Mit der Dualen Zustellung lassen sich Rechnungen aus k5 Finanzmanagement elektronisch versenden. Neu ist, dass die Lösung nun ebInterface-Dateien im XML-Format erzeugen kann. Diese Funktion erleichtert den Versand, Empfang und die Weiterverarbeitung von E-Rechnungen. Die Dienststellen des Bundes nehmen Rechnungen aus Kostengründen nur noch in elektronischer Form an. Eine PDF-Rechnung reicht hier nicht aus, Rechnungen müssen als ebInterface-Datei (der österreichische Standard für E-Rechnungen) im XML-Format übermittelt werden. Bislang gab es keine Möglichkeit, E-Rechnungen automatisch in dem Datenaustauschformat zu erzeugen und und zu verarbeiten. Dank einer neuen Funktion in k5 Finanzmanagement fällt die manuelle Eingabe ab sofort weg: Gemeinden setzen im Kundenkonto des Bundes das Kennzeichen „E-Rechnung an Bund“. Dadurch werden XML-Rechnungen im ebInterface-Format generiert. Mit der Dualen Zustellung werden sie automatisch über den Versandservice von hpc DUAL an die E-Rechnungsplattform des Bundes „e-Rechnung.gv.at“ übermittelt. E-RECHNUNGEN AN UNTERNEHMEN Waren von Unternehmen E-Rechnungen im XML-Format gefragt, mussten diese bisher von der Gemeinde manuell exportiert und per E-Mail versendet werden. Mit der Dualen Zustellung erhalten alle juristischen Rechnungsempfängerinnen und -empfänger, die in k5 Finanzmanagement angelegt sind, nun automatisiert eine PDF- sowie XML- Rechnung. Beide Dokumente stehen im Serviceportal im digitalen Postfach „Mein Postkorb“ zum Download bereit. Der Workflow kann weiter optimiert werden, eine Schnittstelle macht es möglich: Die Rechnung läuft automatisch von der Gemeinde über das Portal bis in die Buchhaltung des Unternehmens und wird dort ins System übernommen. Unternehmen, die diesen Weg nicht nutzen, haben die Möglichkeit die Dateien manuell aus dem Unternehmensserviceportal oder dem BriefButler, der Kommunikations-Drehscheibe von hpc DUAL, herunterzuladen und in die Buchhaltung zu importieren. WEITERE VORTEILE FÜR GEMEINDEN Für den Weg einer elektronischen Rechnung zur Gemeinde ist in den nächsten Monaten noch eine Optimierung geplant: Künftig können Gemeinden ihre Eingangsrechnungen vom Unternehmensserviceportal automatisch nach k5 Finanzmanagement übernehmen. Nähere Informationen erhalten Sie telefonisch unter 05372 6902 oder per E-Mail an info@kufgem.at. hpc DUAL „Briefbutler“ Sendung Empfänger elektronischer Zustellweg physischer Zustellweg E-Rechnung an Bund E-Zustellung Mein Postkorb RegMail Druck-/ Kuvertierstraße Postzustellung Versender Status Natürliche Person: Digitales Amt oesterreich.gv.at Unternehmen: Unternehmensservice Portal (USP) MEIN POSTKORB Zustellstatus und Zustellnachweis Status NEU Abholung der Dokumente (PDF und XML) durch Firmen und Gemeinden über Rest-API NEU PDF und XML aus k5 Finanzmanagement NEU MEDIENBRUCHFREIER VERSAND AB SOFORT MÖGLICH AN BUND UND UNTERNEHMEN E-RECHNUNGEN RUND UM k5
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