AUSGABE NR. 32 / MAI 2025 „Next Level“ Kommunalsoftware Durch k5|Next werden neue Maßstäbe in der kommunalen Verwaltungsarbeit gesetzt. Neue Funktionen in k5 Finanzmanagement Automatisierte Prozesse erleichtern die Buchhaltung und Zahlungsabwicklung. Digitalisierung mit Mehrwert Wie St. Johann zur Vorzeigegemeinde wurde. DIGITAL. EFFIZIENT. ZUKUNFTSSICHER. Digitale Lösungen unterstützen effizientes Arbeiten in der Gemeinde.
IMPRESSUM Herausgeber: Kufgem GmbH, Fischergries 2, 6330 Kufstein, 05372 6902, info@kufgem.at, www.kufgem.at Firmenbuchnummer: 56489y, Firmenbuchgericht: LG IBK, Auflage: 2.000 Stück, Erscheinung: 2-mal pro Jahr, Kontakt zur Redaktion: Patricia Koller, koller@kufgem.at, 05372 6902-722, Grafik & Layout: Oberhuber & Kuen Kommunikation GmbH, Kufstein, Fotos: Alex Gretter Fotografie, AdobeStock, Landesmedienzentrum Salzburg, Gemeinde St. Johann in Tirol, Matthias Schranz, RIS GmbH, Titelbild: AdobeStock Druck: Aschenbrenner, Kufstein. Das Kufgem Journal wurde mit Unterstützung von künstlicher Intelligenz erstellt. Die Autorinnen und Autoren haben die Inhalte sorgfältig geprüft, die Beiträge eigenständig recherchiert und verfasst. Wenn Angabe über Druckerei nicht im Impressum mit Firmenname! Bei Angabe über Druckerei im Impressum ohne Firmenname! UMWELTZEICHEN
Liebe Leserinnen und Leser, Optimierung, Effizienz und IT-Sicherheit. Drei Schlagworte, die uns täglich begleiten. Ziel ist es, mit den vorhandenen Ressourcen das Beste zu erreichen und die richtigen Maßnahmen klug einzusetzen. Wie gelingt das in einer Gemeinde, wo vielfältige Aufgaben und Herausforderungen bewältigt werden müssen? Kufgem hat dafür drei Worte definiert: GEMEINSAM. DIGITAL. ERFOLGREICH. Britta Erharter: „Optimierung bedeutet, langfristig zu denken, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln, aber auch zu handeln und dabei wichtige Faktoren wie IT-Sicherheit oder Rechtssicherheit zu beachten. Seit über 34 Jahren ist Kufgem ein verlässlicher Partner für Gemeinden – und dieses Motto ist für uns weit mehr als nur ein Claim. Es ist ein Versprechen, das wir gemeinsam mit unseren Kundinnen und Kunden täglich einlösen.“ Markus Schwab:„GEMEINSAM bedeutet für uns, dass sich Führungskräfte, Personal aus den Fachbereichen und Kufgem-Mitarbeitende aufeinander verlassen können. Mit unserer Entwicklungspartnerschaft, unserem Netzwerk aus Expertinnen und Experten und unserer Lösung k5|- Next setzen wir gezielt auf die Bedürfnisse der Gemeinden. Mit Mein Amt schaffen wir eine direkte Verbindung zu Bürgerinnen und Bürgern. So gestalten wir eine effiziente Verwaltung und stellen die Menschen in den Mittelpunkt.“ Andreas Mayer: „DIGITAL ist mehr als nur Technik. Menschen, die mit digitalen Technologien aufwachsen, sind heute selbstverständlich in der Arbeitswelt präsent. Das Smartphone, mobiles Arbeiten und moderne Technik gehören zum Alltag – und sind in Zeiten des Fachkräftemangels unverzichtbar. Technik muss dabei nicht nur praktisch, sondern auch flexibel und modern sein. Kufgem bleibt am Puls der Zeit und sorgt dafür, dass diese Möglichkeiten optimal genutzt werden.“ Florian Schletterer: „ERFOLGREICH zu sein bedeutet, Ziele zu erreichen – trotz Herausforderungen und harter Arbeit. Erfolg zeigt sich nicht nur in Zahlen, sondern auch in der gegenseitigen Wertschätzung: gegenüber Kundinnen und Kunden, Mitarbeitenden und Partnerunternehmen. Wir wollen nicht nur erfolgreich sein, sondern unseren Erfolg auch gemeinsam mit Kundinnen und Kunden gestalten. Das sind unser Anspruch und unsere Motivation.“ GEMEINSAM. DIGITAL ERFOLGREICH. In diesem Sinne: Lassen Sie uns gemeinsam optimieren und effizienter werden. Vielen Dank für Ihr Vertrauen! DAS GEBOT DER STUNDE: EFFIZIENZ & SICHERHEIT GEMEINSAM. DIGITAL. ERFOLGREICH. Britta Erharter, Prokuristin Andreas Mayer, Prokurist Florian Schletterer, Geschäftsführer Markus Schwab, Prokurist
KOMMUNALE FÜHRUNG & VERWALTUNG 6 „Next Level“ Kommunalsoftware Durch k5|Next werden neue Maßstäbe in der kommunalen Verwaltungsarbeit gesetzt. 8 Optimierung der Gemeindeorganisation Wenn in Gemeinden die Funktionen der bereits eingesetzten Software voll ausgeschöpft werden, kann dadurch der Arbeitsalltag von Mitarbeitenden einfacher gestaltet werden. 10 Zukunftssicher durch qualifizierte Mitarbeitende Gezielte Weiterbildungen für Mitarbeitende bilden einen wichtigen Baustein für moderne und leistungsfähige Gemeinden. 12 Neue Transparenzpflicht für Gemeinden Das Inkrafttreten des Informationsfreiheitsgesetzes (IFG) bringt für Gemeinden weitreichende Verpflichtungen mit sich. 14 Sichere IT – ein Muss für jede Gemeinde Die digitale Bedrohung für Gemeinden ist realer denn je. Kufgem bietet umfassende Managed Services, die vor Cyberangriffen schützen. 16 Online-Bürgerservice mit Mein Amt Die neue Bürgerinnen-Plattform „Mein Amt“ ermöglicht eine komfortable digitale Verwaltung für Gemeinden sowie die Bevölkerung. 18 Dokumentenmanagement jetzt auch mobil Mit der neuen mobilen Nutzungsmöglichkeit von k5 DMS wird das Arbeiten jetzt noch flexibler, weil sich Dokumente von überall abrufen, bearbeiten und freigeben lassen. 20 Neue Funktionen in k5 Finanzmanagement Neuentwicklungen sorgen für automatisierte Prozesse, eine zentrale Steuerung sowie innovative Schnittstellen und entlasten die kommunale Finanzverwaltung nachhaltig. 21 Wenn der Geldbeutel klingelt Eine moderne Voice-over-IP Telefonanlage spart nicht nur Kosten, sondern verbessert die gesamte Kommunikations- infrastruktur in Gemeinden spürbar. Inhalt DIGITAL & EFFIZIENT IN DER GEMEINDEPRAXIS
22 Optimierte Baurechtsverwaltung In der Region Zweidrittelgericht im Tiroler Oberland wurde eine gemeinsame Baurechtsverwaltung ein- gerichtet, die Bauverfahren zentral abwickelt. 24 Digitalisierung mit Mehrwert St. Johann in Tirol setzt auf smarte Technologien, klare Prozesse und interdisziplinäre Teams und macht so den Arbeitsalltag bürgernah und effizienter. 26 Automatisierte Sitzungsprotokolle Die KI-Lösung SpeechMind bietet Gemeinden eine innovative Möglichkeit, Protokolle rasch und gesetzes- konform zu erstellen. 28 Virtuelle Unterstützung Der GEM2GO Copilot wird in Lamprechtshausen bereits eingesetzt und schafft eine weitere Möglichkeit, direkt mit der Bevölkerung zu interagieren. ERFOLGSGESCHICHTEN INHALT
