AUSGABE NR. 26 / APRIL 2022 Wenn IT-Systeme fusionieren Gemeindezusammenlegung im Wipptal Zutritts- und Kundenkarte in einem Die GemCard und ihre Möglichkeiten Kufgem ist Österreichs größter Hoster von Geo-Daten Neue Serverfarm für GIS und CAFM Anwendungen IT-SICHERHEIT ZUKUNFT Sicher Arbeiten im digitalen Umfeld
WAS IST IN ZUKUNFT SCHON SICHER? Das ist eine gute Frage, sehr geehrte Leserinnen und Leser! Früher war alles besser, aber heute ist alles einfacher. Etwas überspitzt gesagt, trifft das besonders auf das Zeitalter der Computerkriminalität zu. Egal ob Viren, Phishing-Mails, Ransome-Software oder betrügerische Telefonate: Es wird Angreifern meistens zu einfach gemacht, an die Daten der Anwenderinnen und Anwender zu kommen. Der dabei verursachte Schaden ist oft kaum zu beziffern und trifft auch jene, deren Daten im Zuge einer Verarbeitung entwendet und missbraucht werden. Als erfahrener IT-Experte weiß ich, dass es keinen 100-prozentigen Schutz davor gibt und es wirklich jeden treffen kann. Digital ist nicht gleich sicher Die Digitalisierung treibt viele Entwicklungen in den Gemeinden enorm voran. Sie verändert heute schon die Arbeitsweise für die Zukunft: elektronische Akten, moderne ID-Karten, mobiles Arbeiten im Homeoffice, Cloud-Lösungen oder der Datenschutz. Dieser Fortschritt macht das Thema IT- und Datensicherheit immer komplexer und gleichzeitig immer wichtiger. Private Unternehmen setzen eigens ausgebildete Fachkräfte ein. Aber wer unterstützt Gemeinden in Fragen der IT-Sicherheit? EDITORIAL Die Veränderung BESTIMMT In Gemeinden gab es immer schon Veränderungen und Herausforderungen. Doch wie will man sich vorbereiten, wenn man gar nicht weiß, was auf einen zukommt? Wir von Kufgem wissen, wie das geht, denn GEMEINSAM sind wir stark. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kennen und begleiten Gemeinden bereits seit über drei Jahrzehnten. Themen wie Digitalisierung und IT-Sicherheit kennen wir aus dem erprobten Alltag. Seit Jahren sorgt Kufgem mit erfahrenen Partnern für erfolgreiche Sicherheitslösungen und Schulungen – für unsere eigene sowie auch Ihre Belegschaft. Daher bleibt auch 2022 IT- und Datensicherheit ein Schwerpunktthema, wie immer mit Fokus auf den Nutzen für unsere Kundinnen und Kunden. WAS ist in Zukunft sicher? Leider habe ich keine Glaskugel, die in die Zukunft schauen kann. Aber eines weiß ich ganz sicher: dass Städte und Gemeinden in Tirol, Südtirol und Salzburg auf einen starken Partner vertrauen können. Und das nicht erst, wenn etwas passiert, sondern bereits davor: Kufgem ist da, wenn IT und Sicherheit in der Gemeinde eine Rolle spielen. Kufgem sorgt tagtäglich dafür, dass Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einfach und sicher im digitalen Umfeld arbeiten! Und das macht uns seit über 30 Jahren GEMEINSAM. DIGITAL. ERFOLGREICH. Ihr Andreas Mayer Chief Technology Officer & Prokurist Mehr zum Thema Datensicherheit sehen Sie In der ersten Ausgabe der Kufgem Zukunftsgespräche. 2
NEU IN UNSEREM Manuel Osl E-Gov – Elektronische Verwaltung Jonas Steindl Lehrling Informationstechnologie Birgit Mentler Datenschutz und VoIP Julia Kalisch k5 Lohn David Wurzer Lehrling Informationstechnologie Sabrina Thurner HOKITA Kindergartenverwaltung Marion Gebhart k5 Finanzmanagement
AM WORT KUFGEM NEWS 06 Kufgem erweitert die Geschäftsleitung Seit 1. April erweitern zwei Prokuristen die Geschäftsleitung der Kufgem GmbH: Britta Erharter und Markus Schwab. 07 Alles auf einen Blick Seit Ende des Jahres 2021 gibt es die Kufgem Mediathek: Dort sind alle Videos zu den unterschiedlichen Lösungen von Kufgem abrufbar. 08 Gemeinsam digital gefeiert Zum 30-jährigen Firmenbestehen bedankte sich Kufgem bei seinen Kundinnen und Kunden mit einem großen Gewinnspiel. 10 Willkommen in Zirl Seit Jänner hat die neue Geschäftsstelle ihre Pforten geöffnet. Das moderne Gebäude bietet Platz für bis zu 50 Mitarbeitende. 12 Konflikt mit dem Datenschutz? Datenschutzexperte Gerhard Muigg berichtet über die Erfahrungen von Tiroler Gemeinden mit der DSGVO. 14 Wenn Lehrlinge zu Fachkräften werden Die ersten Kufgem Lehrlinge stehen vor dem Abschluss ihrer Lehrausbildung zum IT-Techniker. Lisa Noggler gibt Ein- blicke in den Endspurt. KOMMUNAL & DIGITAL 16 Die heimische Wirtschaft stärken Die GEM2GO App schafft mit der neuen „Bonuswelt“ einzig- artige Shopping-Erlebnisse in der Region und macht dem Online-Handel damit Konkurrenz. 18 GEM2GO APP als Türöffner Die beliebte Info- und Service-App ermöglicht Bürgerinnen und Bürgern ab sofort auch den Zugang zu Wertstoffhöfen. 20 Saubere Sache Der Reinhalteverband Tennengau Nord muss ein Netz aus 430 Kilometern Abwasser- und Trinkwasserleitungen und 10.700 Schächten instand halten. Wie? Mit einem aus- geklügelten Infrastrukturmanagement von Kufgem. 22 Wälder digital verwalten Für die Verwaltung von Waldgrundstücken setzt Haiming seit Jahren auf digitale Hilfsmittel. Mit dem Umstieg auf ProOffice ist das Waldbuch nun richtig zukunftsfit. 24 Cleverer Datenaustausch Schnittstellen zu weiteren Kufgem-Lösungen machen das Arbeiten mit Session-Sitzungsmanagement jetzt noch effizienter. 26 Transparenz schaffen Mit der Komplettlösung der Kufgem-Partner Streamdiver und TO-BE.Media werden Themen öffentlicher Sitzungen rasch und einfach unter das Volk gebracht. 28 Zeit für Kinder Seit 2021 verwenden die Pädagoginnen des Kindergartens Ellmau die Verwaltungssoftware HOKITA. Die Kindergarten- leiterin Anna Krimbacher spricht über ihre Erfahrungen. Inhalt Impressum: Herausgeber: Kufgem GmbH, 6330 Kufstein, Fischergries 2, 05372 6902, info@kufgem.at, www.kufgem.at, Firmenbuchnummer: 56489y, Firmenbuchgericht: LG Ibk. Auflage: 2.000 Stück; Erscheinung: 2-mal pro Jahr Kontakt zur Redaktion: Christina Glöckner, gloeckner@kufgem.at, Tel +43 5372 6902 - 690; Grafik & Layout: ofp kommunikation, Kufstein; Fotos: Stadtwerke Kufstein, Alex Gretter Fotografie, AdobeStock; Druck: Aschenbrenner, Kufstein. Wenn Angabe über Druckerei nicht im Impressummit Firmenname! Bei Angabe über Druckerei im Impressum ohne Firmenname! UMWELTZEICHEN
