ERFOLGSGESCHICHTEN 2021
www.kufgem.at Kufgem GmbH Geschäftsstelle Kufstein, Fischergries 2, 6330 Kufstein, +43 5372 6902, info@kufgem.at
KOMMUNAL Bürgerinformation Vereinte Kräfte: GEM2GO REGION sorgt für einen starken, gemeinsamen Internetauftritt 4 Digitalisierung Auf der digitalen Überholspur: Die Marktgemeinde Mayrhofen setzt 6 auf nachhaltige Digitalisierung Geoinformationssysteme Mit ArcGIS Online interaktive Web-Karten erstellen 8 Die Gemeinde Absam setzt auf das bewährte Multitalent 10 k5 DMS Online-Formulare: Die Digitalisierung startet vor dem Posteingang 14 k5 E-Gästeblatt Digitale Gästemeldungen: So sparen Meldebehörden und 16 Beherbergungsbetriebe wertvolle Zeit k5 Finanzmanagement Gemeindefusion mit k5 Finanzmanagement 18 Personelle Engpässe überwinden: Kufgem unterstützt Finanzverwaltungen 20 k5 Verfahren & k5 DMS & k5 E-Gov Digitalisierung im Bauamt: Altenmarkt stärkt mit k5 Lösungen die Bauamtsverwaltung 22 Mit vereinten Kräften Bauverfahren abwickeln 24 Zentrales Wählerregister (ZeWaeR) Premiere für das Zentrale Wählerregister auf Gemeinde- und Landesebene 26 PRIVATWIRTSCHAFT VenDoc VenDoc unterstützt Energiefreund: Unternehmen für mehr Energieeffizienz 28 macht den nächsten Schritt IT-INFRASTRUKTUR Awingu Außenstelle, Besprechungsraum oder Homeoffice: Awingu ermöglicht 30 flexibles Arbeiten von allen Endgeräten REFERENZEN
Eine gute Website kostet Geld. Aber kleinen Gemeinden fehlt oft das Budget, um sich im Internet von ihrer besten Seite zu zeigen. Die Lösung: Gemeinden einer Region konzipieren gemeinsam mit dem RIS Team und einem regionalen Management einen gemeinsamen Internet-Auftritt. Dadurch können Kosten gespart und ein einheitliches Auftreten erreicht werden. GEMEINSAME KONZEPTION UND UMSETZUNG Zusammen mit den Entscheidungsträgern der beteiligten Gemeinden wird ein Grunddesign für den Webauftritt erstellt. Dieser sogenannte Designmaster definiert den Aufbau, die Menüstruktur und Basisfarben der Website. Die Projekt-Teilnehmer übernehmen das Layout und die Struktur. Individuell angepasst wird nur die Grundfarbe, die sich meist aus dem Gemeindewappen ableitet und künftig für Link-Dekorationen und Überschriften verwendet wird. Stellvertretend seien an dieser Stelle das Taufener Ahrntal, die Region „Wilder Kaiser“ und das Vorarlberger Montafon erwähnt, die auf diese Weise gemeinsam neue Internet-Auftritte geschaffen haben. FUNKTIONEN VON GEM2GO REGION BIETEN ZUSÄTZLICHEN INFORMATIONSAUSTAUSCH Der Zusammenschluss von Gemeinden bietet viele Vorteile. Informationen zu Veranstaltungen und Sehenswürdigkeiten können geteilt werden. Es geht aber noch besser, wie ein Projekt aus Vorarlberg zeigt: Das Regionalmanagement im Biosphärenpark des Großen Walsertales tauscht erfolgreich Informationen mit sechs Mitgliedsgemeinden (Blons, Fontanella, Raggal, Sonntag, St. Gerold und Thüringerbeg) aus. Möglich ist dies durch GEM2GO REGION. Das Paket bietet: Zentrale Darstellung für News-Beiträge, Veranstal- tungen, Kalendertermine, Sehenswürdigkeiten und „Gelbe Seiten“ (Betriebe, Vereine bzw. Einrichtungen) Automatische Verteilung von Information: Mitgliedsge- meinden können Informa- tionen der Region auf die GEM2GO REGION SORGT FÜR EINEN STARKEN, GEMEINSAMEN INTERNETAUFTRITT VEREINTE KRÄFTE 4
Das Regionalmanagement im Biosphärenpark des Großen Walsertales mit seinen sechs Mitgliedsgemeinden. eigene Webseite übernehmen, umgekehrt kann auch die regionale Verwaltung Informationen der einzelnen Gemeinden automatisch einbinden. CLEVER KOSTEN SPAREN Bei jedem Homepage-Projekt entstehen Kosten für Software-Lizenz, Organisation, Designerstellung und Schulung des Redaktionsteams. Bei Regionsprojekten wird der Aufwand mit Ausnahme der Lizenzgebühren geteilt. Für eine kleine Region von beispielsweise drei Gemeinden kann je Gemeinde auf diese Weise eine Ersparnis von bis zu 34 % erreicht werden. WELCHE WEITEREN VORTEILE BIETEN REGIONSPROJEKTE? Besucherinnen und Besucher finden sich auf den Websites schnell zurecht, da sie alle nach demselben Muster aufgebaut sind. Außerdem kann von jeder beteiligten Website auch auf Daten der anderen Webseiten im Verbund zugegriffen werden. Jedes Gemeinde-Redaktionsteam wartet nur die eigenen Daten. Das bedeutet: mehr Information bei weniger Eingabeaufwand. Der flächendeckende Einsatz der mobilen GEM2GO APP bietet direkten und schnellen Zugang zu Informationen. 5 Projekt „Wilder Kaiser“ mit vier Gemeinden (Ellmau, Going, Scheffau und Söll)
6 AUF DER DIGITALEN ÜBERHOLSPUR
