AUSGABE NR. 29 / OKTOBER 2023 Die digitale Zukunft ist jetzt Das war das Kufgem Kundentreffen 2023 Personalengpässe überwinden Kufgem unterstützt Gemeindeverwaltungen Traum-Trio für den Handel Wenn Kunde, Kufgem & Vendoc perfekt zusammenspielen DIGITALISIERUNG ERFORDERT VERTRAUEN Kufgem als sicherer, zuverlässiger & erfahrener Partner
Liebe Leserinnen und Leser, zuerst einmal ein großes DANKE, dass Sie so zahlreich unserer Einladung zum Kufgem Kundentreffen 2023 gefolgt sind. Das ist der Termin im Jahr, an dem wir unsere Kundinnen und Kunden nicht nur „dienstlich“, sondern auch menschlich näher kennenlernen dürfen. Mir ist das ein Anliegen, denn besonders der direkte, persönliche Austausch ist für eine gelungene Zusammenarbeit wichtig. Einen kleinen Rückblick zum Event finden Sie in dieser Journalausgabe. DIGITALISIERUNG ERFORDERT VERTRAUEN Besonders in Zeiten der Veränderung kommt es auf Vertrauen an. Die Digitalisierung hat Auswirkungen auf unsere Arbeit und schlägt manchmal neue Pfade ein. Gut ist, wenn man dabei auf einen langjährigen, erfahrenen und kompetenten Partner vertrauen kann. So etwa EDITORIAL beim Generationenwechsel innerhalb unserer Verwaltungslösung von k5 zu k5|Next. Über 390 Gemeinden in Tirol und Salzburg vertrauen hier auf Kufgem, um diese und weitere Digitalisierungsmaßnahmen erfolgreich umzusetzen. Und mit k5 und k5|Next über 1700 Gemeinden in ganz Österreich. Positive Veränderungen prägen auch Kufgem. Als Geschäftsführer ist mir bewusst, dass Veränderungen oft nicht einfach sind. Ein IT-Unternehmen wie Kufgem muss dabei den Blick intensiv auf die Zukunft richten. Mit der fortschreitenden Digitalisierung halten neue Technologien, neue Prozesse, neue Methoden immer schneller Einzug in das Arbeitsleben. Daher bedanke ich mich bei unseren Kundinnen und Kunden und allen Mitarbeitenden von Kufgem für das Vertrauen, das uns in dieser Zeit der Veränderungen geschenkt wird. Lassen Sie uns weiterhin GEMEINSAM. DIGITAL. ERFOLGREICH. sein. Dabei freue ich mich auch in Zukunft über einen persönlichen Austausch und gute Gespräche. Ihr Wolfgang Gschwentner Geschäftsführer Kufgem GmbH 2
Nicole Cecco k5 Lohn Thomas Haselwanter Lehrling EDV-Kaufmann Annmarie Dona Datenschutz Christian Heinrich Lehrling Informationstechnologie Heidi Schwaiger-Wolf k5 Finanzmanagement Stefanie Egger k5 Lohn Margit Hörtnagl k5 Lohn Alexander Kircher Lehrling Informationstechnologie Denise Lindenberger k5 Lohn Leonie Kühlechner Lehrling EDV-Kauffrau Carina Mayr Lehrling Informationstechnologie Fabian Leimgruber Lehrling Informationstechnologie Manfred Ruetz Einwohnermeldewesen & Wahlen NEU IN UNSEREM
06 Die digitale Zukunft ist jetzt Das war das Kundentreffen 2023: Eine Nachschau zur Top- Informationsveranstaltung für Gemeindemitarbeitende. 08 Ein Tag voll Technik und Innovation Die Lehrlinge der Stadtwerke Kufstein und Kufgem haben gemeinsam ein Salzburger Technologieunternehmen sowie den Hangar-7 besucht. 10 Erfolgsmeldungen aus der Lehrlingsakademie Die Lehrlinge der Stadtwerke Kufstein und Kufgem stellten in der Berufsschule und bei Wettbewerben ihr Können unter Beweis und erhielten zahlreiche Auszeichnungen. KUFGEM NEWS KOMMUNAL & DIGITAL 12 Der GEM2GO Vereinsmanager Mit dem GEM2GO Vereinsmanager können sich Vereine auf der Gemeinde-Website präsentieren und Mitglieder und Interessierte über aktuelle Themen informieren. 14 Mehr Sicherheit im Meldeamt Das Projekt „Sicheres Meldeamt“ bietet Mitarbeitenden in der Gemeinde technische Unterstützung beim Anmelde- prozess sowie bei der Erkennung gefälschter Dokumente. 16 Neuer Name, bewährte Lösung Die Softwarelösung ProOffice wird künftig unter dem Namen VertiGIS FM geführt. 18 Zukunftsorientierte Kindergartenverwaltung Durch die geplanten Erweiterungen im Jahr 2024 wird HOKITA, die Verwaltungssoftware für Kindergärten, noch benutzerfreundlicher. 20 Sitzungsthemen aus k5 DMS nach Session überleiten Unterlagen sitzungsrelevanter Themen nahtlos zu über- tragen, wird für Session-Anwender*innen dank einer innovativen Schnittstelle Wirklichkeit. 22 Kommunalforum Im Herbst 2023 sind wieder namhafte Expert*innen bei Kufgem zu Gast und referieren im Rahmen des Kommunal- forums über aktuelle Themen der Gemeindearbeit. Inhalt Impressum: Herausgeber: Kufgem GmbH, Fischergries 2, 6330 Kufstein, 05372 6902, info@kufgem.at, www.kufgem.at, Firmenbuchnummer: 56489y, Firmenbuchgericht: LG Ibk. Auflage: 2.000 Stück; Erscheinung: 2-mal pro Jahr Kontakt zur Redaktion: Theresa Leitner, leitner.t@kufgem.at, 05372 6902-724 Grafik & Layout: ofp kommunikation, Kufstein Fotos: Kufgem GmbH, Stadtwerke Kufstein, Alex Gretter Fotografie, AdobeStock, Microsoft, Stable Diffusion, Marktgemeinde Altenmarkt im Pongau, Stadtgemeinde Imst Druck: Aschenbrenner, Kufstein. Wenn Angabe über Druckerei nicht im Impressum mit Firmenname! Bei Angabe über Druckerei im Impressum ohne Firmenname! UMWELTZEICHEN Schriftart: The Sans - Light Plain