KOMMUNAL UND DIGITAL RUND UM k5 DIGITAL BUSINESS 30 Kommunal-Forum Als Kommunalmatinee gestartet geht die Veranstaltungs- reihe mit einem neuen Namen in die nächste Runde. Das Kommunalforum bietet Zugang zu Wissen direkt aus der Praxis. 32 Elektronische Sendungen Mit der Dualen Zustellung können Gemeinden sämtliche Schriftstücke elektronisch und somit rasch und unkompliziert versenden. 33 Geodaten geschickt verarbeiten Mit der browserfähigen GIS-Lösung Weboffice können Raum- informationen einfach erfasst, verwaltet und analysiert werden. 34 Größter Hoster von Geodaten Das „Mehr“ an Wissen, Verfügbarkeit, Sicherheit und Ver- netzung macht Kufgem österreichweit zum größten Hoster von Geodaten. 36 Zutritts- und Kundenkarte in einem Mit der GemCard können Gemeinden ihren Bürgerinnen und Bürgern Eintritt zu Freizeitangeboten bieten sowie Verbin- dungen zu weiteren Angeboten ermöglichen. 38 Gemeindezusammenlegung 2022 wurde aus Matrei, Mühlbachl und Pfons die fusionierte Marktgemeinde Matrei am Brenner. Kufgem führte die IT-Systeme der drei Gemeinden zusammen. 41 E-Rechnungen an Bund und Unternehmen Mit der Dualen Zustellung lassen sich Rechnungen aus k5 Finanzmanagement elektronisch versenden – ab sofort auch im XML-Format. 42 Finanzverwaltung entlasten Kufgem Expertinnen und Experten übernehmen bei Bedarf operative Aufgaben in der Finanzverwaltung zum Beispiel in der Gemeinde Wenns im Pitztal. 44 Bettenstatistik elektronisch erheben Um die Bettenmeldung zu vereinfachen, können Beher- bergungsbetriebe künftig die neue Funktion „Betteninventar“ im feratel WebClient nutzen. 46 Bauverfahren effizient abwickeln Das Kommunal Management Center Osttirol unterstützt Gemeinden bei der rechtssicheren Abwicklung von Bauverfahren. Kufgem liefert die passende Software. 48 Tirols Gemeinden haben gewählt Kufgem konnte die Gemeinden mit umfangreichen Service- leistungen in der Vorbereitung, am Wahltag und in der Ergebnispräsentation unterstützen. 51 Digitalisierung in Rekordzeit Die erfolgreiche Einführung des k5 E-Government-Pakets gelang der Gemeinde Fritzens innerhalb kürzester Zeit. 52 Sicher in die Zukunft Kaum eine Woche vergeht, in der nicht über Datendiebstahl, Erpressung oder Sicherheitslücken berichtet wird. IT-Sicher- heitsexperte Christian Steindl erklärt, worauf es ankommt. 54 Transparenter Service Im AIO.Serviceportal gibt es seit Kurzem eine neue Funktion, die einen besseren Überblick über aktuelle Aufträge ermöglicht. 55 Richtig telefonieren Viele wissen nicht, was ihre Telefonanlage alles kann. Peter Zadrazil, Experte für VoIP-Telefonie bei Kufgem, gibt Auskunft. 56 GPS-Daten mit dem Smartphone aufzeichnen Die Gemeinden Umhausen, Oetz und Haiming zeichnen Daten schnell und einfach mit einem gemeindeeigenen GPS-Gerät auf. 58 Upgrade fürs Rechenzentrum Das Team von Kufgem bietet sichere Online- und Cloud- Services für Tiroler und Salzburger Gemeinden. 60 Mit gutem Gefühl in die Zukunft Die Salzburger Gemeinde Hintersee erneuerte ihre 10 Jahre alte IT-Ausstattung. 62 Ein Festspiel für Kufgem und Vendoc Die Tiroler Festspiele Erl fanden mit Vendoc die passende Lösung für die Verwaltung ihres Inventars. RUND UM k5
Datum: 5. und 6. Oktober 2022 l Ort: Stadtsaal Kufstein Nähere Infos folgen in Kürze … VORMERKEN JETZT Seit 1. April 2022 ergänzen zwei weitere Prokuristen die Geschäftsleitung der Kufgem GmbH: Britta Erharter, Leitung IT-Beratung & Vertrieb sowie Verwaltung, und Markus Schwab, Leiter des Bereichs Bürgerservice & Tourismus sowie Verantwortlicher für kommunale Digitalisierungsprojekte. Beide sind erfahrene, langjährige Mitarbeiter und Experten in ihren jeweiligen Bereichen Britta Erharter ist seit 19 Jahren für Kufgem tätig. Nach einigen Jahren in der Softwarebetreuung, Schulung und im Consulting der Energiebranche und für Microsoft-Produkte zeichnete sie mitverantwortlich für den Aufbau des KMU-Geschäftsbereichs ERP-Systems VenDoc und war auch im Team Wirtschaftshof und Zeiterfassung tätig. 2016 übernahm sie die Leitung für IT-Beratung und Vertrieb und betreut mit ihrem Team aktuell über 500 Kundinnen und Kunden in Tirol und Salzburg. Vor Kurzem übernahm sie auch die Teamleitung der Verwaltung. Markus Schwab ist ein Kufgem-Mitarbeiter der ersten Stunde: Vor über 30 Jahren startete er als Softwarebetreuer bei den Stadtwerken Kufstein. Nach der Gründung der Kufgem GmbH als Tochterunternehmen der Stadtwerke war er jahrelang in der Softwarebetreuung und im Produktmanagement in den Bereichen Finanzmanagement, Gästemeldewesen und E-Government tätig. Seit 2016 ist er Leiter des Bereichs Bürgerservice & Tourismus, aktuell beschäftigt er sich mit Digitalisierung und Transformation der Gemeindeverwaltung und Bürgerbeteiligung. „Kufgem ist ein erfolgreiches Unternehmen, das sich kontinuierlich weiterentwickelt. Gerade in der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung KUFGEM ERWEITERT DIE GESCHÄFTSLEITUNG Britta Erharter, Andreas Mayer, Wolfgang Gschwentner und Markus Schwab leiten ab sofort gemeinsam die Geschicke von Kufgem. geht es in Riesenschritten voran. Wir als zuverlässiger Partner der Tiroler und Salzburger Gemeinden gehen diese Schritte gemeinsam mit unseren Kundinnen und Kunden. Mit der Erweiterung der Geschäftsleitung wollen wir uns breiter aufstellen, um den vielfältigen, unternehmensübergreifenden Aufgaben gerecht zu werden. Gemeinsam mit dem langjährigen Prokuristen Andreas Mayer werden wir nun zu viert Kufgem nach außen vertreten“, freut sich Geschäftsführer Wolfgang Gschwentner über die Ernennung der beiden neuen Prokuristen. 6 KUNDENTREFFEN GEMEINSAM. DIGITAL. ERFOLGREICH.
