Kufgem Journal Nr. 14 | April 2016

23 Kitzbühels Finanzverwalter Hubert Pircher ist begeistert: „Der neue Rechnungswork- flow ist perfekt auf unsere Gemeinde abgestimmt und erleichtert die Verwaltungs- arbeit erheblich.“ Nähere Informationen, wie auch Sie Online-Formulare in Ihrer Gemeinde einsetzen können, erhalten Sie bei Klaus Exenberger (exenberger @ kufgem.at oder 05372 6902). ELEKTRONISCHER RECHNUNGS-WORKFLOW BEGEISTERT Die Stadtgemeinde Kitzbühel erledigt ihren Rechnungsworkflow nun elektronisch W er kennt das nicht: eine Rechnung liegt im Postfach der Gemeinde. Nun folgt ein langer Prozess. Zuweisen, Kopieren, Weiterleiten, Rückfragen, Freigeben, Abzeichnen, Able- gen. Der damit verbundene Aufwand ist hoch und bis die Rechnung überwiesen und dann abgelegt werden kann, sind viele Arbeitsschritte notwendig. In der öffentlichen Verwaltung treffen tagtäglich viele Rechnungen ein. Bis diese schließlich bei den richtigen Abteilungen landen, kann es mitunter ein langwieriger Prozess sein. Vor allem die- ser Umstand war in der Stadtgemeinde Kitzbühel der Grund für eine Neuorganisation. SCHNELLERE ABWICKLUNG DURCH ELEKTRONISCHEN RECHNUNGSWORKFLOW Also wollte man Wege verkürzen und den Prozess beschleunigen. Dafür kommt in der Gamsstadt seit Februar dieses Jahres der elektronische Rechnungsworkflow zum Einsatz. Alle eingehenden Rechnungen werden von der Poststelle digital an die Finanzabteilung übermittelt. Von dort erfolgt die Zuweisung zu den zuständigen Abteilungen bzw. Personen, welche die Belege digital abzeich- nen und somit der Finanzabteilung nach Überprüfung mit einem Mausklick grünes Licht für die Anweisung geben. Dadurch hat die Finanzabteilung der Stadtgemeinde Kitzbühel jederzeit einen Überblick über die offenen Rechnungen und damit auch über den zu erwartenden Finanzbedarf. So wird mit dem digitalen Rechnungsworkflow auch sichergestellt, dass oft mühsam ausgehan- delte Zahlungstermine eingehalten werden. Zahlreiche Gemeinden in Tirol und Salzburg setzen bereits heute auf die effizienten Prozesse der elektronischen Verwaltung. Wäre dies auch für Ihre Gemeinde interessant? Klaus Exenberger informiert Sie gerne zum Thema Rechnungsworkflow bzw. über mögliche E-Government-Anwen- dungen. Per E-Mail unter exenberger @ kufgem.at oder telefonisch unter 05372 6902.