7 Ob für die elektronische Zustellung bei der Abwicklung von Wahlen, für eine umfangreiche Datenevaluierung von Bauverfahren oder für die Kinderbetreuung im Kindergarten: Digitalisierung kann mitunter eine echte Herausforderung sein. Viele Gemeinden beschreiten den Weg der Digitalisierung daher sehr verantwortungsvoll. Denn in einer modernen Verwaltung sind die Aufgaben und Tätigkeiten, die Gemeindemitarbeiterinnen und -mitarbeiter leisten, von hoher Sicherheit und Nachhaltigkeit geprägt. MAYRHOFEN DIGITALISIERT AKTIV Die Marktgemeinde Mayrhofen im schönen Zillertal ist solch eine Gemeinde. Immer wieder setzten die Verantwortlichen auf digitale Optimierung. Und zwar dort, wo sie Sinn macht: Verwaltungstätigkeiten werden erleichtert, elektronische Akten schaffen mehr Effizienz, Gemeindesitzungen werden rascher abgewickelt und ein österreichweit rechtskonformes Finanzmanagement schafft Vertrauen. Und Mayrhofen bleibt voran: Mit der Gem2Go Plattform und der App werden den Bürgerinnen und Bürgern Informationen übersichtlich und noch aktueller als bisher zur Verfügung gestellt. In der Verwaltung verknüpft man Systeme dank Digitalisierung bald noch stärker und macht sie damit in weiteren Bereichen effizienter. EIN GUTER WEG VORAN Seit Jahrzehnten setzt die Marktgemeinde Mayrhofen dabei auf die Betreuung von Kufgem GmbH. Das Kufsteiner IT-Systemhaus für Kommunen ermöglicht der Gemeinde, sich auf ihre täglichen Aufgaben zu konzentrieren, um diese effizient und mit modernsten Mitteln und Technologien zu erledigen. Das hat sich im Zuge der Corona-Krise bereits besonders gut bewährt. Bürgermeisterin Monika Wechselberger DER MENSCH MACHT DEN UNTERSCHIED Auch in Zukunft setzt Mayrhofen auf die hilfreichen IT-Experten von Kufgem. Wie es bereits Hunderte Amtsleiterinnen und Amtsleiter sowie Bürgermeisterinnen und Bürgermeister in Salzburg, Tirol und sogar Südtirol tun. Und beim Thema Digitalisierung ist sich auch Bürgermeisterin Monika Wechselberger sicher: „Mit Kufgem vertrauen wir auf einen Partner, der wie wir, verantwortungsvoll mit der Digitalisierung umgeht. Die hilfreichen IT-Fachleute wissen, was für Gemeinden und ihre Bürger zählt und sind daher stets erster Ansprechpartner für uns“. DIE MARKTGEMEINDE MAYRHOFEN SETZT AUF NACHHALTIGE DIGITALISIERUNG
ArcGIS Online ist ein cloudbasiertes geographisches Informationssystem (GIS) zum Erstellen, Visualisieren und Teilen von räumlichen Informationen. GeoOffice Analyst Kundinnen und Kunden können einen kostenfreien Zugang einrichten lassen und die praktischen Funktionen der vielseitigen Lösungen nutzen. WAS KANN ArcGIS ONLINE? WEB-KARTEN ArcGIS Online ermöglicht die einfache und intuitive Datenverarbeitung sowie die Gestaltung von attraktiven Web-Karten. Interaktiv lassen sich beispielsweise Buslinien, Müllsammelstellen oder Radwegenetze zusammen mit hinterlegten Informationen und Bildern darstellen. STORY-MAPS Über die Gestaltung von Story-Maps werden Karten mit begleitenden Text-, Bild- und Video-Inhalten kombiniert. Themenwege, historische Stadtpläne u. ä. lassen sich so kreativ und interaktiv aufbereiten. DASHBOARDS Story-Maps und Webkarten lassen sich mit statistischen Daten in einem Dashboard vereinen. Das Dashboard ermöglicht mithilfe von Karten, Graphen und Tabellen die Visualisierung von Statistiken. Webkarten, Dashboards und Story-Maps können für Websites und Info-Screens als Link und QR-Code im passenden Format zur Verfügung gestellt werden. MOBILITÄT IM AUSSENEINSATZ Die mobile Erfassung von Daten mittels GPS-Gerät ist über die „FieldApp“ schnell und einfach umsetzbar. Die vermessenen Daten erscheinen zeitgleich im lokalen Geoinformationssystem oder in der WebOffice Lösung und erleichtern so die Datenerfassung und -bearbeitung. Matthias Aicher, Projektmanager im Bereich Abfallwirtschaft der Stadtwerke Kufstein 8 ArcGIS ONLINE INTERAKTIVE WEB-KARTEN MIT ArcGIS ONLINE ERSTELLEN
ArcGIS ONLINE IN AKTION – LINIEN UND HALTESTELLEN-KARTE DER STADTWERKE KUFSTEIN „Wir haben das GIS-Kartenprojekt mit einer Übersicht über alle Wertstoffsammelstellen in Kufstein gestartet. Unsere Kundinnen und Kunden haben damit einen Überblick über das Recyclingangebot, Überfüllungen einzelner Sammelstellen können so vermieden werden. Schnell erkannten wir das Potenzial dieser Anwendung und ergänzten unsere Karte um weitere Layer wie ECarsharing Standorte, Stadt- und Schulbuslinien sowie Trinkwasserbrunnen. Das Großartige daran ist, dass die einzelnen Punkte noch zusätzliche Informationen bieten wie Abfahrtszeiten an der Stadtbushaltestelle. Auch intern verwenden wir die Anwendung gerne, um sämtliche Standorte unseres Angebots zu sehen“, erklärt Matthias Aicher, Projektmanager im Bereich Abfallwirtschaft der Stadtwerke Kufstein. MÜLLSAMMELSTELLEN DER STADTWERKE WÖRGL „Gerade die COVID-Pandemie hat gezeigt, wie wichtig die Aufbereitung und Darstellung von Informationen für die Öffentlichkeit ist – und das am besten in Echtzeit. Daher ist es nicht weiter erstaunlich, dass fast alle COVID-Dashboards und -Statistiken mit ArcGIS Online realisiert wurden. Es muss aber nicht gleich eine grafische Auswertung komplexer Daten sein. Eine aktuelle Karte über Müllsammelinseln, Parkautomaten und andere kommunale Einrichtungen bedeutet eine deutliche Erleichterung für die Bevölkerung. In diesem Sinne werden auch die Stadtwerke Wörgl das Informationsangebot auf ArcGIS Online immer weiter ausbauen“, so Dipl.-Phys. Dr. Josef Stöckl, Projekt- & Prozessmanager bei den Stadtwerken Wörgl. Habenwir Ihr Interesse an ArcGIS Online geweckt? Wir beantworten Ihre Fragen gerne. Kontaktieren Sie einfach Ihre Kufgem-Ansprechpersonen im Bereich GIS oder schicken Sie uns eine E-Mail an info@kufgem.at. Die Karte ist auch für mobile Endgeräte geeignet und kann auf der Website sowie der GEM2GO APP eingebunden werden. 9 ArcGIS Online erhält fortlaufend Sicherheits- und Datenschutzzertifizierungen.