30 Datenschutz „up to date“ Die langjährige Kompetenz von Kufgem im Bereich „Datenschutz und Recht“ erleichtert die Anwendung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Arbeitsalltag. 32 Hinweisgeberschutzgesetz Zur Förderung von Transparenz und Rechtskonformität hat Österreich die EU-Richtlinie zum Hinweisgeberschutzgesetz (HSchG) erfolgreich in nationales Recht überführt. 34 E.T. nach Hause telefonieren Wäre E.T. der Außerirdische doch nur auf Telefonie-Experten Peter Zadrazil getroffen. 36 Kostenlose Personalsuche für Ihre Gemeinde Mit matchmatch.jobs startete eine neue Job-Plattform, bei der der Spieß einfach umgedreht wurde: Unternehmen und Institutionen können sich bei Talenten bewerben. 37 Zeiterfassung auf Gemeinde-Art Am Puls der Zeit ist Kufgem mit dem Zeiterfassungssystem von Fink. Die Softwarelösung bietet maßgeschneiderte rechtssichere Lösungen. 38 Traum-Trio für den Handel Geschäftsführer Gerald Schober von der abc Fliesen & Bauwaren Handels GmbH aus Kirchbichl berichtet wie VenDoc ihm den Arbeitsalltag erleichtert. 40 Von Microsoft Office 2016 & 2019 auf Microsoft 365 umsteigen Ab Oktober 2023 wird Microsoft die Kompatibilität von Office 2016 und 2019 mit den Microsoft 365 Cloud Lösungen nicht mehr garantieren. Kufgem empfiehlt den Wechsel auf Microsoft 365. 42 Moderne E-Mail-Sicherheit mit Sophos Das cloudbasierte „Sophos Email Security“ löst die bisherige Spam-Filter-Lösung „Hosted Antispam“ ab. DIGITAL BUSINESS 24 Die Schnittstelle macht den Unterschied Eine neue Schnittstelle von k5 DMS ermöglicht die rasche Abholung von elektronisch zugestellten Dokumenten aus dem Unternehmensserviceportal (USP). 26 k5|Next erfolgreich gestartet In Salzburg und Tirol nutzen bereits vier Gemeinden die Vorteile von k5|Next – das clevere Gemeindemanagement. 28 Personalengpässe überwinden Kufgem Expert*innen für k5 Finanzmanagement übernehmen bei Bedarf auch operative Aufgaben in der Finanzverwaltung. Die Stadtgemeinde Imst hat dieses Angebot genutzt. RUND UM k5
6 DIE DIGITALE ZUKUNFT IST JETZT DAS WAR DAS KUNDENTREFFEN 2023
INFORMATIVE GESPRÄCHE An den Thementischen wurden in persönlichen Gesprächen Möglichkeiten besprochen, die die Aufgaben in Gemeinden und Unternehmen in Zukunft noch digitaler machen. Top-Technik und nützliche Software-Lösungen wurden in diesem Rahmen ebenso vorgestellt. Beim Ausklang mit Singer- und Songwriterin Lisa Mauracher fand das Kundentreffen ein gemütliches Ende. Das Kundentreffen 2023 war eine gelungene Veranstaltung – das verdanken wir Ihrem Besuch! Vielen Dank, dass Sie unserer Einladung gefolgt sind und sich mit unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern darüber unterhalten haben, was Sie bewegt. DIE HIGHLIGHTS DES KUNDENTREFFENS 2023! Zahlreiche Kundinnen und Kunden sind der Einladung von Kufgem gefolgt und machten sich auf den Weg zum Kundentreffen in Kufstein. Vielen Dank an alle Teilnehmenden für die interessanten Gespräche und den Austausch in entspannter Atmosphäre. Am 12. September 2023 war es so weit: Das Kufgem Kundentreffen fand im Kultur Quartier Kufstein statt. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus zahlreichen Gemeinden und Unternehmen folgten der Einladung in die Festungsstadt. SPANNENDES VORTRAGSPROGRAMM Spannende Vorträge sorgten für einen gefüllten Vortragssaal. Bei einer Podiumsdiskussion tauschten sich Führungskräfte aus digitalen Vorzeige-Gemeinden und der Gemeindeverbände über Herausforderungen und Chancen in der kommunalen Verwaltung aus. Ebenfalls im Fokus stand k5|Next – die nächste Generation einer zukunftsorientierten Verwaltungslösung für Gemeinden. Erste Pilotprojekte wurden vorgestellt und im Rahmen eines Vortrags erhielten Besucherinnen und Besucher einen Ausblick darauf, wie es in den nächsten Monaten weitergeht. AUS DER PRAXIS Projektbeteiligte aus St. Johann in Tirol stellten ihr kürzlich eingeführtes Energiemonitoring vor und zeigten, wie Energiedatenmanagement in Gemeinden wirklich funktioniert. Im letzten Vortrag präsentierte Daniel Kopp neue Vorschriften der VRV 2015 für das Finanzjahr 2024 und zeigte, worauf besonders zu achten ist.
LEHRLINGE SAMMELTEN WERTVOLLE ERFAHRUNGEN ZUR BERUFLICHEN ENTWICKLUNG EIN TAG VOLL TECHNIK UND INN VATION 8
BLICK HINTER DIE KULISSEN Für die Digitalisierung von Daten wird Speicherplatz benötigt. Das geschieht immer öfter nicht mehr nur lokal, sondern auch online in Rechenzentren. Damit die Lehrlinge ein besseres Verständnis für das Thema bekommen, erhielten sie eine exklusive Führung im Rechenzentrum der conova communications GmbH in Salzburg. Angefangen von den verwendeten Technologien über die komplexe Steuerung der Abläufe bis hin zu den enormen Sicherheitsmaßnahmen. Sogar über die beeindruckende Technik zur notwendigen Kühlung der Tausenden Server wurde informiert. Dieser „Blick hinter die Kulissen“ wurde begleitet von zahlreichen Fragen der Lehrlinge und interessanten Gesprächen mit den Expertinnen und Experten, die das Rechenzentrum betreuen. Aus Sicherheitsgründen war Fotografieren leider nicht erlaubt. BESUCH IM HANGAR-7 Neben dem Besuch im Rechenzentrum schaute die Truppe auch beim Hangar-7 am Salzburg Airport vorbei. Dort besichtigten die Lehrlinge eine beeindruckende Sammlung an historischen Flugzeugen, Rennautos und Motorrädern. Die Jugendlichen hatten sogar die Möglichkeit, einige der Flieger aus nächster Nähe zu betrachten. Dies verschaffte ihnen einen großartigen Einblick in die Welt der Luftfahrt und des Motorsports. EIN UNVERGESSLICHER AUSFLUG Insgesamt war es ein Tag voll Technik und Innovation. Dieser Ausflug wird für die Jugendlichen ein unvergessliches Erlebnis bleiben, bei dem sie wertvolle Erfahrungen für ihre berufliche Entwicklung sammeln konnten. Im Rahmen einer Marketing-Schulung wurde dieser Bericht gemeinsam mit den drei Kufgem-Lehrlingen Daniel, Fabian und René verfasst – danke Jungs für euren Einsatz! Die Lehrlinge der gemeinsamen Lehrlingsakademie der Stadtwerke Kufstein und Kufgem zu Besuch im Hangar-7. INTERESSE? Interessierte Jugendliche können sich jederzeit bei der Lehrlingsakademie der Stadtwerke Kufstein und Kufgem über offene Lehrstellen informieren: www.lehrling.tirol Nicht jeden Tag hat man die Gelegenheit, ein Rechenzentrum von innen oder ein historisches Flugzeug aus nächster Nähe zu sehen. Diese Chance hatten die Lehrling der Stadtwerke Kufstein und Kufgem. Gemeinsam besuchten sie ein Salzburger Technologieunternehmen und schauten im Hangar-7 vorbei.