WEBINARE LIVE VERFOLGEN Herzstück der neuen Mediathek ist das umfangreiche Webinar-Angebot. Seit Beginn der COVID-19-Pandemie wurde dieses deutlich ausgebaut und mit einem Mix aus internen und externen Vortragenden eine Vielfalt an Webinaren geschaffen. Sofort ersichtlich sind in der Mediathek die nächsten Webinare oder solche, die aktuell live sind. Die Anmeldung ist über eine direkte Verknüpfung zum Kufgem Kursportal möglich. Seit Ende des vergangenen Jahres gibt es die Kufgem Mediathek: Dort sind alle Videos zu den unterschiedlichen Lösungen von Kufgem abrufbar. Egal ob Webinar, Erklär- oder Anleitungsvideos – in der Mediathek wird man zu vielen Themen fündig. KUFGEM MEDIATHEK FÜR VIDEOS UND WEBINARE Zur Übertragung der Kufgem Webinare wurde in den Geschäftsstellen in Kufstein und Zirl jeweils ein Studio eingerichtet. ALLES AUF EINEN VIDEOS JEDERZEIT ABRUFEN Alle Videos in der Kufgem Mediathek sind in aufsteigender Reihenfolge gelistet. Die neuesten Videos finden sich ganz oben, etwas ältere weiter unten. Mithilfe von Filtereinstellungen ist es möglich, nach Kategorien oder Videoarten zu suchen. So sind Erklär- oder Anleitungsvideos aus den unterschiedlichsten Bereichen leicht und schnell auffindbar. Außerdem ist es über die Mediathek möglich, besuchte Webinare erneut anzusehen. Die Kufgem Mediathek ist über mediathek.kufgem.at für Sie erreichbar, auch über die Kufgem Website gelangen Sie dorthin. KUFGEM NEWS VORTEILE DER KUFGEM ONLINE-VERANSTALTUNGEN & MEDIATHEK - Kompakte Informationen - Online schnell erreichbar - Zusatzangebot zu den Präsenzkursen und Vor-Ort-Schulungen - Zeitersparnis durch entfallende Anfahrtswege
HERZLICHE GRATULATION Über 800 Teilnehmerinnen und Teilnehmer versuchten ihr Glück auf der eigens eingerichteten Gewinnspiel-Website und beantworteten die monatlich gestellten Fragen zu den verschiedenen Kufgem-Lösungen. Über das Jahr hinweg konnten sich zwölf Personen aus verschiedenen Gemeinden in Tirol und Salzburg über tolle Preise freuen: • 1 x Bose Bluetooth Lautsprecher: Eine Dame aus Salzburg (Jänner-Gewinnerin) • 2 x Bissell Dampfreiniger: Heinrich Scherl (Februar-Gewinner) Barbara Müller (Oktober-Gewinnerin) • 2 x Bose Sport-Kopfhörer: Verena Pittl (März-Gewinnerin) Christina Rohrmoser (November-Gewinnerin) • 1 x Sodastream DUO: Martin Pletzer (April-Gewinner) • 1 x Kaffeemaschine von DeLonghi samt Kapseln: Alexander Achrainer (Mai-Gewinner) Live, echt und in Farbe fand 2021 leider keine Party zum 30-jährigen Firmenbestehen statt. Gefeiert wurde trotzdem: Mit einem großen Gewinnspiel bedankte sich Kufgem bei seinen Kundinnen und Kunden. Ohne sie hätte es das IT-Unternehmen niemals so weit gebracht. 2021 WAR DAS JUBILÄUMSJAHR VON KUFGEM Alle Gewinner*innen wurden bereits von uns benachrichtigt. Bei Namensgleichheit besteht kein Gewinnanspruch. Satz- und Druckfehler vorbehalten. • 1 x Weber Holzkohlegrill: Nicole Aschbacher (Juni-Gewinnerin) • 1 x Polaroid Sofortbildkamera: Eveline Maiburger (Juli-Gewinnerin) • 1 x Kitchen Aid Toaster: Michael Egger (August-Gewinner) • 1 x Polar Fitness Smartwatch: Patrick Pfefferle (September-Gewinner) • 1 x Bose Bluetooth Micro Lautsprecher: Gerald Lerchner (Dezember-Gewinner) Nochmals herzliche Gratulation an die Gewinnerinnen und Gewinner und ein großes Dankeschön an alle, die teilgenommen haben. Auf weitere 30 Jahre Kufgem! GEMEINSAM. DIGITAL.GEFEIERT 8
Heinrich Scherl hat einen Bissell Dampfreiniger gewonnen. Nicole Aschbacher ist stolze Besitzerin eines Webergrills. Eveline Maiburger konnte sich die Polaroid Kamera sichern. Patrick Pfefferle (rechts) freut sich über die Fitnessuhr von Polar. Gerald Lerchner ergatterte den Dezember-Preis des Jahresgewinnspiels, einen Bose Bluetooth Micro Lautsprecher.
Mitte Jänner war es so weit: Die knapp 40 Kufgem Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus der Geschäftsstelle in Innsbruck sind in das neue Gebäude nach Zirl umgezogen. Der Zirler Bürgermeister Thomas Öfner und Peter Pichler, Obmann des Wirtschaftsausschusses der Gemeinde, haben den Neubau besichtigt und die Belegschaft in Zirl herzlich willkommen geheißen. WILLKOMMEN IN ZIRL! DIE NEUE KUFGEM GESCHÄFTSSTELLE ÖFFNET IHRE PFORTEN 10
MODERNES ARBEITEN AM IDEALEN STANDORT Mit dem Umzug nach Zirl wurde ein weiterer Meilenstein in der Kufgem Unternehmensgeschichte gesetzt: Im neuen Gewerbegebiet, welches verkehrstechnisch optimal gelegen ist, entstand ein Gebäude, das Platz für bis zu 70 Mitarbeitende bietet. Neben der ausgezeichneten Anbindung an die Autobahn ist der Standort auch sehr gut mit dem Zug erreichbar und der Innradweg läuft direkt am Gebäude vorbei. Ein innovatives Bürokonzept fördert die Zusammenarbeit und einen offenen Austausch – die besten Voraussetzungen für die Anforderungen einer modernen Arbeitswelt. Die Kolleginnen und Kollegen können Büros und zahlreiche Rückzugsräume zum konzentrierten Arbeiten oder für Besprechungen nutzen, während Gästen großzügige Schulungsräumlichkeiten und Treffpunkte zur Verfügung stehen. Die zentrale Cafeteria ist das Herzstück des Neubaus und Begegnungsort für den Austausch untereinander. MOTIVATION UND BEGEISTERUNG FÖRDERN Der Neubau ist vor allem eine Investition in die Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. „Sie sind das Herz und Kapital von Kufgem. Unser Erfolg ist ausschließlich auf den Einsatz jeder und jedes Einzelnen zurückzuführen“, so Geschäftsführer Wolfgang Gschwentner, und weiter: „Ein modernes Arbeitsumfeld fördert Motivation und Begeisterung für die tägliche Arbeit. Wir sind überzeugt, dass diese Begeisterung auch bei unseren Kundinnen und Kunden spürbar ist.“ Der Zirler Bürgermeister Thomas Öfner und Peter Pichler, Obmann des Wirtschaftsausschusses der Gemeinde, konnten sich bereits vor Ort davon überzeugen, dass das Konzept funktioniert. Sie zeigten sich von der Architektur und den großzügigen Räumlichkeiten mit unverbautem Blick ins Tiroler Oberland beeindruckt. Thomas Öfner begrüßt die Neuansiedlung in Zirl: „Kufgem war für uns als Gemeinde ein Partner der ersten Stunde. Wir freuen uns sehr, dass sich ein solch renommiertes Unternehmen hier in Zirl ansiedelt - das macht den Standort auch für weitere Firmen interessant. So werden hochwertige Arbeitsplätze in der Region geschaffen.“ LOKALE UND REGIONALE WERTSCHÖPFUNG Zahlreiche Tiroler Unternehmen waren am Bau beteiligt, der in Rekordzeit von etwas über einem Jahr realisiert wurde. Insgesamt wurden auf dem rund 6.000 Quadratmeter großen Grundstück ca. 800 Quadratmeter bebaut. Es ent- standen 1.200 Quadratmeter Nettonutzfläche für Büros und weitere 450 Quadratmeter Lager-, Nutz- und Parkfläche. Für eine mögliche Erweiterung des Gebäudes wurden bereits Vorkehrungen getroffen. HIER GEHT ES ZUM VIDEO.