GEOOFFICE ANALYST: DIE GEMEINDE ABSAM SETZT AUF DAS BEWÄHRTE MULTITALENT Das geographische Informationssystem GeoOffice Analyst (GOA) ist in zahlreichen Gemeindeämtern vertreten. Von den vielseitigen Funktionen der Lösung wird oft nur ein kleiner Teil genutzt, z. B. die Abfrage von Eigentümerverhältnissen, die Ermittlung von Nachbarschaftsgrundstücken oder die Auskunft über Flächenwidmungskategorien. 10
Wie viel GeoOffice Analyst dank seiner breiten Palette an Digitalisierungswerkzeugen wirklich leisten kann, zeigt ein Erfahrungsbericht aus der Gemeinde Absam. RÄUMLICHE ERFASSUNG VON LEITUNGSNETZEN In Absam steht die Erhebung von geographischen Daten im Fokus der täglichen Arbeit. Auch im Wasseramt werden dafür Geoinformationssysteme eingesetzt. Der gesamte Leitungsverlauf von Wasser und Abwasser wird über „GeoOffice Wasser“ von Mitarbeitenden des Wasseramtes digitalisiert. Armaturen und Einbauten werden dabei topologisch korrekt erfasst. „Die räumliche Verortung dieser Infrastruktur ist eine deutliche Arbeitserleichterung für laufende Wartungstätigkeiten“, berichtet Ing. Markus Auer, Leiter des Wasseramtes Absam. Informationen zu den in GeoOffice Ermittlung von Anrainern zu Bauverfahren über die räumliche Abfrage im GeoOffice Analyst Analyst erfassten Gewerken rufen Bauhof-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter in WebOffice ab, im Wartungsbuch von ProOffice erfolgt deren Zustandsbewertung und die Dokumentation von Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten. DIGITALISIERUNG RAUMPLANERISCHER INHALTE Mit der Erweiterung „GeoOffice Raumplanung“ werden Flächenwidmungspläne in Absam laufend aktualisiert und entsprechend der offiziellen Planzeichenverordnung 11
TIPP: NUTZEN SIE ArcGIS ONLINE Sie haben GeoOffice Analyst in Verwendung? Dann verfügen Sie auch über eine ArcGIS Online Lizenz. Dieser Zugang ermöglicht es Ihnen, interaktive Karten zu generieren. Den cloudbasierten Kartendienst können Sie einer bestimmten Benutzergruppe oder uneingeschränkt allen Bürgerinnen und Bürgern zur Verfügung stellen. Beispiele hierfür sind: demographische Auswertungen, kartenbasierte Bürgerinformationen wie die räumliche Darstellung von Müllsammelinseln oder die Visualisierung von Radrouten. Interesse geweckt? Dann kontaktieren Sie gerne unsere Mitarbeiterin Melina Hager via info@kufgem.at oder telefonisch unter 05372 6902. dargestellt. Über mitgelieferte Exportwerkzeuge erfolgt die rechtskonforme Abgabe von durchgeführten Widmungsänderungen an die Landesschnittstelle. Einfache Bebauungspläne können selbstständig vom Bauamt erstellt und den gesetzlichen Vorgaben entsprechend gestaltet werden, komplexe Sachverhalte werden weiterhin vom beauftragten Raumplaner für die Gemeinde erstellt. JAGDPACHTFLÄCHEN EINFACH ERMITTELN Im letzten Jahr mussten Grenzen von Jagdrevieren in der Gemeinde Absam neu definiert werden. Die entsprechenden Flächen wurden mit GeoOffice Analyst mithilfe von Orthofotos digitalisiert. Die jagdbaren Flächen wurden danach mit den aktuellen Grundstücken verschnitten und an k5 Verfahren übergeben. „Mit geringem Aufwand konnten wir übersichtliche Karten der neuen Jagdreviere erstellen und Auszahlungsbeträge für Grundeigen- tümerinnen und -eigentümer berechnen“, berichtet der Absamer Waldaufseher Josef Sagmeister. Neben übersichtlichen Auszahlungslisten konnte für spätere Verrechnungen auch ein Buchungsdatenträger für k5 Finanzmanagement erstellt werden. Das Beispiel der Gemeinde Absam zeigt: GeoOffice Analyst vereinfacht Arbeitsabläufe von GIS Projekten signifikant und kann durch verschiedene Erweiterungen für weitaus mehr Bereiche eingesetzt werden, als oft angenommen. Ein echtes Multitalent eben! Absamer Waldaufseher Josef Sagmeister 12
Flächenwidmungsplanänderungen werden in Absam laufend aktualisiert und rechtskonform dargestellt. VERKNÜPFUNG ZU k5 DMS Sie legen Ihre Unterlagen in k5 DMS elektronisch ab? Diese Akten können über eine Verknüpfung zwischen den GWR Adresspunkten in GeoOffice und Weboffice räumlich verortet werden. Per Klick auf einen Adresspunkt in der Karte wird ein Absprung in den elektronischen Akt ermöglicht. Ohne großen Aufwand können wir diese Funktionalität in Ihrem geographischen Informationssystem einrichten. Interesse geweckt? Dann kontaktieren Sie gerne unseren Mitarbeiter Daniel Maurer via info@kufgem.at oder telefonisch unter 05372 6902. 13
Anliegen, die regelmäßig von Einwohnerinnen und Einwohnern, Betrieben und Vereinen einer Gemeinde eingebracht werden, lassen sich digital in Form von Online-Formularen abwickeln. Kufgem stellt im Rahmen des k5 E-Government Pakets diese kommunalen Formulare für die jeweilige Gemeinde auf einem zentral betriebenen Formularserver zur Verfügung. Die Daten aus dem ausgefüllten Formular werden direkt nach dem Absenden in elektronischer Form an die Gemeinden übermittelt und sind im Dokumentenmanagementsystem k5 DMS gespeichert. Dort erfolgt die weitere Bearbeitung. STANDARDISIERTE KOMMUNALE FORMULARE Gemeinden können aus einer Standard-Formularsammlung die für sie passenden Formulare wählen. Diese standardisierten Formulare entsprechen den aktuellen gesetzlichen Vorgaben und werden auf der gemeindeeigenen Website eingebunden. Dank dieser Standardformulare (z. B. für die Hundeanmeldung) können Bürgerinnen und Bürger rund um die Uhr und ortsungebunden ihre Amtsgeschäfte erledigen. Auch Gemeinden haben Vorteile: Die Formulare können medienbruchfrei, rasch und nachvollziehbar in k5 DMS abgearbeitet werden. FORMULARANPASSUNGEN KOMMEN IN NASSEREITH ZUM EINSATZ Neben Standardformularen sind auch Formularanpassungen möglich, so in Verwendung bei der Gemeinde Nassereith: Über das Formular zur Beantragung einer Förderung aus dem e5 Programm der Gemeinde (Klimaschutz und Energieeffizienz) geht das entsprechende Ansuchen direkt bei den Zuständigen in der Gemeinde in k5 DMS ein. Dank hinterlegter Workflows kann per Knopfdruck über den Antrag entschieden werden: Bei einer Genehmigung wird automatisch eine Textvorlage geladen, mit den Daten der antragstellenden Person vorweg ausgefüllt, amtssigniert und in der Folge direkt an diese gesendet. „Die von uns genutzten Formular- anpassungen mit individualisier- barem Workflow und individuellen Gerhard Spielmann, Amtsleiter Nassereith 14 ONLINE-FORMULARE: DIE DIGITALISIERUNG STARTET VOR DEM POSTEINGANG