10 DIE LEHRLINGE DER STADTWERKE KUFSTEIN & KUFGEM KÖNNEN STOLZ AUF SICH SEIN! In der gemeinsamen Lehrlingsakademie der Stadtwerke Kufstein und Kufgem werden aktuell 28 Lehrlinge in sechs Lehrberufen ausgebildet. In der Berufsschule und bei Wettbewerben stellten sie in den letzten Monaten ihr Wissen und Können unter Beweis und erhielten dabei zahlreiche Auszeichnungen. ERFOLGSMELDUNGEN AUS DER LEHRLINGSAKADEMIE Benedikt Juffinger, Jonas Pirchmoser & Christoph Obinger David Ritzer, Jeremias Stotter & Carmen Lengauer-Stockner Andreas Schlachter Sandro Pörnbacher Arnis Miftari und Fiona Hell Fabian Bodner, Manuel Buchegger, Rene Staneck, Daniel Kölli & Paul Berger Alyssa Abramovic Jakob Seebacher & Bastian Haller Fiona Hell, David Wurzer & Jonas Steindl Simon Hannemann, Marcel Lorenzen & Elias Exenberger Piero Lang, Florian Bimingstorfer & Sandro Pörnbacher
INTERESSE? Interessierte Jugendliche können sich jederzeit gerne bei den Zuständigen der Lehrlingsakademie über offene Lehrstellen informieren: www.lehrling.tirol NOVEMBER 2022: David Wurzer • Lehrberuf Informationstechnologie • 2. Klasse mit ausgezeichnetem Erfolg bestanden Fiona Hell • Lehrberuf Informationstechnologie • 2. Klasse mit ausgezeichnetem Erfolg bestanden Florian Bimingstorfer • Lehrberuf Elektrotechnik • 4. Klasse mit ausgezeichnetem Erfolg bestanden • LAP zum Elektrotechniker bestanden Jonas Steindl • Lehrberuf Informationstechnologie • 2. Klasse bestanden Piero Lang • Lehrberuf Elektrotechnik • 2. Klasse mit ausgezeichnetem Erfolg bestanden • Goldenes Leistungsabzeichen beim Lehrlingswettbewerb Sandro Pörnbacher • Lehrberuf Elektrotechnik • 4. Klasse Berufsschule mit ausgezeichnetem Erfolg bestanden • Finalist bei „Lehrling des Jahres 2022" vom Land Tirol • Lehrling des Monats Jänner 2022 FEBRUAR 2023: Andreas Schlachter • Lehrberuf Elektronik • 4. Klasse mit ausgezeichnetem Erfolg bestanden Bastian Haller • Lehrberuf Elektrotechniker • 1. Klasse mit gutem Erfolg bestanden Daniel Kölli • Lehrberuf Informationstechnologie • 3. Klasse bestanden Fabian Bodner • Lehrberuf Informationstechnologie • 3. Klasse bestanden Jakob Seebacher • Lehrberuf Elektrotechniker • 4. Klasse mit gutem Erfolg bestanden Manuel Buchegger • Lehrberuf Applikationsentwicklung • 4. Klasse mit gutem Erfolg bestanden Paul Berger • Lehrberuf Informationstechnologie • 4. Klasse bestanden René Staneck • Lehrberuf Informationstechnologie • 3. Klasse bestanden MAI 2023: Alyssa Abramovic • Lehrberuf EDV-Kauffrau • 3. Klasse mit ausgezeichnetem Erfolg bestanden Benedikt Juffinger • Lehrberuf Informationstechnologie • 3. Klasse mit ausgezeichnetem Erfolg bestanden Carmen Lengauer-Stockner • Lehrberuf Informationstechnologie • 4. Klasse mit ausgezeichnetem Erfolg bestanden Christoph Obinger • Lehrberuf Elektrotechniker • 2. Klasse mit gutem Erfolg bestanden David Ritzer • Lehrberuf Informationstechnologie • 4. Klasse mit ausgezeichnetem Erfolg bestanden Elias Exenberger • Lehrberuf Elektrotechniker • 3. Klasse mit gutem Erfolg bestanden • Silbernes Leistungsabzeichen beim Lehrlingswettbewerb Jeremias Stotter • Lehrberuf Informationstechnologie • 4. Klasse mit ausgezeichnetem Erfolg bestanden Jonas Pirchmoser • Lehrberuf Elektroniker • 2. Klasse mit ausgezeichnetem Erfolg bestanden Marcel Lorenzen • Lehrberuf Elektrotechniker • 2. Klasse bestanden Simon Hannemann • Lehrberuf Elektrotechniker • 2. Klasse mit ausgezeichnetem Erfolg bestanden • Goldenes Leistungsabzeichen beim Lehrlingswettbewerb JULI 2023: Alyssa Abramovic • Lehrberuf EDV-Kauffrau • Lehrabschlussprüfung bestanden Arnis Miftari • Lehrberuf Applikationsentwicklung • 3. Klasse mit gutem Erfolg bestanden Fiona Hell • Lehrberuf Informationstechnologie • 3. Klasse mit gutem Erfolg bestanden
DER GEM2GO VEREINSMANAGER 12 EIN PLATZ FÜR VEREINE AUF DER GEMEINDE-WEBSITE
Mit dem GEM2GO Vereinsmanager haben Vereine einer Gemeinde nun die Möglichkeit, sich selbst besser zu präsentieren und ihre Mitglieder und Interessierte über aktuelle Themen zu informieren. Der GEM2GO Vereinsmanager ist Teil von „Meine Seite“ auf der Gemeinde-Website. Dort können sich alle engagierten Bürgerinnen und Bürger registrieren, den digitalen Auftritt der Gemeinde mitgestalten und über das kommunale Leben informieren. SO FUNKTIONIERT’S Vereine registrieren sich auf der Gemeinde-Website, erstellen anschließend einen Eintrag und befüllen diesen mit wichtigen Informationen. Neben der eigenen Vereinsseite werden Neuigkeiten und Veranstaltungen ergänzt. Mitglieder und andere Interessierte können sich außerdem per Push-Nachricht über die GEM2GO APP direkt am Smartphone und Tablet oder per E-Mail über bevorstehende Veranstaltungen oder aktuelle Neuigkeiten benachrichtigen lassen. AKTIVIERUNG DES VEREINSMANAGERS Den GEM2GO Vereinsmanager gibt es für alle Gemeinden und Städte, die GEM2GO WEB oder GEM2GO APP nutzen. Er ist kostenlos, kann aber nur auf Nachfrage beim jeweiligen Supportpartner für GEM2GO aktiviert werden. Anschließend ist bloß eine kleine Einstellung im Redaktionssystem nötig und der entsprechende Verein kann loslegen. WIE GEHT‘S WEITER? Noch in diesem Jahr wird der Vereinsmanager um den internen Bereich erweitert. News und Veranstaltungen können so für einzelne Nutzergruppen erstellt und Mitglieder verwaltet werden. Auch eine Zu- und Absagefunktion für Veranstaltungen wird eingeführt. Am 7. November 2023 um 10:00 Uhr findet ein Webinar zum Vereinsmanager statt. Die Vorteile und erweiterten Funktionen werden dabei vorgestellt. Die Anmeldung ist möglich über: https://kurs.kufgem.at Auch Sie wollen Ihren Vereinen eine Plattform bieten? Dann melden Sie sich gerne beim GEM2GO-Team. VORTEILE FÜR VEREINE • Möglichkeit der Erstellung und Wartung des eigenen Vereins • Mini-Website auf der Gemeinde-Website • Eigener Auftritt in der GEM2GO APP • Mitglieder oder Interessierte werden per Push-Nachricht oder E-Mail informiert VORTEILE FÜR GEMEINDEN & STÄDTE • Zusatzfunktion für Bürgerinnen und Bürger einer Gemeinde • kein Mehraufwand für Redakteurinnen und Redakteure der Gemeinde • Aktuelle und qualitativ hochwertige Daten aufgrund der laufenden Wartung des Vereins • Rechte, welche Einträge vorgenommen werden dürfen, können individuell vergeben werden WEITERE INFORMATIONEN ZUM GEM2GO VEREINSMANAGER FINDEN SIE AUF DER WEBSITE VON GEM2GO: KOMMUNAL & DIGITAL