DATEN SCHUTZ? 12 Hallo Gerhard, mit einem ganzen Team von Juristen und Experten bist du erster Ansprechpartner, wenn es um Datenschutz-Problematiken in den Gemeinden geht. Richtig, in Gemeindeverwaltungen wird viel mit personenbezogenen Daten gearbeitet. Unsere Services und Lösungen sind aber gleichermaßen auch für Betriebe geeignet. Was sind denn die sichtbarsten Auswirkungen der DSGVO im Gemeindeumfeld? Eindeutig Auskunftsbegehren, also Beschwerden von Bürgerinnen und Bürgern bei der Datenschutzbehörde in Bezug auf die Verarbeitung ihrer Daten in der Gemeinde. Das passiert laufend und führt fast zu panik- artigem Verhalten in den Ämtern. Fehlende Grundregeln, Differenzen und Unklarheiten sind der Grund dafür. Kann eine Anfrage der Datenschutzbehörde zu einer Herausforderung werden? Kennst du ein paar praktische Beispiele? Leider zur Genüge. Bürgerbeschwerden per E-Mail werden etwa 1:1 an Dritte weitergleitet, was so nicht erlaubt ist. Es gibt keine Aufzeichnungen, wer zu welchemZweck Meldedaten abfragt. Es ist nicht geregelt wie mit telefonischen Auskünften umzugehen ist, was beauskunftet wird, und was nicht. Es gibt immer wieder offene Fragen: Welche Daten müssen gelöscht, welche gespeichert werden? Wie erkennt man Fake-E-Mails und wie geht man damit um? Welche Art und Menge an Informationen dürfen per E-Mail verschickt werden? Wie muss man mit Besucher- oder COVID-Listen umgehen? Das heißt, es gibt in der Gemeindearbeit nach wie vor Probleme beim Datenschutz? Durchaus. Gemeinden sind sehr bemüht, aber auf Anfragen oft nicht wirklich vorbereitet. Auskunftsbegehren können an jeden Gemeindekontakt gerichtet werden, egal ob man Bürgermeisterin oder Kindergartenpädagoge ist. Was ist dann zu tun? Wie muss man reagieren, und wer ist schlussendlich verantwortlich? Ist das unklar, bereitet es rasch Schwierigkeiten, da Fristen und gesetzliche Verpflichtungen eingehalten werden müssen. DATENSCHUTZEXPERTE GERHARD MUIGG BERICHTET ÜBER ERFAHRUNGEN DER GEMEINDEN MIT DER DSGVO KONFLIKT MIT DEM Jahrelange Erfahrung und Expertise im Datenschutz: Gerhard Muigg ist für viele Gemeinden in Tirol und Salzburg erster Ansprechpartner.
Welche Auswirkungen kann das auf die Gemeindeämter und Mitarbeitenden haben? Die Datenschutzbehörde ist bei allen Anfragen sehr aufmerksam. Nicht vergessen darf man, dass Datenschutz auch technische Sicherheitsmaßnahmen und eingesetzte Software betrifft. So verursachte etwa ein Verschlüsselungsvirus fünf Tage lang Stillstand und einen Schaden von 85.000 Euro und sorgte für eine zusätzliche Prüfung durch die Datenschutzbehörde. Wir erleben da schon sehr komplexe Szenarien. Wie schätzt du das für die nächste Zukunft ein? Wird sich das verbessern, kann der Datenschutz einfacher werden? Gemeinden entwickeln sich weiter. Das bedeutet zusätzliche Herausforderungen für den Datenschutz, etwa bei der Nutzung von Homeoffice, mobilem Arbeiten oder dem Verwenden privater Geräte. Also gibt es immer wieder neue Erkenntnisse der Datenschutzbehörde, Rechtsurteile und Auslegungen mit Präzisierungen von Behörden. Das gilt es zu verfolgen und zu beachten. Einfacher macht das die Thematik nicht, würde ich sagen. Als Experte verfügst du über langjährige Erfahrung. Wie kann sich eine Gemeinde beim Datenschutz selbst schützen oder absichern? Aus Erfahrung wissen wir: Was fehlt, sind eine geplante Vorgehensweise und die passenden, organisatorischen Rahmenbedingungen. Es mangelt an Grundregeln. Ich vergleiche es immer mit einer Art Hausordnung: Was darf man, was darf man nicht. Wie kann man sich das im Detail vorstellen? Zu wissen, wie in der Gemeinde mit Daten umgegangen wird, ist unumgänglich. Wer gibt wem wo Auskunft? Trotz Bürgernähe müssen vertrauliche Daten vertraulich bleiben und so behandelt werden. Das betrifft technische, aber besonders organisatorische Maßnahmen. Erfahrungsgemäß greift die Datenschutzbehörde oft diesen Schwachpunkt auf. Damit Gemeinden bei allen Datenschutzfragen zukünftig einen klaren Kopf bewahren können, entwickelt Kufgem aktuell das Datenschutz-Management Update. Datenschutz-Management Update, das klingt wie das Upgrade einer Software? So ähnlich: Mit den erfolgreichen DSGVO-Modulen unterstützen wir Gemeinden bereits seit über drei Jahren bei der Einführung von Datenschutz-Maßnahmen. Das Datenschutz-Management Update geht einen Schritt weiter: Basierend auf unseren Erfahrungen und Expertisen liefert Kufgem notwendiges Wissen, passende Werkzeuge und Lösungen. Damit werden aktuelle Datenschutz-Richtlinien eingehalten und eigenständig umgesetzt. Wie bei einem Update sind laufende Adaptierungen notwendiger Prozesse und rechtlicher Vorgaben inkludiert. Also eine Komplettlösung für den Datenschutz in einer Gemeinde? Der Vorteil des im Herbst startenden Datenschutz-Management Updates ist, dass der ganzheitliche Ansatz notwendige IT-Sicherheits-Aspekte einbezieht. Zunächst wird gemeinsam der aktuelle IST-Stand eruiert. Die Gemeinde erkennt damit, wie gut der Datenschutz tatsächlich in der Arbeit integriert ist. Problematiken werden erkannt und verständlich erklärt. Es gibt keine offenen Fragen mehr. Mit konkret erstellten Aufgaben arbeitet die Gemeinde strukturiert die notwendigen Datenschutz-Maßnahmen ab. Man merkt, wie wichtig dir dieses Anliegen ist. Im Herbst wird mit diesem Angebot für den Datenschutz in den Gemeinden gestartet? Datenschutz ist ein umfangreiches Thema, ab Herbst werden wir das Datenschutz-Management Update anbieten. Daher bitte auch unbedingt das Kundentreffen am 5. und 6. Oktober im Stadtsaal Kufstein besuchen! Hier werden wir die Lösung persönlich vorstellen. Danke Gerhard für deine Einblicke und Ausblicke zum Thema Datenschutz. Gerne. Für Kufgem, mein Team und für viele Gemeinden wird dieses Angebot ein Quantensprung sein. Es wird die Qualität der Organisation des Datenschutzes in den Gemeinden positiv beeinflussen. AM WORT
14 DIE ERSTEN ABSOLVENTEN DER LEHRLINGSAKADEMIE WENN LEHRLINGE ZU FACHKRÄFTEN WERDEN