WEITBLICK MIT k5|NEXT: EFFIZIENT, INTUITIV UND ZUKUNFTSSICHER Wie lässt sich Gemeindeverwaltung digital, effizient und gleichzeitig bürgernah gestalten? Mit k5|Next, entwickelt von den führenden österreichischen Unternehmen Kufgem, GEMDAT NÖ, GEMDAT OÖ, PSC und dem Vorarlberger Gemeindeverband, gibt es auf diese zentrale Frage eine klare Antwort. Die Lösung setzt dabei neue Maßstäbe in der kommunalen Verwaltungsarbeit. „NEXT LEVEL“ KOMMUNALSOFTWARE Bereits über 360 Gemeinden in Tirol und Salzburg setzen k5|Next im Echtbetrieb ein. Die Entwicklung in Österreich garantiert dabei die Berücksichtigung aller lokalen gesetzlichen und administrativen Rahmenbedingungen. Als zukunftssichere Lösung positioniert sich k5|Next klar als Standard moderner Gemeindeverwaltung und ist nicht einfach ein Software-Update, sondern strategisch ein richtiger Schritt in Richtung vereinfachter, vernetzter und smarter Verwaltung. ZENTRALE PLATTFORM, EINHEITLICHE BENUTZEROBERFLÄCHE, DEZENTRALE WIRKUNG Der große Vorteil von k5|Next liegt in der einheitlichen Systemwelt. Über die zentrale Plattform erhalten Mitarbeitende einen mobilen Einstiegspunkt für sämtliche Verwaltungsaufgaben – unterstützt durch eine zentrale Benutzerverwaltung und die Stammdatenbasis von k5|Next_Person: • Mitarbeitende arbeiten mit einer zentralen intuitiven Oberfläche. • Weitere Fachanwendungen wie k5 Finanzmanagement oder k5 Verfahren sind direkt über die zentrale Person angebunden. • Benutzerinnen und Benutzer melden sich in der k5|Next-Welt nur einmal zentral an. • Daten werden automatisch mit den Registern abgeglichen und medienbruchfrei weiterverarbeitet. Dies vermeidet Fehler und erleichtert die tägliche Arbeit – egal ob im Gemeindeamt, im Bauhof oder im Homeoffice. k5|Next_Wahl stellte die praktischen Funktionen bei der Nationalratswahl 2024, bei der über 1.650 Gemeinden die Lösung erfolgreich einsetzten, unter Beweis. Die Weiterentwicklung von k5|Next erfolgt in enger Abstimmung mit Tiroler und Salzburger Gemeinden sowie den Entwicklungspartnern. Ein klarer Fahrplan zeigt die technologische Richtung für die kommenden Jahre. MEIN AMT DENKT BÜRGERSERVICE NEU Mit k5|Next_Mein Amt werden Bürgerinnen und Bürger aktiv eingebunden: Die erste vollständig integrierte Lösung erlaubt es ihnen, persönliche Daten selbst zu verwalten, Vorschreibungen einzusehen oder Termine im Servicebüro zu vereinbaren – schnell, sicher und datenschutzkonform. Der Effekt: weniger Verwaltungsaufwand, mehr Zufriedenheit auf beiden Seiten. Gemeinden werden digital zugänglicher und entlasten gleichzeitig ihr Personal. MEHRWERT, DEN FÜHRUNGSKRÄFTE BRAUCHEN Für Bürgermeisterinnen und Bürgermeister, Amtsleitungen und Bereichsverantwortliche wird es zunehmend wichtiger, den Überblick über aktuelle Entwicklungen, Finanzen und operative Kennzahlen zu behalten – auch mobil. 6
KOMMUNALE FÜHRUNG & VERWALTUNG Dafür entsteht aktuell das Modul k5|Next_Management: ein personalisierbares Dashboard, das auf einen Blick zeigt, was zählt – von Ausgaben und Einnahmen über Personalstände bis hin zu anstehende Jubiläen oder offenen Bauanträgen. Jederzeit, ortsunabhängig und individuell konfigurierbar. Geplant sind darüber hinaus für 2026 die Integration von k5|Next_Einwohner als finaler Schritt zur Ablöse des LMR sowie die Nachfolge von k5 Verfahren, um auch diese Bereiche in die k5|Next Plattform zu überführen. Die Richtung ist klar: k5|Next ist das digitale Rückgrat einer modernen Gemeinde- verwaltung. EFFIZIENZ UND KOSTENERSPARNIS IM FOKUS Gerade für Führungskräfte ist Effizienz in der Verwaltung ein zentrales Thema. k5|Next reduziert durch Vereinheitlichung von Systemen, Daten und Prozessen nicht nur den administrativen Aufwand, sondern auch Kosten. Das bedeutet: • schnellere Abläufe • weniger Doppeleingaben • reduzierte Fehleranfälligkeit • weniger Aufwand bei Schulung, Support und Wartung So entstehen Freiräume für strategische Aufgaben – und Ressourcen, die in den Bürgerservice oder in Zukunftsprojekte investiert werden können. GEMEINSAM. ERFOLGREICH. k5|Next ist „Next Level“ – ein Werkzeug mit einem zentralen System, das Verwaltung, Bürgerservice und Führungsarbeit intelligent verbindet. Ein weiterer Erfolgsfaktor ist das perfekte Zusammenspiel von Anwendung und Service. Als langjähriger Partner kennt Kufgem die Anforderungen aus der Praxis und begleitet Gemeinden mit kompetenter Beratung, strukturierter Einführung und effizientem Support. Integrierte Hilfefunktionen, Lernvideos und ein Ticketsystem runden das Servicepaket ab. Mehr Informationen unter www.k5next.at oder direkt bei Ihrer Kufgem-Ansprechpartnerin bzw. Ihrem Ansprechpartner. Ein klarer Zeitplan sorgt für eine effiziente Umsetzung der gesteckten Entwicklungsziele. K5|NEXT IM ÜBERBLICK Bereits verfügbar: • k5|Next_Kontakt: zentral gepflegte Kontaktdaten mit automatischem Abgleich zu den Fachanwendungen k5 Finanz- management und k5 Verfahren. • k5|Next_Wahl: begleitet den gesamten Wahlprozess – digital, übersichtlich und unterstützend in der kompletten Abwicklung. • k5|Next_Mein Amt: integriert Bürger*innen direkt in die Gemeindeverwaltung, um persönliche Daten direkt in k5|Next zu verwalten. In Entwicklung: • k5|Next_Management: individuelles Dashboard für Führungskräfte mit Echtzeit-Kennzahlen aus Finanz-, Einwohner- und Verfahrensdaten sowie wichtigen Informationen rund um die Gemeindeverwaltung. • k5|Next_Einwohner: finale Ablöse der bestehenden LMR-Lösung mit vollständiger Integration in k5|Next. Mit einem modernen, übersichtlichen und leicht verständlichen Design, neuem prozessorientierten Bedienkonzept für mehr Effizienz, einer praktischen Übersicht zu täglichen Abläufen in der Gemeinde, schnellerer Recherche durch Filtermöglichkeiten uvm. • k5|Next_Verfahren: das neue Bauamts- programm – medienbruchfrei und voll digital. Mit allen Vorteilen moderner Webapplikationen, Live-GIS Einbindung, Autoabgleich mit Registern und Grundbuch, Live-Bereitstellung und Aktualisierung von Vorlagen uvm.