Abläufen erleichtern die interne Bearbeitung in der Ge- meinde nochmals enorm“, erklärt Gerhard Spielmann, Amtsleiter in der Gemeinde Nassereith. DIE MARKTGEMEINDE ST. JOHANN PASST ONLINE-FORMULARE SELBST AN Neu ist die Möglichkeit für Gemeinden, Links für spezielle Online-Formulare selbst anzupassen. Aus der Kombination von k5 DMS und Formularserver können diese auf aktuelle Erfordernisse in der Gemeinde selbst reagieren. So macht das beispielsweise St. Johann in Tirol: Für eine neue Stellenausschreibung legt die Marktgemeinde ein Bewerbungsformular an, das dann auf der Homepage hinterlegt wird. Bewerbungen zu dieser verfügbaren Stelle gehen direkt bei den Zuständigen der Personalabteilung in k5 DMS ein. Über einen im Hintergrund automatisch mit dem Bewerbungseingang gestarteten Workflow wird der Status der Bewerbung abgearbeitet und dokumentiert. Nächste Schritte, wie beispielsweise eine Absage, können von den Gemeindemitarbeitenden per Mausklick in k5 DMS gesetzt werden. „Durch diesen vorgegebenen Ablauf sind die einzelnen Schritte des Bewerbungsprozesses zu jeder Stellenausschreibung genau dokumentiert und wir haben eine Statusübersicht über jede bestehende und neu eingehende Bewerbung“, freut sich Jacqueline Graz, MA, Personalmanagerin der Marktgemeinde St. Johann in Tirol. DAS BESTELLSCHEINFORMULAR IN DER STADTGEMEINDE HALLEIN Neben den bereits erwähnten Varianten kommen auch gemeindeinterne Formulare zum Einsatz. Davon macht die Stadtgemeinde Hallein Gebrauch. Für ein verbessertes Bestellwesen kommt dort ein Bestellscheinformular zum Einsatz. Dadurch wird eine strukturierte Einmeldung von Bestellaufträgen sowohl innerhalb der Gemeinde als auch aus den Außenstellen (z. B. Kindergarten) garantiert. Das individuelle Online-Formular bietet dafür den Ausgangspunkt. „Bestellungen gehen in einheitlicher Form, mit allen relevanten Informationen, bei uns ein. Automatisiert startet im Anschluss die Bestellscheinfreigabe. Diese erfolgt über k5 DMS und k5 Finanzmanagement. Das Erfassen von Bestellungen in Papierform entfällt durch dieses digitalisierte Bestellwesen“, erklärt Christian Edengruber, Mitarbeiter der Finanzabteilung in der Stadtgemeinde Hallein. k5 DMS und die OnlineFormulare über den Formularserver sind Teil des k5 E-Government Pakets. Nähere Informationen erhalten Sie bei Kufgem unter 05372 6902 oder via info@kufgem.at. Jacqueline Graz, Personalmanagerin St. Johann in Tirol Christian Edengruber, Finanzabteilung Hallein 15
Tausende Beherbergungsbetriebe in Österreich füllen mittlerweile keine Gästeblätter in Papierform mehr aus, sondern kommunizieren online mit der Meldebehörde. Das erspart die lästige Zettelwirtschaft und vor allem Zeit und Geld. DAS E-GÄSTEBLATT VON k5 GÄSTEMELDEWESEN IM ÜBERBLICK Das E-Gästeblatt ist für Gemeinden und Tourismusverbände ein kostenpflichtiges Zusatzmodul in k5 Gästemeldewesen. Einmal freigeschaltet, können die Beherbergungsbetriebe im Orts- bzw. Verbandsgebiet auf Wunsch kostenlos das leicht zu bedienende Onlineformular WebClient von Feratel nutzen. Größere Betriebe verwenden häufig eine Hotelsoftware – alle gängigen Lösungen unterstützen das E-Gästeblatt, in manchen Fällen ist für den Betrieb nur eine kostenpflichtige Erweiterung der bestehenden Lizenz erforderlich. ERFOLGREICHE SOFTWAREEINFÜHRUNG Kufgem begleitet Gemeinden und Tourismusverbände im Einführungsprozess. Zunächst werden in Deskline Meldewesen die nötigen Einstellungen in den Stammdaten der Betriebe gemacht. Der Tourismusverband oder Feratel richten schließlich die Zugänge zum WebClient ein und kontaktieren die betroffenen Betriebe, um die nötigen Einstellungen in der bestehenden Hotelsoftware zu veranlassen. Die Marktgemeinde Mattsee bietet ihren Beherbergungsbetrieben seit Juli 2021 das E-Gästeblatt an. Die zuständige Sachbearbeiterin Maria Neumayr kann schon von ersten Erfolgen berichDIGITALE GÄSTEMELDUNGEN: SO SPAREN MELDEBEHÖRDEN UND BEHERBERGUNGSBETRIEBE WERTVOLLE ZEIT ten: „Anfangs habe ich mich vor der Einführung gefürchtet, aber durch die Schulung und die vielen Telefonate mit dem Kufgem- Team habe ich mich sehr gut betreut gefühlt. Den interessierten Betrieben war wichtig, dass sie das E-Gästeblatt ausprobieren, aber auf Wunsch auch jederzeit auf Papier melden können. Mir hilft es bereits zeitlich, dass ich von einem unserer Hotelbetriebe die Gästeblätter nicht mehr erfassen muss. Ich würde das E-Gästeblatt auf alle Fälle weiterempfehlen.“ 16
DER DIGITALE MELDESCHEIN UND SEINE VORTEILE Die Gäste bemerken von dieser Umstellung nichts. Sie profitieren aber von der zusätzlichen Möglichkeit eines Pre-Check-ins: Über das Gastportal können Reisende ihre Daten bereits vor der Anreise an den Betrieb übermitteln. Bei der Ankunft druckt der Betrieb ein vorausgefülltes Meldeblatt aus. Dieses muss dann nur noch unterschrieben werden. Das spart viel Zeit beim Check-in. Neben dem Pre-Check-in ergeben sich für Betriebe noch weitere Vorteile: Die Gast- und Reisedaten werden in einem elektronischen Formular erfasst, das dabei hilft, Fehleingaben zu vermeiden. Der ausgefüllte Meldeschein wird ausgedruckt, dem Gast zur Unterschrift vorgelegt und im Gästeverzeichnis abgelegt. Beim Check-out wird das tatsächliche Abreisedatum erfasst, das E-Gästeblatt ist damit abgeschlossen. Sowohl der Kauf von Papier-Meldeblöcken als auch die regelmäßige Abgabe der ausgefüllten Meldezettel bei der Gemeinde oder dem Tourismusverband entfallen. DIGITALE UNTERSCHRIFTEN & REISEDOKUMENTEN-SCAN FÜR EIN VOLL ELEKTRONISCHES GÄSTEVERZEICHNIS Ein besonderes Highlight für Betriebe mit WebClient ist das kostenpflichtige Modul Digitale Unterschrift & Reisedokument-Scan. Gäste können damit elektronisch unterschreiben, es entfallen