Lisa, wie sieht die Lehrabschlussprüfung aus, und wie wurden die Lehrlinge darauf vorbereitet? Die Prüfung besteht aus einer praktischen, mehrstündigen Aufgabe und einem Fachgespräch. Hier können die Lehrlinge beweisen, was sie in den letzten dreieinhalb Jahren gelernt haben. Um sich entsprechend auf diesen besonderen Tag einzustellen, besuchen alle unsere Lehrlinge den speziell dafür konzipierten Vorbereitungskurs des WIFI. Aber auch wir im Unternehmen unterstützen die Lehrlinge: Wir bieten eine Übungsumgebung für die praktische Aufgabe und bereiten eine Simulation des Fachgesprächs vor. Unsere Ausbilder Martin Gratz und Johannes Fankhauser sind selber Mitglieder der Prüfungskommission und wissen daher genau, worauf bei einem Fachgespräch Acht zu geben ist. Max Kabusch und Florian Seber sind die ersten Lehrlinge, die die gesamte Ausbildung der Lehrlingsakademie genießen durften und waren ab Tag eins im September 2018 dabei. Wir freuen uns sehr, dass die Arbeit bereits Früchte getragen hat: Max konnte die LAP auf Anhieb bestehen. Wie geht es nach der Lehrabschlussprüfung weiter? Nach der Lehrabschlussprüfung sind Max und Florian noch bei uns im Betrieb tätig, bis ihr Zivildienst beginnt. Insgesamt steht jedem ausgelernten Lehrling nach Beendigung des Lehrverhältnisses eine dreimonatige Weiterbeschäftigung im Lehrbetrieb zu. In dieser Zeit wird – wie schon im gesamten letzten Lehrjahr – evaluiert, welche Interessen und Wünsche der Ausgelernte für die Zukunft hat, und diese mit der Personalplanung im Betrieb abgeglichen. Welche beruflichen Perspektiven gibt es bei Kufgem? Ziel unseres Engagements in der Lehrlingsausbildung ist es, dem allgegenwärtigen Fachkräftemangel entgegenzuwirken und den Personalbedarf auch aus den eigenen Reihen zu decken. Durch die Lehrzeit wurde viel Wissen zu den internen Abläufen und Aufgabengebieten aufgebaut, welches bei einer anschließenden Festanstellung direkt eingesetzt werden kann. Da die Lehrlinge in ihrer Lehrzeit in allen Teams des Unternehmens schnuppern durften und die Produkte und Personen kennenlernten, wissen sie über die Möglichkeiten gut Bescheid. Wir sind stolz, dass wir einen Großteil unserer Lehrlinge als Fachkräfte im eigenen Unternehmen oder bei unserer Muttergesellschaft Stadtwerke Kufstein anstellen können. Der Lehrabschluss im Bereich IT öffnet aber auch weitere Türen: Wer trotz der Vielzahl an Möglichkeiten eine neue Herausforderung sucht, wird in der Regel in der Wirtschaft mit offenen Armen begrüßt. Vielen Dank Lisa für das Gespräch, Maximilian und Florian wünschen wir weiterhin alles Gute! Vor knapp vier Jahren wurde die Lehrlingsakademie der Stadtwerke Kufstein und Kufgem ins Leben gerufen. Fachübergreifende Zusatzausbildungen, Persönlichkeitsentwicklung und Zusatzunterricht für die Berufsschule schaffen einen wertvollen Mehrwert in der Ausbildung, die vom Land Tirol und dem Bundesministerium für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort ausgezeichnet wurde. Die ersten Kufgem Lehrlinge schließen nun ihre Lehrausbildung zum IT-Techniker ab. Lisa Noggler, verantwortlich für die Ausbildung an der Lehrlingsakademie, gibt Einblicke in den Endspurt. Maximilian Kabusch Florian Seber AM WORT
DIE HEIMISCHE WIRTSCHAFT STÄRKEN MIT DER GEM2GO APP BESONDERE SHOPPINGERLEBNISSE SCHAFFEN 16
DIE BEVÖLKERUNG MIT DEM LOKALEN HANDEL „VERBANDELN“ Seit vielen Jahren hat GEM2GO durch die kommunale Website-Lösung GEM2GO WEB und die Info- und Service GEM2GO APP einen guten Draht zu den Gemeindebürgerinnen und -bürgern. Die Plattform spielt eine wesentliche Rolle in der Übermittlung von Informationen. GEM2GO geht nun einen Schritt weiter: Man will die Bevölkerung und den lokalen Handel näher zueinander bringen – quasi verbandeln. SOZIALES NETZWERK FÜR HEIMISCHE BETRIEBE Schon in der Vergangenheit hatten Unternehmen die Möglichkeit, sich über GEM2GO WEB auf der Gemeindewebsite und in weiterer Folge in der GEM2GO APP vorzustellen. Dieser Bereich ist nun ausgebaut worden: mit Bildergalerien, aktuellen Aktionen und Veranstaltungshinweisen präsentieren sich Betriebe noch attraktiver und umfangreicher, auf Wunsch sogar mit Push-Nachrichten (Benachrichtigungsfunktion am Smartphone). GEM2GO BONUSWELT: RECHNUNG SCANNEN, BELOHNUNG ERHALTEN In der neuen GEM2GO Bonuswelt können Unternehmen Coupons erstellen. Diese verdienen sich Kundinnen und Kunden ganz einfach, indem sie mit der GEM2GO APP die QR-Codes auf Rechnungen scannen. Abhängig vom Betrag sammeln sie so Bonuspunkte, die sogenannten „Hero Coins“. Diese können in den teilnehmenden Betrieben eingelöst werden, zum Beispiel in Form von Rabatten oder Geschenken. Ein einfaches Instrument, um den lokalen Shopping-Eifer zu wecken und die Wirtschaft zu stärken. Möchten auch Sie heimische Betriebe unterstützen und gleichzeitig Ihren Bürgerinnen und Bürgern attraktive Vorteile verschaffen? Dann lassen Sie sich von den Kufgem-Experten für die GEM2GO-Plattform beraten. Wie können regionale Betriebe im Zeitalter des Online-Handels überleben? Diese Frage beschäftigt Unternehmen genauso wie Gemeinden – hängt das Wohl einer Gemeinde doch in hohem Maße vom Wohl der lokalen Wirtschaft ab. GEM2GO hat sich dieser Thematik mit der neuen „Bonuswelt“ angenommen. GEM2GO VEREINSMANAGER NichtnurUnternehmenkönnensichüber die GEM2GO-Plattform präsentieren, auch Vereine bekommen hier ihren großen Auftritt. Über den GEM2GO Vereins- manager lassen sich ganz einfach und schnell professionelle Vereinsseiten er- stellen, mit allem, was dazugehört: Newsbeiträge, Veranstaltungen, Nutzergruppenverwaltung und Push-Nachrichten in der App. Vereinsmitglieder sind so immer up to date und das Beste daran: Der Vereinsmanager ist völlig kostenlos. Nähere Informationen dazu auf: www.gem2go.info/Vereinsmanager KOMMUNAL & DIGITAL
ZUTRITT ZU RECYCLINGHÖFEN MITTELS SMARTPHONE Die beliebte Info und Service App hält Bürgerinnen und Bürger nicht nur über das Gemeindeleben auf dem Laufenden, sondern ermöglicht ihren Nutzerinnen und Nutzern nun auch den Zugang zu Wertstoffhöfen. DIE GEM2GO APP ALS TÜRÖFFNER 18
EINFACHE EINFÜHRUNG UND NUTZUNG Möglich macht die neue Zutrittsfunktion eine Kooperation zwischen der Gassner GmbH, einem Spezialisten für Wiege- und Automati- sierungstechnik, und den Kufgem Lösungen k5 Finanzmanagement sowie der GEM2GO APP. Gemeinden können die praktische Funktion für ihre Bürgerinnen und Bürger ganz einfach bereitstellen: Wie bisher wird allen Berechtigten eine Zutrittskarte zum Recyclinghof zugesandt. Auf der Karte befindet sich ein QR-Code, der die Information für das Zutrittssystem enthält. Neu ist, dass mit der GEM2GO APP (PRO und LITE) eine Kopie der Karte auf mobile Endgeräte übertragen werden kann. Für die Aktivierung wird der QR Code in der GEM2GO APP gescannt. Android Smartphones können alternativ direkt das NFC-Signal der Zutrittskarte verarbeiten. Zur Sicherheitsüberprüfung muss zusätzlich die k5 Finanzmanagement-Kundennummer erfasst werden. Diese findet sich zum Beispiel auf der letzten Gemeinde-Vorschreibung. Optional können auch Mitarbeitende des Recyclinghofs die Funktion freischalten. MEHR KOMFORT BEIM RECYCLINGHOF-BESUCH In der GEM2GO APP erhalten die Nutzerinnen und Nutzer im neuen Bereich „Recyclinghof Info“ laufend einen zeitlich beschränkten QRCode, mit dem ihnen der Zutritt zum Wertstoffhof gewährt wird. Außerdem können hier auch praktische Infos wie die Öffnungszeiten