03. Juni 2020

Checkliste für Microsoft-Teams-Besprechungen

So setzen Sie Ihre Online-Besprechungen optimal um.


Eine gute Planung für Online-Besprechungen unterstützt Sie bei einer effizienten Abwicklung.

VOR DER TEAMS-BESPRECHUNG

Dauer der Teams-Besprechung

  • Eine realistische Dauer festlegen
  • Lange Video-Besprechungen vermeiden, sie wirken sich negativ auf die Konzentration aus
  • Pausen einplanen

Terminplanung

  • Online-Besprechungen nicht unmittelbar anschließend zu vorhergehenden Meetings planen
  • Online-Besprechungen enden nicht immer zum Ende der geplanten Uhrzeit

Einladungen

  • Einladungen rechtzeitig vorher versenden
  • Eine ausführliche Agenda mitsenden, damit sich teilnehmende Personen vorbereiten können

Unterlagen

  • Wichtige Dokumente zur Vorbereitung auf das Meeting vorab an alle senden
  • Wenig Erfahrenen eine Anleitung bereitstellen, die den Einstieg in eine Online-Besprechung beschreibt

Raum und Hintergrund

  • Einen ruhigen Ort mit wenig Störgeräuschen und gutem Empfang aufsuchen
  • Störende Hintergründe unscharf („Blur Funktion“) stellen oder ein hinterlegtes Microsoft-Teams-Bild nutzen

Technik

  • Vor jeder Online-Besprechung die Technik (Kamera, Mikrofon etc.) überprüfen

 

WÄHREND DER TEAMS-BESPRECHUNG

Organisator*in

  • Steigt ca. 15 Minuten früher ein, um als erste Person in der Online-Besprechung anwesend zu sein
  • Definiert Grundregeln (Handy lautlos, Stumm schalten der Mikrofone etc.)
  • Informiert, wenn eine Online-Besprechung aufgezeichnet wird

Teilnehmende Person

  • Meldet sich akustisch oder per Chat, um auf ihre Anwesenheit hinzuweisen
  • Schaltet Mikrofon aus, bis sie etwas sagen will
  • Meldet sich bei Fragen oder Anmerkungen mit dem Button „Hand heben“ zu Wort
  • Aktiviert am besten die Videofunktion, da Mimik die Kommunikation in Online-Besprechungen erleichtert

 

NACH DER TEAMS-BESPRECHUNG

Weitere Vorgehensweise

  • Die nächsten geplanten Schritte kurz zusammenfassen
  • Aufgaben aus der Besprechung zuweisen (WER macht WAS bis WANN) und ein Fälligkeitsdatum vergeben
  • Nächsten Termin vereinbaren

Meeting beenden

  • Der/Die Organisator*in beendet die Online-Besprechung

 

Checkliste für Microsoft-Teams-Besprechungen downloaden 


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