der Meldescheindruck und die umständliche Aufbewahrung der Ausdrucke für sieben Jahre. Die An- und Abreisen sind in der Regel innerhalb weniger Sekunden auch im Deskline Meldewesen der Gemeinde oder des Tourismusverbands ersichtlich. Das aufwendige und fehlerträchtige Abtippen von unleserlich ausgefüllten Papier-Meldescheinen gehört der Vergangenheit an. E-Gästeblätter bedürfen zudem keiner gesonderten Behandlung in Deskline, sie werden genau wie herkömmliche Meldescheine abgerechnet und bei der monatlichen Statistik berücksichtigt. Anhand des Nummernkreises lassen sich E-Gästeblätter leicht identifizieren und z. B. auf fehlende Abreisen prüfen. Auf Wunsch bestehen zahlreiche Kontrollmöglichkeiten sowie eine transparente Fehlerbehandlung, falls eine Hotelsoftware Gastdaten falsch gesendet haben sollte. Selbstverständlich lassen sich sowohl Papier- als auch elektronische Gästekarten in den Ablauf integrieren. Diese können entweder bei der Anreise gemeinsam mit dem Meldeschein ausgedruckt oder über den WebClient mit nur einem Klick im Cardsystem aufgerufen werden. Bei Fragen zum E-Gästeblatt stehen Ihnen Hans-Peter Hautz, Produktverantwortlicher von k5 Gästemeldewesen, und das Team jederzeit gerne über das Kufgem Service Portal oder telefonisch unter 05372 6902 zur Verfügung. Maria Neumayr, Marktgemeinde Mattsee 17
GEMEINDEFUSION MIT k5 FINANZMANAGEMENT 2022 wird aus Matrei am Brenner, Mühlbachl und Pfons die Marktgemeinde Matrei am Brenner. 18
Derzeit laufen die internen Vorbereitungen zur IT-seitigen Umsetzung der Gemeindefusion im Wipptal auf Hochtouren. Neben allen anderen k5 Produkten ist dies auch für k5 Finanzmanagement eine große Aufgabe. Die rechtlichen Rahmenbedingungen scheinen auf den ersten Blick klar: Mit 1.1.2022 entsteht die neue Marktgemeinde Matrei am Brenner. In der Buchhaltung wird dies mit der Erstellung einer erstmaligen Eröffnungsbilanz dargestellt. Die Finanzmanagement-Experten von Kufgem lassen dazu aus den drei Buchhaltungen die relevanten Werte in die neue Buchhaltung einfließen. Eine entscheidende Aufgabe ist dabei die Übernahme der Kundendaten. Die EDV-Nummern müssen so angepasst werden, dass sie in der neuen Buchhaltung nicht doppelt aufscheinen. HERAUSFORDERUNG ERÖFFNUNGSBILANZ GEMEISTERT Kufgem konnte der Buchhaltung bereits eine Eröffnungsbilanz vorstellen. Als Stand für die Übernahme wurde die Sicherung vom Vormonat verwendet. Die Auswertung Anlage 1c (Vermögenshaushalt) aus den Rechnungsabschlüssen 2021 der drei Gemeinden und die Eröffnungsbilanz wurden in einer Excel-Tabelle gegenübergestellt. Dabei zeigte sich, dass die Übernahme erfolgreich verlaufen ist: Alle zu dem Zeitpunkt übernommen Bereiche stimmten genau überein. UNTERSTÜTZUNG BEI GEMEINDEHAUSAUFGABEN Natürlich gibt es auch für die Gemeinden noch einiges zu tun: unter anderem die Abstimmung der Abgaben, die Vereinheitlichung der Gebührenverordnungen und vieles mehr. Ein- bis zweimal im Monat (bei Bedarf auch öfter) unterstützt k5 Finanzmanagement-Experte Hubert Gabl die Gemeindemitarbeiterinnen und -mitarbeiter vor Ort. „Was die buchhalterischen Aufgaben angeht, sind wir sehr gut unterwegs. Von unserer Seite steht der offiziellen Gemeinde-Zusammenlegung zum Jahreswechsel 2021/22 nichts im Wege!“, freut sich Thomas Witsch, k5 Finanzmanagement-Experte bei Kufgem. Für Gemeindefusionen stellt das Land Tirol Fördermittel zur Verfügung. Seit 1945 wurden insgesamt neun Zusammenführungen vorgenommen. Matrei am Brenner ist auf dem besten Weg, ein Vorbild für weitere Kooperationsprojekte zu werden. Die Mehrheit der Bevölkerung hat sich für eine Fusion der Gemeinden Matrei am Brenner, Mühlbachl und Pfons ausgesprochen. Bevor die Synergien aus dieser Zusammenlegung genutzt werden können, gilt es, die verschiedenen Verwaltungsbereiche zusammenzuführen. Kufgem unterstützt diesen aufwendigen Prozess tatkräftig mit den k5 Lösungen. 19
k5 Kommunalmanagement bietet Lösungen für nahezu alle Bereiche der Gemeindeverwaltung. Die Anwendungen sind genau auf die unterschiedlichen Anforderungen zugeschnitten und arbeiten untereinander perfekt zusammen. Doch was nützt die beste Software, wenn niemand da ist, der sie bedient – etwa bei personellen Ausfällen? SCHNELLE UND KOMPETENTE HILFE FÜR NIEDERNDORFERBERG „Mit Ende Jänner kündigte spontan unsere Buchhalterin, somit stand ich – ohne jegliche Buchhaltungskenntnisse – vor vollendeten Tatsachen. Was sollte ich tun? Als sich auch noch herausstellte, dass im vergangenen Jahr einige Fehler in der Buchhaltung passiert waren und der Rechnungsabschluss anstand, brauchte ich schnelle, kompetente Hilfe“, schildert Karin Gstir, Amtsleiterin von Niederndorferberg, ihre prekäre Lage Anfang des Jahres. Gstir wandte sich mit ihrem Problem an Kufgem, wo sie rasch und unkompliziert Unterstützung bekam: „Unser Betreuer Hubert Gabl hat sich schnell eine Übersicht über unPERSONELLE ENGPÄSSE ÜBERWINDEN: KUFGEM UNTERSTÜTZT FINANZVERWALTUNGEN Seit über 30 Jahren sorgen die Lösungen von Kufgem in der kommunalen Verwaltung für effizientes Arbeiten. Nun helfen die Finanzexpertinnen und -experten des IT-Systemhauses den Gemeinden bei personellen Engpässen aus und optimieren dabei vorhandene Arbeitsprozesse. sere Buchhaltung verschafft. Er hat Fehler behoben und mich mit viel Geduld so weit eingeschult, dass ich das Tagesgeschäft über- nehmen konnte. Gleichzeitig hat er unseren Rechnungsabschluss gemacht und diesen mit mir besprochen“, berichtet Gstir erleichtert. ARBEITSABLÄUFE OPTIMIEREN „Wenn ich in einer Gemeinde Schulungen durchführe, fällt mir immer wieder auf, dass viele praktische Funktionen von k5 Finanzmanagement gar nicht genutzt werden. In Zusammenarbeit mit meinen Kolleginnen und Kollegen aus anderen Fachbereichen wie k5 DMS, Lohn oder Verfahren 20
