNGSMODELLE: • Geschwisterrabatte • Staffelung nach Einkommensstatus • Verrechnung im Nachhinein und Zeitsplitting • Abrechnung pro Teilnahme/ pro Tag/pro Woche/pro Monat • mehrere Zahler (z. B. Kinder- und Jugendhilfe) STATT MIT UMFANGREICHEN KINDERGARTENABRECHNUNGEN KÖNNEN SIE SICH KÜNFTIG MIT WICHTIGEREN AUFGABEN BESCHÄFTIGEN – NEUGIERIG GEWORDEN? Dann vereinbaren Sie gerne einen Termin für eine unverbindliche Produktvorstellung bei Sabrina Thurner oder Stefan Juffinger. KOMMUNAL & DIGITAL
Zwei Ausgaben des Kommunalforums haben dieses Jahr bereits stattgefunden. Im Februar waren Dr. Barbara Frick und Bernhard Hofer MSc. von der Cemit GmbH zu Gast und lieferten wertvollen Input zu Fördermöglichkeiten für Gemeinden und deren Stakeholder. Steuerberater Prof. Mag. Dr. Helmut Schuchter stellte im März Infos zu Steuern und Gebühren beim Kaufen, Nutzen und Verkaufen von Immobilien in Gemeinden vor. Für die kommenden Monate sind weitere Termine geplant. KOMMUNALFORUM DAS KUFGEM-ONLINEFORMAT FÜR PRAXISWISSEN 2023 wird das Kommunalforum fortgesetzt. Bei dieser Online- Veranstaltungsreihe referieren namhafte Expertinnen und Experten über aktuelle Themen und vermitteln Wissen aus der Praxis. MELDEN SIE SICH DIREKT ÜBER DAS KUFGEM KURSPORTAL ZUM KOMMUNALFORUM AN: NÄCHSTE TERMINE Mittwoch, 19. April 2023 um 10:30 Uhr Dr. Günther Gast & Dr. Laura Gleinser: Vergabe von Dienstleistungsaufträgen Dienstag, 16. Mai 2023 um 10:30 Uhr DI Bruno Oberhuber: Energiemanagement in Gemeinden Mittwoch, 13. Juni 2023 um 10:30 Uhr Mag. Christoph Peer & Ing. Mag. (FH) Florian Raggl: Management von öffentlichen Bauprojekten – von der Idee bis zur Schlüsselübergabe 24
DR. GÜNTHER GAST Dr. Günther Gast ist seit 2007 bei CHG Rechtsanwälte tätig und leitet die Praxisgruppe „Öffentliches Wirtschaftsrecht und Vergaberecht“. Seine Tätigkeitsschwerpunkte liegen in der Beratung öffentlicher Auftraggeberinnen und Auftraggeber sowie in der Abwicklung komplexer Vergabeverfahren. DI BRUNO OBERHUBER DI Bruno Oberhuber ist Geschäftsführer der Energieagentur Tirol. Diese bietet Gemeinden und Regionen unabhängige Beratung und zuverlässige Informationen zu allen Energiefragen. Darüber hinaus entwickelt die Energieagentur Maßnahmen, die zum verstärkten Einsatz von erneuerbaren Energien und gezielter Energieeinsparung führen. DR. LAURA GLEINSER Dr. Laura Gleinser ist seit 2021 Rechtsanwältin und bei CHG Rechtsanwälte in der Praxisgruppe „Öffentliches Wirtschaftsrecht und Vergaberecht“ angestellt. Sie berät vor allem im kommunalen Bereich und setzt Projekte für Gemeinden in Tirol und Salzburg um. MAG. CHRISTOPH PEER Mag. Christoph Peer verantwortet als Geschäftsführer in der Communalp GmbH das Thema Organisation und Finanzen und kümmert sich in Gemeindeentwicklungsprozessen um die Strategieberatung bei komplexen Infrastrukturvorhaben. ING. MAG. (FH) FLORIAN RAGGL Ing. Mag. (FH) Florian Raggl leitet als Geschäftsführer die Communalp GmbH in den Bereichen Projektentwicklung und Projektmanagement und begleitet kommunale Bauprojekte von der Idee bis zur Schlüsselübergabe. DETAILS ZU DEN EXPERTINNEN UND EXPERTEN KOMMUNAL & DIGITAL
ERFOLGREICHES FACILITYMANAGEMENT INNERHALB VON FÜNF JAHREN HAT DIE STADTGEMEINDE KUFSTEIN IHRE GESAMTE GEBÄUDEVERWALTUNG DIGITALISIERT Nikolaus Bernardi von der Stadtgemeinde Kufstein schätzt die persönliche Betreuung von Kufgem Mitarbeiter Martin Kraisser. 26
