in digitaler Form vor und können mit nur wenigen Suchkriterien jederzeit aufgerufen werden“, erklärt Michael Kienzler, Amtsleiter der Gemeinde Fritzens. EINGANGSRECHNUNGEN AUTOMATISCH VERARBEITEN Die automatisierte Rechnungserkennung und die digitale Rechnungsabzeichnung sind weitere Lösungen im k5 E-Government Paket: Nach der Erfassung von digitalen Belegen in k5 DMS werden Rechnungsdaten wie der Lieferant oder die Rechnungsnummer automatisch ausgelesen und in k5 Finanzmanagement übernommen. Die rechnerische und sachliche Prüfung sowie die Freigabe durch die befugte Person erfolgt direkt in k5 DMS. Außenstellen wie die Volksschule unterzeichnen die Rechnungen digital und müssen zur Freigabe nun nicht mehr ins Gemeindeamt kommen. Nach der Freigabe wird die Rechnung von der Buchhaltung bezahlt. „Die automatisierte Rechnungserkennung ist für mich eine Arbeitserleichterung, da ich nicht mehr alle Rechnungsdaten manuell erfassen muss. Zudem habe ich dank digitaler Rechnungsfreigabe jederzeit den Status der einzelnen Rechnungen im Überblick“, freut sich Brigitte Egger-Riedmüller, Leiterin der Buchhaltung. Die digitale Gemeindeverwaltung ist dank vorbildlicher Teamarbeit und starker Kufgem-Lösungen in der Gemeinde Fritzens Wirklichkeit geworden. Sollten auch Sie Interesse an dem k5 E-Government Paket haben, dann melden Sie sich gerne bei Kufgem via info@kufgem.at oder unter 05372 6902. DIGITALISIERUNG IST TEAMARBEIT Die Gemeinde Fritzens setzt mit dem Software- und Dienstleistungspaket k5 E-Government auf eine digitale Gemeindeverwaltung. Im Oktober letzten Jahres fiel der Startschuss für die Arbeiten im Dokumentenmanagementsystem k5 DMS, nicht einmal ein Monat später folgte bereits die Digitalisierung in der Buchhaltung durch die Umstellung auf die digitale Rechnungsabzeichnung. „Die Softwareeinführung konnte in diesem kurzen Zeitraum realisiert werden, weil die Zuständigen in der Gemeinde mit Eifer und hoher Priorität an die Sache herangegangen sind“, berichtet Tanja Braunschmid, k5 E-Government Softwarebetreuerin. MEDIENBRUCHFREIES ARBEITEN MIT K5 DMS Das Kernelement des k5 E-Government bildet das Dokumentenmanagementsystem k5 DMS. Die Gemeinde Fritzens hat damit eine zentrale und strukturierte Ablage für ihre Verwaltung und alle angebundenen k5 Lösungen. Die medienbruchfreie Bearbeitung von Akten und Dokumenten findet dort statt. Schriftstücke werden mithilfe von Digitalisierungswerkzeugen wie Online-Formularen, k5 Scan oder der k5 Outlook Anwendung digital erfasst und in einem elektronischen Akt abgespeichert. Postausgänge wie Bescheide werden direkt in k5 DMS erstellt, amtssigniert und über die Duale Zustellung elektronisch versendet. „k5 DMS dient bei uns als zentraler Suchpunkt für die gesamte Gemeindeverwaltung. Nicht nur Dokumente und Akten, sondern auch Personalakten oder Verträge liegen uns nun K5 E-GOVERNMENT SORGT FÜR EINE PAPIERLOSE VERWALTUNG IN FRITZENS DIGITALISIERUNG IN REKORDZEIT In kürzester Zeit gelang in der Gemeinde Fritzens die Einführung des k5 E-Government Pakets. Diese rasche Umsetzung war möglich, weil alle Beteiligten, vor allem die Gemeindemitarbeitenden, an einem Strang gezogen haben. RUND UM k5
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