Erfolgreiches Teamwork in Niederndorferberg (v. l. n. r.): Hubert Gabl (Kufgem), Karin Gstir (Amtsleiterin Niederndorferberg) und Elisabeth Daxauer (Bürgermeisterin Niederndorferberg) zeigen wir unseren Kundinnen und Kunden neue, effiziente Arbeitswege und wie sie das Beste aus den bestehenden k5 Lösungen herausholen. Es geht dabei beispielsweise um automatisierte Abläufe genauso wie um ein gemeinsames Bearbeiten von digitalen Akten“, erklärt Hubert Gabl, Experte für k5 Finanzmanagement bei Kufgem. „Die Kombination mit k5 DMS ist eine große Erleichterung. Vorschreibungen, Briefe etc. einfach per Klick absenden – kein Ausdrucken, Zusammenfalten, Kuvertieren und Zur-Post-Bringen mehr! Man kann die Zeit für andere Arbeiten nutzen und für die Bürgermeisterin ist das digitale Abzeichnen der Rechnungen eine große Erleichterung“, lobt Gstir die Vorzüge des digitalen Rechnungsworkflows. Was Amtsleiterin Karin Gstir anfangs großes Kopfzerbrechen bereitete, erwies sich im Endeffekt als Gewinn für die Gemeinde Niederndorferberg: „Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Kufgem haben mich in meiner Situation bestens unterstützt und mir bei jedem Problem geholfen. Ich bin sehr froh, dass wir uns an Kufgem gewandt haben und ich bedanke mich bei allen, die mir mit viel Geduld und Fachwissen zur Seite standen. Wir können diesen Service von Kufgem aufgrund der sehr positiven Erfahrungen nur weiterempfehlen!“ 21
ALTENMARKT STÄRKT MIT k5 LÖSUNGEN DIE BAUAMTSVERWALTUNG Seit Anfang 2021 wickelt die Bauamtsabteilung in Altenmarkt Bauverfahren mittels k5 Verfahren ab. Dazugehörige Unterlagen werden dabei zentral und digital mithilfe von k5 DMS (Dokumentenmanagementsystem) abgelegt, verwaltet und verknüpft. Dabei handelt es sich bei Altenmarkt um kein unbekanntes Gesicht: Die Marktgemeinde war bereits KufgemKundschaft, entschied sich zwischenzeitlich für ein anderes Produkt und setzt nun wieder auf die altbewährte Qualität des Tiroler IT-Systemhauses. ZUSAMMENSPIEL ALS ERFOLGSREZEPT Könnte man eine reibungslose Software-Integration backen, würden die Anweisungen wohl wie folgt lauten: „Setze bei der Wahl deiner Softwarelösung auf Qualitätsprodukte, mische diese mit einer Extraportion Servicestärke und runde das Ganze mit einer Gemeinde ab, die genau weiß, was sie will.“ So geschehen bei der Programmumstellung im Bauamt Altenmarkt. „Wir sind um die erneute Zusammenarbeit froh, wir schätzen die anwenderfreundliche Handhabung der Softwarelösungen sowie die schnelle und effiziente Betreuung von Kufgem.“ Mit diesen lobenden Worten beschreibt Doris Strauch, Vizeamts- und Bauamtsleiterin der Marktgemeinde Altenmarkt, die erfolgreiche Kooperation. Auch vonseiten der Kufgem wurde der Prozess als sehr angenehm empfunden: „Großes Lob an Doris und ihr Team, es hat auch deshalb so problemlos funktioniert, weil die zuständigen Personen ihre Anforderungen kennen und genau wissen, was sie wollen“, erwidert Dietmar Mußner, Software-Betreuer von k5 Verfahren. DIE k5 PRODUKTE PUNKTEN IM BAUAMT ALTENMARKT Im Bauamt werden die Möglich- keiten der Softwarelösungen k5 Verfahren und k5 DMS zu 100 % genutzt. k5 Verfahren begeistert insbesondere aufgrund der vielseitigen Schnittstellen innerhalb der k5 Produktfamilie sowie zu den verschiedenen Registern. Die zentrale Verwaltung von Daten wird positiv angemerkt, da sie den Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern wiederholtes bzw. manuelles Abtippen erspart. Doris Strauch, Vizeamts- und Bauamtsleiterin der Marktgemeinde Altenmarkt, freut sich über die bedienerfreundlichen k5 Lösungen und die effiziente Betreuung durch Kufgem. 22 DIGITALISIERUNG IM BAUAMT
„Die Schnittstellen sind unglaublich praktisch. Nachbarn lassen sich dank WebOffice einfach ermitteln, der tagesaktuelle Grundbuchstand kann abgefragt, dann direkt in k5 Verfahren importiert und schlussendlich noch mit dem Melderegister abgeglichen werden“, erklärt Doris Strauch. „Aktualität und Rechtssicherheit der relevanten Verfahrensdaten sind somit gegeben“, versichert die Bauamtsleiterin weiter. Auch k5 DMS und k5 E-Gov punkten in der Bauamtsabteilung: Der elektronische Akt erspart langes Suchen, die digitale Amtssignatur beschleunigt Unterzeichnungen und aufgrund der dualen Zustellung entfällt mühsames sowie zeitaufwändiges Kuvertieren und Versenden von Dokumenten. „Sämtlicher Schriftverkehr wird chronologisch im ELAK abgelegt, ich finde E-Mails superschnell, das erspart mir sehr viel Zeit,“ erklärt Doris. DIGITALE ZUKUNFT MIT ORANGEM TOUCH Neben der bereits erwähnten k5 Produkte setzt auch der Bürgerservice der Marktgemeinde Altenmarkt auf eine k5 Lösung. Dort kommt das k5 Gästemeldewesen zum Einsatz. Im Herbst 2021 steht dann eine weitere Neuerung auf dem Plan: Die Abteilung Buchhaltung wird auf k5 Finanzmanagement umgestellt. Zudem erfolgt in naher Zukunft die Inbetriebnahme der Infrastrukturmanagement-Lösung ProOffice. Damit kann die Marktgemeinde Altenmarkt sämtliche Infrastrukturanlagen ohne lästige Zettelwirtschaft verwalten. Andreas Sausgruber, Teamleiter von k5 Verfahren, freut sich: „Es ist schön, dass wir künftig wieder verstärkt mit der Marktgemeinde Altenmarkt zusammenarbeiten dürfen, es sind weitere tolle Umsetzungen geplant.“ Nähere Informationen erhalten Sie unter 05372 6902 oder via info@kufgem.at. Marktgemeinde Altenmarkt 23
MIT VEREINTEN KRÄFTEN BAUVERFAHREN ABWICKELN Das Kommunal Management Center Osttirol (KMCO) ist eine Kooperation der fünf Gemeinden Gaimberg, Iselsberg-Stronach, Oberlienz, Schlaiten und St. Johann im Walde. Seit April 2020 unterstützt das KMCO die Mitgliedsgemeinden bei der rechtssicheren Bearbeitung und Abwicklung von Bauverfahren. Kufgem liefert die passenden Softwarelösungen. 24