Als Eigentümerin von mehr als 50 öffentlichen Gebäuden unterliegt die Stadtgemeinde Kufstein zahlreichen Verpflichtungen: Im Sinne der Betreiberverantwortung ist sicherzustellen, dass niemand vor oder innerhalb von Gebäuden durch herabfallende Teile zu Schaden kommt. Darüber hinaus sind alle dort installierten technischen Geräte und Anlagen regelmäßig zu überprüfen und in verkehrssicherem Zustand zu halten. Bereits 2018 entschied sich die Stadt Kufstein für eine effizientere Verwaltung des Bestands. Um von allen Vorteilen einer digitalen Gebäudeverwaltung zu profitieren, wurde gemeinsam mit Kufgem die CAFM (Computer-Aided Facility Management)-Softwarelösung ProOffice in Betrieb genommen. START MIT UNTERSTÜTZUNG DER FACHHOCHSCHULE KUFSTEIN Unterstützt durch sieben Studierende der Fachhochschule Kufstein wurde mit ProOffice unter anderem ein digitales Abbild des Rathauses erstellt und sämtliche relevanten Gebäude- und Raumdaten erfasst. Ein wesentlicher Bestandteil dieser Erfassungskampagnen ist die Aufnahme aller sicherheitsrelevanten technischen Geräte und Anlagen. Dies ist erforderlich, um die gesetzlich vorgeschriebenen Wartungen planen, durchführen und belegen zu können. Von der Stadt Kufstein wurden bisher mehr als 7.000 Wartungstätigkeiten erledigt und dokumentiert. Die in der Software hinterlegten interaktiven CAD-Pläne erleichtern die Orientierung im Gebäude und unterstützen bei der Planung und Durchführung von Wartungstätigkeiten. Zudem lassen sich detaillierte Flächenbilanzen in Bezug auf Reinigung, Energiemonitoring und bauliche Planung ableiten. ARBEITSTEILUNG ERWÜNSCHT Die webbasierte Plattformlösung unterstützt arbeitsteilige Workflows mit einem sinnvollen Rollen- und Rechtekonzept: Die für das Facilitymanagement Zuständigen organisieren und planen wiederkehrende Maßnahmen, die von den Ausführenden vor Ort per Tablet abgearbeitet und dokumentiert werden. ENTLASTUNG DURCH DIGITALISIERUNG Andreas Haaser ist hauptverantwortlich für das Facilitymanagement der Stadt Kufstein: „Ich bin froh, dass die Stadtgemeinde auf ProOffice gesetzt hat. Es erleichtert unsere tägliche Arbeit enorm und hat rasch diverse Excellisten und Kalender obsolet gemacht. Zudem sind alle benötigten Informationen immer für alle Beteiligten verfügbar.“ Dies bestätigt auch sein Kollege Nikolaus Bernardi: „Als Verantwortlicher für VIDEOINTERVIEW MIT ANDREAS HAASER Kufstein ist ein Paradebeispiel dafür, wie Digitalisierung das kommunale Facilitymanagement erleichtert: die Altenwohnheime Innpark und Zell schätze ich besonders die arbeitsteilige Nutzung der Anwendung sowie die Erinnerung an anstehende Wartungstätigkeiten.“ Überzeugt davon, dass die Digitalisierung in der Gebäudeverwaltung von Nutzen ist? Die Kufgem Expertinnen und Experten zeigen Ihnen gerne persönlich, wie ProOffice Sie dabei unterstützt: 05372 6902. Andreas Haaser ist hauptverantwortlich für das Facilitymanagement der Stadtgemeinde Kufstein und glücklich über die Digitalisierung durch ProOffice. KOMMUNAL & DIGITAL
DIE BASIS GEOGRAFISCHER ANALYSEN DIE DI ITALE KATASTRALMAPPE IN WEBOFFICE Welche Grundstücke sind von einer geplanten Infrastrukturmaßnahme betroffen? Sind die Grenzen dieser Grundstücke exakt vermessen oder nur aus historischen Quellen übernommen? Die Eigentümerinnen und Eigentümer welcher Nachbargrundstücke sind verfahrensrelevant? Nachbarschaftsanalyse: Mit der Verbindung zu Bauamtsdaten sind alle Informationen rasch und übersichtlich dargestellt. 28
