Kufgem Journal Nr. 15 | September 2016

42 I n den verschiedenen Gemeindeeinrichtun- gen gibt es viel zu erledigen: egal ob eine Steckdose oder Lampe defekt ist, irgendwo eine Tür klemmt, die Grünanlage zu pflegen ist oder die Heizung nicht richtig funktioniert. Die verschiedensten Aufgaben zu koordinie- ren ist eine Herausforderung, die erst einmal gemeistert werden muss. Den Status dazu im Auge zu behalten, ist fast ein Ding der Un- möglichkeit. Genau dieses Problem hatte die Gemeinde Anif zu meistern, Kufgem konnte vor einigen Monaten mit AIO.smartwork eine praktische Lösung liefern. „Unsere Außenstellen wie Kindergarten, Hort, Volksschule, Seniorenheim etc. haben uns bisher immer angerufen oder eine E-Mail geschickt, wenn etwas zu erledigen war“, er- zählt Siegfried Seigmann, EDV-Verantwortli- cher der Gemeinde Anif. „Wir haben das dann unseren Bauhofmitarbeitern weitergegeben. Ob und wann das Ganze dann erledigt wurde, war kaum nachvollziehbar.“ Anifs Bürgermeisterin Gabriella Gehma- cher-Leitner ergänzt: „Mit AIO.smartwork werden alle offenen Anforderungen, struktu- riert nach Bereichen, erfasst und den Mitar- beitern übergeben. Diese werden zudem per SMS über die neue Aufgabe informiert.“ In der Verwaltung und im Bauhof kann somit immer der aktuelle Status nachvollzogen werden, zudem ist eine Historie über den bisherigen Verlauf bzw. die Erledigung ersichtlich. „Und auch Aussagen, dass man dies oder das schon oft gesagt habe, es aber nichts passiert sei, hat sich mit AIO erledigt“, schmunzelt Sieg- fried Seigmann. Zudem wird von der Gemeinde auch noch die Projekt- und Aufgabenverwaltung genutzt, mit der sowohl wiederkehrende Aufgaben, als auch einzelne Projekte, sauber abgebildet werden können. Siegfried Seigmann erklärt: „Das ist zum Beispiel für die Jahresrechnung interessant, weil hier je- des Jahr die gleichen Arbeiten zu erledigen sind. So wird nichts verges- sen.“ Auch für die im Rahmen des e5-Energieeffizienzprogrammes erforder- lichen Verbrauchsstatistiken wird AIO mittlerweile erfolgreich einge- setzt. Sämtliche Gas- und Stromzähler im Gemeindeamt und den Au- ßenstellen wurden in Google Docs erstellt und im AIO.iCenter verknüpft. „Die Zählerstände werden bei der Ablesung über Tablets direkt erfasst und in der Gemeinde haben wir über AIO.smartwork sofort Zugriff auf die aktuellen Zahlen“, ist Siegfried Seigmann begeistert. AIO.smartwork EFFIZIENTES TEAMÜBERGREIFENDES ARBEITEN IN ANIF Sämtliche Gas- und Stromzähler im Gemeindeamt und den Außenstellen wurden in Google Docs erstellt und im AIO. iCenter verknüpft. Die in den Ablesetablets erfassten Zahlen sind daher sofort in AIO. smartwork ersichtlich. Siegfried Seigmann und Bürgermeisterin Gabriella Gehmacher-Leitner von der Gemeinde Anif haben dank AIO.smartwork stets einen Überblick über anstehende Instandhaltungsarbeiten im Gemeindeamt selbst sowie den Außenstellen wie Kindergarten oder Seniorenheim. In AIO.smartwork sind alle offenen und erledigten internen Instandhaltungsar- beiten übersichtlich dargestellt. Der aktuelle Status kann so jederzeit abgefragt werden. 10 STAND