BESTEHENDE LÖSUNGEN OPTIMAL NUTZEN & PROZESSE LAUFEND VERBESSERN 8 PTIMIERUNG DER GEMEINDEORGANISATION
Gemeinden haben verschiedene Stellschrauben, um den Arbeitsalltag von Mitarbeitenden einfacher zu gestalten. Unter anderem bieten die optimale Nutzung der vorhandenen Software-Lösungen und Schulungen zu Innovationsthemen einen erheblichen Mehrwert. DIGITALISIERUNG MIT k5 Ein zentrales Instrument für die Digitalisierung und Vereinfachung des Arbeitsalltags in einer Gemeinde ist die Initiative „Digitalisierung mit k5“. Dabei handelt es sich um einen strukturierten Check zur Bewertung des Digitalisierungsgrades über alle Fachbereiche hinweg. In einem ersten Schritt analysiert die Gemeinde mithilfe einer klaren Checkliste selbstständig, wo digitale Lösungen bereits gut genutzt werden und wo noch Optimierungsbedarf besteht. Diese Erkenntnisse werden anschließend an die zuständigen Fachabteilungen weitergeleitet, um gezielte Maßnahmen für Verbesserungen zu besprechen oder gleich einzuleiten. Der Fokus dieses Checks liegt darauf, bestehende Programme effizient zu nutzen und so Zeit, Ressourcen und Kosten zu sparen. Die begleitende Beratung durch Kufgem ist im Rahmen von „Digitalisierung mit k5“ kostenlos. Werden zusätzliche Module oder umfangreiche Umsetzungsmaßnahmen benötigt, erfolgt eine transparente Vorab- information über den zu erwartenden Aufwand. CHANCEN OPTIMAL NUTZEN Ein weiterer Baustein im Digitalisierungsprozess: Schulungen zu Künstlicher Intelligenz. Ziel ist es, Mitarbeitende fit im Umgang mit neuen KI-Tools zu machen und dadurch effizientes Arbeiten zu fördern. So bleiben Gemeinden am Puls der Zeit und setzen die künstliche Intelligenz für ihre Anwendungsgebiete ideal ein. PERSONALENGPÄSSE ÜBERWINDEN Ein unerwarteter Personalausfall ist für jede Gemeinde eine besondere Herausforderung. Mitarbeitende von Kufgem können je nach Fachgebiet einen Ausfall kompensieren und bestimmte Aufgaben, z. B. in der Finanzverwaltung, vor Ort übernehmen. Durch die aktive Mithilfe im Tagesgeschäft kann dabei auch beurteilt werden, ob die Optimierung von Prozessen oder Schnittstellen innerhalb der Gemeinde möglich ist. GANZHEITLICHE BETRACHTUNG Die Optimierung der Gemeindeorganisation ist weit mehr als die Einführung einer Softwarelösung: Kufgem verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz und begleitet Gemeinden umfassend auf diesem Weg. Ziel ist es, nicht nur digitale Lösungen bereitzustellen, sondern auch Arbeitsabläufe zu optimieren und die Bedürfnisse der Gemeindeführung, der Organisation und der Mitarbeitenden zu berücksichtigen. KOMMUNALE FÜHRUNG & VERWALTUNG
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Die Anforderungen an Gemeinden wachsen: Digitalisierung, gesetzliche Neuerungen und steigende Erwartungen erfordern bestens geschulte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Gut ausgebildetes Personal hält nicht nur den Verwaltungsbetrieb am Laufen, sondern treibt Innovationen voran, gestaltet effiziente Prozesse und sorgt für bürgerfreundliche Lösungen. Investitionen in Weiterbildung zahlen sich aus. Wer sein Team regelmäßig schult, profitiert von optimierten Abläufen, schnelleren Entscheidungen und einem reibungslosen Verwaltungsalltag. Gemeinden bleiben leistungsfähiger und sind für zukünftige Herausforderungen bestens gerüstet. WEITERBILDUNG MIT KUFGEM Mit dem Weiterbildungsangebot von Kufgem haben Gemeinden Zugang zu einer breiten Palette an Schulungen, die speziell auf die Anforderungen in der Kommunalverwaltung zugeschnitten sind. Vom Rechnungsabschluss in k5 Finanzmanagement, Schulungen im GIS-Bereich bis hin zu innovativen Themen wie Künstlicher Intelligenz oder rechtlich relevanten DGSVO-Anforderungen. Darüber hinaus bietet die Kufgem Mediathek praxisnahe Inhalte – ideal für eine flexible Weiterbildung zwischen den Aufgaben des Arbeitsalltages. Live-Webinare ergänzen das Angebot und vermitteln Wissen, das direkt in der Praxis WEITERBILDUNG ALS STRATEGISCHER ERFOLGSFAKTOR Weiterbildung ist mehr als ein Angebot: Sie ist ein zentraler Baustein für moderne und leistungsfähige Gemeinden. Durch gezielte Fortbildung bleiben Teams handlungsfähig und gestalten Veränderungen aktiv mit. angewendet werden kann. Und wenn ein Webinar verpasst wird? Kein Problem: Webinare sind jederzeit abrufbar, damit Mitarbeitende von Gemeinden immer auf dem neuesten Stand bleiben. EINE INVESTITION, DIE SICH LOHNT Gemeinden, die auf Weiterbildung setzen, profitieren langfristig. Ein kompetentes Team steigert die Effizienz der Verwaltung, sichert eine hohe Dienstleistungsqualität und trägt aktiv zur Entwicklung der Gemeinde bei. Nutzen Sie daher die Schulungsangebote von Kufgem, um Ihre Gemeinde zukunftssicher zu gestalten. ZUR KUFGEM MEDIATHEK ZUR KURSANMELDUNG KOMMUNALE FÜHRUNG & VERWALTUNG ZUKUNFTSSICHER DURCH QUALIFIZIERTE MITARBEITENDE
NEUE TRANSPARENZ- PFLICHTEN FÜR GEMEINDEN DAS INFORMATIONSFREIHEITSGESETZ KOMMT: DAS IST WICHTIG ZU WISSEN Mit dem Inkrafttreten des Informationsfreiheitsgesetzes (IFG) per 1. September 2025 wird in Österreich das Amtsgeheimnis abgeschafft und durch ein Grundrecht auf Information ersetzt. Diese gesetzliche Neuerung bringt für Gemeinden weitreichende Verpflichtungen mit sich. 12
WAS GEMEINDEN BEACHTEN MÜSSEN Gemeinden mit mehr als 5.000 gemeldeten Personen sind künftig dazu verpflichtet, Informationen von allgemeinem Interesse proaktiv zu veröffentlichen. Kleinere Gemeinden sind hingegen nicht zur automatischen Veröffentlichung verpflichtet, müssen aber auf Nachfrage Auskunft erteilen. Anfragen müssen innerhalb von vier Wochen beantwortet werden. In Ausnahmefällen kann die Frist um weitere vier Wochen verlängert werden. Allerdings gibt es auch klare Grenzen der Auskunftspflicht: Informationen, die dem Datenschutz unterliegen oder wenn andere Geheimhaltungsgründe entgegenstehen, dürfen nicht ohne Weiteres veröffentlicht werden. Die gesetzlichen Rahmenbedingungen erfordern daher ein strukturiertes Vorgehen bei der Verwaltung und Bearbeitung von Informationen innerhalb der Gemeinde. IFG-PORTAL: DIGITALE UNTERSTÜTZUNG Um die Gemeinden bei der Erfüllung dieser neuen Pflichten bestmöglich zu unterstützen, bietet Kufgem in Partnerschaft mit IT-Kommunal das IFG-Portal an, eine webbasierte Lösung zur effizienten Verwaltung von Informationsanfragen und proaktiven Veröffentlichungen. Die Partnerschaft bringt zahlreiche Vorteile mit sich: Gemeinden profitieren von der gewohnten Kufgem-Qualität bei Schulungen und in der laufenden technischen Betreuung des IFG-Portals. Insbesondere für Gemeinden mit mehr als 5.000 gemeldeten Personen ist das IFG-Portal eine ideale Lösung, da es eine direkte Anbindung an data.gv.at bietet. Dadurch erfolgen die vorgeschriebene Übermittlung der Metadaten, die Hinterlegung der Dokumente in einer Cloud und die Verlinkung mit data.gv.at automatisch. Aber auch kleinere Gemeinden können durch die Nutzung des Portals ihre Arbeitsprozesse optimieren. Praktische Vorlagen, eine zentrale Ablage für häufige Bürgeranfragen und eine übersichtliche Verwaltung sorgen für eine