Die zentrale grafische Datenquelle zur Beantwortung dieser und vieler weiterer Fragen zum Thema Grund und Boden ist die Digitale Katastralmappe (DKM). Sie veranschaulicht die Lage sämtlicher Grundstücke in Österreich und wird in allen WebOffice-Umsetzungen für Gemeinden in Tirol und Salzburg mit eingebunden. Die Daten der Digitalen Katastralmappe werden von den zuständigen Vermessungsämtern erhoben und laufend aktualisiert. Zweimal jährlich werden vom Bundesamt für Eich- und Vermessungswesen (BEV) die sogenannten „Stichtagsdaten“ bundesweit – seit Kurzem unentgeltlich – zur Verfügung gestellt. Diese bilden die Situation jeweils zum Beginn des zweiten und vierten Quartals eines Jahres ab und werden vom BEV etwa drei Monate später veröffentlicht. ALLE BASISINFORMATIONEN IN EINER KARTE Die Bereitstellung der kostenfreien Informationen und die damit verbundene Änderung des verwendeten Datenmodells hat Kufgem genutzt, um einige Anpassungen zur optimalen Nutzung der Digitalen Katastralmappe in Web- Office vorzunehmen. Ziel ist es, die Basisdarstellung auf das Wesentliche zu reduzieren. Je nach Anwendungsfall finden sich nun optimale und individuelle Anpassungsmöglichkeiten wieder. Eine dynamische Platzierung der Grundstücksnummern gewährleistet, dass sämtliche dargestellten Parzellen im aktuellen Karten- oder Druckausschnitt beschriftet werden. Katasterobjekte wie Grundstücke oder Hausflächen können nach Bedarf selektiert werden, etwa um exakt vermessene Koordinaten von Fest- und Grenzpunkten zu ermitteln oder Grundgrenzen zur besseren Visualisierung vor dunklem Hintergrund in auswählbaren Kontrastfarben darzustellen (z. B. Waldflächen). ZUSAMMENSPIEL MIT BAUAMTSDATEN Die Verknüpfung der Grundstücke aus der Digitalen Katastralmappe mit Daten, die in der Softwarelösung k5 Verfahren verwaltet werden, schafft einen großen Mehrwert. So sind direkt in WebOffice Informationen zu Eigentumsverhältnissen, Einlagezahlen und der steuerrelevanten Fläche einsehbar. Auch laufende und abgeschlossene Verfahren mit Bezug zu den ausgewählten Grundstücken werden aufgelistet. Eine hilfreiche Suchfunktion ermöglicht die rasche Identifizierung aller Grundstücke innerhalb der Gemeinde, ob im Eigentum einer natürlichen oder rechtlichen Person. Als geographisches Informationssystem erlaubt WebOffice weiterführende Analysen wie etwa das einfache Messen von Abständen oder die Identifikation von Grundstücken, die sich in einer definierbaren Entfernung zu einem bestehenden oder geplanten Objekt befinden. Abfragen von Katasterinhalten in WebOffice machen es einfach, Informationen rasch zu überblicken. Das sind nur einige der vielen Vorteile, die die GIS- Lösung WebOffice mit sich bringt. Rufen Sie uns unter 05372 6902 an und wir präsentieren gerne persönlich, welche Möglichkeiten Ihnen die Digitale Katastralmappe in WebOffice bietet. DKM IN WEBOFFICE In unserer Mediathek finden Sie ein Erklärvideo, in dem die Funktionen und die Handhabung der Digitalen Katastermappe in WebOffice kurz erläutert werden. WEBOFFICE SCHULUNGEN DKM ist nur ein Vorteil von Web-Office: Ab April 2023 bieten wir dreistündige WebOffice-Schulungen an, in denen der Einsatz von WebOffice gezeigt und geübt wird. Jetzt über Schulungstermine in Ihrer Nähe informieren: KOMMUNAL & DIGITAL
ENERGIEMANAGEMENT: MEHR ALS NUR STROM SPAREN NEUE HERAUSFORDERUNG FÜR GEMEINDEN 30
