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Gemeindeverwaltung vereinfachen
Prozesse und Arbeitsabläufe im Verwaltungsbereich lassen sich digitalisieren, standardisieren und vereinfachen. Mit k5 E-Government gelingt die Digitalisierung in der Gemeindeverwaltung im laufenden Betrieb.
In Tirol und Salzburg hat k5 E-Government in den Gemeinden bereits erheblich zu einer modernen Verwaltung beigetragen. Etablierte, kommunale Standards sorgen für eine hohe Rechtssicherheit und Aktualität. Es reduziert Arbeitsaufwände und ermöglicht Zeit- und Kosteneinsparungen in den Gemeinden.
E-Gov
Perfekter Service für Ihre Gemeinde
Die gemeinde- und behördenübergreifende Nutzung des E-Government-Systems vereinfacht die Verwaltung für Gemeindemitarbeiter und bietet Bürgern und Unternehmen mehr Service. Wir begleiten Sie bei der Umsetzung und sind während und auch nach der Projekteinführung für Ihre Mitarbeiter da. Ein modernes E-Government bietet Vorteile für die Gemeinde und Behörden.
k5 E-Gov bietet Vorteile:
Kommunale Standards
Mehr als 165 Gemeinden in Salzburg und Tirol setzen das E-Government Projekt von k5.
Es bündelt nicht nur Softwareprogramme, sondern standardisiert komplette Prozesse
in der Verwaltung. Es stimmt diese optimal auf die Erfordernisse der jeweiligen Gemeinde ab.
Die Inhalte
Was beinhaltet das Projekt k5 E-Gov – Elektronische Verwaltung?
Wir begleiten von Beginn an die Gemeinde bei der Einführung und Abwicklung. Während des ganzen Projektzeitraums und darüber hinaus kommen wir zu Ihnen vor Ort. Gemeinsam besprechen wir Ihre Anforderungen, definieren Workflows und finden Lösungen, die Ihre Arbeit in der Gemeinde erleichtert.
Wir übernehmen die komplette Organisation, Installation der Software (inklusive der notwendigen Lizenzen), umfangreiche Schulungen, sowie die Wartung und Betreuung.
Um eine effektive Abwicklung zu garantieren, ist das Projekt modular aufgebaut und umfasst folgende Software und Prozesse:
k5 DMS Elektronischer Akt
Speziell auf die Anforderungen von Städten und Gemeinden zugeschnittenes, elektronisches Dokumenten-Management-System. Inklusive Outlook-Integration für eine automatische Übernahme von E-Mails.
Amtssignatur
Integration von unveränderbaren, nicht fälschbaren digitalen Signaturen für elektronische Dokumente. Konform und rechtssicher für Behörde und Empfänger.
Session - Sitzungsverwaltung
Für alle Prozesse der Sitzungsvor- und Nachbereitung:
Sitzungsplanung, Tagesordnung, Einladung, Erfassung und Verwaltung von Anträgen, Beschlussverwaltung und deren Überwachung, Niederschrift, Berichtswesen, Sitzungsgeld und vieles mehr.
Moderne Kommunikation für Mandatare mit sicherem Zugang – im Büro oder auch von zu Hause aus.
Duale Zustellung
Versand von elektronischen Schriftstücken über einen zertifizierten Dienstleister. Automatischer Versand mit Zustellnachweis – per E-Mail oder gedruckt auf dem Postweg.
Bequem, sicher, schnell und kostensparend für die Gemeinde.
Schnittstellen
zu Fachapplikationen
Für eine medienbruchfreie Weiterverarbeitung – umfangreiche Schnittstellen und Integrationen in weitere Fachanwendungen wie k5 Finanzmanagement, k5 Verfahren, GIS, k5 Lohn oder Session. Daten können dadurch direkt übermittelt und weiterverarbeitet werden.
