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Damit sollen kommunale Standards etabliert werden, die durch Effizienzsteigerungen in den Gemeinden zu Synergien und Einsparungen führen. Und natürlich auch eine gemeinde- und behördenübergreifende Nutzung des E-Government-Systems gewährleisten. Die elektronische Verwaltung bietet aber nicht nur eine Vereinfachung für die Gemeindemitarbeiter, sondern auch für die Bürger und Unternehmen als Kunden der Gemeinden.

Das vom ehemaligen Wörgler Bürgermeister Arno Abler initiierte Projekt verfolgt das ambitionierte Ziel, allen Gemeinden ein vollständiges, medienbruchfreies und mit den Landesbehörden abgestimmtes elektronisches Verwaltungssystem anzubieten.

Das elektronische Verwaltungssystem kann sowohl in der Gemeinde, als auch zentral auf den Servern im Datencenter von Kufgem betrieben werden. Besondere Vorteile ergeben sich für die Gemeinde aus der zentralen (ASP) Variante. Keine Hardware muss angeschafft bzw. erneuert werden. Die Server stehen 24 Stunden, 7 Tage in der Woche zur Verfügung.

Das Werkzeug, um für Gemeinden und Behörden im Hintergrund Abläufe zu automatisieren, ist der Elektronische Akt. Dabei werden bekannte Verfahren elektronisch in ihre einzelnen Schritte zerlegt und aufbereitet. Diese Vorgehensweise ermöglicht einen standardisierten Ablauf und bringt nicht zuletzt eine Rechtssicherheit für die Behörde. Die einzelnen Schritte sind dabei aber so konfiguriert, dass sie den individuellen Bedürfnissen der jeweiligen Gemeinden und Behörden angepasst werden können.

Auf Basis von EASY-Software haben wir ein vollwertiges elektronisches Verwaltungs- System für Städte und Gemeinden entwickelt. Ein umfangreiches Dokumentenmanagement, das auch diverse Verwaltungsabläufe durchgängig unterstützt, ein revisionssicheres Archiv sowie zahlreiche elektronische Verwaltungsfunktionen sind im Programmumfang bereits enthalten.

Ein wesentliches Leistungsmerkmal ist die Integration in die Fachanwendungen. Das System ermöglicht eine medienbruchfreie Aktenbearbeitung bis hin zur Zustellung über Zustellservices. Dabei werden alle Vorgänge genau dokumentiert, sodass eine Recherche jederzeit möglich ist. Die Schriftguterstellung mit Vorlagenverwaltung, Erledigungsunterstützung, Genehmigung samt Aufbringen der Amtssignatur bis hin zur implementierten EDIAKT II-Schnittstelle sind ebenso Bestandteile des elektronischen Aktes. Die moderne Benutzeroberfläche ermöglicht ein ergonomisches Arbeiten und ist leicht erlernbar.

Bei den in E-Gov verwendeten Online-Formularen handelt es sich um ein Service, das kommunale Formulare und Formularblöcke auf einem zentral betriebenen Server den Gemeinden mit jew. Logo und Wappen zur Verfügung stellt. Im Hintergrund werden durch den Bürger eingegebene Daten direkt in den elektronischen Akt übertragen und somit automatisch an die zuständige Stelle in der Gemeinde weitergeleitet.

Unterzeichnet werden Dokumente direkt über den elektronischen Akt. Dabei wird eine unveränderbare und nicht fälschbare digitale Signatur auf dem Dokument angebracht. Damit kann der Empfänger sicher sein, dass es sich um ein Originaldokument handelt und dieses von der Gemeinde signiert wurde. Rechtlich ist die elektronische Signatur bereits bestätigt und es gibt keine Notwendigkeit mehr, den Bescheid oder das Dokument auszudrucken und eigenhändig zu unterschreiben.

Session ist eine Werkzeugsammlung für alle Prozesse der Sitzungsvor- und -nachbereitung: Erfassung und Verwaltung von Anträgen (Amtsberichten), Sitzungsplanung, Tagesordnung, Einladung, Niederschrift, Beschlussverwaltung und
-überwachung, Sitzungsgeld, und vieles mehr. Anwender von SessionNet erleben die vielfältigen Möglichkeiten moderner Kommunikation. Sei es an ihrem Arbeitsplatz oder zu Hause, im Büro oder unterwegs - der sichere Zugang zu personalisierten Daten ist gewährleistet. Vor allem für Mandatare ein wertvolles Instrument zur effektiven Arbeit.

Mit dem Rechnungsvormerk, der auch ohne Bestellscheinbuchhaltung eingesetzt werden kann, werden Rechnungen mit oder ohne Kontierung erfasst, anschließend automatisiert angeordnet und an die Lieferantenbuchhaltung übergeben.