AUTOMATIONSUNTERSTÜTZTES MELDEVERFAHREN SOLL ÖSTERREICHWEIT EINGEFÜHRT WERDEN MEHR S CHERHEIT IM MELDEAMT 14
GEMEINDEN ALS ERSTKONTAKT Der erste Kontakt von Fremden mit einer österreichischen Behörde ist meist eine Meldeservicestelle. Um die Qualität der Meldedaten zu verbessern, Fälschungen leichter zu erkennen und Gemeindebedienstete zu unterstützen, wurde das Projekt „Sicheres Meldeamt“ vom Bundesministerium für Inneres (BMI) ins Leben gerufen: Durch den Einsatz von Dokumentenlesegeräten werden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Meldeservicestellen nun technisch unterstützt und Identitätsnachweise so auf ihre Echtheit überprüft. Die Geräte übernehmen die Daten automatisch ins Zentrale Melderegister, das Lokale Melderegister und weitere lokale Anwendungen. Fehler bei der Dateneingabe können vermieden und das Dokument kann automatisch auf Gültigkeit und Echtheit geprüft werden. UMSETZBARKEIT HAT HÖCHSTE PRIORITÄT IN GEMEINDEN Die Marktgemeinde Telfs war gemeinsam mit Linz, St. Pölten, Mistelbach und Amstetten ab Herbst 2021 eine Pilotgemeinde für das Projekt. Das Bürgerservice der Marktgemeinde Telfs testete ausführlich das neue Dokumentenlesegerät samt Software, um die Umsetzbarkeit in den Gemeinden sicherzustellen. Neben den geringen Anschaffungskosten war vor allem die einfache und unkomplizierte Bedienung der Geräte besonders wichtig. Um die notwendigen Sicherheitsstandards zu gewährleisten, wurde vom Innenministerium die Schnittstelle zwischen dem Zentralen Melderegister und den regionalen Ämtern programmiert. KAUM ÄNDERUNG BEIM ABLAUF Die An- und Abmeldung eines Wohnsitzes erfolgt weiterhin grundsätzlich persönlich. Die Ausweise und Dokumente werden den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern beim Anmeldevorgang vorgelegt. Diese können nun mit dem „Sicheren Meldeamt“ die Daten automatisiert auslesen, verifizieren und in die verschiedenen Register übernehmen. Anschließend wird der Anmeldeprozess wie gewohnt durchgeführt. Das „Sichere Meldeamt“ ermöglicht eine schnellere und fehlerfreie Abwicklung in den Meldestellen und stellt eine große Unterstützung für Mitarbeitende dar. INTERESSE? Kufgem unterstützt Sie bei der Anschaffung der nötigen Geräte und bei der Einführung in Ihrer Gemeinde. Melden Sie sich gerne via Ticket oder E-Mail an info@kufgem.at beim Team Meldewesen und Wahlen. Das Lesegerät erleichtert die tägliche Arbeit im Meldeamt erheblich. Das Projekt „Sicheres Meldeamt“ bietet Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in der Gemeinde technische Unterstützung beim Anmeldeprozess sowie bei der Erkennung gefälschter Dokumente. Seit Herbst 2022 sind dafür spezielle Dokumentenlesegeräte verfügbar. KOMMUNAL & DIGITAL
PROOFFICE WIRD ZU VERTIGIS FM NEUER NAME, BEWÄHRTE L SUNG 16
VertiGIS, ein führender Softwareentwickler im Bereich Geoinformationssysteme (GIS), hat 2021 das Unternehmen KMS Computer GmbH übernommen. Dieses ist Hersteller der ProOffice-Software für computergestütztes Gebäudemanagement (CAFM). Im Juli 2023 wurde ProOffice auf die neue Version 10 aktualisiert. Im Zuge dieses Updates wurde das neue Produktdesign ausgerollt und ein neuer Name eingeführt. Die Anwendung wird künftig nun auch bei Kufgem unter dem Namen VertiGIS FM geführt. ANPASSUNG AN DIE VERTIGIS FAMILIE Durch die Umbenennung präsentiert sich die CAFM-Software jetzt im neuen Design, bleibt aber weiterhin klar und übersichtlich strukturiert. VertiGIS FM bietet mit integrierten Karten, Plänen und der besonders guten räumlichen Übersicht einen erheblichen Mehrwert. Sämtliche Flächen, Gebäude und Anlagen können dadurch einfach identifiziert und Inspektionen dokumentiert werden. Auch die einzelnen Module der Software wurden übersichtlicher strukturiert und auf sieben Produkte konsolidiert. Darunter finden sich viele Lösungen für zahlreiche Bereiche im kommunalen Umfeld. Das räumliche Asset Management verbessert das Mängelmanagement und hilft, Leerstände zu erkennen oder Verpachtungen optimal zu organisieren. Für weitere Fragen nutzen Sie bitte unser AIO-Ticketsystem unter mein.kufgem.at oder schreiben Sie ein E-Mail an info@kufgem.at. WEITERE INFORMATIONEN Infos zu VertiGIS FM finden Sie auf unserer Produktseite unter www.kufgem.at/vertigis-fm/. Die bewährte CAFM-Lösung im neuen satten Grün der VertiGIS. KOMMUNAL & DIGITAL
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HOKITA hat sich als wertvolles Werkzeug für die Kinderbetreuungsverwaltung etabliert. Auch die Eltern-App ist ein wichtiger Bestandteil des Gesamtkonzepts und wird kontinuierlich weiterentwickelt. Durch die geplanten Erweiterungen im Jahr 2024 wird HOKITA noch benutzerfreundlicher. DIFFERENZABRECHNUNG Um Abrechnungsfehler zu minimieren und eine transparente Buchführung zu ermöglichen, wird ab 2024 eine Differenzabrechnungsfunktion eingeführt. Jede Änderung an zurückliegenden Daten führt automatisch zur Berechnung der Differenz im Vergleich zu den festgeschriebenen Abrechnungen. Dies gewährleistet eine lückenlose Buchhaltung und erleichtert den Eltern die Nachvollziehbarkeit ihrer Zahlungen. DASHBOARDS MIT INTERAKTIVEN DIAGRAMMEN Diagramme stellen Daten meist übersichtlich dar. Benutzerinnen und Benutzer erkennen so Trends und wichtige Informationen auf einen Blick. In HOKITA werden alle Dashboards um interaktive Diagramme erweitert. Pädagogische und administrative Entscheidungen können so noch einfacher getroffen werden. TO-DO-LISTEN FÜR KINDBEZOGENE ANGELEGENHEITEN Die Integration von To-Do-Listen in HOKITA erleichtert die Organisation des Alltags um ein Vielfaches. Von der Frage, wer bereits das Kopiergeld bezahlt hat, bis hin zu anderen Aufgaben wie dem Sammeln von Materialien für ein Bastelprojekt – die neuen To-Do-Listen helfen, alles im Blick zu behalten. Erledigte Aufgaben werden bequem abgehakt. AUTOMATISCHE ÜBERSETZUNG VON MITTEILUNGEN Die Kommunikation zwischen mehrsprachigen Eltern und Pädagoginnen und Pädagogen stößt manchmal an ihre Grenzen. Daher wird eine automatische Übersetzung für Mitteilungen in der Eltern-App eingeführt. So können alle Eltern aktiv am Bildungsprozess ihrer Kinder teilnehmen. NEUE FEATURES FÜR HOKITA VERANSTALTUNGSÜBERSICHT MIT TEILNAHMEOPTION Die Veranstaltungsübersicht in der Eltern-App gibt einen Überblick über geplante Events wie Elternabende oder Feste. Die Teilnahme an bevorstehenden Aktivitäten können Eltern direkt über die Software bestätigen oder ablehnen. Außerdem ermöglicht das Feature die Organisation der Ferienbetreuung, indem Eltern die gewünschten Betreuungszeiträume für ihre Kinder unkompliziert auswählen. Die Kinderbetreuungseinrichtungen in Ihrer Gemeinde sollen auch von HOKITA profitieren? Dann melden Sie sich gerne per Ticket bei Sabrina Thurner und Stefan Juffinger, um ein individuelles Angebot zu erhalten. ZUKUNFTS RIENTIERTE KINDERGARTENVERWALTUNG KOMMUNAL & DIGITAL
