Abläufen erleichtern die interne Bearbeitung in der Ge- meinde nochmals enorm“, erklärt Gerhard Spielmann, Amtsleiter in der Gemeinde Nassereith. DIE MARKTGEMEINDE ST. JOHANN PASST ONLINE-FORMULARE SELBST AN Neu ist die Möglichkeit für Gemeinden, Links für spezielle Online-Formulare selbst anzupassen. Aus der Kombination von k5 DMS und Formularserver können diese auf aktuelle Erfordernisse in der Gemeinde selbst reagieren. So macht das beispielsweise St. Johann in Tirol: Für eine neue Stellenausschreibung legt die Marktgemeinde ein Bewerbungsformular an, das dann auf der Homepage hinterlegt wird. Bewerbungen zu dieser verfügbaren Stelle gehen direkt bei den Zuständigen der Personalabteilung in k5 DMS ein. Über einen im Hintergrund automatisch mit dem Bewerbungseingang gestarteten Workflow wird der Status der Bewerbung abgearbeitet und dokumentiert. Nächste Schritte, wie beispielsweise eine Absage, können von den Gemeindemitarbeitenden per Mausklick in k5 DMS gesetzt werden. „Durch diesen vorgegebenen Ablauf sind die einzelnen Schritte des Bewerbungsprozesses zu jeder Stellenausschreibung genau dokumentiert und wir haben eine Statusübersicht über jede bestehende und neu eingehende Bewerbung“, freut sich Jacqueline Graz, MA, Personalmanagerin der Marktgemeinde St. Johann in Tirol. DAS BESTELLSCHEINFORMULAR IN DER STADTGEMEINDE HALLEIN Neben den bereits erwähnten Varianten kommen auch gemeindeinterne Formulare zum Einsatz. Davon macht die Stadtgemeinde Hallein Gebrauch. Für ein verbessertes Bestellwesen kommt dort ein Bestellscheinformular zum Einsatz. Dadurch wird eine strukturierte Einmeldung von Bestellaufträgen sowohl innerhalb der Gemeinde als auch aus den Außenstellen (z. B. Kindergarten) garantiert. Das individuelle Online-Formular bietet dafür den Ausgangspunkt. „Bestellungen gehen in einheitlicher Form, mit allen relevanten Informationen, bei uns ein. Automatisiert startet im Anschluss die Bestellscheinfreigabe. Diese erfolgt über k5 DMS und k5 Finanzmanagement. Das Erfassen von Bestellungen in Papierform entfällt durch dieses digitalisierte Bestellwesen“, erklärt Christian Edengruber, Mitarbeiter der Finanzabteilung in der Stadtgemeinde Hallein. k5 DMS und die OnlineFormulare über den Formularserver sind Teil des k5 E-Government Pakets. Nähere Informationen erhalten Sie bei Kufgem unter 05372 6902 oder via info@kufgem.at. Jacqueline Graz, Personalmanagerin St. Johann in Tirol Christian Edengruber, Finanzabteilung Hallein 15
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