Energiepreise, Energieeffizienz, Energiesparpotenzial – die vergangenen Monate waren medial vom Thema Energie geprägt. Auch Gemeinden mussten sich intensiv damit auseinandersetzen, sind sie doch als Besitzer und Erhalter öffentlicher Einrichtungen massiv von den Entwicklungen der Energiepreise betroffen. Möglichst schnell mussten Einsparpotenziale identifiziert werden: Eingeschränkte Öffnungszeiten bei Schwimmbädern oder Eislaufplätzen, die Reduzierung des Warmwasserverbrauchs in Schulen und eine Verminderung der Weihnachtsbeleuchtung wurden öffentlich breit diskutiert und umgesetzt. DIE WAHREN ENERGIEFRESSER AUFSPÜREN Diese Maßnahmen waren sicherlich öffentlichkeitswirksam, die wahren Energiefresser lauern aber woanders: Alte Gebäude, überholte Haustechnik und die Abhängigkeit von fossilen Brennstoffen sind die größten Brocken beim Energieverbrauch von Gemeinden. Fehlende Daten erschweren eine faktenbasierte Einschätzung. Mit modernem Energiemanagement können diese Punkte angegangen und nachhaltig verbessert werden. Notwendig ist dafür eine digitale Lösung, die alle Stufen des Energiemanagements digital abbilden kann: Energieverbräuche abrufen und visualisieren, Maßnahmen planen, Maßnahmen nach Durchführung evaluieren und weiterführende Maßnahmen setzen, um die gesetzten Zielwerte zu erreichen. ISO ZERTIFIZIERTE LÖSUNG FÜR ENERGIEMANAGEMENT Softwareprodukte wie ProOffice Energie sind nach der Norm ISO 50001 zertifiziert und erfüllen alle Anforderungen eines modernen Energiemanagementsystems. Diese digitalen Lösungen können Gemeinden dabei unterstützen, ihre Energieeffizienz zu steigern und Umweltauswirkungen und Energiekosten zu reduzieren. Zusätzlich werden damit die geforderten Nachweise und Dokumentationen für die Teilnahme am e5 Programm erbracht. Das e5 Programm unterstützt Gemeinden bei einer nachhaltigen Klimaschutzarbeit. TRANSPARENZ FÜR DIE BEVÖLKERUNG Durch digitales Energiemanagement kann auch die Bevölkerung informiert und eingebunden werden. Die Darstellung von Energieverbrauch und -produktion auf öffentlich zugänglichen Dashboards wie in der Gemeinde St. Johann in Tirol informiert Bürgerinnen und Bürger über Wirkungsgrade von PV-Anlagen und Wasserkraftwerken. So kann Aufklärungsarbeit in Richtung der Bevölkerung geleistet werden. HERAUSFORDERUNG DATENVERFÜGBARKEIT Ein erfolgreiches Energiemanagement stützt sich auf eine breite Datenbasis: Neben aktuellen Zählerständen und Verbrauchswerten, die idealerweise von intelligenten Zählern übermittelt werden, sind detaillierte bauliche Informationen über die Liegenschaften erforderlich. Dadurch werden die Gesamtverbräuche der Gebäude vergleichbar gemacht und lassen sich in weiterer Folge durch gezielte Maßnahmen langfristig senken. Als Experte für digitale Infrastrukturlösungen berät Sie Kufgem gerne zum Energiemanagement in Ihrer Gemeinde. Kufgem GmbH, Daniel Trixl, Tel.: 05372 6902, oder per Mail an info@kufgem.at. Daniel Trixl – Experte für digitale Infrastrukturlösungen HIER ERFAHREN SIE MEHR ÜBER DAS ENERGIESPARPOTENZIAL IN IHRER GEMEINDE: KOMMUNAL & DIGITAL
DIE NÄCHSTE GENERATION Digitale Verwaltung mit Next-Effekt. Jetzt zu Next! k5next.at 32
DIGITALE VERWALTUNG MIT NEXT-EFFEKT EINE ERFOLGSGESCHICHTE WIRD FORTGESETZT 2013 präsentierten fünf Entwicklungspartner – die GEMDAT NÖ, GEMDAT OÖ, Kufgem, PSC und der Vorarlberger Gemeindeverband – eine neue, wegweisende Softwarelösung für Kommunen. k5 Kommunalmanagement löste die bestehende K.I.M.-Software ab. Damit schuf man gleichzeitig einen neuen, österreichweiten Standard. 