und die momentane Auslastung angezeigt werden – lästige Staus und Wartezeiten lassen sich so endlich vermeiden. DIREKTE ABRECHNUNG VIA k5 FINANZMANAGEMENT Neben dem einfachen Zutritt zum Recycling- hof und in weiterer Folge zu den kosten- pflichtigen Entsorgungsbereichen wie Sperr- müll bietet die GEM2GO APP eine weitere pra- KUFGEM FEIERT DIE 100. GEM2GO APP GEMEINDE IN SALZBURG Die GEM2GO APP erfreut sich großer Beliebtheit – schließlich gelangen damit Neuigkeiten rund um das Gemeindeleben direkt und schnell zu den Bürgerinnen und Bürgern. Vor kurzem durfte Kufgem Köstendorf als 100. Mitglied in der Salzburger GEM2GO APP Familie begrüßen. „Unsere neu überarbeitete Website und die GEM2GO APP sind ein optimales Paket, um mit unseren Bürgerinnen und Bürgern auf digitalem Wege zu kommunizieren. Gerade in bewegten Zeiten wie diesen ist es uns besonders wichtig, mit aktuellen Informationen und effizientem Service nah an unserer Bevölkerung zu sein“, loben Amtsleiter Hubert Hinterauer und Rosmarie Handlechner vom Bürgerservice die Vorzüge von GEM2GO. Hubert Hinterauer (Amtsleiter) und Rosmarie Handlechner (Bürgerservice) mit dem Gratulanten Robert Fitzko (Kufgem) ktische Funktion: Die abgeladenen Müllmengen inklusive Angaben über Art und anfallende Kosten listet die App übersichtlich auf und speichert sie ab. Über die Schnittstelle zu k5 Finanzmanagement werden die Daten direkt an die Gemeindebuchhaltung weitergeleitet und gelangen so medienbruchfrei zur Weiterverrechnung. Die neue Recyclinghof Funktion bringt sowohl Gemeindeverwaltungen als auch Bürgerinnen und Bürger auf dem Digitalisierungsweg ein ganzes Stück nach vorne. Informationen dazu erhalten Sie bei Ihren GEM2GO APP Experten. KOMMUNAL & DIGITAL
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SAUBERE SACHE "Ohne technische Hilfsmittel ist die korrekte Ausführung der Aufgaben beinahe ein Ding der Unmöglichkeit.", weiß Wolfgang Breinlinger, Geschäftsführer des Reinhalteverbands Tennengau Nord: „Wir haben nach einer Lösung gesucht, mit der wir die anspruchsvollen Instandhaltungsaufgaben zuverlässig, digital und rechtskonform abwickeln können, unter Beachtung der strengen gesetzlichen Auflagen. In Kufgem haben wir den perfekten Partner gefunden: Die angebotenen Infrastrukturmanagement-Lösungen sind ideal für unsere Anforderungen.“ PeterFuchs,GIS-ExpertebeimReinhalteverband Tennengau Nord, arbeitet täglich mit den Kufgem Lösungen: „Die GIS-Lösung GeoOffice, das WebGIS WebOffice und die Infrastrukturmanagement-Software ProOffice greifen ineinander und machen das Arbeiten komfortabel: Vom Zeichnen der Schächte bis hin zum Abarbeiten von Wartungsaufgaben Der Reinhalteverband Tennengau Nord betreut nicht nur die Abwasserkanäle von neun umliegenden Gemeinden, sondern ist auch der Betreiber des Trinkwassernetzes der Stadtgemeinde Hallein. Eine anspruchsvolle Aufgabe für die 31 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, gilt es doch, ein Netz aus über 430 Kilometern an Abwasser- und Trinkwasserleitungen und ca. 10.700 Schächten instand zu halten. WIE DER REINHALTEVERBAND TENNENGAU NORD MITHILFE DER KUFGEM LÖSUNGEN SEINE TÄGLICHEN AUFGABEN MEISTERT, SEHEN SIE IM VIDEOBEITRAG. vor Ort inklusive Fotodokumentation können wir mit unseren Lösungen alles reibungslos und schnell abwickeln. Die Handhabung der Programme ist einfach und ein großer Pluspunkt ist, dass wir mit Kufgem nur einen Ansprechpartner haben. Wenn wir Unterstützung brauchen, erhalten wir diese immer schnell und kompetent.“ DIGITALES INFRASTRUKTURMANAGEMENT FÜR KOMMUNALE LEITUNGSNETZE Wolfgang Breinlinger Peter Fuchs KOMMUNAL & DIGITAL
WÄLDER DIGITAL VERWALTEN HAIMING VERTRAUT IN SACHEN WALDBUCH AUF PROOFFICE Für die Verwaltung von Waldgrundstücken setzt die Tiroler Gemeinde Haiming schon seit einigen Jahren digitale Hilfsmittel ein. Mit dem Umstieg auf ProOffice ist das Haiminger Waldbuch nun richtig leistungsstark und zukunftsfit. Die Waldgrundstücke samt Berechtigungen stellt ProOffice anschaulich dar. 22
WAS IST EIGENTLICH EIN WALDBUCH? Ein digitales Waldbuch dient der Verwaltung von Waldgrundstücken inklusive der relevanten Nutzungsrechte – sogenannte Teilwaldberechtigte dürfen aus Waldflächen Holz entnehmen, ein Waldbuch dokumentiert diese Entnahmerechte transparent. UMSTIEG AUF PROOFFICE Bei der Überführung der Bestandsdaten in die Infrastrukturmanagement-Lösung ProOffice war die größte Herausforderung, die gewohnten Funktionen der alten Access-Lösung zu übernehmen und das neue Waldbuch mit weiteren praktischen Funktionen auszustatten. Im Detail sollten alle Kriterien wie Waldflächen samt Teilwaldberechtigten, Eigentümern, Einlagezahlen und Flurnamen übersichtlich dargestellt und ausgewertet werden. DAS ERGEBNIS KANN SICH SEHEN LASSEN 1.400 Grundstücke und knapp 400 Teilwaldrechte wurden nach ProOffice übernommen und mit der kartografischen Darstellung der Waldflächen aus WebOffice verknüpft. Alle relevanten Vertragswerke können nun via ProOffice Vertragsverwaltung direkt am betreffenden Grundstück hinterlegt werden. Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen bleiben somit stets im Fokus. Aussagekräftige PDF-Berichte runden die Funktionalität des neuen Waldbuches ab und bieten die Möglichkeit, alle eingearbeiteten Informationen in einfacher und übersichtlicher Form zu exportieren. Das Ergebnis überzeugt: „Seit etwa einem halben Jahr haben wir ProOffice nun im Einsatz und sind sehr zufrieden damit. Wir verwenden es für die Verwaltung von Grund und Boden sowie deren Nutzungsrechte (Verträge, Waldweg, Wildvorlage …). Die Handhabung ist einfach und die Lösung deckt viele verschiedene Bereiche ab“, zeigt sich Harald Stigger, Waldaufseher von Haiming, zufrieden. ZUSATZFUNKTIONEN BRINGEN MEHRWERT Im Zuge der Projektarbeiten wurde die sogenannte Abschussmeldung laut Tiroler Jagdgesetz (TJG 2004) in ProOffice umgesetzt und damit eine weitere praktikable Anwendung realisiert. Das Projekt Waldbuch Haiming zeigt einmal mehr: Mit der webbasierten Plattformlösung ProOffice ist fast alles möglich. Sollten auch Sie auf der Suche nach einer Lösung für besondere Anforderungen sein, ist das ProOffice Team von Kufgem gerne dabei behilflich. VERANSTALTUNGSTIPP: Dienstag, 24.5. 10 bis 12 Uhr Geschäftsstelle Zirl Die Kufgem Experten stellen Ihnen das ProOffice Waldbuch vor. Die Teilnahme ist kostenlos, die Anmeldung erfolgt über das Kufgem Kursportal kurs.kufgem.at. Achtung: begrenzte Teilnehmerzahl! Übersichtlich und schnell gibt das neue ProOffice Waldbuch Auskunft über die Besitzverhältnisse. Harald Stigger KOMMUNAL & DIGITAL