KUFGEM UNTERSTÜTZT MIT SOFTWARELÖSUNGEN Der Bezirk Lienz besteht zumGroßteil aus Klein- und Kleinst- gemeinden. Dort werden die immer umfangreicher werdenden Verwaltungsarbeiten von nur wenigen Gemeindemitarbeiterinnen und Gemeindemitarbeitern bewältigt. Es bleibt wenig Zeit für den Bürgerservice. Deshalb wurde das Projekt „Kommunal Management Center Osttirol (KMCO)“ mit dem Schwerpunkt Baurechtsverwaltung gegründet. Eine Juristin und eine Sachbearbeiterin des KMCO kümmern sich zusammen um die Bauverfahrensabwicklung der fünf Partnergemeinden. Das schafft freie Ressourcen für andere Aufgabenbereiche in den Gemeinden. „Die Gemeindeämter werden entlastet, die Rechtssicherheit steigt und die Verfahren werden standardisiert, effizient und kompetent abgewickelt“, weiß Bernhard Webhofer, Bürgermeister der Gemeinde Gaimberg und Geschäftsstellenleiter der KMCO. KUFGEM UNTERSTÜTZT MIT SOFTWARELÖSUNGEN Bauverfahren werden digital durch das KMCO in k5 Verfahren angelegt. Die Softwarelösung bietet vielseitige Schnittstellen zu anderen Produkten der k5 Familie und zu verschiedenen Registern. „Dank der Schnittstellen lassen sich beispielsweise tagesaktuelle Grundbuchsabfragen integrieren. Die entsprechenden Verfahrensbeteiligten werden anschließend noch mit dem Zentralen Melderegister abgeglichen“, erklärt Bernhard Webhofer. Auch das k5 DMS kommt zum Einsatz: Nach dem erstmaligen Speichern eines Verfahrens erstellt das Dokumentenmanagementsystem automatisch den dazugehörigen elektronischen Akt. Dort können alle relevanten Schriftstücke zu einem Verfahren gesammelt abgelegt werden. „Zugriff auf die digitale Aktenführung haben sowohl die Fachleute der KMCO als auch die jeweiligen Partnergemeinden. Diese werden automatisch über k5 DMS informiert und sind somit immer über den aktuellen Verfahrensstand aufgeklärt“, so Webhofer weiter. Per Amtssignatur haben Bürgermeisterinnen bzw. Bürgermeister die Möglichkeit, alle Schriftstücke digital zu signieren. In einem weiteren Schritt erfolgt die duale Zustellung dieser Dokumente durch die KMCO. „Die Unterfertigung von Schriftstücken erfolgt digital ganz einfach per Mausklick, das erleichtert den Arbeitsalltag, erspart viele überflüssige Wege wie auch Papier“, erläutert Bernhard Webhofer. MEHR GEMEINDEN, MEHR BAUVERFAHREN, MEHR KUFGEM Gerne würde das KMCO noch um zwei bis drei weitere Gemeinden wachsen und sich um die Abwicklung derer Bauverfahren kümmern. Laut Webhofer setzen sie auch bei künftigen Projekten auf die richtige Software: „Die Softwarelösungen von Kufgem sind für das Arbeiten innerhalb unserer Kooperation sehr entscheidend. Das standardisierte Abhandeln jeglicher Verfahren zusammen mit der Expertise unserer Spezialistinnen und Spezialisten ermöglicht eine sehr effiziente Arbeitsweise.“ Nähere Informationen erhalten Sie unter 05372 6902 oder via info@kufgem.at. Bernhard Webhofer, Bürgermeister der Gemeinde Gaimberg und Geschäftsstellenleiter der KMCO 25
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PREMIERE FÜR DAS ZENTRALE WÄHLERREGISTER AUF GEMEINDE- UND LANDESEBENE Am 20.9.2020 wurde in den Wipptaler Gemeinden Pfons, Matrei am Brenner und Mühlbachl in einer Volksbefragung über eine Gemeindezusammenlegung abgestimmt. Was für die betroffenen Gemeindebürgerinnen und -bürger eine wichtige Entscheidung über die Zukunft der Gemeinden darstellte, war aus technischer Sicht eine Generalprobe für zukünftige Wahlen auf Gemeinde- und Landesebene in Tirol, da zum ersten Mal für eine „Wahl“ dieser Art das Zentrale Wählerregister eingesetzt wurde. Was für Wahlen auf Bundes- und EU-Ebene in Österreich seit der EU-Wahl 2019 Usus ist, nämlich Wählerevidenzen über ein zentrales, österreichweites System zu verwalten, wurde bisher in Tirol für Wahlen auf Gemeinde - und Landesebene noch dezentral über die Lokalen Melderegister gelöst. Die Vorteile eines zentralen Systems liegen auf der Hand: der automatische Abgleich aller in der Zentralen Wählerevidenz gespeicherten wahlberechtigten Personen; die Vermeidung von Doppelregistrierungen; die vereinfachte, gesetzlich vorgesehene Weitergabe von Wählerevidenz-Informationen an im Nationalrat vertretene Parteien, die Erfassung aller ausgestellten und rückerlangten Wahlkarten sowie der bei Europawahlen nötige, staatenübergreifende Austausch von Wählerevidenzinformationen sind nur einige davon. Mit der erfolgreichen Generalprobe bei der Volksbefragung der drei Wipptaler Gemeinden steht nun dem Einsatz des Zentralen Wählerregisters auf Gemeinde- und Landesebene in Tirol nichts mehr im Weg. Schon bei der kommenden Gemeinderatswahl 2022 wird das Zentrale Wählerregister zum Einsatz kommen und seine Vorteile ausspielen. Wir bedanken uns bei den Gemeinden Pfons, Matrei am Brenner und Mühlbachl und freuen uns, dass wir die Gemeinden als Kufgem im Bereich LMR und Wahlen bei der erfolgreichen Abwicklung dieser Volksbefragung begleiten und unterstützen durften. P.S.: Die Mehrheit der Wahlberechtigten der drei Gemeinden stimmte der Gemeindezusammenlegung zu. 27
VENDOC UNTERSTÜTZT ENERGIEFREUND UNTERNEHMEN FÜR MEHR ENERGIEEFFIZIENZ MACHT DEN NÄCHSTEN SCHRITT. Wir informieren uns beim Elektroinstallations-Unternehmen ZET & BZR GmbH aus Stanz bei Landeck über den Einsatz von VenDoc. Unter dem Namen Energiefreund hat sich das Unternehmen im Bereich Steuerungs- und Regelungstechnik, Heizungstechnik, Elektrotechnik und SmartHome Technologie etabliert. INNOVATION IN COVID-ZEITEN Energiefreund nutzte die letzten Monate, um den Firmenstandort zu modernisieren. Das Betriebsgebäude wird aufgestockt und das Lager erweitert. Für den Erfolg, braucht es auch eine moderne und flexible Software, die tägliche Aufgaben und Arbeiten erleichtert. Eine Partnerfirma gab die entscheidende Empfehlung auf VenDoc zu setzen. VORTEILE RASCH ERKANNT Robert Starjakob informiert, warum VenDoc schon nach kurzer Zeit ein wichtiger Teil der Arbeit geworden ist: „In unserer Branche sind Ausschreibungen sehr wichtig. VenDoc ermöglicht uns rasch und schnell Angebote zu erstellen. Das Leistungsverzeichnis wird im passenden Format digital verarbeitet und ÖNORM-konforman den Kunden weitergeleitet – das hilft uns, wettbewerbsfähig zu bleiben.“ Prokurist Philipp Rauch und Kufgem-Mitarbeiter Christoph Thaler sitzen mit Rexel-Manager Martin Mair zusammen. Dieser bietet als bekannter Großlieferant Hunderttausende von Artikel für die Elektroinstallation an. Per B2BSchnittstelle werden diese Artikel in die Software importiert. Aktuelle Informationen werden automatisch übernommen und sorgen für eine effiziente Warenwirtschaft. Der gesamte Datenaustausch zwischen Kunden und Lieferanten wird digital abgewickelt. Von Bestellungen, Eingangslieferscheinen und Rechnungen bis hin zu Produkt-Updates sowie Preis- und Metallpreiswartungen. Das funktioniert auch mit Lieferanten wie etwa Sonepar, Schrack, ÖAG, Hartl oder Stara, die über eine B2B-Schnittstelle verfügen. EINEN SCHRITT WEITER – AUCH MOBIL Energieeffizienz ist für die Energiefreund-Kunden aus Gastronomie und Hotellerie das A und O. Programmierte Regelungen für Heizung, Klimageräte oder die optimierte Steuerung von Elektrotechnik und Smart-Home-Anlagen werden immer wichtiger. Gut gesteuert sind mit VenDoc die Verwaltungsaufgaben bei 28