effiziente Umsetzung der neuen gesetzlichen Anforderungen. VORTEILE IM ÜBERBLICK Das IFG-Portal wurde speziell für die Anforderungen von Städten und Gemeinden entwickelt. Durch eine einfache Benutzerführung und zahlreiche Automatisierungen reduziert es den administrativen Aufwand deutlich. Dank Single Sign-on können sich Mitarbeitende der Gemeinde direkt über das Stammportal ihres jeweiligen Bundeslandes (Kommunalnet Stammportal, Portal Tirol) anmelden, was die Handhabung vereinfacht. Ein zentrales Dashboard bietet eine umfassende Übersicht über alle offenen und abgeschlossenen Anfragen, sodass Bearbeitungsprozesse besser koordiniert werden können. KOSTENLOSE UNTERSTÜTZUNG UND LEITFÄDEN Für Gemeinden stellen unter anderem der Österreichische Gemeindebund und die Datenschutzbehörde hilfreiche Informationen und Werkzeuge zur Verfügung: Der Österreichische Gemeindebund bietet kostenlose Webinare, allgemeine rechtliche Beratung und Literatur zum IFG an. Interessierte finden weitere Informationen unter: ifg-gemeindeinfo.at Die Datenschutzbehörde stellt einen regelmäßig aktualisierten Leitfaden mit praxisnahen Beispielen zur Verfügung. Dieser ist unter folgendem Link abrufbar: dsb.gv.at SCHULUNG: WEBINAR ZUR NUTZUNG DES IFG-PORTALS Um Gemeinden den Einstieg in das IFG-Portal zu erleichtern, bietet Kufgem eigene Webinare und Schulungsvideos an. Die Termine für Webinare werden im Kufgem Kursportal bekanntgegeben: kurs.kufgem.at Für weitere Fragen oder individuelle Beratung steht Martin Schwaighofer aus dem Kufgem-Vertriebsteam jederzeit zur Verfügung. KOMMUNALE FÜHRUNG & VERWALTUNG
Die Täter agieren raffiniert und versenden E-Mails, die von echten Nachrichten kaum zu unterscheiden sind. Ein kurzer Moment der Unachtsamkeit oder eine vermeintlich harmlose Handlung wie das Anklicken eines Links können ausreichen, um erheblichen finanziellen und betrieblichen Schaden anzurichten. In Hagenbrunn wurden fast 300.000 Euro an Kriminelle überwiesen, in Weerberg wurden im Namen der Gemeinde gefälschte E-Mails versendet. Die Vorfälle zeigen, dass nicht nur technische Schwachstellen, sondern insbesondere menschliche Faktoren gezielt ausgenutzt werden. Kufgem hilft Gemeinden, sich gegen solche Angriffe zu wappnen. Mit Managed Services, Awareness-Schulungen und sicheren IT-Lösungen können Kommunen ihre Infrastruktur effektiv schützen und eine widerstandsfähige digitale Verwaltung aufbauen. MANAGED SERVICES: IT-SICHERHEIT AUS EXPERTENHAND Die Gewährleistung von IT-Sicherheit ist ein dauerhafter Prozess, der kontinuierliche Überwachung und Anpassung erfordert. Kufgem bietet umfassende Managed Services, 14 PHISHING & CO: WIE GEMEINDEN CYBERANGRIFFE VERHINDERN KÖNNEN Die digitale Bedrohung für Gemeinden ist realer denn je. Fälle wie die erfolgreichen Phishing-Angriffe auf die Gemeinden Hagenbrunn (NÖ) und Weerberg (T) zeigen, wie schnell und unbemerkt Cyberkriminelle zuschlagen. die Gemeinden vor Cyberangriffen schützen und die interne IT-Abteilung entlasten. Die eingesetzten Sicherheitsmaßnahmen sind proaktiv ausgelegt: Erkennt das System verdächtiges Verhalten oder eine Bedrohung bei einer Gemeinde, werden umgehend Maßnahmen ergriffen, um auch andere Gemeinden vor derselben Gefahr zu schützen. Um die IT-Sicherheit für alle zu erhöhen, wurde Anfang des Jahres der Standard-Endpointschutz ohne zusätzliche Kosten erweitert. Für Institutionen, die eine 24/7-Überwachung benötigen, stellt die Managed Detection and Response (MDR) Lösung von Sophos sicher, dass Angriffe nicht nur während regulärer Arbeitszeiten, sondern auch nachts, an Wochenenden und an Feiertagen erkannt, gestoppt und entfernt werden. MITARBEITENDE SENSIBILISIEREN – SICHERHEIT BEGINNT IM KOPF Technische Maßnahmen allein reichen nicht aus, um Cyberangriffe zu verhindern. Ein Großteil der digitalen Bedrohungen nutzt menschliche Fehler aus. Deshalb sind Schulungen und die Sensibilisierung von Mitarbeitenden äußerst wichtig. E-Mails sollten immer genau geprüft werS CHERE IT – EIN MUSS FÜR JEDE GEMEINDE
KOMMUNALE FÜHRUNG & VERWALTUNG den, bei Zweifeln hilft es, Rücksprache mit Kolleginnen und Kollegen oder der IT-Abteilung zu halten. Zudem sollten verdächtige Links oder Anhänge niemals leichtfertig geöffnet werden, da sie Schadsoftware enthalten können, die das gesamte System infiziert. Awareness-Schulungen zielen genau auf diese Punkte ab. RMM-SERVICE: IMMER AUF DEM NEUESTEN STAND Eine veraltete IT-Infrastruktur erleichtert Cyberkriminellen den Zugriff. Laut dem führenden Cybersecurity-Unternehmen Sophos (Ransomware-Report 2024, Sophos Ltd) sind ein Drittel der Angriffe auf vorhandene Schwach- stellen zurückzuführen. Hacker nutzen bekannte Sicherheitslücken in Software und Betriebssystemen, um sich Zugang zu Netzwerken zu verschaffen. Der Remote Monitoring and Management (RMM) Service von Kufgem stellt sicher, dass Systeme regelmäßig aktualisiert und Sicherheitsupdates zeitnah installiert werden. Zudem überwachen automatische Systeme alle Aktivitäten, erkennen ungewöhnliche Vorgänge und melden potenzielle Angriffe sofort, um frühzeitig Gegenmaßnahmen zu ergreifen. SICHERE E-MAIL-KOMMUNIKATION Gefälschte E-Mails stellen eine häufige Angriffsmethode dar, um Mitarbeitende zu täuschen und zum Öffnen schädlicher Links zu verleiten. Zum Schutz empfiehlt sich die automatische Signierung und Verschlüsselung mit einer modernen Technologie wie der von Kufgem angebotenen E-Mail-Verschlüsselung & Signatur. Diese Technologie sorgt neben der automatisierten Verschlüsselung dafür, dass nur autorisierte Empfängerinnen und Empfänger Zugriff auf die Nachrichteninhalte erhalten. Das Land Salzburg nutzt sie bereits erfolgreich für die sichere Kommunikation zwischen Gemeinden und Land. Auch für Kommunen ist diese Lösung eine wirksame Maßnahme, um Datenmissbrauch zu verhindern. NIS-GESETZ 2024: IT-SICHERHEIT ALS PFLICHTAUFGABE Das neue NIS-Gesetz 2024 betrifft Gemeinden in der öffentlichen Verwaltung nach derzeitigem Stand nicht direkt, aber möglicherweise indirekt: Betreibt eine Gemeinde kritische Infrastrukturen wie Trinkwasserversorgung, Abfallwirtschaft oder Energieversorgung, könnte sie von den Bestimmungen betroffen sein. Aber auch, wenn das Gesetz formell nicht auf eine Gemeinde zutrifft, sind die geforderten Sicherheitsstandards empfehlenswert. Zwei-Faktor-Authentifizierung, Reaktionspläne für Sicherheitsvorfälle, regelmäßige Sicherheitstests und eine strikte Verwaltung der Zugriffsrechte sind Maßnahmen, die in jeder digitalen Verwaltung sinnvoll sind. „CYBERANGRIFFE AUF GEMEINDEN SIND LÄNGST KEINE SELTENHEIT MEHR. EIN UMFASSENDER SCHUTZ ERFORDERT NICHT NUR MODERNE TECHNISCHE LÖSUNGEN, SONDERN AUCH GESCHULTE MITARBEITENDE, DIE BEDROHUNGEN FRÜHZEITIG ERKENNEN UND RICHTIG DARAUF REAGIEREN.“ Christian Steindl, IT-Sicherheitsexperte Kufgem SICHERHEITSTRAININGS GEWINNEN Wie sicher ist Ihre Gemeinde? Gewinnen Sie eines von fünf kostenlosen PhishingSimulationstrainings für Ihre Mitarbeitenden! Schreiben Sie einfach eine E-Mail mit Angabe Ihrer Gemeinde und Kontaktdaten an gewinnspiel@kufgem.at. Wir wünschen viel Glück!