163 KUND*INNEN PROFITIEREN BEREITS VON DER INNOVATIVEN SCHNITTSTELLE Unterlagen sitzungsrelevanter Themen nahtlos zu übertragen, wird für Session-Anwenderinnen und Anwender zur Wirklichkeit: Dank einer innovativen Schnittstelle zwischen dem Dokumentenmanagementsystem k5 DMS und der Softwarelösung Session fällt der zusätzliche Schritt, die Sitzungsthemen separat im Session anzulegen, weg. Bereits 163 Kundinnen und Kunden, darunter auch die Marktgemeinde Altenmarkt im Pongau, freuen sich über die gesparte Zeit, die die Änderung mit sich bringt. SITZUNGSTHEMEN AUS k5 DMS NACH SESSION ÜBERLEITEN 20
ÜBERLEITEN VON SITZUNGSTHEMEN Der Prozess ist einfach: Im k5 DMS wählt man auf Aktenebene den Menüpunkt „Übergabe an Session“. Ein Dialogfenster schlägt Informationen wie Aktenzahl, Betreff und Vorlagenart vor und ermöglicht die Auswahl der gewünschten Dateien. Optional können Textbausteine erfasst und an Session übermittelt werden. Nachdem der Tagesordnungspunkt erstellt wurde, erhalten die Empfängerinnen und Empfänger eine E-Mail mit einem Link zu Session. Dieser Link ist auch im k5 DMS verfügbar. Nutzerinnen und Nutzer überprüfen und ergänzen die Daten und geben das Sitzungsthema frei. Für den Fall, dass Dokumente hinzugefügt oder ersetzt werden müssen, wurden ebenfalls Vorkehrungen getroffen, um den Workflow nahtlos und effizient zu gestalten. „PER KNOPFDRUCK KÖNNEN DIE GEWÜNSCHTEN DATEIEN DES AKTES ÜBERTRAGEN WERDEN. DAS SITZUNGSTHEMA IST SCHON ANGELEGT. DAS ERSPART UNS SEHR VIEL ZEIT.“ Hermann Mitterwallner von der Marktgemeinde Altenmarkt im Pongau freut sich über die innovative Schnittstelle. VIDEOANLEITUNG INTERESSE? Wie einfach und unkompliziert das Ganze funktioniert, zeigt folgendes Video: Dann melden Sie sich gerne telefonisch unter 05372 6902 oder via E-Mail an info@kufgem.at bei Ihrem Session-Kundenbetreuer. Dieser wird die neue Funktion gerne für Sie aktivieren. KOMMUNAL & DIGITAL
Ob Steuerberater, Rechtsanwälte oder Geschäftsführer des Tiroler sowie Salzburger Gemeindeverbands – sie alle haben eines gemeinsam: Als Expertinnen und Experten auf ihrem Fachgebiet liefern sie interessante Einblicke zu meist kniffligen Themen. Für die kommenden Monate sind wieder Webinare im Rahmen des Kommunalforums geplant. NÄCHSTE TERMINE Donnerstag, 19. Oktober 2023 um 10:30 Uhr Prof. Dr. Helmut Schuchter, Steuerberater: Werbeabgabe und aktuelle FAQs zur Umsatzsteuer Dienstag, 7. November 2023 um 10:30 Uhr Dr. Laura Gleinser und Dr. Günther Gast: Anwendung von Kriterien in Vergabeverfahren KOMMUNALFORUM DAS KUFGEM-ONLINEFORMAT FÜR PRAXISWISSEN Auch im Herbst 2023 sind wieder namhafte Expertinnen und Experten bei Kufgem zu Gast und referieren im Rahmen des Kommunalforums über aktuelle Themen der Gemeindearbeit. MELDEN SIE SICH DIREKT ÜBER DAS KUFGEM KURSPORTAL ZUM KOMMUNALFORUM AN: Dienstag, 28. November 2023 um 10:30 Uhr Mag. Peter Stockhauser: Aktuelle Hinweise zum Gemeindeabgabenrecht Tirol Donnerstag, 30. November 2023 um 10:30 Uhr Dr. Martin Huber: Ausblick auf 2024 für Salzburger Gemeinden 22
PROF. MAG. DR. HELMUT SCHUCHTER ist Geschäftsführer der Wirtschafts- und Steuerberatungsgesellschaft „Stauder Schuchter Kempf“ in Innsbruck und berät Mitarbeitende im Gemeindeumfeld über Themen rund um das Steuerrecht. DR. GÜNTHER GAST ist seit 2007 bei CHG Rechtsanwälte tätig und leitet die Praxisgruppe „Öffentliches Wirtschaftsrecht und Vergaberecht“. Seine Tätigkeitsschwerpunkte liegen in der Beratung öffentlicher Auftraggeberinnen und Auftraggeber sowie in der Abwicklung komplexer Vergabeverfahren. DR. LAURA GLEINSER ist seit 2021 Rechtsanwältin und bei CHG Rechtsanwälte in der Praxisgruppe „Öffentliches Wirtschaftsrecht und Vergaberecht“ angestellt. Sie berät vor allem im kommunalen Bereich und setzt Projekte für Gemeinden in Tirol und Salzburg um. MAG. PETER STOCKHAUSER ist Geschäftsführer des Tiroler Gemeindeverbands und Ansprechpartner für allgemeine Rechtsauskünfte an Gemeinden und Gemeindeverbänden. Er bereitet Schulungen für Gemeindefunktionärinnen sowie -funktionäre und für Bedienstete auf kommunaler Ebene vor. Zudem bezieht er zu Gesetzes- und Verordnungsentwürfen auf Bundes- und Landesebene Stellung. DR. MARTIN HUBER ist Geschäftsführer des Salzburger Gemeindeverbands und Autor zahlreicher Veröffentlichungen zu gemeindespezifischen Themen. Seine Schwerpunkte sind Gemeindeverfassungsrecht, Aufsichts- und Kontrollrecht sowie Interkommunale Zusammenarbeit. DETAILS ZU DEN EXPERTINNEN UND EXPERTEN KOMMUNAL & DIGITAL
DIE SCHNITTSTELLE MACHT DEN UNTERSCHIED DIREKTE DOKUMENTEN-ABHOLUNG AUS DEM USP 24
Eine neue Schnittstelle vom Dokumentenmanagementsystem k5 DMS ermöglicht die rasche Abholung von elektronisch zugestellten Dokumenten aus dem Unternehmensserviceportal (USP). Kufgem-Experte Michael Obermair kümmert sich um die Installation dieser Schnittstelle in Ihrer Gemeinde. Die Abholung von elektronisch zugestellten Dokumenten von Gemeinden aus dem USP kann grundsätzlich manuell nur durch eine bevoll- mächtigte Person erfolgen. Ist diese nicht greifbar, kann das die Abholung der Dokumente verhindern oder verzögern. Damit so etwas in Zukunft nicht mehr vorkommt, gibt es eine Neuerung in k5 DMS. Eine Schnittstelle zwischen k5 DMS und dem USP minimiert den Aufwand bei der Abholung elektronisch zugestellter Dokumente. Mit einem Klick werden alle im USP/MeinPostkorb vorhandenen Dokumente heruntergeladen und in den Posteingang von k5 DMS übertragen. Dort erfolgt die weitere elektronische Bearbeitung der Dokumente. Die Verrechnung dieses neuen Features erfolgt direkt über die hpc DUAL. Die Kosten für die monatliche Nutzung richten sich nach der Einwohnerzahl der Gemeinde. Damit diese Erweiterung implementiert werden kann, müssen die Duale Zustellung hpc DUAL, k5 DMS und der Service „MeinPostkorb“ von usp.gv.at genutzt werden. INTERESSE? Wir dürfen diese Schnittstelle für Sie einsetzen? Dann melden Sie sich per Ticket bei Michael Obermair, er kümmert sich um die weiteren Schritte. GERNE KÖNNEN SIE DAS ANGEBOT GLEICH BEAUFTRAGEN: RUND UM k5