Online Formulare
Ein Service das Tiroler und Salzburger Gemeinden einheitliche, kommunale Formulare (z.B. für Veranstaltungsmeldungen, Straßenarbeiten StVO, etc.) auf einem zentralen Server zur Verfügung stellt. Eingegebene Daten werden direkt als elektronischer Akt an die Gemeinden weiterleitet. Dies garantiert einen kundenfreundlichen Anstoß von Verwaltungsverfahren rund um die Uhr.
Mit nachfolgendem Link gelangen Sie zur Auflistung der Formulare, die Ihnen mit k5 E-Gov – Elektronische Verwaltung zur Verfügung stehen.
Formulare
Erledigungs-
vorlagen
Durchgängigkeit und Transparenz
Einheitliche und standardisierte Dokumente für kommunale Verfahren (Bescheide, Zustimmungen, Ablehnungen, Ergänzungsaufträge, Bestätigungen, etc.) bieten hohe Rechtssicherheit und Aktualität.
Verfahrens-
prozesse
Effektiv und effizient
Einheitliche und standardisierte Verfahrensabläufe anhand rechtlicher Notwendigkeiten in den Gemeinden schaffen Einsparungspotential. Verfahrensleitlinien bieten als amtsinterne Grundlagen auch im Vertretungsfall Rechtssicherheit.
Datenerfassung mit k5 Scan
Eingescannt und sofort richtig zugeordnet.
Die Erfassung und Verschlagwortung von Inhalten wird zunehmend aufwändiger und umfangreicher. Daten aus verschiedensten Eingangskanälen wie eingescannte Dokumente, E-Mails, Office Dokumente, Pläne, Druckinformationen und weitere digitale Informationen wollen korrekt erfasst werden. Dabei ist es schwer den Überblick zu behalten, was mit welchem Tool möglich ist. Der Aufwand für nötige Verarbeitungsschritte, Datenim- und exporte wächst rasant, ebenso die Kosten für Mehrfachaufwände oder unterschiedliche Programme.
k5 Scan fasst alle diese Eingangskanäle in einer Lösung zusammen. Die Administration, Bedienung, Pflege und Look & Feel sind dabei einheitlich. Die einfache Integration von k5 Scan durch offene Schnittstellen sorgt für eine optimale Anbindung an ERP-Systeme und Datenbanken.
Vorteile von k5 Scan
- Kosteneinsparung durch den Einsatz einer einzigen, integrierten Lösung
- Komfortable, einheitliche Erfassung von Informationen aus allen Eingangskanälen
- Zukunftssicherheit durch Skalierbarkeit und modernste Technik
- Flexibel anzupassen und einfach zu integrieren
- Problemlose Umwandlung von Daten in Langzeitformate, wie z. B. PDF/A
E-Gov
Abgestimmt auf Ihre Gemeinde, Stadt oder Behörde.
Die Umsetzung des elektronischen Verwaltungssystems kann wahlweise in der Gemeinde oder zentral über die Server des Kufgem Rechenzentrums erfolgen. Die zweite Variante bietet für die Gemeinde besondere Vorteile: es muss keine Hardware angeschafft bzw. erneuert werden. Die Server stehen rund um die Uhr, 24 Stunden, 7 Tage in der Woche zur Verfügung. Die notwendigen Tools sind stets aktuell und auf dem neuesten Stand.
Mehr als 120 Tiroler und Salzburger Gemeinden nutzen erfolgreich E-Government für sich. Wir bieten Ihnen gerne eine Präsentation bei einem Vor-Ort-Termin in Ihrer Gemeinde an.
Kufstein wird sich als digitale Vorzeigeregion etablieren. Die Zusammenarbeit von der FH Kufstein und innovativen Unternehmen wie Kufgem ist dabei ein wichtiger Schritt.
Mario Döller
Rektor
Fachhochschule Tirol Bildungs GmbH, Kufstein
Die Installation erfolgte durch unseren Kufgem-Betreuer, Christian Kronthaler, via Fernwartung. Auch die Einschulung erfolgte online und war innerhalb einer Stunde erledigt. Es lief einfach genial, der Support war sensationell.
Wolfgang Handle
Finanzverwalter
Gemeinde Ried im Oberinntal
