DAS HERZSTÜCK DES DIGITALEN GEMEINDEMANAGEMENTS Die Vorteile von k5 DMS auf einen Blick: • ZENTRALE STRUKTURIERTE ABLAGE: Alle Dokumente sind digital und schnell auffindbar. • MEDIENBRUCHFREIE PROZESSE: Keine Übergänge zwischen Papier und digitalen Formaten. • AUTOMATISIERUNG VON ABLÄUFEN: Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse, z. B. in der Buchhaltung. • INTEGRATION IN DER K5 WELT: k5 DMS ist die Drehscheibe der k5 Gemeindelösungen. • BÜRGERNAHE VERWALTUNG: Durch die Anbindung an GEM2GO und an Mein Amt profitieren die Bürgerinnen und Bürger sowie Gemeindemitarbeit- ende gleichermaßen. DIGITAL & EFFIZIENT IN DER GEMEINDEPRAXIS RECHNUNG FREIGEBEN – AUCH UNTERWEGS Ein besonders praktischer Anwendungsfall für die ortsunabhängige Nutzung von k5 DMS ist die mobile Rechnungsfreigabe. Führungskräfte können Rechnungen jetzt überall freigeben oder bearbeiten – ganz einfach und sicher per Smartphone oder Tablet. Das spart Zeit und vermeidet Verzögerungen im Verwaltungsprozess. DOKUMENTE BEARBEITEN UND GENEHMIGEN Neben der Rechnungsfreigabe können auch weitere Dokumente mobil bearbeitet und genehmigt werden. Der Zugriff auf k5 DMS erfolgt über den sicheren Microsoft Application Proxy, sodass die Daten jederzeit geschützt bleiben. Der Login muss mittels Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) bestätigt werden. Für die erstmalige Einrichtung des mobilen Zugriffs sind wenige technische Einstellungen notwendig, die Kufgem gerne für die Gemeinde vornimmt. EFFIZIENTE NUTZUNG VON K5 DMS Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) sorgt für eine zentrale digitale Ablage aller relevanten Dokumente. Es ersetzt das traditionelle Papierarchiv und ermöglicht einen strukturierten Zugriff auf Akten und Informationen. Der elektronische Akt, ein digitales Pendant zur physischen Aktenführung, sorgt dabei für Transparenz und Nachvollziehbarkeit. k5 DMS kombiniert beide Funktionen: Es ist die zentrale Plattform für alle Dokumente und Akten in der Gemeindeverwaltung. Damit k5 DMS effizient genutzt werden kann, braucht es aber nicht nur die richtige Software, sondern auch klar definierte Prozesse und eine durchdachte Organisation. DIGITALE VERWALTUNG BRAUCHT ORDNUNG Eine gut durchdachte Dokumentenstruktur ist ein weiterer entscheidender Faktor. Gemeinden, die auf eine aufgeräumte digitale Ablage setzen, profitieren von reibungslosen Abläufen, einer besseren Zusammenarbeit und transparenter Nachvollziehbarkeit.
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