DIE ZUKUNFT MIT DER NEUEN SOFTWARE-GENERATION HAT BEGONNEN ERFOLGREICH GESTARTET EIN AUFWAND, DER SICH LOHNT Eine solche Umstellung funktioniert leider nicht per Knopfdruck von heute auf morgen. Schon im Vorfeld waren und sind die Gemeinden angehalten, ihre Daten in den bestehenden k5 Fachapplikationen zu bereinigen. Sofern noch nicht umfassend erfolgt, gilt es, Personen mit dem ZMR (Zentralen Melderegister) und URV (Unternehmensregister für Zwecke der Verwaltung) zu verknüpfen und die Kontaktdaten zu überprüfen. Aber: Diese Arbeit zahlt sich aus! Nach erfolgter Umstellung profitieren alle angebundenen Fachapplikationen wie k5 Finanzmanagement, k5 Verfahren und k5 Dokumentenmanagementsystem (k5 DMS) von höchster Datenqualität und -konsistenz. Die Pilotkundinnen und -kunden bewerkstelligten diese Aufgaben vorbildlich. Auch der zeitliche Aufwand hielt sich in Grenzen. Im Schnitt waren die Umstellungen nach etwa einem Arbeitstag abgeschlossen. Die intuitive und neue Benutzeroberfläche sorgte bei den anschließenden Schulungen der Gemeindemitarbeitenden für eine rasche Weiterführung der Arbeit in der neuen k5|Next Welt. SPÜRBARER NEXT-EFFEKT Die bisherigen Rückmeldungen von Gemeinden und Anwenderinnen sowie Anwendern waren sehr positiv. Der Next-Effekt war für Mitarbeitende rasch spürbar. Auch wenn es nach Einführung einer neuen Software-Generation, vor allem während der Pilotphase, zu unvorhersehbaren Situationen und Datenkonstellationen kommen kann. Kufgem hat mit den motivierten Gemeindebediensteten stets gemeinsam Lösungen gefunden. Dem baldigen Rollout in allen Gemeinden sieht Kufgem somit zuversichtlich entgegen. Auch die weiteren Entwicklungspartner in Österreich starten mit der Umstellung von k5|Next, sodass die Erfolgsgeschichte einer österreichweit einheitlichen Lösung fortgeschrieben wird. Kufgem geht gemeinsam mit Gemeinden und k5|Next neue Wege. Der Startschuss dafür erfolgte bereits am 5. Juli 2023 – an diesem Tag wurde der erster Pilotkunde auf das clevere Gemeindemanagement umgestellt und an die neue Zentrale Person angebunden. Aktuell sind es in Salzburg und Tirol bereits vier Gemeinden, die nach erfolgter Umstellung die zahlreichen Vorteile von k5|Next produktiv nutzen. 26
Wie die Zukunft mit k5|Next verläuft, wird bereits bei der Europawahl 2024 im Juni ersichtlich sein. k5|Next Wahl unterstützt Gemeindebedienstete und macht alles einfacher, übersichtlicher und sicherer. Der digitale Assistent von k5|Next hilft bei der Wahlvorbereitung, der Erstellung der Wählerverzeichnisse, dem pünktlichen Versand der Wählerverständigungen sowie bei der Ausstellung der Wahlkarten. DASHBOARD ALS KERNFEATURE Das Kernfeature ist dabei ein zentrales grafisches Dashboard, das für den perfekten Überblick über alle wichtigen Informationen sorgt. Zudem ermöglicht es den direkten Zugriff in jede Detailaufgabe. Weiters werden Anwen- derinnen und Anwender Schritt für Schritt von einem Assistenten, der durch die nötigen Aufgaben und Ereignisse führt, unterstützt. Verfügbare Echtzeitinformationen, Auswertungen, Berichte und viele weitere Funktionen sorgen für einen optimalen Informationsfluss. BESSERE KARTEN MIT k5|NEXT Mit einem perfekten Service rund um die Wählerverständigung erleben Bürgerinnen und Bürger ihre Verwaltung ganz unmittelbar, per Wahlkartenantrags-Portal „Meine Wahlkarte“ und professioneller Aufbereitung aller Wählerverständigungen, inklusive personalisiertem Druck und zentralem Versand. Der große Vorteil für Gemeinden ist die automatische Abwicklung und Integration in k5|Next. Auch am Wahltag, gibt es Unterstützung: vom elektronischen Abstimmungsverzeichnis in den Wahlsprengeln bis hin zur Ermittlung des Wahlergebnisses. k5|NEXT – GEMEINDEVERWALTUNG UND BÜRGERSERVICE ZUKUNFTSFIT! Optimierte Datenstruktur, mehr Sicherheit, jederzeit verfügbar: Mit k5|Next haben Sie alle Informationen auf einen Blick. Profitieren Sie von höchster Datenqualität für Ihre bestehenden k5- und künftigen k5|Next-Anwendungen. Gestalten Sie die Zukunft mit, kontaktieren Sie uns unter info@kufgem.at oder telefonisch via 05372 6902. ABWICKLUNG DER EU-WAHL 2024 • 26. März 2024: Stichtag • 9. Juni 2024: Wahltag Aufgaben: • Gemeinde und Administrator*in anlegen • Anlage von Mitarbeiter*innen, die für die Abwicklung notwendig sind • Schulung für die Wahlvor- bereitung mit k5|Next EINFÜHRUNG ZENTRALE PERSON UND k5|NEXT_KONTAKT • Start ab September 2023 • Umstellung bis spätestens Ende 2024 Aufgaben: • Datenbereinigung in k5 Finanzmanagement/ k5 Verfahren • Befüllung bereinigter Daten • Umstellung von k5 DMS auf Zentrale Person • Schulungen für Mitarbeitende PERFEKTE WAHLABWICKLUNG MIT k5|NEXT WAHL ALLES EINFACHERER, ÜBERSICHTLICHER UND SICHERER ERLEDIGEN RUND UM k5
FINANZABTEILUNG PLÖTZLICH FÜHRUNGSLOS Vor einer besonderen Herausforderung stand die Stadtgemeinde Imst im vergangenen Jahr: Der damalige Finanzleiter wurde wegen Untreue dienstfrei gestellt, die Finanzabteilung war damit plötzlich führungslos. Rasch fand man Hilfe bei Kufgem. Hubert Gabl, Experte für k5 Finanzmanagement, war innerhalb eines Tages zur Bestandsanalyse vor Ort und nahm bereits in der Folgewoche seine Arbeit am Gemeindeamt auf. 28 KUFGEM UNTERSTÜTZT GEMEINDEVERWALTUNGEN PERS NALENGPÄSSE ÜBERWINDEN Hubert Gabl, Experte für k5 Finanzmanagement bei Kufgem Kufgem Expertinnen und Experten für k5 Finanzmanagement sorgen nicht nur für eine optimale Software-Einführung und -Betreuung, bei Bedarf übernehmen sie auch operative Aufgaben in der Finanzverwaltung. Die Stadtgemeinde Imst hat dieses Angebot genutzt.