GEMEINDEVERWALTUNG MIT BÜRGERINTEGRATION Die neue Plattform „Mein Amt“ erfüllt die Erwartungen von Gemeinden sowie Bürgerinnen und Bürgern an eine komfortable digitale Verwaltung. Kufgem begleitet damit Tiroler und Salzburger Gemeinden auf ihrem Weg in die digitale Zukunft. Mit Mein Amt können Bürgerinnen und Bürger den Gemeindebesuch bequem online erledigen. Ob Aktivierung der elektronischen Zustellung, Erteilung eines SEPA-Mandats, Akteneinsicht und Verfahrenskommunikation oder Online-Terminvereinbarung: Die Plattform schafft mehr Transparenz und Bürgernähe. DIGITALE LÖSUNGEN FÜR BÜRGER*INNEN UND GEMEINDEN Die digitale Plattform bringt nicht nur Vorteile für die Bürgerinnen und Bürger, sondern auch für die Gemeinden selbst: • Standardisierte Abläufe reduzieren den Verwaltungsaufwand. • Exzellenter Bürgerservice bei gleichzeitiger Entlastung der Mitarbeitenden. • Schnellere Bearbeitungszeiten ermöglichen eine effizientere Verwaltung. EFFIZIENTE ABLÄUFE DURCH NAHTLOSE INTEGRATION Ein herausragendes Merkmal von Mein Amt ist die Integration in bestehende kommunale Lösungen wie k5|Next und GEM2GO. So werden Daten zentral verwaltet und in Echtzeit synchronisiert – inklusive Registerabgleich mit dem ZMR und UR. Die Anmeldung mittels ID Austria sorgt für eine sichere und eindeutige Identifikation der Nutzerinnen und Nutzer. KUFGEM IST IHR DIGITALISIERUNGSPARTNER Die Digitalisierung der kommunalen Verwaltung ist weit mehr als die Einführung einer Softwarelösung. Mit k5|Next und Mein Amt verfolgt Kufgem einen ganzheitlichen Ansatz und begleitet Gemeinden umfassend auf diesem Weg. Ziel ist es, nicht nur digitale Lösungen bereitzustellen, sondern auch Arbeitsabläufe nachhaltig zu optimieren und die Bedürfnisse der Gemeindeführung zu berücksichtigen. Mit ONLINEBÜRGERSERVICE MIT MEIN AMT Behördengänge können Bürger*innen zukünftig bequem online erledigen: ein weiterer Schritt zu mehr Effizienz in der Gemeindeverwaltung. 16
MEIN AMT IM ÜBERBLICK Mit „Mein Amt“ sparen Bürgerinnen und Bürger Zeit und Gemeinden Verwaltungskosten: • KONTAKTDATEN IMMER AKTUELL: Bürgerinnen und Bürger halten ihre persönlichen Daten selbst auf dem neuesten Stand – mit automatischem Registerabgleich und Synchronisierung in allen k5 Anwendungen. • BANKVERBINDUNGEN EINFACH VERWALTEN: Bürgerinnen und Bürger können ihre Kontodaten bequem online aktualisieren. • ANTRÄGE IM BLICK: Übersicht über Vorgänge wie Bauverfahren. • FINANZEN TRANSPARENT EINSEHEN: Kontobewegungen, Zahlungen und Buchungen mit der Gemeinde an einem Ort. • TERMINE UNKOMPLIZIERT VEREINBAREN: Vorgegebene Buchungsslots für Sprech- stunden und Beratungen in der Gemeinde. • GEMEINDESENDUNGEN SICHER ABRUFBAR: Alle Sendungen über die Duale Zustellung sind jederzeit einsehbar. • WASSERZÄHLERSTAND ONLINE ERFASSEN: Bequeme Eingabe und Verwaltung direkt über Mein Amt. • NAHTLOSE INTEGRATION IN GEM2GO: Verbunden mit der digitalen Gemeinde- plattform für umfassenden Service. „Mein Amt“ integrieren Gemeinden ihre Bürgerinnen und Bürger in eine moderne Verwaltung und können diese zukunftssicher gestalten. Dies schafft nicht nur eine Entlastung für die Gemeindemitarbeitenden, sondern einen echten Mehrwert für die Bevölkerung. Kufgem unterstützt die Gemeinden aktiv: Von der Entwicklung der Lösung bis zur effizienten Umsetzung in den Arbeitsalltag. Gemeinden finden Informationen über Mein Amt als Teil der k5|Next Lösung unter https://www.k5next.at/mein-amt/. DIGITAL & EFFIZIENT IN DER GEMEINDEPRAXIS Online-Bürgerservice deiner Gemeinde mit Wau-Effekt! Hundeabgabe für Bello schon überwiesen? Mit Mein Amt behalte ich die Übersicht über alle Zahlungen an die Gemeinde. Jetzt einloggen auf meinamt.at Mein Amt auch direkt in GEM2GO nutzen WERBUNG FÜR MEIN AMT Kufgem unterstützt die Gemeinden auch mit intensiven Werbemaßnahmen: Es wird ein Komplettpaket mit Drucksorten und digitalen Inhalten zur Verfügung gestellt. Beispielsweise dieses Inserat zur Einbindung in die Gemeindezeitung.
18 ORTSUNABHÄNGIG AUF DOKUMENTE ZUGREIFEN UND DIESE FREIGEBEN DOKUMENTENMANAGEMENT JETZT AUCH M BIL Die Digitalisierung der Verwaltung schreitet voran und Gemeinden profitieren davon in vielerlei Hinsicht. Mit der neuen mobilen Nutzungsmöglichkeit von k5 DMS wird das Arbeiten jetzt noch flexibler: Dokumente lassen sich von überall abrufen, bearbeiten und freigeben. Besonders hilfreich ist das für Bürgermeisterinnen und Bürgermeister sowie Amtsleitungen, die viel unterwegs sind.