AUTOMATISCHES ERSTELLEN VON TAGESORDNUNGSPUNKTEN Das k5 Dokumentenmanagementsystem verwaltet eine Vielzahl von sitzungsrelevanten Unterlagen. Trotzdem erfolgte das Anlegen der Tagesordnungspunkte für Sitzungen in Session bisher manuell, denn es gab keinen Informationsaustausch zwischen den beiden Systemen. Die Session – k5 DMS Schnittstelle ermöglicht nun ein völlig neues Arbeiten: Per Mausklick können Sitzungsthemen aus k5 DMS als Tagesordnungspunkte an Session übergeben werden, sogar mit den dazugehörigen Dokumenten im PDF- oder im Original-Format (z. B. JPG). In k5 DMS wird nach der Überleitung ein Link zum erstellten Tagesordnungspunkt in Session hinterlegt. Die Verantwortlichen aus den verschiedenen Fachabteilungen können so über k5 DMS das Anlegen der Tagesordnungspunkte bequem und digital an die Zuständigen für die Sitz- ungsvorbereitung delegieren. Diese erhalten nicht nur eine Benachrichtigung in Session, sondern werden zusätzlich per E-Mail über den neuen Punkt informiert. Auch der umgekehrte Weg ist möglich: Mit einem Mausklick lassen sich Session-Dokumente wie zum BeiCLEVERER DATENAUSTAUSCH NEUE SESSION-SCHNITTSTELLEN ERLEICHTERN VERWALTUNGSAUFGABEN Session Sitzungsmanagement verarbeitet professionell alle Aufgaben und Tätigkeiten, die für die Durchführung von Sitzungen notwendig sind. Schnittstellen zu weiteren Kufgem Lösungen machen das Arbeiten mit Session jetzt noch effizienter. 24
Die Gemeinde Stans nutzt die Session – GEM2GO-Plattform Schnittstelle bereits erfolgreich: „Früher waren zwei Personen damit beschäftigt, Kundmachungen zu erstellen und sie auf der Gemeinde-Website zu veröffentlichen. Jetzt geht das automatisch. Das spart uns viel Zeit und reduziert Fehlerquellen. Wir haben außerdem in Session weitere Dokumente definiert, die automatisch nach der Erstellung mit wenigen Mausklicks online veröffentlicht werden. Das ist sehr praktisch – die neue Schnittstelle möchten wir nicht mehr missen“, so Thomas Hanser, Amtsleiter von Stans. Nähere Informationen zu den neuen Schnittstellen erhalten Sie bei den Kufgem-Experten für Session, k5 DMS und die GEM2GO-Plattform. spiel der Auszug aus dem Sitzungsprotokoll nach k5 DMS exportieren, wo der betreffende Akt ergänzt wird. Die Gemeinde Lamprechtshausen profitiert schon von der neuen Schnittstelle: „Das Thema Organisation ist bei uns im Gemeindeamt äußerst wichtig und da brauchen wir Systeme, die miteinander kommunizieren. In der Hinsicht bringt uns die Schnittstelle viele Vorteile: Die Fachabteilung kann den Inhalt eines Tagesordnungspunktes in k5 DMS erfassen und nach Session überleiten. Dateien, die nachträglich ins k5 DMS kommen, können auch nachträglich übermittelt werden“, schildert Amtsleiter David Oberascher aus Lamprechtshausen. Die Session – k5 DMS Schnittstelle inklusive Konfiguration und Schulung ist für alle Kundinnen und Kunden des Projektes k5 E-Gov – Elektronische Verwaltung (ehemals Tirol 2.0 bzw. Salzburg 2.0) kostenlos. Thomas Hanser SO ARBEITET DIE NEUE SESSION – GEM2GO-PLATTFORM SCHNITTSTELLE. WIE SIE DIE SESSION – K5 DMS SCHNITTSTELLE NUTZEN, ZEIGT IHNEN SESSION-EXPERTE JÜRGEN WEIDNER IN EINEM VIDEO. AMTSINFORMATIONEN ONLINE VERÖFFENTLICHEN Die Ergebnisse aus öffentlichen Sitzungen sollen schnell und einfach an die Bürgerinnen und Bürger übermittelt werden. Diese Aufgabe erledigen Website - Verantwortliche komfortabel mit der GEM2GO-Plattform. Die Veröffentlichung von Amtsinformationen war bisher mit einer doppelten Dateneingabe verbunden: Die mit Session generierten Dokumente aus öffentlichen Sitzungen mussten manuell von den Website Redakteurinnen und Redakteuren erfasst und online gestellt werden. Die neue Schnittstelle zwischen der GEM2GO-Plattform und Session erspart nun diesen Arbeitsschritt: Für die Öffentlichkeit relevante und mit Session erstellte Dokumente wie Einladungen, Kundmachungen oder Sitzungsprotokolle werden automatisch auf der Gemeindewebsite und in der GEM2GO APP (auf Wunsch sogar mit Push-Benachrichtigung) in der passenden Kategorie veröffentlicht und auf die digitale Amtstafel bzw. den GEM2GO KIOSK übertragen. Änderungen in Session übernimmt die GEM2GO-Plattform automatisch. Über die neuen Inhalte werden die Website-Verantwortlichen stets via E-Mail informiert. KOMMUNAL & DIGITAL
TRANSPARENZ SCHAFFEN Im Sinne einer modernen Kommunikation mit Bürgerinnen und Bürgern ist es wichtig, politische Transparenz zu zeigen. Mit der Komplettlösung der Kufgem-Partner Streamdiver und TO-BE.Media können die Themen öffentlicher Sitzungen rasch und einfach unter das Volk gebracht werden. VIDEOÜBERTRAGUNG VON ÖFFENTLICHEN SITZUNGEN 26
Mit der Transkriptions-Lösung von Streamdiver können in einfachster Form die Inhalte von Gemeinderatssitzungen vollständig in Text umgewandelt werden. Mithilfe des leicht nutzbaren Editors ersparen Sie sich langwierige Überarbeitungsprozesse und können mit wenigen Klicks niedergeschriebene Inhalte unterschiedlichen Sprecherinnen und Sprechern zuweisen. Außerdem kann man durch den Klick auf einzelne Schlagworte oder Textpassagen des Transkripts automatisch an die gewünschte Stelle des Videos springen. Nebenbei werden damit auch automatisch Untertitel für das Video generiert, um eine barrierefreie Wiedergabe von Ihrem Bewegtbild zu garantieren. Den Gemeindemitarbeitenden bleibt somit mehr Zeit für das Kerngeschäft. NACHVOLLZIEHBARE POLITIK Zur Unterstützung der Gemeindearbeit ist der Einsatz von digitalen Plattformen mittlerweile unumgänglich. Die Übertragung von öffentlichen Sitzungen ermöglicht beispielsweise einen ganz neuen, transparenten und nachvollziehbaren Weg, um die Bevölkerung mit Informationen aus der Politik zu versorgen. Technisch wird dies durch den Kufgem-Partner Streamdiver ermöglicht. Das Unternehmen ist auf die Kommunikation über Videos spezialisiert und bietet Sitzungsübertragungen in höchster Qualität, jederzeit und überall abrufbar. UMFANGREICHE MEDIATHEK Digitale Inhalte wie bestehende Videos und Livestreams können jederzeit auf die datenschutzkonforme Mediathek hochgeladen werden. Durch die intuitive Bedienung kann die Gemeinde multimediale Inhalte einfach organisieren, Kategorien anlegen und je nach Einsatzzweck für die Öffentlichkeit freischalten. Tagesordnungspunkte können den einzelnen Videoteilen zugeordnet und gezielt abrufbar gemacht werden. Zusätzlich können Tagesordnungspunkte aus der Sitzungsmanagement-Lösung Session automatisch in Streamdiver übernommen werden. Inhalte der Gemeinde werden ausschließlich in europäischen Rechenzentren datenschutzkonform abgespeichert. Als Kundin und Kunde behalten Sie damit immer das Eigentum an ihren Videodaten und profitieren im höchsten Maß von Sicherheit und Kontrolle. ANSCHLIESSEN UND LOSLEGEN Streaming Black-Box starten, am Laptop anstecken, Sitzung anlegen