Um eine sogenannte medienbruchfreie Weiterverarbeitung zu ermöglichen, verfügt der elektronische Akt über umfangreiche Schnittstellen direkt in die Fachanwendungen wie beispielsweise Steuern und Abgaben (Buchungsschnittstelle), Rechnungswesen, Verfahren (Bauamt09), GIS, Lohn (LeSalaire), Session (Sitzungsverwaltung) und Standesamt. Einlangende Daten, zum Beispiel über Formulare vom Formularserver, werden direkt in die Fachanwendung übermittelt und können dort sofort und ohne Zwischenschritte weiter verarbeitet werden.

Unter der dualen Zustellung versteht man, dass (bis auf wenige Ausnahmen wie etwa Pläne) alle Schriftstücke in elektronischer Form im xml- oder pdf-Format an ein zentrales Versandservice übermittelt werden. Und das unabhängig davon, ob der Empfänger elektronisch oder postalisch erreichbar ist bzw. ob die Sendung nachweislich zugestellt werden soll oder nicht.

Auf diesem Versandservice des beauftragten Dienstleisters, der "SendStation", werden alle eingelangten Schriftstücke entsprechend der Erreichbarkeit des Empfängers automatisch verteilt: Entweder erfolgt die Übergabe an ein zentrales Postfach (etwa an "meinbrief.at") oder als "registered Mail". Sollte der Empfänger nicht elektronisch erreichbar sein, wird das Schriftstück ausgedruckt und auf dem normalen Postweg zugestellt. Und zwar ohne, dass sich die Gemeinde darum kümmern muss. Mit der dualen Zustellung wählt die Gemeinde nicht nur eine bequemere und sicherlich auch schnellere Arbeitsweise, sondern erzielt damit auch Kosteneinsparungen.

Ob Schlaglöcher, behindertenfeindliche Gehsteigkanten, Schäden an öffentlichen Einrichtungen oder sonstige Anliegen, Wünsche, Kritik, Beschwerden oder Lob. Alles was ärgert, kaputt oder mangelhaft ist, überhaupt fehlt oder auch toll empfunden wird, kann über die gemeindeeigene Homepage an die zuständigen Stellen der Gemeinde- oder Stadtverwaltung übermittelt werden.

Die Anwendung "Bürgermeldungen" ergänzt den Elektronischen Akt und unterstützt die Mitarbeiter in der Bürgerservicestelle. Bürgeranliegen werden somit dokumentiert und gleichzeitig wird der Erledigungsstatus im Internet publiziert. Die Einmeldungen können per Internet oder mittels App über das Handy erfolgen (sowohl über iPhone, iPad als auch über Android-Handys). Auf Wunsch wird der aktuelle Standort über gps lokalisiert und es können auch Bilder mit übertragen werden.

Eine umfassende Auflistung der typischen Gemeindeleistungen samt deren rechtlichen Grundlagen dient der internen Aufgabendefinition in den Gemeinden (welche Leistungen können eventuell weggelassen, gestrafft oder ausgelagert werden), der Kostentransparenz (dazu sind die einzelnen Leistungen den Posten nach der VRV zugeordnet) und der Konfiguration des elektronischen Aktes, dem Kernstück jedes E-Government-Systems.

Eine einheitliche kommunale Formularsammlung für die Bundesländer Tirol und Salzburg dient dem kundenfreundlichen Anstoß der Verwaltungsverfahren rund um die Uhr von zu Hause oder vom Büro aus.

Durch die Standardisierung der Erledigungsdokumente im Rahmen der kommunalen Verfahren (Bescheide, Zustimmungen, Ablehnungen, Ergänzungsaufträge, Bestätigungen, etc.) gewinnen die Gemeinden eine hohe Rechtssicherheit und Aktualität. Bei Gesetzesänderungen muss jeweils nur ein Dokument zentral rechtlich geprüft und abgeändert werden, anstatt alle Gemeinden mit dieser Aufgabe individuell zu belasten.

Die einheitliche Definition und Modellierung der eigentlichen Verfahrensabläufe anhand der rechtlichen Notwendigkeiten in den Gemeinden bringt durch die Möglichkeit der Prozessoptimierung einerseits erhebliches Rationalisierungs- und damit Einsparungspotenzial und andererseits Verfahrensleitlinien, die als amtsinterne Grundlage zur Rechtssicherheit auch im Vertretungsfall sehr hilfreich sind.

Vorteile für Bürger, Wirtschaft und vor allem für die Gemeinde selbst! Der Begriff "E-Government" (electronic government) steht heute für eine moderne und effiziente Verwaltung.

