Umlaufbeschluss kann mit SessionNet im Zuge einer Online-Abstimmung in wenigen Minuten durchgeführt werden. VON DER TESTPHASE ZUM LIVE-BETRIEB In einer mehrwöchigen Testphase wurden die Anforderungen der Raiffeisenbank Kitzbühel – St. Johann in Session umgesetzt, Prozesse angepasst und optimiert. Der Echtbetrieb wurde in einem ersten Schritt für das Beschlussverfahren des Vorstands gestartet. Danach wurde der Session-Betrieb auf den Aufsichtsrat und die Ausschüsse ausgeweitet. Ein Review nach einem Jahr Session-Anwendung lieferte schließlich ein äußerst zufriedenstellendes Ergebnis. ERFOLGREICHE ZUSAMMENARBEIT Die reibungslose Projektabwicklung wurde nicht zuletzt durch die gute Zusammenarbeit der beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ermöglicht. „Kufgem haben wir als ungemein angenehmen, kompetenten und verlässlichen Partner wahrgenommen. Christian Kronthaler und Jürgen Weidner begleiteten uns von der Planung bis zur Einbindung von Session in unser Bank-System. Sie behielten den Überblick über das Projekt, waren stets erreichbar und arbeiteten lösungsorientiert. Sie waren immer bemüht, das Beste für uns herauszuholen und das trotz der hohen technischen Anforderungen, die unsere Organisation an das Projekt gestellt hat. Auch im Echtbetrieb stehen sie uns bei Fragen mit Rat und Tat zur Seite“, freut sich Patricia Exenberger, Vorstandsassistentin bei der Raiffeisenbank Kitzbühel – St. Johann. Die Sitzungsplanung, das Erstellen von Unterlagen, die Protokollierung, das Controlling der Beschlussumsetzung, das Reporting und das Verwalten von Berichten und Beschlüssen – all das wurde in der Vergangenheit bei der Raiffeisenbank Kitzbühel – St. Johann mit unterschiedlichen Einzelanwendungen erledigt. Lange Bearbeitungszeiten, hoher personeller Aufwand sowie Fehleranfälligkeit waren die Folgen. ABLÄUFE: OPTIMIERT UND TRANSPARENT In Session fand man das ideale Werkzeug, um das Sitzungsmanagement nachhaltig zu verbessern. Der Fokus lag insbesondere auf der Vereinfachung der Abläufe und der Optimierung des Beschlusscontrollings. „Die Lösung fügt sich perfekt in unsere Systemlandschaft ein und unterstützt unsere Tätigkeiten hervorragend: Die Gremienarbeit wird in einer zentralen Datenbank erledigt, Berichte und Anträge können direkt von den Zuständigen im System erfasst werden und müssen nicht mehr per E-Mail beim Vorstand eingereicht werden. Die Automatisierung von Vorlagen erspart uns zusätzlich viel Zeit, außerdem sind alle Prozess-Schritte übersichtlich und transparent abgebildet“, lobt Markus Trixl, Verantwortlicher für Datenmanagement und Prozesse bei der Raiffeisenbank Kitzbühel – St. Johann, die Vorzüge von Session. Weitere wichtige Punkte waren die Revisionssicherheit von Unterlagen und ein einfacher Austausch mit den Funktionären. Mit wenigen Klicks ist es möglich, Dokumente an ausgewählte Funktionäre (z. B. Staatskommissäre) in einer sicheren Umgebung zur Verfügung zu stellen. Auch der SESSION SITZUNGSMANAGEMENT IM BANKENWESEN Dass Session Sitzungsmanagement wertvolle Dienste für die Gremienarbeit von Gemeinden leistet, zeigen schon viele erfolgreiche Umsetzungen. Doch auch in nicht kommunalen Organisationen bringt die Lösung das Sitzungswesen auf ein neues Level – so zum Beispiel bei der Raiffeisenbank Kitzbühel – St. Johann. GREMIENARBEIT AM PULS DER ZEIT Markus Trixl, Verantwortlicher für Datenmanagement und Prozesse bei der Raiffeisenbank Kitzbühel – St. Johann. Patricia Exenberger, Vorstandsassistentin bei der Raiffeisenbank Kitzbühel – St. Johann. 42 DIGITAL BUSINESS
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