ANSPRUCHSVOLLE DATENÜBERNAHME Beim Zusammenlegen von unterschiedlichen Datenbeständen ist Kufgem routiniert, ein Projekt dieser Größe gehört allerdings nicht zum Tagesgeschäft des IT-Unternehmens. „Imvergangenen Jahr waren 20 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit der Umstellung beschäftigt, in Summe über 1.000 Arbeitsstunden“, berichtet Projektleiter Gerhard Muigg von Kufgem und weiter: „Sämtliche Daten aus allen Verwaltungsbereichen wie den Meldeämtern, der Buchhaltung und den Bauämtern mussten in die neue Gemeinde überführt werden – unter anderem eine große Herausforderung für unser k5 Dokumentenmanagement Team, auch Abläufe wie der Rechnungsworkflow waren zusammenzuführen. Was uns dabei in die Hände gespielt hat: Alle drei Gemeinden hatten bereits die Kufgem Lösungen im Einsatz. So konnte die Datenübernahme im Jänner problemlos über die Bühne gehen. Zusätzlich war auch die neue Gemeindewebsite, die unser RIS Team konzipiert hat, pünktlich am 1. Jänner 2022 online.“ ZUSAMMENFÜHREN VON BÜRGERDATEN Im Bereich Meldewesen und Wahlen galt es die Daten aller Bürgerinnen und Bürger der fusionierenden Gemeinden in einer einzigen neuen Datenbank zusammenzuführen und eine neue Wahlsprengelzuordnung zu hinterlegen. Außerdem mussten auch alle betroffenen Register und Tools umgestellt werden. Das betraf: das Zentrale Melderegister, das Lokale Melderegister, den LMR Wahlservice, das Zentrale Wählerregister, das Zentrale Wahlsprengel Tool sowie das Adress-, Gebäude- und Wohnungsregister. Die umfangreichen Arbeiten konnten erfolgreich abgeschlossen werden und somit ist Matrei am Brenner auch umfassend auf künftige Wahlen vorbereitet. Gerhard Muigg Projektleiter Kufgem HERAUSFORDERUNG FINANZVERWALTUNG Mit einer regelrechten Datenflut hatte man es in den Finanzverwaltungen der drei Gemeinden zu tun. Finanzexperte Thomas Witsch gibt Einblicke in die Umstellungsarbeiten im Rechnungswesen. HAT KUFGEM EIN VERGLEICHBARES PROJEKT SCHON EINMAL BETREUT? „Die Übernahme von Fachbereichen einzelner Gemeinden oder einer ganzen Gemeinde auf unsere k5 Umgebung kommt immer wieder vor und ist für uns nicht wirklich neu. Die Herausforderung bei dieser Fusion war es, die Datenbestände von drei Gemeinden in einer einzigen neuen Gemeinde zusammenzuführen. Aufgrund der geografischen Nähe der Wipptaler Orte konnte ein und dieselbe Person in den verschiedenen Fachbereichen in allen drei Gemeinden vorkommen. Diese Daten mussten bereinigt und zu einer einzigen Person zusammengefasst werden, wobei keine Detailinformationen verloren gehen durften.“ WAS WAREN DIE ENTSCHEIDENDEN ERFOLGSFAKTOREN? „Bereits im Sommer 2021 führten wir die ersten Probeübernahmen durch und konnten so etwaige Unstimmigkeiten, abweichende Summen und Ähnliches frühzeitig erkennen und Strategien entwickeln. Darüber hinaus hat das gute Zusammenspiel der einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den jeweiligen Fachbereichen und Abteilungen der Gemeinden sehr geholfen. Ein ganz wichtiger Faktor war die Unterstützung durch das Land Tirol und die frühe Nominierung eines Amtsverwalters, nämlich Franz Markt. Seine lösungsorientierte Entscheidungsfindung hat viel zu einer sehr guten und geordneten Vorbereitung beigetragen.“ Finanzexperte Thomas Witsch leitete die Umstellungsarbeiten im Rechnungswesen. RUND UM k5
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