E-Government ist der direkte (elektronische) Kontakt zwischen Bürgern und der Wirtschaft mit Gemeinden und Behörden. Hauptziel ist es, den Kontakt mit den Behörden auch außerhalb der normalen Öffnungszeiten quasi "rund um die Uhr" zu ermöglichen. Besonders die vielfältigen Möglichkeiten über spezielle Online-Formulare aus dem Internet lassen dieses Ziel erreichen.

Das beste Beispiel für E-Government ist das vom Bundesministerium für Finanzen betriebene Finanz Online. Über diese Seite kann schnell und problemlos die Arbeitnehmerveranlagung von zu Hause aus erledigt werden.

Im Hintergrund werden für Behörden Abläufe mittels durchgängigen Prozessen und Schnittstellen zu Fachapplikationen vereinfacht, automatisiert und dadurch Zeit und Geld gespart. Damit geht die öffentliche Verwaltung schrittweise dazu über, alle Verfahrensschritte (Transaktionen) vom Antrag bis zur Erledigung eines Anbringens online anzubieten.

Formulare brauchen in Zukunft nicht mehr heruntergeladen zu werden. Diese werden gleich am Bildschirm ausgefüllt, elektronisch signiert und abgesendet. Erledigungen der Verwaltung, Bescheide und sonstige Schriftstücke müssen nicht mehr auf dem Postweg zugestellt werden. Sofern gewünscht, kann die Zustellung elektronisch erfolgen.

Dadurch, dass dem Bürger Informationen leichter zugänglich sind, wird der politische Willensbildungsprozess unterstützt und eine intensivere Beteiligung erreicht.

Auch für die Wirtschaft ergeben sich durch die elektronische Verwaltung entscheidende Vorteile. Die Beschleunigung von Behördengängen führt zu Einsparungen. Dies stärkt sowohl die einzelnen Unternehmen, als auch den gesamten Wirtschaftsraum im regionalen wie auch internationalen Konkurrenzkampf. Außerdem werden durch die ständig verfügbaren Behördendienste Warenverkehrsfreiheit und Niederlassungsfreiheit gefördert und unterstützt.

Derzeit läuft eine einjährige Pilotphase mit 20 Tiroler Gemeinden aller Größenordnungen. Diese erarbeiten aktuell gemeinsam kommunale Standards und erproben das E-Government-System erstmals in der Praxis bzw. adaptieren dieses nach den vorhandenen Anforderungen.

Sie möchten bei der nächsten Umstellungsphase von E-Gov  dabei sein? Senden Sie eine kurze E-Mail an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! t - wir nehmen umgehend mit Ihnen Kontakt auf.

Im Rahmen des Projekts E-Gov wurde Tirol 2.0 gemeinsam mit dem Land Tirol und dem Gemeindeverband Tirol als Pilotprojekt im Jahr 2010 gestartet.

Tirol 2.0 wurde vom Land Tirol als kommunale E-Government-Strategie in Auftrag gegeben und verfolgt das Ziel, allen Tiroler Gemeinden ein vollständiges, medienbruchfreies und mit den Landesbehörden abgestimmtes E-Government-System anzubieten.

 

In Tirol gibt es seit Oktober 2010 das Projekt Tirol 2.0, das vom Land Tirol getragen und vom Tiroler Gemeindeverband und dem Fachverband der leitenden Gemeindebediensteten Tirols (FLGT) unterstützt wird.

Das vom ehemaligen Wörgler Bürgermeister Arno Abler initiierte Projekt ist auf drei Jahre ausgerichtet und verfolgt das ambitionierte Ziel, allen Tiroler Gemeinden ein vollständiges, medienbruchfreies und mit den Landesbehörden abgestimmtes E-Government-System anzubieten.

 

Hinter jeder Leistung einer Gemeinde steht unter Umständen eine Vielzahl an Tätigkeiten, die aufeinander abgestimmt und rechtlich einwandfrei durchgeführt sein müssen. Der genaue Ablauf und die nötigen Schritte einer Leistung werden über einen Prozess aufgelistet. Damit ist ein Prozess eine Art "Rezept in einem Kochbuch", wann welcher Schritt zu erfolgen hat bzw. wann welche Entscheidung zu treffen ist und welche Konsequenzen sich daraus ergeben. Die Leistungen einer Gemeinde sind im Leistungskatalog von der ersten Arbeitsgruppe ausgearbeitet worden.

 

Im Tirol 2.0 -Projekt werden zehn ausgewählte Tätigkeiten durchleuchtet und in Zusammenarbeit mit Gemeinden aus deren Erfahrung Verbesserungspotenziale und Einsparungsmöglichkeiten erarbeitet. Ziel ist damit, eine an sich nötige Tätigkeit möglichst schnell, optimal und rechtlich gesichert durchzuführen. Die Ergebnisse werden allen Tirol 2.0 -Teilnehmergemeinden zur Verfügung gestellt.