DAS HERZSTÜCK DES DIGITALEN GEMEINDEMANAGEMENTS Die Vorteile von k5 DMS auf einen Blick: • ZENTRALE STRUKTURIERTE ABLAGE: Alle Dokumente sind digital und schnell auffindbar. • MEDIENBRUCHFREIE PROZESSE: Keine Übergänge zwischen Papier und digitalen Formaten. • AUTOMATISIERUNG VON ABLÄUFEN: Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse, z. B. in der Buchhaltung. • INTEGRATION IN DER K5 WELT: k5 DMS ist die Drehscheibe der k5 Gemeindelösungen. • BÜRGERNAHE VERWALTUNG: Durch die Anbindung an GEM2GO und an Mein Amt profitieren die Bürgerinnen und Bürger sowie Gemeindemitarbeit- ende gleichermaßen. DIGITAL & EFFIZIENT IN DER GEMEINDEPRAXIS RECHNUNG FREIGEBEN – AUCH UNTERWEGS Ein besonders praktischer Anwendungsfall für die ortsunabhängige Nutzung von k5 DMS ist die mobile Rechnungsfreigabe. Führungskräfte können Rechnungen jetzt überall freigeben oder bearbeiten – ganz einfach und sicher per Smartphone oder Tablet. Das spart Zeit und vermeidet Verzögerungen im Verwaltungsprozess. DOKUMENTE BEARBEITEN UND GENEHMIGEN Neben der Rechnungsfreigabe können auch weitere Dokumente mobil bearbeitet und genehmigt werden. Der Zugriff auf k5 DMS erfolgt über den sicheren Microsoft Application Proxy, sodass die Daten jederzeit geschützt bleiben. Der Login muss mittels Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) bestätigt werden. Für die erstmalige Einrichtung des mobilen Zugriffs sind wenige technische Einstellungen notwendig, die Kufgem gerne für die Gemeinde vornimmt. EFFIZIENTE NUTZUNG VON K5 DMS Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) sorgt für eine zentrale digitale Ablage aller relevanten Dokumente. Es ersetzt das traditionelle Papierarchiv und ermöglicht einen strukturierten Zugriff auf Akten und Informationen. Der elektronische Akt, ein digitales Pendant zur physischen Aktenführung, sorgt dabei für Transparenz und Nachvollziehbarkeit. k5 DMS kombiniert beide Funktionen: Es ist die zentrale Plattform für alle Dokumente und Akten in der Gemeindeverwaltung. Damit k5 DMS effizient genutzt werden kann, braucht es aber nicht nur die richtige Software, sondern auch klar definierte Prozesse und eine durchdachte Organisation. DIGITALE VERWALTUNG BRAUCHT ORDNUNG Eine gut durchdachte Dokumentenstruktur ist ein weiterer entscheidender Faktor. Gemeinden, die auf eine aufgeräumte digitale Ablage setzen, profitieren von reibungslosen Abläufen, einer besseren Zusammenarbeit und transparenter Nachvollziehbarkeit.
Die Anforderungen an das kommunale Finanzmanagement entwickeln sich stetig weiter – und Kufgem entwickelt mit. Neue Funktionen in k5 Finanzmanagement verbinden Effizienz mit maximaler Kontrolle und Transparenz. Automatisierte Prozesse, zentrale Steuerung und innovative Schnittstellen entlasten die Verwaltung nachhaltig – bei gleich bleibender Kontrolle durch die Buchhalterinnen und Buchhalter. Die praxisnahen Neuerungen sind für jede Gemeindegröße geeignet und zukunftssicher. So wird der Arbeitsalltag vereinfacht, Kosten werden gesenkt und Prozesse sicherer. KONTOAUSZUG AUTOMATISCH VERBUCHEN Das Handling von Kontoauszügen wird einfacher und effizienter: Ein neuer Bereich in der Software bereitet Kontoauszüge automatisiert auf – ohne zusätzliche Bankgebühren für CAMT.054-Formate. Das spart Zeit und Kosten. Alle Auszüge sind zentral abgelegt und direkt im Programm bearbeitbar. Offene Buchungen lassen sich gezielt zuweisen und mit Berechtigungen verbuchen – stets mit Kontrolle durch die Buchhaltung. Die Integration in k5 DMS erhöht die Nachvollziehbarkeit und erleichtert Prüfungen sowie Finanzausschusssitzungen. Die Funktion bietet passende Lösungen für kleine und große Finanzabteilungen. 20 GANZHEITLICHER BESTELLWORKFLOW MIT E-RECHNUNG Die neue e-Rechnungsfunktion optimiert das Bestellwesen: Elektronische Rechnungen können auf drei Wegen erfasst und weitgehend automatisiert verarbeitet werden – inklusive automatischer Kontierung durch Lieferanten oder Vorlagen. Dank integrierter Bestellbuchhaltung entsteht ein effizienter Prozess: Bestellung erfassen, Bestellnummer generieren, Rechnung stellen – alles automatisch verknüpft. Die Einbindung in k5 DMS ermöglicht zudem einen vollständigen Freigabeprozess – für eine transparente und sichere Rechnungsverarbeitung. AUTOMATISIERTE BANKENANBINDUNG Die neue Bankenanbindung verbessert die Zahlungsabwicklung: Kontoauszüge und Abbuchungsaufträge können automatisiert verarbeitet werden – ohne manuelle Dateiübertragung. Das erhöht die Sicherheit und verhindert nachträgliche Änderungen. Ein Plus: Die „dislozierte Zeichnung“ erlaubt der Buchhaltung, Zahlungen direkt in k5 Finanzmanagement freizugeben – ohne Login ins Bankprogramm. Das spart Zeit und minimiert Fehler. Mit diesen Neuerungen bleibt k5 Finanzmanagement der Standard im kommunalen Bereich: Automatisierung, Effizienz und bewährte Kontrolle – für eine moderne, digitale Verwaltung. AUTOMATISIERTE PROZESSE ERLEICHTERN BUCHHALTUNG UND ZAHLUNGSABWICKLUNG NEUE FUNKTIONEN IN k5 FINANZMANAGEMENT
DIGITAL & EFFIZIENT IN DER GEMEINDEPRAXIS Kufgem realisiert seit über einem Jahrzehnt leistungs- fähige Telefonanlagen auf Basis der innovaphone-Plattform – sowohl für Unternehmen als auch für über 300 Gemeinden mit mehr als 5.000 eingesetzten Geräten. Telefonie-Expertin Birgit Mentler und Experte Peter Zadrazil kennen die Vorteile aus erster Hand und beraten Gemeinden hinsichtlich mehr Effizienz: „Unsere Lösungen sind modern und intuitiv – immer mit dem Ziel, die tägliche Arbeit zu erleichtern und Kosten zu senken.“ GUTE BERATUNG ZAHLT SICH AUS Digitale Telefonie ist heute weit mehr als nur Sprachübertragung. Sie steht für hohe Konnektivität, die Inte- gration mobiler Endgeräte und viele hilfreiche Zusatzfunktionen, die die tägliche Kommunikation in und mit der Gemeinde verbessern. Die Nutzung mehrerer Standorte wie Gemeindeamt, Kindergärten oder Bauhöfe mit einer VoIP-Telefonanlage senkt aktiv die Kosten für Telefonie. Hier lassen sich durch gezielte Optimierungen bestehende Telefonie-Verträge deutlich kostengünstiger gestalten – etwa durch den Wegfall von Grundgebühren oder überflüssiger Anschlüsse. Gemeinsam mit unseren Kundinnen und Kunden wurden bereits zahlreiche Projekte erfolgreich umgesetzt, die spürbare Einsparungen und nachhaltige VOIP-TELEFONIE SENKT KOSTEN UND ERHÖHT DIE EFFIZIENZ WENN DER GELDBEUTEL KLINGELT Modernisierungen in der Kommunikationsinfrastruktur ermöglicht haben. VORTEILE FÜR DIE GEMEINDEKOMMUNIKATION: • Standort- und providerunabhängige Lösung • Nahtlose Integration von Außenstellen wie Büros, Bauhöfen oder Kindergärten • Intuitive Benutzeroberfläche für einfache Bedienung • Handyintegration: private Smartphones als Firmentelefon nutzen • Im Homeoffice mit voller Funktionalität wie im Gemeindeamt • Anrufanzeige der Gemeinderufnummer – auch bei Rückrufen von unterwegs • Voller Zugriff auf Telefonbücher, Kontakte und Exchange- Integration Jetzt auf www.kufgem.at/telefonie informieren oder gleich Beratungstermin vereinbaren: Telefonisch unter 05372 6902 oder direkt bei Peter Zadrazil. Peter Zadrazil und Birgit Mentler sorgen für beste Beratung und unterstützen Gemeinden dabei, ihre Kosten für Telefonie zu optimieren. Eine moderne Voice-over-IP (VoIP) Telefonanlage spart nicht nur Kosten, sondern verbessert die gesamte Kommunikationsinfrastruktur in Gemeinden spürbar. Durch die Vernetzung mehrerer Standorte und die Prüfung bestehender Telefonie-Verträge amortisieren sich notwendige Modernisierungen häufig schon nach kurzer Zeit.