Energiefreund. Neben 13 VenDoc-Arbeitsplätzen werden 30 VenDoc-App-Lizenzen genutzt. „Alle im Team geben aktiv Auftragsdetails und Materialbuchungen per App ein“, informiert Starjakob. Diese werden automatisch in der Auftragsverwaltung übernommen und per Knopfdruck weiterverarbeitet. Die Auftrags- und Serviceverwaltung, etwa bei Wartungsverträgen, wird dadurch einfacher. In Summe spart sich Energiefreund dank der VenDoc-App viel Zeit und Papier. VOM LAGER UND DER ZUKUNFT Im Lager richtet Christoph Thaler zwei neue Barcode-Scanner ein. Die Erweiterung des Lagers ist noch im Gange, während viele Regale schon eingerichtet und mit Barcode-Labels ausgestattet sind. Mit modernen Scannern macht VenDoc die Lagerverwaltung noch einfacher als bisher. Robert Starjakob ist schon beim nächsten Schritt: „VenDoc wird uns auch bei der Analyse und beim Controlling unterstützen. In Zukunft planen wir mit dem Modul „Ressourcenverwaltung und Kapazitätsplanung“ den Einsatz von Personal weiter zu optimieren. So können Baustellen besser geplant und rascher abgewickelt werden.“ VOM CHEF EMPFOHLEN Zum Schluss schaut Firmengründer Markus Zangerle vorbei und begrüßt uns. Fast beiläufig erzählt er, dass er VenDoc bereits einem seiner Geschäftspartner weiterempfohlen hat. Wir verabschieden uns von einem vorausschauenden Unternehmen mit engagierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, dessen Erfolg wir gerne unterstützen. DARUM SETZT ENERGIEFREUND AUF VENDOC Rasche Angebotslegung bei Ausschreibungen Auftragserfassung direkt per VenDoc App B2B-Schnittstelle für Großhandelspartner (Schäcke, Sonepar, Schrack, u. v. m.) Effiziente Artikel- und Lagerwirtschaft mit Barcodes Praktische Ressourcen- verwaltung und Kapazitätsplanung Saubere Umsetzung und professionelle Betreuung durch Kufgem Wenn auch Ihr Unternehmen Potenzial hat, das sie besser nutzen möchten, rufen Sie uns an. Wir zeigen Ihnen gerne, wie VenDoc dabei helfen kann: 05372 6902. Einen Schritt weiter durch Erweiterung & Modernisierung: mit VenDoc auch in der Digitalisierung und Warenwirtschaft 29
AUSSENSTELLE, BESPRECHUNGSRAUM ODER HOMEOFFICE: AWINGU ERMÖGLICHT DER GEMEINDE ST. JOHANN I. T. FLEXIBLES ARBEITEN Den eigenen Arbeitsplatz samt Programmen, Datenzugriff und Desktopanordnung unkompliziert überall hin mitnehmen – das ist der große Nutzen unserer Lösung Awingu. Sie ermöglicht den einfachen Zugriff auf die eigene Arbeitsplatzumgebung von jedem Gerät aus, ohne Installationsaufwand und dabei sicher und DSGVO-konform. VIELFÄLTIGE EINSATZMÖGLICHKEITEN Gemeinden und Unternehmen kennen die Herausforderung gleichermaßen: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden an verschiedenen Einsatzorten tätig und brauchen für effizientes Arbeiten Zugriff auf Daten und Programme, die entweder lokal am Rechner im Büro installiert oder im internen Netzwerk abgelegt sind. Die Marktgemeinde St. Johann in Tirol war eine der ersten Gemeinden, die Awingu mit Kufgem umgesetzt hat und kennt die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten aus eigener Erfahrung: „Zu Beginn haben wir in der EDV-Abteilung Awingu vor allem dazu genutzt, um von zu Hause aus auf das Gemeindenetzwerk zugreifen zu können. Inzwischen erfolgt darüber auch der Zugriff vonAußenstellen, z. B. von der Kindergartenleitung auf k5 DMS, um Rechnungen abzuzeichnen. Das spart allen Beteiligten viel Zeit“, so Stefan Brandtner, EDVVerantwortlicher der Marktgemeinde St. Johann in Tirol. Außerdem nutzen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oft mobile Geräte wie Laptops in Besprechungen oder im Homeoffice und arbeiten dank Awingu auf dem mobilen Gerät in derselben Arbeitsum30
EFFIZIENTES ARBEITEN VON ZUHAUSE AUF JEDEM GERÄT OHNE INSTALLATION SICHER & DSGVO-KONFORM SCHNELL & KOSTENGÜNSTIG gebung wie am Arbeitsplatz im Büro, ohne zusätzlichen Installationsaufwand. Auch bei der Marktgemeinde Rum war die EDV-Administration der Startschuss für den Einsatz von Awingu: Schnell und unkompliziert konnte von außerhalb des Netzwerks auf die interne Umgebung zugegriffen werden. Bei der Einrichtung von Heimarbeitsplätzen infolge der COVID-19-Pandemie war es ein großer Vorteil, dass Awingu bereits im Einsatz war. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter konnten ohne Installationsaufwand ins Homeoffice wechseln und von dort ihren Tätigkeiten nachgehen, unabhängig vom genutzten Gerät oder Betriebssystem. „Sämtliche Daten bleiben dort, wo sie hingehören: gut abgesichert in der Gemeinde“, zeigt sich Hannes Gassler, EDV-Verantwortlicher in der Marktgemeine Rum, von Awingu überzeugt. „Durch die Multi-Faktor-Authentifizierung über das Smartphone wird ein hohes Sicherheitslevel beim Zugriff auf die internen Daten gewährleistet und ist dabei für die Anwender einfach zu implementieren.“ VORTEILE VON AWINGU Einstieg mit jedem html5-fähigen Gerät möglich (Windows/MAC/iOS/Android) Datenzugriff erfolgt über Internetbrowser mit Benutzername & Passwort Sichere Multi-Faktor-Authentifizierung über das eigene Smartphone Keine Installation am Endgerät notwendig – kein VPN Geringe Bandbreite notwendig: ca. 100 KB pro Sitzung TECHNISCHE VORAUSSETZUNGEN Einmalige Einrichtung am Netzwerkserver Virtualisierung oder individuelle Beratung zu den notwendigen Komponenten 31
ZEIT FÜR IHRE ERFOLGSGESCHICHTE? WIR SIND FÜR SIE DA.
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