Anliegen, die regelmäßig von Einwohnerinnen und Einwohnern, Betrieben und Vereinen einer Gemeinde eingebracht werden, lassen sich digital in Form von Online-Formularen abwickeln. Kufgem stellt im Rahmen des k5 E-Government Pakets diese kommunalen Formulare für die jeweilige Gemeinde auf einem zentral betriebenen Formularserver zur Verfügung. Die Daten aus dem ausgefüllten Formular werden direkt nach dem Absenden in elektronischer Form an die Gemeinden übermittelt und sind im Dokumentenmanagementsystem k5 DMS gespeichert. Dort erfolgt die weitere Bearbeitung. STANDARDISIERTE KOMMUNALE FORMULARE Gemeinden können aus einer Standard-Formularsammlung die für sie passenden Formulare wählen. Diese standardisierten Formulare entsprechen den aktuellen gesetzlichen Vorgaben und werden auf der gemeindeeigenen Website eingebunden. Dank dieser Standardformulare (z. B. für die Hundeanmeldung) können Bürgerinnen und Bürger rund um die Uhr und ortsungebunden ihre Amtsgeschäfte erledigen. Auch Gemeinden haben Vorteile: Die Formulare können medienbruchfrei, rasch und nachvollziehbar in k5 DMS abgearbeitet werden. FORMULARANPASSUNGEN KOMMEN IN NASSEREITH ZUM EINSATZ Neben Standardformularen sind auch Formularanpassungen möglich, so in Verwendung bei der Gemeinde Nassereith: Über das Formular zur Beantragung einer Förderung aus dem e5 Programm der Gemeinde (Klimaschutz und Energieeffizienz) geht das entsprechende Ansuchen direkt bei den Zuständigen in der Gemeinde in k5 DMS ein. Dank hinterlegter Workflows kann per Knopfdruck über den Antrag entschieden werden: Bei einer Genehmigung wird automatisch eine Textvorlage geladen, mit den Daten der antragstellenden Person vorweg ausgefüllt, amtssigniert und in der Folge direkt an diese gesendet. „Die von uns genutzten Formular- anpassungen mit individualisier- barem Workflow und individuellen Gerhard Spielmann, Amtsleiter Nassereith 14 ONLINE-FORMULARE: DIE DIGITALISIERUNG STARTET VOR DEM POSTEINGANG
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