Die Gemeinden Prutz, Ried im Oberinntal, Tösens, Kauns und Faggen aus der Region Zweidrittelgericht im Tiroler Oberland setzen auf Kooperation in der Verwaltung: 2024 wurde das regionale Bauamt zur gemeinsamen Baurechtsverwaltung mit Sitz im Gemeindeamt Prutz eingerichtet. Unter der Leitung von Christian Ott sorgt es für eine zentrale Abwicklung von Bauverfahren, unterstützt durch maßgeschneiderte Softwarelösungen von Kufgem. OPTIMIERTE BAURECHTSVERWALTUNG FÜNF GEMEINDEN, EIN REGIONALES BAUAMT 22
signieren, das regionale Bauamt übernimmt anschließend die finale Zustellung an alle Beteiligten. GEMEINSAM GEHT VIELES LEICHTER Das Erfolgsmodell der Baurechtsverwaltung Zweidrittelgericht im Tiroler Oberland zeigt, dass clevere Gemeindekooperationen Abläufe optimieren und Ressourcen sparen. Maßgeblich für eine erfolgreiche Umsetzung sind dabei die Expertise der Beteiligten und der gezielte Einsatz digitaler Lösungen von Kufgem. Haben Sie Fragen? Unser Experte Daniel Maurer hilft Ihnen gerne weiter. Senden Sie einfach eine E-Mail an maurer@kufgem.at oder rufen Sie an: 05372 6902. GEMEINDEN PRUTZ, RIED IM OBERINNTAL, TÖSENS, KAUNS UND FAGGEN Einwohner*innen: 4.886 Produkt: k5 Verfahren Fazit: Kostensenkung und effizientere Abläufe durch gemeinsame Bauamtsverwaltung TIROL RIED IM OBERINNTAL PRUTZ KAUNS FAGGEN TÖSENS AUF EINEN BLICK • GEMEINSAMES BAUAMT: fünf Gemeinden, eine zentrale Verwaltung • DIGITALE EINREICHUNG: Online-Übermittlung von Unterlagen • AUTOMATISIERTE PROZESSE: Grundbuch, Melderegister, k5 DMS • EFFIZIENZ & EINSPARUNGEN: weniger Aufwand, Zeit- und Kostenersparnis • KUFGEM-EXPERTISE: mit maßgeschneiderten Softwarelösungen UNSER TIPP FÜR MEHR EFFIZIENZ Egal ob Feuerbeschau oder Infrastrukturbereitstellungsbeitrag: Dank der Serienbrieffunktion in k5 DMS versenden Sie auch in k5 Verfahren mit wenigen Klicks Ladungen, Infoschreiben bzw. Formulare für die Selbsterklärung mit Ihren hinterlegten Werten. Das ermöglicht ein perfektes Zusammenspiel von k5 Verfahren, k5 DMS und der Dualen Zustellung. Gerne bieten wir Ihnen diese Lösung an. Das k5 Verfahren-Team freut sich auf Ihre Ticket- anfrage. VORTEILE FÜR BÜRGER*INNEN UND VERWALTUNG Seit Juli 2024 können Bauwerberinnen und Bauwerber in den fünf Gemeinden ihre Verfahrensunterlagen laut Tiroler Bauordnung (TBO) vollständig digital einreichen. Das gemeinsame regionale Bauamt im Gemeindeamt Prutz ist Ansprechpartner für alle Bauwerberinnen und Bauwerber und übernimmt die komplette Bearbeitung und Abhandlung. „Das entlastet die Mitarbeitenden in den einzelnen Gemeindeämtern, standardisiert die Verfahren und steigert zusätzlich die Rechtssicherheit in der Abwicklung“, betont Matthias Schranz, Bürgermeister der Gemeinde Kauns. SMARTE PROZESSE DURCH DIGITALE SCHNITTSTELLEN Die in der Baurechtsverwaltung angelegten Verfahren greifen auf moderne Schnittstellen und Register zurück. Etwa für: • tagesaktuelle Grundbuchabfragen • den automatischen Abgleich mit dem Zentralen Melderegister • den Einsatz von k5 DMS, digitaler Signatur & dualer Zustellung „Durch digitale Prozesse sparen wir Zeit, reduzieren den Papieraufwand und erleichtern den Arbeitsalltag. Die digitalen Bauakten sind für die Standortgemeinden stets zugänglich und aktuell“, erklärt Ott. Bürgermeisterinnen und Bürgermeister können Dokumente einfach digital ERFOLGSGESCHICHTEN
24 WIE ST. JOHANN IN TIROL ZUR VORZEIGEGEMEINDE WURDE DI ITALISIERUNG MIT MEHRWERT Peter Reiter (Tiefbauamt), Therese Altersberger (HR/Personal), Stefan Brandtner (IT) und Martin Reisinger (Finanzverwaltung) engagieren sich als Innovationsteam in der Marktgemeinde St. Johann in Tirol.
St. Johann in Tirol zeigt eindrucksvoll, wie moderne IT-Lösungen den Arbeitsalltag in Gemeinden bürgernah und effizienter machen können. Die Gemeinde setzt auf smarte Technologien, klare Prozesse und interdisziplinäre Teams – mit beeindruckenden Ergebnissen. Mehrere unterschiedliche Projekte sorgen in St. Johann in Tirol dafür, dass Aufgaben in der Gemeinde effizienter abgewickelt werden. Ein Beispiel: Im Tiefbauamt wird vollständig papierlos gearbeitet. Sämtliche Akten, Pläne und Vorgänge werden digital über Tablets, Notebooks oder Smartphones abgewickelt – ohne Ausnahme! Die Effizienzsteigerung ist enorm. Früher musste für die Suche einer Bauakte oft eine Stunde aufgewendet werden, jetzt sind die Daten in Sekundenschnelle gefunden. Laut Stefan Brandtner, dem IT-Verantwortlichen der Marktgemeinde St. Johann in Tirol, wären heute ohne Digitalisierung zwei bis drei zusätzliche Mitarbeitende notwendig. INTERDISZIPLINÄRE ORGANISATION Auch strukturell geht St. Johann neue Wege. In sieben abteilungsübergreifenden Projektteams – etwa für Innovation, Digitalisierung, GIS oder Infrastruktur – werden Ideen entwickelt und umgesetzt. „Unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern macht es Spaß, in Teams zu arbeiten und innovative Projekte umzusetzen. So können wir Abläufe vereinfachen und dadurch Zeit für anderes gewinnen“, berichtet Brandtner. MEHRWERT FÜR DIE BÜRGER*INNEN Die neue St. Johann Card, die ab Mai 2025 verfügbar ist, markiert einen Meilenstein im digitalen Bürgerservice. Die Karte bietet nicht nur kostenlosen Zugang zur Bibliothek, sondern auch aufbuchbare Leistungen wie Bergbahntickets oder die Schwimmbad-Saisonkarte. Ab Herbst soll die Karte digital am Handy aufrufbar sein. Somit können Leistungen sogar von zu Hause aus zugebucht werden. Auch die Bürgerservice-Lösung Mein Amt von k5|Next wird eingeführt und vernetzt die Gemeinde noch besser mit ihren Einwohnerinnen und Einwohnern. Weitere Projekte wie ein intelligentes Verkehrsmonitoring mittels KI, konsequent digitalisierte Online-Formulare, der Einsatz von k5|Next oder ein öffentlich einsehbares Energiemonitoring zeigen: Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern ein Werkzeug zur Steigerung der Bürgernähe und Kostenersparnis. SIE WOLLEN WEITERE EINBLICKE IN DIE MASSNAHMEN DER MARKTGEMEINDE ST. JOHANN ZUR EFFIZIENZSTEIGERUNG ERHALTEN? Auf der Website der Gemeinde finden Sie Details zu den Projekten: www.st.johann.tirol/innovation/. Außerdem ist ein Vertreter der Gemeinde beim Kufgem Kundentreffen am 16. und 18. September 2025 zu Gast und berichtet live über die Projekte. MARKTGEMEINDE ST. JOHANN IN TIROL Einwohner*innen: 9.870 Produkt: Digitalisierung & Prozessoptimierung Fazit: Moderne IT-Lösungen für den effizienten & bürgernahen Arbeitsalltag in Gemeinden TIROL ST. JOHANN IN TIROL ERFOLGSGESCHICHTEN Hier geht es zur Website.