und los geht’s. Mit der Technik des Kufgem Hardware-Partners TO-BE. Media können Zuständige in der Gemeinde selbstständig die Übertragung bedienen und verwalten. Je nach Gemeindegröße wird das Equipment an die Bedürfnisse angepasst und ein Komplettpaket geschnürt. Nach einer kompakten Einschulung durch Video-Experten von Kufgem können Sie mit der Übertragung Ihrer öffentlichen Sitzungen starten. TRANSKRIPTION VON SITZUNGEN Projekt auswählen, automatische Transkription starten, kleine Anpassungen vornehmen und abspeichern. Die Zeiten der stundenlangen Nachbereitung von handgeschriebenen Transkriptionen sind vorbei. DIE VORTEILE IM ÜBERBLICK: • Live-Übertragung von öffentlichen Sitzungen • Mediathek auf der Gemeinde-Webseite • Steigerung der Transparenz und Bürger*innen-Nähe • Transkription von Videos und Sitzungen • Einfach und unkompliziert in der Bedienung Transkriptions-Editor in Streamdiver mit einer Gemeinderatssitzung in Kufstein. WEITERE INFORMATIONEN FINDEN SIE AUF DER PRODUKTSEITE VIDEOÜBERTRAGUNG VON ÖFFENTLICHEN SITZUNGEN. KOMMUNAL & DIGITAL
ZEIT FÜR KINDER HOKITA REDUZIERT DEN VERWALTUNGSAUFWAND 28
Es ist das erste Betreuungsjahr, in dem die Pädagoginnen des Kindergartens Ellmau die Verwaltungssoftware nutzen. Bereits jetzt sind sie überzeugt: Nicht nur Zeitersparnis und Flexibilität bringt HOKITA in die tägliche Arbeit, durch die Lösung sind alle Mitarbeiterinnen immer am gleichen Stand und wissen, was ansteht und wichtig ist. „Wenn eine Kollegin ausfällt, können wir anderen in HOKITA nachschauen, was mit den Eltern ausgemacht wurde, ob das Kind abgeholt wird oder mit dem Bus nach Hause fährt. Wir sparen uns so viele Wege und viel Zeit“, berichtet Krimbacher. EINFACHE KOMMUNIKATION MIT DEN ELTERN Auch die Eltern-App nutzen die Pädagoginnen in Ellmau fleißig. So werden Eltern des gesamten Kindergartens oder einzelner Betreuungsgruppen per App benachrichtigt, wenn es wichtige oder spontane Informationen gibt. „Besonders in der Corona-Zeit ist die Eltern-App sehr praktisch, weil man damit immer alle Eltern erreicht“, freut sich Krimbacher und weiter: „Wir haben außerdem bei der letzten Schulung ein paar Funktionen angesprochen, die in der App für Eltern und Kindergarten verbessert werden sollten, das wurde alles angepasst – toll, dass solche Individualisierungen möglich sind.“ DIE ABRECHNUNG WIRD ZUM KINDERSPIEL Bei der Abrechnung in Zusammenarbeit mit der Gemeinde hat sich einiges vereinfacht. Vor der Nutzung von HOKITA musste telefonisch oder schriftlich mitgeteilt werden, welches Kind wann zu Mittag gegessen hat oder am Nachmittag anwesend war. Durch die Schnittstelle von HOKITA zu k5 Finanzmanagement werden die Daten nun direkt übermittelt. So fallen viele Telefonate und E-Mails weg. „Wir sind sehr zufrieden mit HOKITA und auch mit der Betreuung durch Kufgem. Wir können immer Fragen stellen und es meldet sich jemand mit verständlichen Antworten bei uns“, lobt Krimbacher und resümiert: „Es gibt in HOKITA so viele Funktionen, die wir noch gar nicht alle ausnutzen. Je besser wir uns aber auskennen, desto mehr Zeit sparen wir ein – die bleibt dann für die Kinder.“ AUFGEPASST! Im Herbst 2022 bietet Kufgem Schulungen zu HOKITA an. Termine werden in Kürze bekannt gegeben. Themen: • HOKITA-Einführung für neue Mitarbeiter*innen • Tipps & Tricks bei der Nutzung von HOKITA • Neuigkeiten zu HOKITA Anna Krimbacher, die Leiterin des Kindergartens Ellmau, und ihr Team sind mit HOKITA sehr zufrieden. Foto: Renate Möllinger Fotografik Seit September 2021 verwenden die Pädagoginnen des Kindergartens Ellmau die Verwaltungssoftware HOKITA. Was die Vorteile von HOKITA sind und warum sie es weiterempfiehlt, erzählt die Kindergartenleiterin Anna Krimbacher. Wollen auch Sie in Ihren Betreuungseinrichtungen mehr Zeit für die Kinder schaffen? Stefan Juffinger und Sabrina Thurner beraten Sie gerne zu HOKITA. Sabrina Thurner Stefan Juffinger SO ARBEITEN SIE MIT DER HOKITA ELTERN-APP. KOMMUNAL & DIGITAL
Mehrmals im Jahr findet ein Kommunalforum statt. Es handelt sich dabei um eine Online-Veranstaltungsreihe, bei der namhafte Expertinnen und Experten bei Kufgem zu Gast sind und zu aktuellen Themen referieren. Die Auftaktveranstaltung des Kommunalforums für dieses Jahr fand am 10. Februar statt. Der Steuerberater Prof. Mag. Dr. Helmut Schuchter referierte online vor mehr als 160 Teilnehmerinnen und Teilnehmern zu aktuellen steuerrechtlichen Themen für Gemeinden und Gemeindeverbände. Der Straßenbau mit Vorsteuerabzug, wertvolle Informationen zum Wartungserlass 2021, zu den UmsatzsteuerIm Jahr 2020 als Kommunalmatinee gestartet, geht die Veranstaltungsreihe 2022 mit einem neuen Namen in die nächste Runde. Das Kommunalforum bietet Zugang zu Wissen direkt aus der Praxis. DAS KUFGEM-ONLINEFORMAT FÜR PRAXISWISSEN KOMMUNAL-FORUM richtlinien 2000 und ein Streifzug durch Beispiele zur Rechtsprechung waren die Themen des Vortrags. Auch Dr. Günther Gast und Dr. Laura Schindl von CHG Rechtsanwälte waren Anfang April bei Kufgem zu Gast und gaben wertvollen Input zum Vergaberecht. Für Mitte Oktober ist ein weiteres Kommunalforum zu diesem Thema geplant. NÄCHSTE TERMINE: Mittwoch, 4. Mai 2022 um 10:30 Uhr Prof. Mag. Dr. Helmut Schuchter: Aspekte des Steuerrechts mit Schwerpunkt Wareneinkäufe innerhalb der europäischen Union. Dienstag, 14. Juni 2022 um 10:30 Uhr Mag. iur. Bernhard Scharmer: Effizientes Projektmanagement in der Gemeindepraxis – Einführung einer digitalen Aktenverwaltung. 30
PROF. MAG. DR. HELMUT SCHUCHTER Prof. Mag. Dr. Helmut Schuchter ist Geschäftsführer der Wirtschafts- und Steuerberatungsgesellschaft Stauder Schuchter Kempf in Innsbruck und berät Mitarbeitende im Gemeindeumfeld zu Themen rund um das Steuerrecht. MAG. IUR. BERNHARD SCHARMER Mag. iur. Bernhard Scharmer ist langjähriger Communal- Leader und Management-Trainer im Gemeindebereich. Er ist als Gemeindeamtsleiter der Marktgemeinde Telfs tätig und als Landesobmann des FLGT bekannt. DR. GÜNTHER GAST Dr. Günther Gast ist seit 2007 bei CHG Rechtsanwälte tätig und leitet die Praxisgruppe Öffentliches Wirtschaftsrecht und Vergaberecht. Seine Tätigkeitsschwerpunkte liegen in der Beratung öffentlicher Auftraggeber und in der Abwicklung komplexer Vergabeverfahren. DR. LAURA SCHINDL Dr. Laura Schindl ist seit 2021 Rechtsanwältin und bei CHG Rechtsanwälte in der Praxisgruppe Öffentliches Wirtschaftsrecht und Vergaberecht tätig. Sie berät vor allem im kommunalen Bereich und setzt derzeit mehrere Projekte für Gemeinden in Tirol und Salzburg um. MELDEN SIE SICH JETZT ÜBER DAS KUFGEM KURSPORTAL AN: KURS.KUFGEM.AT EXPERTINNEN UND EXPERTEN IM FOKUS KOMMUNAL & DIGITAL
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