Zuge der Prozessoptimierung wurde die Softwarelösung k5 DMS von Kufgem in Verwendung ge- nommen. Neben der enormen Zeiterspar- nis konnten Druckkosten gesenkt werden, die Fehleranfälligkeit ist gesunken und der Service gegenüber Bürgerinnen und Bürgern wurde erhöht“, so Martin Schönherr, Amtsleiter der Stadt- gemeinde Imst. GESTÄRKT & DIGITAL IN DIE ZUKUNFT Somit geht die Stadtgemeinde Imst gestärkt und digital in Richtung Zukunft. „Wir haben die Gelegenheit gesehen und ergriffen. Der Digitalisierungsprozess befindet sich auf der Zielgeraden und die Verbesserungen werden immer sichtbarer“, weiß der Imster Bürgermeister Stefan Weirather. „Aufgrund des überraschenden und nicht geplanten Ausscheidens unseres langjährigen Finanzverwalters blieb keine andere Möglichkeit, als sich extern Hilfe von Profis zu holen. Da waren wir bei Kufgem genau an der richtigen Adresse“, berichtet Martin Schönherr, Amtsleiter der Stadtgemeinde Imst und führt weiter aus: „Dank der Professionalität und Erfahrung seitens Kufgem erfolgte eine nahtlose Fortsetzung und auch Aufarbeitung der vielseitigen Arbeiten in der städtischen Finanzverwaltung. Ein besonderer Dank gilt Hubert Gabl für seine großartige Unterstützung!“ WEITERENTWICKLUNG DER MITARBEITER*INNEN Es galt, Leitungsaufgaben zu übernehmen und die Belegschaft der Finanzabteilung zu führen. „Mir war es wichtig, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter so zu schulen, dass sie in Zukunft einen solchen Ausfall aus eigner Kraft kompensieren könnten“, erklärt Gabl. Hubert verfügt über jahrelange Praxiserfahrung im Bereich kommunale Finanzverwaltung und bringt somit das nötige Know-how mit. Für sechs Monate übernahm der Kufgem Mitarbeiter die Agenden der Finanzleitung und kümmerte sich intensiv um die Weiterentwicklung der Angestellten. Dabei ging es nicht nur um reine Buchhaltungsthemen, auch Schnittstellen zur Amtsleitung, der Gemeindeverwaltung und dem Bauamt wurden analysiert und optimiert. GESAMTE GEMEINDEVERWALTUNG PROFITIERTE Nach einem halben Jahr intensiver Zusammenarbeit war die Imster Finanzverwaltung in ihrer optimierten Version wieder auf Kurs, ein neuer Finanzleiter war inzwischen ebenfalls gefunden. Auch er wurde gründlich von Gabl eingeschult. „Mir war bewusst, dass mich aufgrund der außerordentlichen Umstände eine schnelle und intensive Einschulungsphase erwartet und auch benötigt wird. Binnen eines Monats nach meiner Anstellung und mehrtägiger Einschulung konnte ich das Tagesgeschäft und weit darüber hinausgehende Aufgaben übernehmen und abarbeiten. Ohne Hubert hätte sich dieser Prozess über einen wesentlich längeren Zeitraum erstreckt“, lobt Niklas Mark, Finanzleiter der Stadtgemeinde Imst. Die ursprüngliche Krise hat in Imst nicht nur die Abläufe in der Finanzabteilung verbessert, die gesamte Gemeindeverwaltung profitierte vom Einsatz von Kufgem, denn es wurde auch gleich ein Dokumentenmanagementsystem eingeführt: „Selten ein Schaden, ohne Nutzen. Durch die externe Sicht durch Kufgem, in diesem Fall durch Hubert, wurden etliche Verbesserungsmöglichkeiten erkannt und zur Umsetzung vorgeschlagen. Eine Gemeinde in dieser Größenordnung in der heutigen Zeit benötigt ein effizientes Dokumentenmanagemensystem (DMS). Im INTERESSE? Wollen auch Sie die Möglichkeiten von k5 Finanzmanagement effizient nutzen oder benötigen Sie Unterstützung in Ihrer Finanzverwaltung? Dann melden Sie sich bei unseren Expertinnen und Experten unter 05372 6902 oder per Mail an info@kufgem.at. RUND UM k5
ERFAHRUNGEN IM DATENSCHUTZMANAGEMENT WEITERGEBEN Gerhard Muigg, Datenschutzexperte bei Kufgem DATENSCHUTZ UP T DATE 30
Neue Rechtsurteile, Empfehlungen und Prüfungen erfordern ein laufendes sowie aktives Datenschutz-Management. Es bietet verantwortlichen Personen eine große Hilfestellung im täglichen Umgang und erhöht die Qualität der Organisation des Datenschutzes. Kufgem liefert hierfür das notwendige Wissen und kümmert sich laufend um Informationen für die Adaptierung notwendiger Prozesse und rechtlicher Vorgaben. Das garantiert momentan bei 230 Gemeinden die Einhaltung aktueller Richtlinien, bei eigenständiger Umsetzung. AUF PRÜFUNGEN VORBEREITET Der Vorteil des Datenschutz-Management-Updates ist ein ganzheitlicher Ansatz und bietet eine klare, strukturierte Vorgehensweise – auch bei Anfragen. Gerhard Muigg, Datenschutzexperte bei Kufgem, nennt ein Beispiel: „In Salzburg wurden erst kürzlich zwei Gemeinden vom Rechnungshof in Bezug auf Datenschutz, IT-Sicherheit und digitale Strategie geprüft. Durch die Unterstützung von Kufgem konnte eine Vielzahl an Fragen zur DSGVO in der Gemeindearbeit erfolgreich und rasch beantwortet werden, etwa welche Datenschutz-Maßnahmen ergriffen wurden oder wie die Mitarbeitenden darüber informiert werden.“ DATENSCHUTZ UNTER KONTROLLE Ein weiteres Beispiel liefert der Datentransfer in die Vereinigten Staaten (USA). Die neue Vereinbarung zur Datenverarbeitung zwischen der Europäischen Union (EU) und den USA liegt vor und wird erneut rechtlich diskutiert. „Für Kufgem kein Problem“, weiß Gerhard Muigg und ergänzt: „Wir speichern Kundinnen- bzw. Kundendaten ohnehin nur direkt im eigenen Rechenzentrum in Kufstein oder bei zertifizierten Partnern innerhalb der EU ab. Durch das Datenschutz-Management-Update entstehen klare Pläne und Regeln für den Arbeitsalltag. Viele Fragen werden bereits im Vorfeld geklärt.“ WEITERE THEMEN, DIE DAS UPDATE BEHANDELT • Umgang mit Datenschutzanfragen • Aufforderungen zur Stellungnahme • Vorgehen bei Datenverlust • Meldungen an die Datenschutzbehörde • Datenschutz im Melde- oder Bauamt • Foto-Nutzung in Kindergärten oder Seniorenheimen • Anpassungen von Auftragsverarbeitungsverträgen • Datenschutz für Webseiten • Technische Voraussetzungen (Backup, Firewall, etc.) • Und viele weitere ... ERFAHRUNGEN WEITERGEBEN Datenschutz ist im Arbeitsalltag präsent, das belegen die zahlreichen Anfragen und Erfahrungen von Kundinnen bzw. Kunden. Mit dem Datenschutz-Management-Update erleichtert Kufgem eine praxisnahe Umsetzung. So bewältigen Mitarbeitende in Unternehmen und Gemeinden die Herausforderungen im Datenschutz effizienter. SIE SUCHEN DATENSCHUTZBEAUFTRAGTE? Wir bieten Ihnen maßgeschneiderte Lösungen, Schulungen und Ausbildungen je nach Unternehmens- oder Gemeindegröße zu dem Thema an. Das Datenschutz-Team von Kufgem, bestehend aus zertifizierten Datenschutzexpertinnen und -experten, Juristinnen und Juristen sowie IT-Profis, steht Ihnen gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns telefonisch unter 05372 6902 oder per E-Mail an datenschutz@kufgem.at. Gemeinsam finden wir die optimale Lösung für Sie! Die langjährige Fachkompetenz von Kufgem im Bereich „Datenschutz und Recht“ erleichtert die Anwendung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Arbeitsalltag erheblich. Diese wertvollen Erkenntnisse fließen unmittelbar in das Datenschutz-Management-Update für Unternehmen und Gemeinden ein. DIGITAL BUSINESS
HINWEISGEBERSCHUTZGESETZ WAS ES BEIM NEUEN GESETZ ZU BEACHTEN GILT 32