KI-LÖSUNG SPEECHMIND SORGT FÜR ZEITERSPARNIS AUTOMATISIERTE SITZUNGSPROTOKOLLE Sitzungsprotokolle sind wichtig, aber zeitaufwendig. Die KI-Lösung SpeechMind bietet Gemeinden eine innovative Möglichkeit, Protokolle effizienter und gesetzeskonform zu erstellen. 26
Die Dokumentation von Sitzungen ist eine zeitaufwendige, aber wesentliche Aufgabe der Gemeinden. Neben der genauen Erfassung der Beschlüsse und Diskussionen stehen die Kommunen zunehmend unter Druck: Sie müssen Protokolle nicht nur effizient, sondern auch gesetzeskonform erstellen. Insbesondere das neue Informationsfreiheitsgesetz (IFG), das ab September 2025 in Kraft tritt, stellt erhöhte Anforderungen an die Bereitstellung von Sitzungsunterlagen. Gleichzeitig fehlen in vielen Gemeinden die personellen Kapazitäten, um diesen zusätzlichen Aufwand zu bewältigen. Hier setzt SpeechMind an: Mit einer innovativen KI-basierten Lösung ermöglicht die Software eine weitgehende Automatisierung der Protokollierung und sorgt für eine deutliche Zeitersparnis in der Verwaltung. EFFIZIENTE PROTOKOLLIERUNG SpeechMind nutzt künstliche Intelligenz, um aufgezeichnete Sitzungen in Audio- oder Videoformat automatisch zu transkribieren und daraus strukturierte Protokolle zu erstellen. Die Software erkennt verschiedene Sprecherinnen und Sprecher, filtert irrelevante Passagen heraus und erstellt ein gut strukturiertes Protokoll. Dank hochpräziser Spracherkennung arbeitet SpeechMind auch bei Dialekten oder schwankender Aufnahmequalität zuverlässig. Die Protokolle können mittels Assistenten auf der selbsterklärenden Plattform individuell angepasst und als Wort-, Ergebnis- oder Verlaufsprotokoll DSGVO-konform gespeichert werden. Ein sprachgesteuerter Chatbot unterstützt bei der Analyse und Auswertung. Das spart Zeit und erleichtert die Arbeit der Mitarbeitenden der Gemeinde erheblich. Zudem kann SpeechMind zukünftig per Schnittstelle in bestehende Sitzungsdienste integriert werden. MÖCHTEN SIE MEHR ÜBER SPEECHMIND ERFAHREN? Für eine individuelle Beratung steht Ihnen Christian Kronthaler gerne zur Verfügung. christian.kronthaler@kufgem.at ERFOLGREICH IM EINSATZ Die Gemeinde Seekirchen am Wallersee setzt SpeechMind schon erfolgreich ein und spart dabei über 50 Prozent der Zeit pro Niederschrift. Die automatische Transkription reduziert den Erstellungsaufwand von vier auf zwei Stunden pro Sitzung. Trotz unterschiedlicher Sprecherinnen und Sprecher sowie Dialekte liefert die KI präzise Ergebnisse. SEEKIRCHEN AM WALLERSEE Einwohner*innen: 11504 Produkt: SpeechMind Fazit: KI-gestützte Protokolle entlasten Gemeinden und sorgen für eine effiziente und gesetzeskonforme Dokumentation. SALZBURG SEEKIRCHEN AM WALLERSEE „MIT SPEECHMIND SPAREN WIR WERTVOLLE ZEIT IN DER VERWALTUNG UND KÖNNEN UNS AUF DAS WESENTLICHE KONZENTRIEREN. DIE SOFTWARE LIEFERT VERLÄSSLICHE ERGEBNISSE UND ERLEICHTERT UNS DIE ARBEIT ENORM.” Helga Odehnal, Gemeinde Seekirchen am Wallersee ERFOLGSGESCHICHTEN
GEM2GO COPILOT SORGT FÜR MEHR BÜRGERNÄHE & ENTLASTUNG VIRTUELLE UNTERSTÜTZUNG Der Chatbot ist erster Ansprechpartner für Besucherinnen und Besucher der Gemeindewebsite. 28
NEUES FEATURE: GEM2GO COPILOT KI-Tools wie der praktische GEM2GO Copilot helfen dabei, den Verwaltungsalltag effizienter zu gestalten. Für Gemeindewebsites, die GEM2GO APP oder den GEM2GO KIOSK erstellt er ausformulierte, grammatikalisch richtige und gut strukturierte Texte und sucht auf Wunsch passende lizenzfreie Bilder dazu. Ganz ohne menschliche Hilfe funktioniert es aber weiterhin nicht: Zum einen muss die KI mit Informationen gefüttert werden, zum anderen braucht es Redakteurinnen und Redakteure, die die Texte bei Bedarf bearbeiten und freigeben. Für die Mitarbeitenden fällt aber zeitraubende Kleinarbeit weg, sodass sie wieder mehr Zeit für das Wesentliche haben. CHATBOT AUF DER GEMEINDEWEBSITE Als erste Anlaufstelle für Besucherinnen und Besucher der Gemeindewebsite kann in Zukunft der neue Chatbot als Teil des GEM2GO Copiloten eingesetzt werden. Die virtuelle Auskunft beantwortet Fragen oder sucht nach relevanten Inhalten zu Stichworten, auch am Wochenende oder spät abends. Ein „Dokumentenerklärer“ hilft zudem, schwierige Verwaltungstexte in Einfache Sprache oder eine von 19 verfügbaren Fremdsprachen zu übersetzen. DATENSCHUTZ GEWÄHRLEISTET Bei der Eigenentwicklung des GEM2GO Copiloten durch die RIS GmbH wurde besonderer Wert auf Datenschutz gelegt. Alle verwendeten Server stehen in Europa. Schließlich greift die künstliche Intelligenz auf wichtige Informationen der Gemeinde zu. Künstliche Intelligenz hat großes Potenzial. In Gemeinden kann sie dazu beitragen, die Verwaltung demokratischer und näher an den Bürgerinnen und Bürgern zu gestalten. So auch in Lamprechtshausen: Die Gemeinde nutzt GEM2GO Copilot und profitiert von den innovativen Funktionen. LAMPRECHTSHAUSEN: Einwohner*innen: 4.432 Produkt: GEM2GO Copilot Fazit: Moderne KI-Tools sorgen für mehr Bürgernähe und Entlastung der Mitarbeitenden von Gemeinden. SALZBURG LAMPRECHTSHAUSEN PRAKTISCHES WERKZEUG FÜR LAMPRECHTSHAUSEN GEM2GO Copilot wurde im vergangenen Jahr intensiv von Pilotgemeinden getestet und ist seit Dezember letzten Jahres regulär erhältlich. Knapp zwei Dutzend Gemeinden setzen das KI-Tool bereits ein. Eine davon ist Lamprechtshausen im Salzburger Flachgau. „Es ist eine echte Entlastung für uns“, sagt Bürgermeisterin Andrea Pabinger. „Die KI spart uns enorm viel Zeit, wenn es darum geht, Newstexte zu schreiben oder Fotos zu suchen.“ Auch als digitale Auskunft für die Bevölkerung hat sich der Chatbot bereits bewährt. Andrea Pabinger, Bürgermeisterin von Lamprechtshausen, freut sich über die nützlichen Funktionen des GEM2GO Copiloten. ERFOLGSGESCHICHTEN
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