10 Jahre danach erleichtert k5 Kommunalmanagement in über 1.700 Gemeinden zahlreiche Aufgaben in den öffentlichen Verwaltungen. Ob im Dokumenten- und Finanzmanagement, im Verfahrenswesen oder beim Wirtschaftshof – k5 unterstützt täglich tausende Gemeindemitarbeitende bei der Abwicklung ihrer Arbeit. VERÄNDERUNG UND DIGITALISIERUNG Kufgem begleitet viele Gemeinden auf dem Weg der Digitalisierung. Dazu gehören Beratungen, Schulungen, Kurse, zahlreiche Gespräche und Diskussionen mit Verantwortlichen in den Gemeinden. Kufgem ist für sie ein erfahrener Partner, der ihre Themen und Ansichten kennt und hohes Vertrauen genießt. Die Anforderungen an die Gemeinden verändern sich stetig: Neue Gesetze wie die VRV2015 und dessen Novelle oder die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) machen Anpassungen und Adaptierungen notwendig. Die rasche Weiterentwicklung der Informationstechnologie, als auch die wachsenden Bedrohungen bei der Datensicherheit sorgen für zahlreiche Herausforderungen in den Gemeinden. Der Prozess der „Digitalisierung“ ist stetig, zukunftsweisend und verlangt von allen Akteurinnen und Akteuren eine klare Positionierung. Die Zeit bleibt nicht stehen: Entwicklungen gehen immer schneller voran. Kufgem sieht seine Aufgabe auch darin, Gemeinden stets praxisnahe und maßgeschneiderte Lösungen für die Zukunft zu bieten. VON k5 ZUR NÄCHSTEN GENERATION k5|Next – das clevere Gemeindemanagement ist die neue Generation der österreichweit erfolgreichsten Verwaltungslösung k5. k5|Next_Basis schafft eine optimierte Datenstruktur, mehr Sicherheit durch Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) und vereinfacht die tägliche Arbeit. Es bietet per Dashboard alle Informationen auf einen Blick, ist jederzeit und überall verfügbar und bietet wertvolle und neue digitale Services dank cloudbasierter Technologie. Kundinnen und Kunden profitieren von höchster Datenqualität für ihre bestehenden k5- und weitere, zukünftige k5|Next-Anwendungen. Die Basisplattform von k5|Next wird gemeinsam mit einem neuen Kontaktmanagement bereits 2023 ausgerollt. Für die Wahltermine 2024 sorgt die Veröffentlichung von „k5|Next_Wahl“ und „k5|Next_Einwohner“, basierend auf der neuen Plattform, für eine noch einfachere Abwicklung. INFORMATIONSTOUR ZU k5|NEXT Für 2023 sind mehrere Informationsveranstaltungen und der Echteinsatz der neuen Anwendung geplant. Alle Tiroler und Salzburger Gemeinden werden rechtzeitig über den Start zur „Jetzt zu Next“-Tour informiert. Auch die k5-Entwicklungspartner starten mit der Veröffentlichung und garantieren, dass die Erfolgsgeschichte einer österreichweit, einheitlichen Lösung fortgesetzt wird. Gemeinsam informieren wir auf der Kommunalmesse 2023 in Innsbruck über k5|Next. WENN SIE JETZT SCHON NEUGIERIG SIND UND DIE ZUKUNFT MITGESTALTEN MÖCHTEN, KONTAKTIEREN SIE UNS UNTER INFO@KUFGEM.AT. RUND UM k5
34 PAPIERL SE BETTENMELDUNG DIE DIGITALE BETTENSTATISTIK IN k5 GÄSTEMELDEWESEN
Die jährliche Bettenmeldung können elektronisch meldende Beherbergungsbetriebe jetzt noch einfacher erledigen. Das Formular für die elektronische Erhebung wurde verbessert, Gemeinden und Tourismusverbände sparen durch diesen Digitalisierungsschritt viel Zeit und Geld. RUND UM k5 Jedes Frühjahr erhebt die Statistik Austria mit der gesetzlich vorgeschriebenen Bettenstatistik die Anzahl der Gästebetten einer Gemeinde. Zum Jahresende wird durch einen Vergleich mit den Nächtigungen die Bettenauslastung berechnet. Diese Kennzahl ist wichtig für die Darstellung des Erfolgs im Tourismussektor. ELEKTRONISCHE BETTENMELDUNG Für die Betriebe und die zuständige Meldebehörde ist eine einfache und aufwandsarme Abwicklung der jährlichen Bettenstatistik sehr