Kufgem Journal Nr. 13 | September 2015

34 D er EDV-Verantwortliche der Gemeinde St. Ulrich am Pillersee, Ing. Martin Kraisser, erinnert sich: „Als wir uns für ´k5 E-Gov` entschieden, dachten wir primär an den elektronischen Akt, an die Amtssignatur und an die Duale Zustellung.“ Dass in diesem Projekt auch das Sitzungsmanagement-Tool „Session“ inkludiert ist, war zu- nächst nebensächlich. Als ein halbes Jahr später imMärz 2015 dann auch Session aktiviert wurde, zeigte sich das ganze Potential von „k5 E-Gov“: Von der Sitzungsvorberei- tung über die Antragsabwicklung bis hin zur letztendlichen Beschlussfas- sung ist endlich alles in einem System zusammengefasst. Vor allem die Themensammlung für die nächste Sitzung war bis dato immer eine der größten Herausforderungen. „Anträge kommen auf dem Postweg, per E-Mail oder telefonisch herein und müssen zentral verwaltet werden. Und natürlich darf man auch nicht die Informationen der politischen Mandata- re vergessen. Da haben wir jetzt mit Session Sitzungsmanagement schon deutliche Verbesserungen“, freut sich der EDV-Administrator der Unter- länder Gemeinde. Mittlerweile wurden bereits einige Sitzungen erfolgreich mit Session abge- wickelt. Die politischen Mandatare konnten sich im Vorfeld von zu Hause aus oder von unterwegs im passwortgeschützten Intranet-System Sessi- onNet die Sitzungsunterlagen ansehen und sich entsprechend informie- ren. „Die Mandatare sind vom neuen System begeistert, da sie sich nun noch besser auf Sitzungen vorbereiten können“, weiß Kraisser. „Wir können nun sämtliche Sitzungsunterlagen - also auch die Beilagen zu den Anträgen - im Intranet-System SessionNET zur Verfügung stellen. Da- durch ersparen wir uns nicht zuletzt die Druck- und Versandkosten, son- dern erhöhen auch den Informationsfluss“, zählt der Gemeindemitarbeiter die wesentlichen Vorteile auf. Einfach funktioniert nun auch die Information an die Bürger: Per Mausklick kann die Gemeinde öffentliche Sitzungsinhal- te automatisch auf der eigenen Homepage online stellen. SITZUNGEN PERFEKT MANAGEN Vor einem Jahr hat die Gemeinde St. Ulrich am Pillersee „k5 E-Gov – elektronische Verwaltung“ eingeführt und damit die Abläufe im Amt optimiert. Im heurigen Frühjahr wurde der nächste Schritt in Richtung moder- ne Verwaltung gesetzt: das kom- plette Sitzungsmanagement wird nun mit „Session“ abgewickelt. Die Gemeinde St. Ulrich am Pillersee ist der 100. Session-Kunde von Kufgem. Kufgem- Mitarbeiter Jürgen Weidner überreicht aus diesem Anlass eine kleine Süßigkeit an den EDV-Verantwortlichen der Gemeinde, Ing. Martin Kraisser und an Frau Bgm. Brigitte Lackner. MODERNES E-GOVERNMENT Session bietet Funktionen für alle Prozes- se der Sitzungsvor- und -nachbereitung: Sitzungsplanung, Tagesordnung, Einladung, Erfassung und Verwaltung von Anträgen, Be- schlussverwaltung und deren Überwachung, Niederschrift, Berichtswesen, Sitzungsgeld und vieles mehr. Mit SessionNET wird den Mandataren ein mo- biler und zugleich gesicherter Zugriff auf frei- gegebene Unterlagen ermöglicht. Die Bürger können direkt über die Gemeindehomepage ohne Login die öffentlichen Sitzungsinhalte abrufen. 19 STAND