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Duale Zustellung - Automatisch die beste Versandart wählen

Mit der „dualen Zustellung“ werden Vorschreibungen, Bescheide, Abrechnungsbeilagen, Rechnungen, Briefe und nachweisliche Sendungen entweder elektronisch oder postalisch zugestellt – je nach Erreichbarkeit des Empfängers.

Viele Gemeinden nützen „Bürgerportal.at“ für die elektronische Zustellung von Vorschreibungen und Bescheiden. Die Beteiligung der Bürger ist dabei sehr unterschiedlich, in manchen Orten sind es gerade mal zwei, in anderen ein paar hundert.
Briefe, Bescheide, Vorschreibungen und jede Menge sonstige Schriftstücke werden täglich ausgedruckt und postalisch zugestellt. Das kostet Zeit und Geld – vor allem die nachweislichen Rsa- oder Rsb-Zustellungen sind sehr kostenintensiv. Mit der dualen Zustellung bietet Kufgem in Zusammenarbeit mit dem Dienstleister hpc DUAL nicht nur eine bequemere und schnellere Versandmöglichkeit, auch Kosten werden deutlich eingespart.

Wie funktioniert die Duale Zustellung?

Bis auf wenige Ausnahmen (wie etwa Pläne) können alle Schriftstücke in elektronischer Form im XML- oder PDF-Format an ein zentrales Versandservice übergeben werden. Und das unabhängig davon, ob der Empfänger per E-Mail oder postalisch erreichbar ist bzw. ob die Sendung nachweislich zugestellt werden soll oder nicht.
Auf der sogenannten „Send Station“, dem Versandservice von hpc DUAL, werden alle Schriftstücke entsprechend der Erreichbarkeit des Empfängers automatisch verteilt: entweder erfolgt die Übergabe an ein zentrales Postfach (etwa an „meinbrief.at“) oder als „registered Mail“.
Sollte der Empfänger elektronisch nicht erreichbar sein, wird das Schriftstück ausgedruckt und auf dem normalen Postweg zugestellt. Kufgem war dabei vor allem eine Lösung wichtig, die in den diversen Fachapplikationen wie beispielsweise KIM-Steuern und Abgaben, KIM-Verfahren (Bauamt) und ELAK Easy Documents integriert ist.

Die Gemeinde (Versender) übergibt die Schriftstücke an die Send Station – diese übernimmt dann automatisch alle weiteren Schritte. Wie schließlich die Zustellung erfolgt, darüber muss sich der Versender keine Gedanken mehr machen.

Was man sonst noch wissen sollte...

Was ist ein „Registered Mail“?
Bei der „Registered Mail“ hat der Empfänger seine E-Mail-Adresse sowie auch die Erlaubnis für diese Art der Zustellung beim Versender hinterlegt. Der Empfänger erhält eine E-Mail mit einem Link zu seinem Dokument. Eine SMS-Verständigung ist ebenfalls möglich.

Wenn der Empfänger dieses Dokument nicht innerhalb einer gewissen Zeit downloadet, erhält er (sofern vom Versender gewünscht) die Sendung per Post. Nachweisliche Sendungen dürfen allerdings in dieser Form nicht übermittelt werden.

Wo ist die Send Station schon im Einsatz??
Viele Gemeinden in Vorarlberg setzen ein Vorgängermodell dieser Lösung bereits seit mehr als einem Jahr ein. Auch nutzen die Landesverwaltungen in Niederösterreich, Burgenland, Kärnten, Burgenland, Salzburg und Vorarlberg sowie zahlreiche Städte wie Wien, Linz, Innsbruck, Bregenz und Villach, Wirtschaftskammern, BKA, BMLV die „Send Station“ als Zustell-Sevice.

Was sind die Vorteile unserer spezifischen Lösung?

•  Abgestimmt auf die Anforderungen von Gemeinden und Tourismusverbände. 
•  Integriert in diverse KIM-Applikationen und ELAK. 
•  Automatische Prüfung der gesetzlich verpflichtenden Zustellkopf-Abfrage. Bei „meinbrief.at registrierte Benutzer bekommen damit garantiert die Sendung zugestellt. 
•  Die Zustellung als „Registered Mail“ ist die günstigste Art der Zustellung, die gleichzeitig zuverlässiger ist als ein normales E-Mail (SPAM). Die Aktivierung durch den Empfänger ist kinderleicht – komplizierte und umfangreiche Registrierungsschritte sind nicht notwendig. 
•  Auch der postalische Versand ist immer noch wesentlich günstiger als ein Selbstdruck und drucken, falten und kuvertieren übernimmt die Send Station. 
•  Durch den zentralen Export muss sich der Versender keine Gedanken mehr machen, wie der Empfänger erreichbar ist. 
•  Selbst zusammengehörende Sendungen, die separat angeliefert werden (beispielsweise Bescheide und Rechnungen), werden vom System erkannt. Diese werden zusammengefasst und somit verringern sich vor allem bei postalischer Versandart die Kosten erheblich. 

E-Gov - Elektronische Verwaltung

Dieses Produkt ist Teil des Projekts "E-Gov - Elektronische Verwaltung".

 

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