wichtig. Dafür können Gemeinden und Tourismusverbände ihren elektronisch meldenden Vermietenden ein Internetformular im feratel WebClient freischalten: das WebClient-Inventar. Elektronisch meldende Betriebe werden in einem beliebig wählbaren Zeitraum über den WebClient zur Abgabe der Bettenmeldung aufgefordert. Säumige Unterkünfte werden wiederholt erinnert. VEREINFACHTE FORMULAREINGABE 2023 neu hinzugekommen sind zahlreiche Verbesserungen. Das auszufüllende Formular wurde weiter vereinfacht, um Fehleingaben durch Betriebe zu vermeiden. Mit wenigen Klicks bestätigen die Vermietenden ihre Bettenanzahl sowie die Schließmonate. Änderungen werden sicher und ohne Zeitverzögerung an das Deskline Gästemeldewesen der Meldebehörde übermittelt und Ausdrucke entfallen. WENIGER AUFWAND, MEHR KONTROLLE Durch die digitale Bettenmeldung sparen auch Gemeinden und Tourismusverbände viel Zeit: Der Ausdruck und Versand der Formulare sowie die manuelle Erfassung der Rückmeldungen in Deskline sind hinfällig. Mittels Auswertungen lassen sich die Bettenmeldungen lückenlos nachvollziehen und noch fehlende Unterkünfte für eine Kontaktaufnahme ermitteln. Bei der Erstellung der Datei für die Statistik Austria werden die elektronischen Bettenmeldungen automatisch berücksichtigt. KOSTENLOSES ZUSATZMODUL Allen E-Gästeblatt-Kundinnen und Kunden steht das WebClient-Inventar auf Wunsch kostenlos zur Verfügung. Nähere Informationen dazu gibt es in der Kufgem Mediathek: Elena Ongaro und Hans-Peter Hautz erklären die Einrichtung und den Ablauf in einem Video. ERKLÄRVIDEO ANSEHEN: BETTENSTATISTIK MIT DEM WEBCLIENT-INVENTAR. Die Oberfläche zur elektronischen Bettenmeldung im feratel WebClient.
MIT DER MANAGEMENTÜBERSICHT IN k5 FINANZ KENNZAHLEN AUF KNOPFDRUCK AUSWERTEN DEN ÜBERBL CK BEHALTEN 36
In k5 Finanzmanagement laufen alle budgetrelevanten Zahlen und Daten der Gemeinde- verwaltung zusammen. In der individuell anpassbaren Managementübersicht erhalten Verantwortliche auf Knopfdruck die wichtigsten Auswertungen übersichtlich aufbereitet und grafisch dargestellt. So sind sowohl Trend- entwicklungen als auch Vergleiche auf einen Blick erkennbar und werden in Echtzeit aktualisiert. In der täglichen Arbeit ist man oft damit konfrontiert: Gegenüberstellung von Haushaltskonten, Entwicklung von Kostenpositionen über unterschiedliche Zeiträume, Budgetzahlen der letzten Jahre – Auswertungen werden laufend als Entscheidungsgrundlage und zur Vorbereitung auf Sitzungen benötigt. Die Managementübersicht in k5 Finanzmanagement ist dabei eine große Unterstützung. Auf Knopfdruck werden vordefinierte Kennzahlen grafisch aufbereitet und schaffen einen Überblick, ganz ohne mühsamen Export in Kalkulationsprogramme wie Excel. VOREINGESTELLTE UND INDIVIDUELLE VORLAGEN Die Managementübersicht kann von allen k5 Finanzmanagement Nutzerinnen und Nutzern abgerufen werden. Eine Vielzahl an nützlichen Auswertungen ist bereits voreingestellt, außerdem können Vorlagen individuell zusammengestellt und abgespeichert werden. MANAGEMENTÜBERSICHT GEMEINSAM EINRICHTEN Um den vollen Funktionsumfang zu nutzen, richten wir die Management- übersicht gerne gemeinsam mit Ihnen ein. Schreiben Sie uns dafür einfach ein Ticket oder eine E-Mail an info@kufgem.at. Beispiel Gemeindefinanzen: Gegenüberstellung hinterlegter Haushaltskonten Jänner–Juni 2020 und Jänner–Juni 2021 Beispiel Kindergarten: alle Einnahmen und alle Ausgaben der letzten zehn Jahre RUND UM k5
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