Nicht erst seit den „Panama Papers“ kennt man den Begriff von Hinweisgebern, sogenannten Whistleblowern. Dazu braucht es geschützte und anonyme Möglichkeiten, um Hinweise auf potenzielle Rechtsverstöße und Missstände zu melden. Das neue Gesetz schafft einen einfacheren Zugriff auf spezielle Meldekanäle, um Bedenken ohne Angst vor Repressalien oder negativen Konsequenzen zu äußern. Dabei ist die Sicherung der Rechtskonformität und Förderung einer transparenten Unternehmenskultur zentral. Nicht nur um gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, sondern auch, um das Vertrauen von Mitarbeitenden und der Öffentlichkeit zu stärken. HERAUSFORDERUNG ANONYMITÄT Eine wichtige Säule des neuen Gesetzes betrifft die Anonymität der Hinweisgebenden. Sie soll einerseits dazu beitragen, die Hemmschwelle für das Melden von Missständen zu senken. Andererseits stellt Anonymität eine Herausforderung dar, insbesondere wenn es um Fragen oder Unklarheiten bezüglich der Meldung geht. Zur Förderung von Transparenz und Rechtskonformität hat Österreich die EU-Richtlinie zum Hinweisgeberschutzgesetz (HSchG) erfolgreich in nationales Recht überführt. VERPFLICHTEND AB 50 MITARBEITENDEN Bisher galt die Verpflichtung zur Einrichtung von Meldekanälen erst für Gemeinden mit mehr als 10.000 Einwohnerinnen bzw. Einwohnern. Ab Dezember 2023 wird sich diese Verpflichtung ausweiten, dann sind auch Unternehmen und Gemeinden mit mindestens 50 Mitarbeitenden gefordert, entsprechende Meldesysteme einzurichten mit dem Ziel, die Stärkung von Verantwortlichkeiten zu fördern. Rechtsanwälte informieren Gemeinden ebenfalls über die neue Rechtslage. KUFGEM GEHT VORAN: EINBLICK IN DIE UMSETZUNG Mit etwa 150 Fachkräften zählt Kufgem zu den Unternehmen, die nun zur Einrichtung einer Lösung verpflichtet sind. Entschieden hat man sich für eine bewährte Software des Anbieters „Akarion“ aus Linz. Einfach und effizient benötigt sie keine Installation, alle erforderlichen rechtlichen Grundlagen samt Datenschutzmaßnahmen sind bereits implementiert. WEITERE INFORMATIONEN Wenn Sie ebenfalls eine Lösung für Hinweisgebende benötigen und weitere Informationen zu diesem Thema wünschen, beraten wir gerne. Schreiben Sie uns eine E-Mail an hinweisgeber@kufgem.at, um mehr über die Möglichkeiten und Vorteile des Systems von „Akarion“ zu erfahren. DIGITAL BUSINESS
E.T. NACH HAUSE TELEFONIEREN! DIE ZUKUNFTSSICHERE KOMMUNIKATION Kommunikation per Telefon bleibt unersetzbar. Hätte E.T, der Außerirdische aus Steven Spielbergs Science-Fiction-Klassiker aus 1982, doch nur Peter Zadrazil, Telefonie-Experte bei Kufgem, getroffen. Dann hätte er bequem, kostengünstig und unkompliziert nach Hause telefoniert. 34
10 JAHRE INNOVATION Kufgem realisiert seit über einem Jahrzehnt leistungsfähige Telefonanlagen für Unternehmen und Gemeinden, basierend auf der innovaphone-Plattform. Mit über 300 Kundinnen sowie Kunden und mehr als 5.000 Telefongeräten ist Kufgem ein zuverlässiger Partner. Telefonie-Experte Peter betont die langjährige, erfolgreiche Nutzung dieser Anlagen. ZUKUNFTSSICHER MIT VOIP Zusammen mit dem VoIP-Team von Kufgem hat Peter bereits zahlreiche Projekte erfolgreich umgesetzt. Der Experte empfiehlt Kundinnen und Kunden dringend, ihre bestehenden innovaphone-Anlagen zu aktualisieren, um für die Zukunft gewappnet zu sein. DIE VORTEILE DIESES UPDATES SIND VIELFÄLTIG: • Standort- und providerunabhängig • Länderübergreifende Standortvernetzung • Flexible Arbeit von überall aus (Arbeitsplatz, Homeoffice) • Voller Zugriff auf Telefonbücher und Kontakte • Nutzung des privaten Smartphones als Firmentelefon • Einfache Anbindung von Außenstellen (Kindergärten, Bauhöfe, Filialen) • Integration von Exchange Online • Namensauflösung zur Anrufer*innen Erkennung • Anzeige der Gemeinde- oder Firmen- nummer bei Anrufen, Rückrufen • Sicherheit durch moderne Technologie inklusive Wartung und Updates MEHR KOMFORT UND EINSPARUNGEN Peter Zadrazil nutzt selbst die moderne VoIP-Technologie. Er weiß, dass die digitale Telefonie dank bester Konnektivität, Integration von Mobiltelefonen sowie nützlichen Zusatzfunktionen deutlich weiterentwickelt wurde. Etwa die Vorteile beim Hosting: Bestandskundinnen und -kunden sowie Neukundinnen und -kunden steigen auf ein voll konfiguriertes und sicherheitstechnisch topmodernes System um. Mit transparenten Fixkosten und ohne Telefon-Grundgebühr! Telefonieren wird so deutlich günstiger. Der Experte rät: „Eine Erneuerung sollte unbedingt in der nächsten Budgetplanung berücksichtigt werden“. BESTE BERATUNG MIT MEHRWERT Das Update einer Anlage greift vorhandene Nutzungsstrukturen auf. Selbst ohne bestehende Infrastruktur bietet Kufgem attraktive Alternativen für eine bessere Telefonie. Durch Kauf, Miete oder Hosting. Das hätte auch E.T. gefallen! Vereinbaren Sie gleich unter 05372 6902 einen persönlichen Beratungstermin mit Ihrem Telefonie-Experten Peter Zadrazil. EIN TIPP VOM TELEFONIE-EXPERTEN Peter Zadrazil: „Hosting ermöglicht eine Telefonanlage mit monatlichen Fixkosten, erhöhtem Leistungsumfang, mehr Komfort und Flexibilität bei null Investitionskosten.“ Außerirdisch gut telefonieren? Kein Thema. Peter Zadrazil von Kufgem und innovaphone sorgen dafür, dass die Zukunft in Ihr Büro einzieht. Telefonie-Experte Peter Zadrazil DIGITAL BUSINESS
KOSTENLOSE PERSONALSUCHE FÜR IHRE GEMEINDE KUFGEM INITIALISIERT KOSTENLOSE NUTZUNG FÜR GEMEINDEN UND GEMEINDENAHE BETRIEBE Dank einer Kooperation mit matchmatch.jobs ist es uns gelungen, für alle Gemeinden in Tirol und Salzburg die kostenlose Nutzung des Premium-Pakets bis 31. März 2024 zu ermöglichen. Einige Gemeinden nutzen diese Möglichkeit bereits. Wir sehen dies als Serviceleistung für unsere Gemeinden und freuen uns, wenn Sie als Gemeinde auch von diesem tollen Angebot Gebrauch machen. „Wenn die Job-Plattform von den Gemeinden entsprechend genutzt wird, werden wir uns selbstverständlich bemühen, diesen Service den Gemeinden auch 2024 und darüber hinaus zur Verfügung zu stellen“, erklärt Kufgem-Prokuristin Britta Erharter. Einerseits können Sie Ihre Gemeinde auf der Plattform präsentieren, Einblicke geben und Ihre Mitarbeiter-Benefits nach außen tragen. Und Sie können auch Ihre Jobanzeigen inserieren, wie man es von klassischen Portalen kennt. WAS UNTERSCHEIDET MATCHMATCH.JOBS VON ANDEREN JOB-PLATTFORMEN? • Sie können unendlich viele Jobs einstellen, sie jederzeit aktivieren und deaktivieren. • Die Jobanzeigen werden ohne Zusatzkosten regional oder in ganz Österreich und Südtirol automatisch auf über 1.000 digitalen Screens der monitorwerbung.at ausgestrahlt (auch in Bussen wie z.B. VVT). • Interessenten können sich auf die Jobanzeige zunächst anonym bei Ihnen melden, was die eine oder andere Hürde wegnimmt. Es könnte durchaus sein, dass sich der Suchende noch in einem aufrechten Dienstverhältnis befindet. • Zusatznutzen für Ihre Gemeinde: Durch die Koopera- tion können Sie auch für alle Ihre gemeindenahen Betriebe (z. B. Wohn- und Pflegeheim) ein eigenes Profil anlegen und individuell befüllen sowie die offenen Jobs direkt zuordnen. Mit matchmatch.jobs startete im heurigen Frühjahr eine absolut neuartige Job-Plattform, bei der der Spieß einfach umgedreht wurde: Unternehmen und Institutionen können sich bei Talenten bewerben. Natürlich ist es auch möglich, Jobanzeigen zu platzieren, so wie man es von klassischen Portalen kennt … nur eben viel „smarter“. SO KOMMEN SIE ZU IHREM KOSTENLOSEN ABO Sie registrieren sich auf www.matchmatch.jobs als Person. Im Anschluss fügen Sie Ihre Gemeinde hinzu (Button „Unternehmen hinzufügen“). Es wird automatisch eine 10-tägige kostenlose Nutzung angeführt. Die kostenlose Nutzung erweitern wir im Anschluss für Sie. Für Sie als Gemeinde entstehen niemals automatische Kosten.
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